Candidate Experience: Definition, Beispiele und wie du sie konkret verbessern kannst

Entscheiden sich Top-Talente für dein Unternehmen – oder wählen sie die Konkurrenz? Die Candidate Experience kann hier der entscheidende Faktor sein.

In diesem Artikel beantworten wir unter anderem die folgenden Fragen:

• Wie gestaltest du die verschiedenen Phasen der Candidate Experience ansprechend und informativ?
• Welche Rolle spielt die Digitalisierung und welche Tools können zur Verbesserung der Candidate Experience eingesetzt werden?
• Welche Best Practices gibt es für die Optimierung der Candidate Experience?

Legen wir los!

Was ist die Candidate Experience?

Die Candidate Experience beschreibt alle Erfahrungen und Eindrücke, die ein Bewerber im Bewerbungsprozess mit einem Unternehmen sammelt. Sie beginnt beim ersten Kontaktpunkt (Stellenausschreibung oder Besuch der Karriereseite) und reicht bis zum Ende des Auswahlverfahrens, manchmal sogar bis zum Onboarding.

Warum eine positive Candidate Experience heute wichtiger denn je ist

Die Candidate Experience beschreibt sämtliche Wahrnehmungen und Erfahrungen, die ein Bewerber in der Bewerbungsphase mit einem Unternehmen macht. Durch ein modernes und bewusstes Candidate-Experience-Management werden die Arbeitgeberattraktivität und Arbeitgebermarke gestärkt, was einen wertvollen Beitrag zum Employer Branding leistet.

Unternehmen achten immer mehr auf die Candidate Experience, da sie den Ruf eines Arbeitgebers (Employer Branding) stark beeinflusst: Positive Erfahrungen führen dazu, dass Bewerber das Unternehmen weiterempfehlen, auch wenn es nicht zu einer Einstellung kommt.

Eine positive Candidate Experience entsteht, wenn der Bewerbungsprozess klar, transparent, wertschätzend und effizient gestaltet ist. Aspekte wie schnelle Reaktionszeiten, freundliche Kommunikation, ein respektvoller Umgang sowie eine verständliche und nutzerfreundliche Online-Bewerbungsplattform tragen dazu bei, dass sich Kandidaten wertgeschätzt und gut aufgehoben fühlen.

Eine schlechte Candidate Experience hingegen kann dazu führen, dass Kandidaten das Unternehmen nicht nur meiden, sondern es auch anderen potenziellen Bewerbern und sogar potenziellen Kunden davon abraten.

Ziele einer hochwertigen Candidate Experience

1. Gewinnung von Talenten: Durch eine positive Erfahrung sollen Bewerber überzeugt und gewonnen werden.
2. Stärkung des Employer Brandings: Eine gute Candidate Experience trägt zu einem positiven Arbeitgeberimage bei.
3. Steigerung der Bewerberzufriedenheit: Zufriedene Bewerber geben eher positive Rückmeldungen und Empfehlungen weiter.
4. Optimierung des Auswahlprozesses: Klare und wertschätzende Abläufe verbessern die Effizienz und Transparenz des Prozesses.

Vorteile einer hochwertigen Candidate Experience

1. Höhere Erfolgsquote bei Einstellungen: Positive Erfahrungen führen dazu, dass Wunschkandidaten das Jobangebot eher annehmen.
2. Weniger Bewerbungsabbrüche: Ein reibungsloser, transparenter Prozess senkt die Wahrscheinlichkeit, dass Bewerber abspringen.
3. Gesteigerte Markenloyalität: Selbst abgelehnte Kandidaten können zu Fürsprechern und potenziellen Kunden werden, wenn sie respektvoll behandelt wurden.
4. Besseres Feedback und Insights: Zufriedene Kandidaten sind eher bereit, ehrliches Feedback zu geben, was zur weiteren Optimierung des Bewerbungsprozesses beiträgt.
5. Langfristiger Talentpool: Positive Erfahrungen fördern die Bereitschaft, sich später erneut zu bewerben oder das Unternehmen weiterzuempfehlen.

Die sechs Phasen der Candidate Experience

Um die Candidate Experience erfolgreich zu gestalten, bedarf es sechs ineinandergreifender Phasen: Anziehungsphase, Informationsphase, Bewerbungsphase, Auswahlphase, Onboardingphase und Bindungsphase. Werden an den individuellen Kontaktpunkten (Touchpoints) innerhalb dieser Phasen gezielte Verbesserungen vorgenommen, können Unternehmen Talente effektiv gewinnen und langfristig an sich binden.

1. Anziehungsphase: Talente gezielt ansprechen

In der Anziehungsphase entsteht der erste Kontakt zwischen Unternehmen und potenziellen Kandidaten. Um deren Aufmerksamkeit zu gewinnen, spielt die Präsentation einer starken Arbeitgebermarke eine zentrale Rolle. Es gilt, auf die richtige Ansprache der Talente sowie effektive Kommunikationswege zu achten.

2. Informationsphase: Klarheit und Offenheit

Die Informationsphase beginnt, sobald Kandidaten die Unternehmenswebsite besuchen, insbesondere den Karrierebereich. Um den Bewerbern alle notwendigen Informationen bereitzustellen und deren Fragen zu beantworten, sind Transparenz sowie ein strukturierter und übersichtlicher Prozess unerlässlich.

3. Bewerbungsphase: Nutzerfreundlichkeit im Fokus

Die Bewerbungsphase erfordert von Kandidaten und Unternehmen gleichermaßen ein hohes Zeitinvestment. Wesentliche Aspekte und Kontaktpunkte umfassen:

• die Stellenausschreibung
• das Online-Formular sowie den Upload der Bewerbungsunterlagen
• die Bestätigungsmail für den erfolgreichen Eingang der Unterlagen
• die Einladung zum Bewerbungsgespräch

Ein unkomplizierter und gut strukturierter Bewerbungsprozess ist in dieser Phase ein entscheidender Faktor für eine positive Candidate Experience.

4. Auswahlphase: Objektivität und Fairness

Während der Auswahlphase stehen Gespräche und Tests im Vordergrund, die dem Unternehmen als Entscheidungsgrundlage dienen. Kontaktpunkte dieser Phase beinhalten:

• den Empfang im Unternehmen
• die Bewerbungsgespräche
• Assessment-Center, Tests und Probearbeit
• den Zeitrahmen und den Kontakt zwischen den Gesprächen bis hin zur Zu- oder Absage

Ein objektiver und fairer Auswertungsprozess trägt maßgeblich dazu bei, die Candidate Experience auf einem hohen Niveau zu halten.

5. Onboardingphase: Erfolgreicher Einstieg ins Unternehmen

Nach einer erfolgreichen Bewerbung folgt die Onboardingphase, welche den Kandidaten den Eintritt in das Unternehmen erleichtern soll. In dieser Phase sind eine klare Kommunikation sowie die Vermittlung von Rollen, Erwartungen und Zuständigkeiten von besonderer Bedeutung.

6. Bindungsphase: Langfristige Mitarbeit fördern

In der Bindungsphase geht die Candidate Experience in die Employee Experience über, wenn sich der neue Mitarbeiter als integraler Bestandteil des Unternehmens wahrnimmt. Um langfristige Mitarbeit zu fördern, sollte die Candidate Experience-Strategie stetig weiterentwickelt und angepasst werden. Hierzu zählen beispielsweise Performance-Feedback, gezielte Mitarbeiterentwicklung und die Schaffung von Vernetzungsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens.

Beispiel: So könnte eine positive Candidate Experience konkret aussehen

1. Der Kandidat entdeckt eine klar formulierte Stellenausschreibung mit einer ansprechenden Beschreibung der Aufgaben, Anforderungen und Benefits. Ein Link zur Karriereseite bietet zusätzliche Einblicke in die Unternehmenskultur.
2. Der Kandidat kann sich über ein mobiles und nutzerfreundliches Bewerbungsformular in wenigen Minuten bewerben. Er erhält sofort eine automatisierte Bestätigungsmail mit dem Hinweis, wann er mit einer Rückmeldung rechnen kann.
3. Bereits wenige Tage nach der Bewerbung meldet sich ein Recruiter persönlich per E-Mail und lädt den Kandidaten zu einem ersten Interview ein. Der Kandidat kann seinen Termin flexibel über ein Buchungstool auswählen.
4. Im Video-Interview beantwortet der Recruiter alle Fragen des Kandidaten ausführlich und gibt transparente Informationen zum Auswahlprozess und den nächsten Schritten.
5. Nach dem Interview erhält der Kandidat innerhalb weniger Tage ein Feedback. Er wird über jede Phase auf dem Laufenden gehalten, z. B. wann die finalen Entscheidungen getroffen werden.
6. Nachdem der Kandidat das Angebot angenommen hat, erhält er Zugang zu einer Onboarding-Plattform, die ihm schon vor dem ersten Arbeitstag Informationen zum Unternehmen und zu seinen zukünftigen Aufgaben bietet. Am ersten Tag wird er herzlich empfangen und bekommt einen strukturierten Einarbeitungsplan.

Das Ergebnis: Der Kandidat fühlt sich wertgeschätzt, gut informiert und in den Prozess eingebunden. Selbst wenn er die Stelle nicht bekommen hätte, würde er das Unternehmen aufgrund der positiven Erfahrung weiterempfehlen.

Best Practices zur Verbesserung der Candidate Experience

Einsatz von Personas und Touchpoints

Personas und Touchpoints ermöglichen eine Analyse des Bewerbungsprozesses aus der Sicht der Kandidaten. Folgendes solltest du bei der Aktualisierung der identifizierten Touchpoints beachten:

• Biete einen ehrlichen Einblick in die Unternehmenswerte und -kultur.
• Entwickle ein Verständnis für die Bedürfnisse und Erwartungen der Bewerber.
• Halte Kommunikationskanäle offen und transparent.

Fortbildung von HR-Mitarbeitern und Führungskräften

HR-Mitarbeiter und Führungskräfte beeinflussen maßgeblich die Erfahrung eines Bewerbers. Deshalb sind Schulungen im Bereich Kommunikation und Umgang mit Kandidaten unerlässlich. Achte darauf:

• Dass HR-Mitarbeiter und Führungskräfte in allen Phasen des Bewerberprozesses freundlich und empathisch sind.
• Dass sie stets aktuelles Wissen über das Unternehmen, die Stellen und die Auswahlkriterien besitzen.
• Dass sie für ein angenehmes und professionelles Bewerbungsgespräch sorgen.

Nutzung von Umfragen und Feedback

Feedback-Sammlung und -analyse sind wesentliche Schritte zur Verbesserung der Candidate Experience. Du kannst Umfragen einsetzen, um:

• Meinungen der Kandidaten zu verschiedenen Aspekten des Bewerbungsprozesses einzuholen.
• Stärken und Schwächen im Bewerbermanagement zu identifizieren.
• Konkrete Maßnahmen zur Optimierung abzuleiten und umzusetzen.

Technologien und Tools für ein besseres Candidate-Experience-Management

Für ein effektives Candidate Experience Management gibt es eine Vielzahl an Technologien und Tools, die dich dabei unterstützen, den Bewerbungsprozess effizienter und attraktiver zu gestalten:

1. Applicant Tracking Systems (ATS): Systeme wie Greenhouse, Workday oder Lever helfen dabei, Bewerbungen zu verwalten, den Status von Kandidaten zu tracken und eine strukturierte Kommunikation zu gewährleisten.
2. Chatbots und Künstliche Intelligenz (KI): Tools wie Mya oder Paradox (Olivia) bieten automatisierte Antworten auf häufige Fragen, unterstützen die Terminplanung und halten Bewerber informiert, was den Prozess interaktiver und schneller macht.
3. Videointerview-Plattformen: Dienste wie HireVue, Zoom oder Spark Hire ermöglichen ortsunabhängige Interviews, die Bewerbern Flexibilität und ein persönlicheres Erlebnis bieten.
4. Candidate Relationship Management (CRM): Systeme wie Beamery oder Avature helfen, Beziehungen zu potenziellen Talenten langfristig zu pflegen und gezielte Kampagnen zur Ansprache zu gestalten.
5. Feedback-Tools: Plattformen wie Survale oder Trustpilot für Bewerberbefragungen sammeln Feedback zu verschiedenen Phasen des Prozesses, um kontinuierlich die Candidate Experience zu verbessern.
6. Karriereseiten-Optimierung und Bewerbungs-Widgets: Tools wie Phenom People oder SmartRecruiters optimieren Karriereseiten und bieten personalisierte Inhalte und nutzerfreundliche, mobile-optimierte Bewerbungsformulare.
7. Onboarding-Software: Lösungen wie BambooHR oder Talmundo bieten eine positive Erfahrung direkt nach der Einstellung und erleichtern den Einstieg durch strukturierte Einarbeitungsprozesse.
8. Automatisierte E-Mail- und Nachrichten-Tools: Mit Systemen wie Mailchimp oder Candidate.ID können Unternehmen personalisierte Nachrichten und Updates zum Bewerbungsstatus verschicken, um eine offene Kommunikation sicherzustellen.

Diese Tools verbessern die Candidate Experience durch schnelle Rückmeldungen, Transparenz im Prozess und ein konsistentes, persönliches Erlebnis.

Das digitale Zeitalter und die Candidate Experience

Die digitale Welt hat tiefgreifende Auswirkungen auf die Candidate Experience. Sowohl die Nutzung diverser Kommunikationskanäle als auch die Integration moderner Technologien in den gesamten Prozess hat die Interaktion zwischen Unternehmen und potenziellen Mitarbeitern revolutioniert. Im Vordergrund stehen dabei Aspekte wie Digitalisierung im Recruiting, Social Media und Online-Präsenz sowie Datenschutz und IT-Sicherheit.

Digitalisierung im Recruiting

Die Digitalisierung hat einen signifikanten Einfluss auf den Erstkontakt zwischen Kandidaten und Unternehmen. Häufig beginnt die Candidate Experience schon mit dem Finden einer Stellenanzeige und dem Besuch der Karriereseite des Unternehmens. Es ist von großer Bedeutung, dass diese Elemente ansprechend, informativ und benutzerfreundlich gestaltet sind.

Social Media und Online-Präsenz

Die Präsenz eines Unternehmens auf unterschiedlichen Kommunikationskanälen, insbesondere in Social Media, beeinflusst maßgeblich die Candidate Experience. Folglich ist es unerlässlich, die Online-Präsenz und -Kommunikation zu verbessern:

1. Eine authentische Darstellung der Unternehmenskultur und Werte
2. Regelmäßige Interaktion mit potenziellen Kandidaten und Interessenten
3. Teilen von relevanten Informationen und Stellenangeboten
4. Einsatz von Influencern und Mitarbeitern als Markenbotschafter

Datenschutz und IT-Sicherheit

Bei der Nutzung digitaler Werkzeuge für das Management der Candidate Experience sind Datenschutz und IT-Sicherheit von großer Wichtigkeit. Unternehmen müssen gewährleisten, dass persönliche Daten vertraulich behandelt und geschützt werden:

• Beachtung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer relevanter Gesetze
• Sichere Weitergabe und Lagerung von Bewerberdaten
• Transparente Kommunikation bezüglich des Umgangs mit personenbezogenen Daten
• Definierung von Richtlinien und Verantwortlichkeiten in den Bereichen Datenschutz und IT-Sicherheit

Fazit

Die Candidate Experience beeinflusst maßgeblich den Recruiting-Prozess und umfasst sämtliche Berührungspunkte zwischen potenziellen Mitarbeitern und dem Unternehmen. Eine positive Candidate Experience steigert die Arbeitgeberattraktivität und hilft dabei, qualifizierte Bewerber zu gewinnen und dauerhaft an das Unternehmen zu binden.

Zentrale Erkenntnisse aus dem Artikel sind:

• Phasen: Die Candidate Experience gliedert sich in sechs Phasen – Anziehungsphase, Informationsphase, Bewerbungsphase, Auswahlphase, Onboardingphase und Bindungsphase. Jede Phase bietet spezifische Kontaktpunkte, an denen Optimierungen möglich sind.
• Best Practices: Um eine herausragende Candidate Experience zu gewährleisten, sollten Unternehmen regelmäßig Touchpoints analysieren, für transparente Kommunikation sorgen und Schulungen für HR-Mitarbeiter sowie Führungskräfte anbieten. Dies betrifft insbesondere den richtigen Umgang und die Kommunikation mit Kandidaten.
• Digitale Welt: Digitale Technologien und Kommunikationskanäle spielen eine wichtige Rolle bei der Gestaltung einer erfolgreichen Candidate Experience. Datenschutz und IT-Sicherheit sind dabei essenziell.

FAQ

Nachfolgend sind einige Antworten auf häufig vorkommende Fragen zusammengestellt.

Was versteht man unter Candidate Experience?

Candidate Experience beschreibt die gesamte Erfahrung, die Bewerber während des Rekrutierungsprozesses sammeln. Eine positive Candidate Experience ist wichtig, um qualifizierte Kandidaten anzulocken und für eine reibungslose Einstellung zu sorgen. Kommunikation, Transparenz und schnelle Rückmeldungen sind sehr wichtig.

Was versteht man unter Active Sourcing?

Active Sourcing bedeutet die gezielte Ansprache potenzieller Kandidaten für offene Stellen durch Unternehmen oder Personalberater. Dieser proaktive Rekrutierungsansatz nutzt soziale Netzwerke, Foren und Jobbörsen, um passende Talente zu identifizieren und einzuladen.

Wie kann man die Candidate Experience verbessern?

Die Candidate Experience verbessern gelingt durch schnelle Reaktionszeiten, offene Kommunikation und transparente Prozesse. Berücksichtige individuelle Bedürfnisse und Feedback, um Bewerbern eine positive, persönliche Erfahrung zu bieten. So gewinnst du auch das Interesse qualifizierter Kandidaten.

Wie beeinflusst die Jobbeschreibung die Candidate Experience?

Die Jobbeschreibung beeinflusst die Candidate Experience enorm, indem sie Klarheit, Realismus und Erwartungsmanagement bietet. Präzise, trennscharfe Formulierungen, passende Keywords und ein ansprechender Ton fördern eine positive Experience. So ziehst du passende Bewerber an und vermeidest Enttäuschungen.

Thomas Sesli

Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.