Vor dem wohlverdienten Urlaub sollte man sich nicht nur über eine Vertretung Gedanken machen, sondern auch eine entsprechende Abwesenheitsnotiz formulieren. Die informiert Kollegen, Kunden und Dienstleister darüber, dass man gerade nicht im Büro ist und daher auch nicht antworten kann.
Nicht selten ist man beim Tippen bereits mit den Gedanken im Urlaub. Dabei solltest du das Thema ernst nehmen. Gut gestaltete Abwesenheitsnotizen stehen für Höflichkeit und Professionalität und können die Außenwahrnehmung eines Unternehmens oder Freelancers beeinflussen.
Was ist eine Abwesenheitsnotiz?
Eine Abwesenheitsnotiz ist eine E-Mail, die als automatische Antwort (Auto-Reply) verschickt wird. Sie soll Kunden oder Kollegen darüber informieren, dass man gerade nicht antworten kann. Das ist wichtig, weil der Empfänger sonst eventuell vergeblich auf eine Antwort wartet, die zu spät ankommen würde.
Der Name ist ein wenig irreführend, denn es handelt sich um einen kompletten Text inklusive Anrede und Grußformel. Auch die Betreffzeile kann – und sollte – entsprechend angepasst werden.
Die wichtigsten Elemente der Abwesenheitsnotiz
1. Der Titel bzw. Betreff
Schon im Betreff sollte klar sein, worum es sich handelt. Deswegen sollte der Begriff "Abwesenheitsnotiz" definitiv vorkommen. Zudem kann man das voraussichtliche Enddatum implementieren, um dem Empfänger gleich mit den wichtigsten Informationen zu versorgen.
Wer möchte, kann mit dem Begriff "Out of Office Message" auch die englischsprachigen Empfänger zufriedenstellen. Weniger informelle Betreffzeilen wie "Aktuell bin ich nicht zu erreichen" oder "Ich bitte um Ihre Geduld" können funktionieren, sind jedoch weniger direkt und machen es nötig, die Nachricht gänzlich zu lesen.
2. Anrede
Der Einstieg mit dem klassischen "Sehr geehrte Damen und Herren" ist bei den meisten E-Mails ausreichend, kann aber im Falle von Abwesenheitsnotizen durch bessere Grußformeln ersetzt werden. Es ist wichtig, sich zunächst für die Nachricht zu bedanken. Immerhin hat sich der Absender die Mühe gemacht, den Kontakt herzustellen. Deswegen eignet sich ein Einstieg mit "Herzlichen Dank für Ihre Nachricht" oder "Vielen Dank für Ihre E-Mail" besser. Möchtest du beides kombinieren, ist auch "Guten Tag und vielen Dank für Ihre Nachricht" oder Ähnliches möglich.
3. Hauptteil
Der Hauptteil sollte vor allem drei wichtige Informationen beinhalten: Ab wann ist man wieder erreichbar, wird die E-Mail an einen Kollegen weitergeleitet und an wen kann sich der Schreibende in dringenden Fällen wenden.
Die Wiedererreichbarkeit sollte dabei an vorderster Stelle stehen und kann beispielsweise mit "Gerne bin ich ab dem XX/XX/XXXX wieder für Sie erreichbar" formuliert werden. Der Grund für die Abwesenheit kann angegeben werden, wird die meisten Empfänger aber kaum interessieren und ist allenfalls wichtig, falls man kein Enddatum angibt und die Abwesenheitsnotiz auf unbestimmte Zeit aktiviert.
In vielen Unternehmen ist es üblich, während des Urlaubs eine automatische Weiterleitung an einen vertretenden Kollegen einzurichten. Ist dies der Fall, sollte dies in der Abwesenheitsnotiz dringend erwähnt werden. Einerseits, weil man dem Absender damit vermittelt, dass man sich trotzdem um sein Anliegen kümmert, andererseits aber auch, weil dies für den Datenschutz wichtig sein kann. Immerhin kennt man den Inhalt der E-Mail nicht und es könnten sich sensible Daten darin befinden, die nur für den Empfänger bestimmt sind.
Positive Formulierungen könnten lauten: "Ihre E-Mail wurde automatisch an meine Vertretung weitergeleitet" oder "Mein Kollege, Herr XXX, wird sich um Ihr Anliegen kümmern. Ihre E-Mail wurde automatisch weitergeleitet". Wird keine Weiterleitung eingerichtet, kann man dies mit "Aus Gründen der Vertraulichkeit wird Ihre E-Mail nicht weitergeleitet" oder "Ich bitte Sie um Ihr Verständnis, dass wir Ihre E-Mail nicht weiterleiten" in den Text einpflegen.
In den meisten Fällen wird es einen Kollegen geben, der während der Abwesenheit die Vertretung übernimmt. Dieser kann und sollte auch in der Abwesenheitsnotiz erwähnt werden. Üblich ist die Erwähnung des Namens und der E-Mail-Adresse. Wer möchte, kann auch die Telefonnummer inkludieren.
Ganz wichtig: Möchte man nicht, dass die Vertretung mit kleineren Anliegen behelligt wird, kann man diese bereits im Vorfeld ausschließen. Mit einer Formulierung wie "In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Vertretung, Herr/Frau XXX unter XXX@XXX.de" wird sich der Absender überlegen, ob er lieber wartet oder doch den Kollegen anschreibt, während "Gerne können Sie sich mit Ihrem Anliegen an meine Vertretung, Herrn/Frau XXX, erreichbar unter XXX@XXX.de wenden" den Eindruck macht, man würde sich über jede Anfrage freuen. Gibt es eine Sammeladresse oder möchte man die Vertretung nicht namentlich erwähnen, ist auch eine Formulierung wie "In Notfällen nutzen Sie bitte die Adresse XXX@XXX.de" möglich.
4. Rückkehr
Eine Sache, die gerne vergessen wird. Was geschieht bei der Rückkehr? Kümmert man sich um die Beantwortung der E-Mails, die zwischenzeitlich liegen geblieben sind, oder muss sich der E-Mail-Schreiber um eine erneute Kontaktaufnahme bemühen?
In jedem Fall sollte man dem Interessenten mitteilen, wann und ob er mit einer Antwort rechnen kann. Beispielhafte Formulierungen könnten sein: "Ihre E-Mail wird nach meiner Rückkehr schnellstmöglich beantwortet" oder "Nach meiner Abwesenheit dürfen Sie zeitnah mit einer Antwort rechnen". Werden E-Mails gelöscht, könnte man schreiben: "Während des Abwesenheitszeitraums werden E-Mails automatisch gelöscht. Ich möchte Sie daher bitten, mich erneut zu kontaktieren".
5. Grußformel
Es ist möglich, Abwesenheitsnotizen ganz ohne Grußformel zu beenden. Dies kann unter Umständen allerdings ein wenig unhöflich erscheinen. Zudem sollte man diese nicht zu persönlich formulieren, da man nicht vorhersehen kann, von wem sie gelesen wird. "Mit freundlichen Grüßen" passt in den meisten Fällen, ist nicht zu formell und auch nicht zu persönlich. Wer sich sicher ist, dass nur Kollegen die Nachricht lesen, kann auch "Beste Grüße" oder "Herzliche Grüße" nutzen. Natürlich folgt auf die Grußformel immer der eigene Name.
6. Signatur
Eigentlich sollte es selbstverständlich sein, aber auch an eine Abwesenheitsnotiz gehört immer die E-Mail-Signatur des Hauses bzw. des Senders. Das macht die E-Mail rund, sorgt für ein einheitliches Bild und wird in manchen Unternehmen sogar verlangt, um die Corporate Identity zu wahren.
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Häufige Fehler in der Abwesenheitsnotiz
Immer wieder tauchen in Abwesenheitsnotizen unpassende Formulierungen oder Fehler auf. Die häufigsten davon wollen wir im Folgenden näher beleuchten:
Zu kurzer Text oder zu wenig Informationen
Der wohl häufigste Fehler. Es werden ganz einfach wichtige Informationen vergessen oder der Text viel zu kurz formuliert. Werden lange Texte geschrieben, sind diese leider oft ausschweifend, wodurch der Informationsgehalt nicht verbessert wird. Ein schlechtes Beispiel:
Nachdem ich jetzt lange keinen Urlaub gehabt habe, werde ich in nächster Zeit meinen Winterurlaub zusammen mit der Familie in Ischgl verbringen, das Snowboard fahren lernen und mit den Kindern rodeln gehen. Die Abende am Feuer beim Jagertee werden mit Sicherheit auch interessant. Falls etwas Wichtiges ansteht, wendet Euch an meine Vertretung.
Bis dahin
Obwohl der Text relativ lang ist, gibt es darin nur wenige relevante Informationen und es wird zwar erwähnt, dass es eine Vertretung gibt, aber nicht, wer das ist. Besser wäre eine kurze, aber gehaltvolle Formulierung.
Rechtschreibfehler
Eigentlich sollte dies selbstverständlich sein. Natürlich sollte auch eine Abwesenheitsnotiz orthografisch korrekt verfasst und im Notfall gegengelesen bzw. mit einem Rechtschreibprogramm überprüft werden.
Falscher Umgangston
Manchmal ist man sich nicht darüber im Klaren, dass eine Abwesenheitsnotiz im Prinzip von jedem gelesen werden kann. Auch wer sonst keinen Kundenkontakt hat, kann überraschend doch von außerhalb angeschrieben werden und sogar der Chef schreibt möglicherweise ausgerechnet im Urlaub eine E-Mail an dich.
Deswegen: Abwesenheitsnotizen niemals nur für einen kleinen Leserkreis formulieren und niemanden direkt ansprechen. Dies gilt auch für allzu lockere oder gar lustige Formulierungen. Je nach Position und Unternehmen mag dies zwar akzeptiert sein, zeugt aber nicht gerade von großer Professionalität.
Abwesenheitsnotizen in anderen Sprachen
Wer häufiger Kontakte im Ausland pflegt, kann überlegen, seine Abwesenheitsnotiz auch in anderen Sprachen zu formulieren. Empfehlenswert ist in jedem Fall Englisch, je nach Klientel kann aber auch Französisch oder Spanisch gewählt werden. Auch hier sollte man sich grob an unserem Leitfaden orientieren und die wichtigsten Informationen einbauen, ohne ausschweifend zu werden.
Übrigens: Mit Outlook kannst du nicht nur automatische Antworten, sondern auch sogenannte Regeln festlegen. Möchtest du beispielsweise für ganz bestimmte Personen auch im Urlaub erreichbar sein, kannst du dies damit einstellen. Außerdem kannst du festlegen, dass eine bestimmte Aktion (zum Beispiel: Die Weiterleitung der Mail an einen bestimmten Kollegen) ausgeführt wird, wenn eine von dir ausgewählte Bedingung (zum Beispiel: "Markiert mit Wichtigkeit" oder "Ich bin der einzige Empfänger") eintritt.
Häufig gestellte Fragen zu Abwesenheitsnotizen
An dieser Stelle beantworten wir häufig gestellte Fragen zu Abwesenheitsnotizen.
Wieso wird eine Abwesenheitsnotiz benötigt?
Wenn du über einen längeren Zeitraum nicht erreichbar bist, weil du im Urlaub oder erkrankt bist, solltest du eine Abwesenheitsnotiz einrichten. Somit wissen Arbeitskollegen oder Kunden, wieso und bis wann du nicht erreichbar bist. Außerdem wissen sie dadurch, wen sie stattdessen kontaktieren können.
Was sollte eine Abwesenheitsnotiz beinhalten?
Eine Abwesenheitsnotiz sollte mit einer freundlichen Begrüßung und einer Dankesaussage beginnen. Zudem sollte das Datum der Wiederkehr und der Abwesenheitsgrund enthalten sein. Nenne außerdem eine Kontaktperson für dringende Fälle.
Wo schreibe ich eine Abwesenheitsnotiz?
Du schreibst deine Abwesenheitsnotiz normalerweise in deine E-Mail-Signatur oder in dein E-Mail-Programm. Diese wird dann automatisch an den Absender der Mail gesendet.
Wie kann ich meine Abwesenheitsnotiz am besten gestalten?
Um deine Abwesenheitsnotiz optimal zu gestalten, halte sie kurz und prägnant. Fasse deine Informationen klar und präzise zusammen und verwende eine einfache, aber professionelle Sprache.
Wie oft wird eine Abwesenheitsnotiz versendet?
Eine Abwesenheitsnotiz wird bei den meisten E-Mail-Diensten nur einmal versendet.
Thomas Sesli
Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.
