In einer Welt voller Unsicherheiten – von Naturkatastrophen über Cyberangriffe bis hin zu globalen Pandemien – ist eines für Unternehmen entscheidend: Resilienz. Wie schafft man es, auch in turbulenten Zeiten handlungsfähig zu bleiben, Kunden zu bedienen und Schäden zu minimieren?
Die Antwort liegt im Business Continuity Management (BCM). BCM ist mehr als nur ein Notfallplan; es ist ein strategisches Konzept, das Unternehmen auf alle Eventualitäten vorbereitet und dabei hilft, Risiken zu bewältigen, Vertrauen zu stärken und langfristigen Erfolg zu sichern.
Unser Artikel erklärt die Grundlagen des BCM und präsentiert anhand anschaulicher Beispiele und Best Practices, wie du dein Unternehmen effektiv gegen Störungen und Ausfälle wappnen kannst.
Wenn du deinem Business mehr Resilienz verleihen und es sicher durch schwierige Zeiten steuern möchtest, lies weiter. Wir bieten vielfältige Einblicke, um dich bei der Implementierung und Optimierung von BCM in deinem Unternehmen zu unterstützen.
Was ist Business Continuity Management?
BCM (Business Continuity Management) ist ein systematischer Ansatz, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen auch in Krisensituationen handlungsfähig bleibt. Es umfasst Strategien und Maßnahmen zur Sicherung kritischer Prozesse. Ziel ist es, den Geschäftsbetrieb schnell wiederherzustellen.
Grundlagen des Business Continuity Managements
Das Business Continuity Management (auch: Betriebliches Kontinuitätsmanagement) bietet einen präventiven Ansatz, um potenzielle Risiken und Bedrohungen für Unternehmen zu erkennen und abzuwenden.
In der heutigen globalen und volatilen Wirtschaftswelt schafft das BCM einen individuellen Schutzschild, der technische, organisatorische und personelle Konzepte, Planungen und Maßnahmen beinhaltet. Das macht das BCM zu einer Grundanforderung für langfristig und nachhaltig agierende Unternehmen.
Ziele und Vorteile des BCM
Das Hauptziel des Business Continuity Managements besteht darin, kritische Kernprozesse und Ressourcen ausfindig zu machen und effektiv abzusichern. Dies trägt zur Stärkung der Widerstandsfähigkeit deines Unternehmens gegenüber Störungen und Ausfällen bei. Weitere Vorteile umfassen:
- Verringerung der Ausfallzeiten und damit verbundene Einkommensverluste
- Einhaltung gesetzlicher Anforderungen speziell für gewisse Branchen
- Verbesserung der Reputation durch ein professionell geführtes Krisenmanagement
- Absicherung der Lieferkette und Bewahrung von Kundenbeziehungen
- Optimierung von internen Abläufen und Bereitstellung von Kapazitäten für Notsituationen
Kernkomponenten und -prozesse des BCM
1. Risikobewertung und Bedrohungsanalyse
- Identifikation potenzieller Risiken (z. B. Naturkatastrophen, Cyberangriffe, Lieferkettenausfälle).
- Bewertung der Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb.
2. Business Impact Analysis (BIA)
- Analyse kritischer Geschäftsprozesse und ihrer Abhängigkeiten.
- Festlegung der maximal tolerierbaren Ausfallzeiten (Maximum Tolerable Downtime, MTD).
- Definition von Wiederherstellungszielen (Recovery Time Objective, RTO und Recovery Point Objective, RPO).
3. Strategieentwicklung
- Entwicklung von Maßnahmen zur Sicherstellung der Betriebsfähigkeit.
- Planung von Ressourcen wie Ersatzstandorten, IT-Backups und Kommunikationsmitteln.
4. Notfall- und Wiederherstellungspläne
- Erstellung von dokumentierten Plänen für verschiedene Szenarien.
- Festlegung von Verantwortlichkeiten und Abläufen.
5. Schulungen und Sensibilisierung
- Regelmäßige Schulungen für Mitarbeiter, um deren Reaktionsfähigkeit zu verbessern.
- Sensibilisierung für die Bedeutung von BCM auf allen Ebenen des Unternehmens.
6. Tests und Übungen
- Durchführung von Simulationen und Stresstests, um die Wirksamkeit der Pläne zu überprüfen.
- Identifikation von Schwachstellen und kontinuierliche Optimierung.
7. Kontinuierliche Überwachung und Verbesserung
- Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der BCM-Maßnahmen an veränderte Rahmenbedingungen.
- Integration neuer Technologien und Erkenntnisse in das BCM-Programm.
Diese Komponenten sorgen zusammen dafür, dass Unternehmen ihre Widerstandsfähigkeit stärken, Ausfallzeiten minimieren und Vertrauen bei Kunden, Partnern und Mitarbeitern aufbauen können.
Im Fokus: Risikominimierung und Krisenbewältigung
Die effektive Risikominimierung und Krisenbewältigung bildet einen Kernaspekt des Business Continuity Managements. Hierbei geht es darum, Unternehmen auf unvorhergesehene Krisensituationen vorzubereiten. Dies ermöglicht ihnen, rasch und effizient zu agieren und somit finanzielle und Imageverluste bestmöglich zu vermeiden.
Risikoanalyse und -bewertung
Die strategische Risikominimierung erfordert eine detaillierte Risikoanalyse und -bewertung. Eine umfassende Untersuchung der Geschäftsprozesse und Infrastruktur hilft dabei, Schwachstellen sowie potenzielle Störungsquellen innerhalb eines Unternehmens aufzudecken.
Basierend darauf werden geeignete Maßstäbe zur Bewertung dieser Risiken festgelegt. Ein bewährter Standard hierfür ist die ISO 22301, die grundlegende Anforderungen und Best Practices für das Business Continuity Management definiert. Unternehmen sollten regelmäßig Risikoanalysen und -bewertungen durchführen, um so Veränderungen im Geschäftsumfeld oder der Organisation angemessen zu berücksichtigen und einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil sicherzustellen.
Entwicklung von Notfallplänen und Maßnahmen
Auf Basis der Ergebnisse der Risikoanalyse und -bewertung ist es sinnvoll, Notfallpläne auszuarbeiten, die konkrete Maßnahmen für den Ernstfall vorsehen. Die Notfallplanung beinhaltet unter anderem:
- ausgearbeitete Backup-Szenarien
- priorisierte Prozesse für einen zügigen Neustart des Betriebs
- feste Verantwortlichkeiten und Entscheidungsstrukturen für das Management
Krisenmanagement und -kommunikation
Besonders wichtig ist auch das professionelle Krisenmanagement und eine optimale Krisenkommunikation. In Krisensituationen stellt eine gute Kommunikation das Rückgrat dar, um das Vertrauen von Stakeholdern, Kunden und Mitarbeitern nicht zu verlieren.
Die BCM-Strategie eines Unternehmens sollte klar definierte Kommunikationsstrukturen und -prozesse beinhalten, die im Ernstfall unverzüglich aktiviert werden können. Dabei ist sowohl die interne Kommunikation als auch die Kommunikation mit externen Parteien wie Kunden, Lieferanten und Medien von großer Bedeutung. Unternehmen sollten die Effektivität ihrer Krisenkommunikation wiederkehrend überprüfen und gegebenenfalls erforderliche Anpassungen vornehmen.
Implementierung von BCM in Unternehmen
Ein Business-Continuity-Management-System (BCMS) dient als strategischer und operativer Ansatz zur Sicherstellung einer schnellen Reaktionsfähigkeit von Unternehmen in Krisensituationen.
Strategie und Governance
Zu Beginn gilt es, unternehmensrelevante Prozesse zu definieren und sie mit den Zielen der Notfallplanung in Einklang zu bringen. Der internationale Standard ISO 22301 legt die Anforderungen für ein BCMS fest. Eine effektive Umsetzung kannst du durch folgende Maßnahmen erreichen:
- Ausarbeitung einer Business-Continuity-Strategie unter Berücksichtigung der Risikotoleranz und möglichen Recovery-Zeiten
- Integration des BCMS in bereits bestehende Management-Systeme des Unternehmens, beispielsweise das Risikomanagement
- Festlegung von Rollen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsstrukturen für das BCM, einschließlich der Anforderungen an Krisenkommunikation
- Kontinuierliche Evaluierung, Optimierung und Aktualisierung des BCMS
Schritte zur erfolgreichen Einführung
Nach der Festlegung der Strategie können die zentralen Prozesse eines BCMS implementiert werden. Die folgenden Schritte sind dabei wesentlich:
- Untersuchung der Geschäftsprozesse, um zunächst festzustellen, welche Ausfallzeiten verkraftbar sind
- Erarbeitung und Dokumentation von Notfallplänen für unterschiedliche Ausfallszenarien, die auch als Wiederanlaufpläne bezeichnet werden
- Überprüfung der Notfallpläne durch regelmäßige Übungen und praxisnahe Tests
- Optimierung der BCM-Pläne auf Grundlage der aus den Übungen gewonnenen Erkenntnisse
- Aktualisierung des Business-Continuity-Plans (BCP), der die Maßnahmen zur Reaktion auf Krisensituationen festlegt und regelmäßig überprüft werden sollte
Wichtige Erfolgsfaktoren und Herausforderungen
Der Erfolg bei der Implementierung eines BCMS hängt von verschiedenen Faktoren ab:
- Einbeziehung aller relevanten Stakeholder – von der Geschäftsführung bis zu den Mitarbeitern –, um eine umfassende Planung und Kommunikation zu gewährleisten
- Bereitschaft, bestehende Prozesse kritisch zu hinterfragen und gegebenenfalls anzupassen oder neue Lösungen zu entwickeln
- Bereitstellung ausreichender Ressourcen und Budgets für die Implementierung und Fortführung des BCMS
- Stetige Anpassung der BCM-Strategie und des BCP an veränderte Rahmenbedingungen wie technologische Innovationen und regulatorische Anforderungen
Zu den Herausforderungen zählt unter anderem die Komplexität, ein unternehmensweit einheitliches BCMS aufzubauen und kontinuierlich zu pflegen. Eine weitere Schwierigkeit besteht in der Entwicklung von individuell auf das Unternehmen zugeschnittenen Notfallplänen: Generische Lösungen können nicht ausreichend sicherstellen, dass der Geschäftsbetrieb in Krisenzeiten funktionsfähig bleibt.
Regulatorische Anforderungen und Rahmenbedingungen
Die regulatorischen Anforderungen und Rahmenbedingungen im Bereich BCM und Risikomanagement entwickeln sich ständig weiter. Unternehmen sind daher gefordert, ihr Continuity Management System an die jeweiligen nationalen und internationalen Standards anzupassen. Dazu gehört auch die fortlaufende Überprüfung und Anpassung bestehender Maßnahmen und Strategien, um den Vorschriften und Gesetzen gerecht zu werden sowie behördlichen Anforderungen zu entsprechen.
BCM-relevante Services und Unterstützung
Ein ganzheitlicher Ansatz im Bereich des Business Continuity Managements (BCM) setzt auf einen ausgewogenen Mix aus Services und Unterstützung, um Prozesse und Systeme optimal auf mögliche Notfälle vorzubereiten.
Angebote von Experten und Dienstleistern
Externe BCM-Experten stehen Unternehmen bei der Einführung und Optimierung von BCMS zur Seite. Sie bringen ihre Erfahrung und Fachkenntnisse ins Spiel, um Risiken zu erkennen, Geschäftsprozesse zu analysieren und Wiederanlaufpläne sowie Notfallplanung zu entwickeln. Des Weiteren offerieren externe Dienstleister häufig Lösungen, die speziell auf ISO-Normen und Compliance-Anforderungen zugeschnitten sind, damit der Geschäftsbetrieb sicher und effizient fortgeführt werden kann.
Erstellung und Optimierung von BCM-Plänen
Die kontinuierliche Weiterentwicklung von BCMS führt zu neuen Herausforderungen und Chancen für Unternehmen, woraus sich der Bedarf ergibt, Wiederanlaufpläne und Notfallplanung stetig zu verbessern und anzupassen.
HR-Software kann als Ressourcenmanagement-Tool eingesetzt werden, um Rollen, Profile und benötigte Fähigkeiten für die Umsetzung von BCM-Plänen zügig zu identifizieren und so schnelle Anpassungen vorzunehmen sowie betroffene Unternehmensprozesse effektiv zu steuern.
Schulung und Zertifizierung für Mitarbeiter
- Die HR-Abteilung fungiert im BCM als Resilienztreiber, besonders im Hinblick auf die Risikoanalyse bezüglich des Personals. Daher sind gut strukturierte Weiterbildungs- und Trainingsprogramme für Mitarbeiter unerlässlich, um ihre persönliche Resilienz zu erhöhen.
- Es ist wichtig, dass Mitarbeiter fähig sind, auch über ihre Fachgebiete hinaus relevante Kenntnisse und Fertigkeiten einzusetzen. Dadurch können sie im Notfall schneller und wirksamer agieren und verschiedene Rollen übernehmen.
- Zahlreiche Zertifizierungsprogramme, beispielsweise ISO-Standardkurse, ermöglichen umfangreiche Schulungsmöglichkeiten und stärken die BCM-Kompetenzen der Mitarbeiter.
Es ist hervorzuheben, dass Investitionen in ein solides BCM-Programm nicht nur die individuelle Leistung der Mitarbeiter und die Geschäftsprozesse optimieren, sondern auch die Widerstandsfähigkeit des gesamten Unternehmens gegenüber unvorhergesehenen Ereignissen und Krisensituationen erhöhen.
Fazit
Ein proaktives Business Continuity Management (BCM) ist unerlässlich, um potenzielle Risiken und Bedrohungen für den Fortbestand des Geschäftsmodells eines Unternehmens zu erkennen und abzuwenden.
Dazu gehören im Rahmen des BCM verschiedene Komponenten wie die Risikoanalyse, die Gestaltung von Notfallplänen und Maßnahmenpaketen, die Krisenkommunikation sowie das Stakeholder-Management. Eine gelungene Implementierung eines BCM-Systems unterstützt ein Unternehmen dabei, widerstandsfähiger zu werden und somit seinen langfristigen Erfolg zu sichern. Die Zukunft wird denen gehören, die gut vorbereitet sind – und dazu kann auch dein Unternehmen zählen.
FAQ
Noch Fragen zum Thema? Hier sind die Antworten.
Was versteht man unter Business Continuity Management?
Business Continuity Management (BCM) ist die Planung und Vorbereitung eines Unternehmens, um Störungen zu bewältigen und den Betrieb aufrechtzuerhalten. Wesentliche Aspekte sind Risikobewertung, Notfallpläne und regelmäßige Tests. Hierdurch sichert man Geschäftsabläufe und minimiert Auswirkungen von Krisen.
Warum ist Business Continuity Management für Unternehmen wichtig?
Business Continuity Management ist wichtig, da es Ausfälle und Störungen minimiert, Risiken senkt und Umsatzverluste verhindert. Eine solide Strategie kann Unternehmen bei Krisen wie Cybervorfällen und Naturkatastrophen unterstützen.
Wie identifiziere ich kritische Geschäftsprozesse zur Priorisierung von Business Continuity Maßnahmen?
Kritische Geschäftsprozesse identifizierst du, indem du Risikoanalysen durchführst, finanzielle Auswirkungen sowie Betriebsabläufe betrachtest. Priorisiere Maßnahmen, die vitale Funktionen sichern und schnell umsetzbar sind. Nutze stetiges Monitoring, um auf Veränderungen zu reagieren.
Wie binde ich Lieferanten und Partner in mein Business Continuity Management ein?
Lieferanten und Partner ins Business Continuity Management einbinden: Lege Kommunikationswege fest, schaffe Transparenz über gemeinsame Risiken und entwickle Notfallpläne in Zusammenarbeit. Regelmäßige Reviews und Anpassungen der Pläne sichern langfristigen Erfolg.
Thomas Sesli
Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.
