Eine E-Mail zu schreiben ist eine schnelle, komfortable und kostenlose Möglichkeit der Kommunikation. Darüber hinaus bietet die E-Mail durch Dateianhänge, Verlinkungen und andere Funktionen geradezu unendlich viel Potenzial. Gleichgültig, was du deinem Empfänger mitteilen willst, mit einer E-Mail kannst du es umsetzen.
Darüber hinaus bietet dir jedes E-Mail-Programm über die Funktionen "CC" und "BCC" die Möglichkeit, den Kreis deiner Empfänger beliebig auszuweiten. Doch Vorsicht: der Teufel ist ein Eichhörnchen! Über die unbedachte Verwendung von CC und BCC sind schon Unternehmen und Schicksale zerbrochen.
Was ist der Unterschied zwischen CC und BCC in einer E-Mail?
Der Unterschied besteht darin, dass die Empfänger in CC die anderen Empfänger sehen können, während die Empfänger in BCC die anderen Empfänger nicht sehen können.
Lies deshalb in diesem Artikel, was es mit den Kürzeln auf sich hat und wie du sie am Besten zu deinem Vorteil nutzt.
Das Potenzial einer E-Mail
E-Mail bedeutet zwar "elektronischer Brief". Sie ist jedoch wesentlich leistungsfähiger als die traditionelle Papierkorrespondenz.
Außer mit dem geschriebenen Wort kannst du mit einer E-Mail noch wesentlich mehr transportieren:
- Bilder im HTML-Format
- Dateianhänge
- Download-Links
- Links zu weiterführenden Seiten
Um Bilder im HTML-Format zu versenden, müssen dein E-Mail-Programm und das des Empfängers auf diese Funktion eingestellt sein. Mit dieser Funktion kannst du dann Bilder direkt in den Text einbinden und sie sofort für den Empfänger sichtbar machen. Dateianhänge wie Bilder oder PDF werden einfach mit dem Büroklammer-Symbol oder ganz einfach durch Drag-and-Drop an deine E-Mail angeheftet.
Tipp
Download-Links sind nützlich, wenn es darum geht, sehr große Dateien zu verschicken. Du lädst deine Datei bei dem Anbieter deines Vertrauens einfach hoch und gibst den Link an deinen Empfänger weiter. Dieser kann sich die Datei dann mit einem Klick herunterladen. Wähle deinen Upload-Anbieter aus dem Angebot jedoch mit Bedacht, vor allem dann, wenn es um sensible Daten geht.
Links zu weiterführenden Seiten sind in der Geschäftswelt häufig betriebsinterne Pages, die von außen nicht sichtbar sind. Du kannst damit einem Kunden einen exklusiven Einblick ins Unternehmen geben und ihm sensible Informationen zugänglich machen.
So vielfältig deine Möglichkeiten mit der E-Mail auch sind, eines sollte klar sein: Wie du deinen oder deine Empfänger ansprichst, wird mit der Sensibilität der weitergeleiteten Daten und Quellen immer wichtiger!
E-Mail: Privat, diskret und sicher – so wie du es willst
Neben der prompten Übermittlung und den vielfältigen Möglichkeiten liegt der besondere Charme der E-Mail-Kommunikation in ihrer Diskretion. Solange du die Felder CC und BCC leer lässt, ist das Gespräch auf dich und deinen Ansprechpartner beschränkt.
Dieses diskrete Umfeld erlaubt es dir etwas anders zu kommunizieren, als wenn du eine größere Gruppe ansprichst. Aber Vorsicht – eine E-Mail ist schnell weitergeleitet und eine unglückliche Formulierung kann zu einem Bumerang werden. Bleibe daher immer – vor allem im geschäftlichen Umfeld – so professionell wie möglich.
Was du in der Kaffeeküche sagst, ist im Streitfall schwer nachweisbar. Aber mit einem unbedachten Wort in einer E-Mail hast du die Kontrolle verloren. Emotionale Ausbrüche per E-Mail gehen nie gut aus. Selbstredend gilt dies im besonderen Maße, wenn du einen größeren Teilnehmerkreis ansprechen willst.
Tipp
Was bedeutet CC?
CC bedeutet "Carbon Copy". Dieser altertümliche Begriff stammt noch aus der Zeit der getippten Briefe. Wenn eine Sekretärin zwei Papierseiten in die Schreibmaschine einspannte und eine Schicht Kohlepapier dazwischen legte, konnte sie zwei identische Briefe auf einmal schreiben. Zu Deutsch war dies der "Kohledurchschlag" oder einfach nur der "Durchschlag". Der Durchschlag war für das eigene Archiv gedacht, auf das man im Zweifelsfall zurückgreifen konnte.
So sah das also früher aus:
Um einiges aufwendiger, nicht wahr? Heute steht "CC" im E-Mail-Verkehr jedoch für weitere Empfänger einer E-Mail. Das Besondere an CC ist, dass jeder Empfänger sieht, wer außer ihm die E-Mail noch bekommen hat.
Wozu brauchst du CC?
Jedes E-Mail-Programm erlaubt es dir, so viele Empfänger in die erste Adresszeile zu schreiben, wie du willst. Wozu braucht man dann noch die CC-Funktion? Hier gilt wieder der E-Mail-Knigge. Die erste Adresszeile sollte nur für die Personen genutzt werden, die direkt angesprochen werden sollen. Halte dich hier an die Vorgaben, die dir aus der Firma gegeben werden. Falls du dir nicht sicher bist, gehe der Hierarchie nach:
- Abteilungsleiter
- Gruppenleiter
- Teamleiter
- Teammitglieder
Wenn du nun von der Geschäftsführung eine wichtige Information erhältst, die du im Unternehmen weiterschicken sollst, dann gehe folgendermaßen vor:
Sprich die Abteilungsleiter in der E-Mail direkt an und setze sie in die oberste Adresszeile. In CC kommen die Gruppenleiter und Teamleiter. Je nach Brisanz der Information lässt du die Mitglieder der Teams raus. Es ist dann Aufgabe der einzelnen Leiter, die Information an ihre Teams weiterzuleiten.
Wenn die Aufgabe allerdings war, die Information an "jeden in der Firma" zu verteilen, dann setzt du natürlich auch jedes einzelne Teammitglied in CC. In der E-Mail forderst du aber die Leiter zusätzlich auf, die Information weiterzugeben. So hast du deine Aufgabe erfüllt und doppelt abgesichert.
Viele Unternehmen geben dir auch vor, wie du mit ihnen zu kommunizieren hast. Wenn zum Beispiel ein Dienstleister eine bestimmte Frage hat, dann ist folgende Vorgehensweise üblich:
- Erste Adresszeile: Direkter Ansprechpartner
- CC: Dessen Vorgesetzter, Stellvertreter und Assistenz
In der E-Mail wird nur der direkte Ansprechpartner angesprochen. Die Personen in CC erhalten die E-Mail nur aus Gründen der Nachverfolgung. Falls die Frage innerhalb des Unternehmens geklärt werden muss, kann sich der Ansprechpartner immer auf die bereits bekannte E-Mail von dir beziehen.
In der Regel leitet der Ansprechpartner deine Anfrage an einen Fachspezialisten weiter. Wenn du dann irgendwann eine Antwort bekommst, hängt nicht selten die ganze Diskussion zwischen den Fachabteilungen mit an der E-Mail. Darin kannst du durchaus interessante Informationen erhalten. In jedem Fall erkennst du daran, mit wieviel Einsatz dein Anliegen bearbeitet wurde.
Niemals den Betreff ändern und immer die ganze Diskussion stehen lassen!
Solange du eine Sache mit einer anderen Person diskutierst, bleibt der Betreff, wie er ist. Du kannst zwar die ganzen RE:, WG: usw. immer wieder löschen. Aber solange das Thema noch aktuell ist, behältst du sowohl den Betreff als auch die gesamte entstandene Kommunikation in jeder empfangenen und gesendete E-Mail bei. So bleibt die Diskussion für jeden Teilnehmer nachvollziehbar.
Sobald aber ein neues Thema zusätzlich auftaucht, wird wieder bei "Null" angefangen. Das bedeutet: Klicke nicht einfach auf "Antworten", wenn du etwas Neues wissen willst. Besser ist, du fängst am besten eine ganz neue E-Mail an. So kannst du sichergehen, dass keine Fragmente aus alten Diskussionen stehen geblieben sind.
Die Blindcopy oder das BCC
Das BCC ist die sogenannte "Blindcopy". Die Adressen, die du in dieser Zeile einträgst, werden von den Empfängern aus der obersten und der CC-Zeile nicht gesehen. Sie wissen also nicht, ob und an wen du die E-Mail noch geschickt hast bzw. mit wem du sie zu teilen beabsichtigst. Umgekehrt kann der BCC-Empfänger aber sehr wohl sehen, an wen die E-Mail ursprünglich gerichtet war.
Die BCC-Funktion ist deshalb etwas "tricky". Du solltest sie nur mit Bedacht einsetzen. Für das BCC gibt es relativ wenige Anwendungen:
- Direkter Wunsch vom Vorgesetzten
- Große Verteilerlisten, bei denen sich die Mitglieder nicht kennen
- Massenmail, bei denen sich die Empfänger nicht kennen sollen
Es kann immer zu Situationen kommen, bei denen der Vorgesetzte bei einer E-Mail-Diskussion zusätzlich mitlesen möchte, ohne die vertraute Atmosphäre dabei zu stören. Die BCC-Funktion ist dafür sinnvoll. Allerdings kann das schwer nach hinten losgehen, wenn die Teammitglieder das erfahren.
Viel häufiger kommt es vor, dass eine große Anzahl von Empfängern angesprochen wird, deren einzelne Mitglieder sich nicht untereinander kennen. Hier ist die BCC-Funktion praktisch und macht die ankommende E-Mail wesentlich übersichtlicher.
Beim Einholen von Angeboten ist die BCC-Funktion hingegen reines Gold wert. Du kannst damit vielen Dienstleistern und Zulieferern die gleiche Anfrage schicken. Solange du peinlich genau darauf achtest, die Empfänger nur im BCC einzustellen, wissen sie nicht, wen du noch zusätzlich alles angeschrieben hast.
Wenn du hier aber BCC und CC verwechselst, brauchst du dich nicht wundern, wenn die Preise für die angefragte Lieferung merkwürdig gleich hoch werden: Die Empfänger haben sich dann gegenseitig erkannt und den Preis miteinander abgesprochen. Mit der BCC-Funktion umgehst du aber diese Gefahr.
Wie wirkt eine E-Mail?
Eine E-Mail ist eine der unpersönlichsten Kommunikationsformen, die es gibt. Da die Emotion aber zu einer Kommunikation dazu gehört, versucht jeder Leser instinktiv, eine Stimmung aus deiner Nachricht heraus zu lesen. Sachlichkeit, Höflichkeit und Professionalität sind daher die obersten Gebote bei der Kommunikation per E-Mail.
Nehmen wir einmal an, der Chef bittet dich, ein Team zu einem Gespräch einzuladen. Du hast jetzt verschiedene Möglichkeiten, dies zu kommunizieren:
Hieran siehst du, wie leicht die Verwendung von BCC missverstanden werden kann.
Besser wäre zum Beispiel folgender Weg:
1. Du schreibst den Teamleiter direkt an und nimmst alle Teammitglieder in CC.
2. Du formulierst die Aufforderung des Chefs als Bitte.
3. Du entschärfst die Aufforderung, indem du drei Termine vorschlägst. Das Team soll sich auf einen Termin einigen und es dir mitteilen.
4. Du schreibst, worum es gehen soll, und formulierst dies so positiv und freundlich wie möglich.
Wenn jedes Teammitglied sieht, dass es keineswegs persönlich gemeint war, dann besteht kein Grund mehr zur Sorge. Wenn auch noch vom Chef bei der Terminvergabe Flexibilität signalisiert wird, fühlt sich jeder respektiert. Schließlich kann es sein, dass eine wichtige Tätigkeit zuerst abgeschlossen sein will, bevor man mit dem Chef reden möchte. In diesem Gespräch soll es definitiv nur um eine Projektkoordinierung geben. Das Meeting kann so zu einem Erfolg werden.
Wie viel Toleranz gibt es bei der E-Mail-Kommunikation?
Eine E-Mail ist schnell mal weggeschickt und ebenso schnell hat man sich dabei vertippt. Auch wenn "Schreiben und raus" so bequem wie verlockend ist, lass dich nicht davon verführen. Auf die folgenden Dinge solltest du immer achten:
- Rechtschreibung und Grammatik in Ordnung
- Interpunktion stimmt
- Knappe, sachliche Formulierung
- Saubere Adresszeilen
- Namen von jedem Ansprechpartner korrekt geschrieben
- Signatur in Ordnung
Eine gleichbleibend korrekt formulierte Korrespondenz über E-Mail wird dir Respekt einbringen. Respekt ist der Grundstein für Vertrauen und auf Vertrauen wächst Partnerschaft. Schlampigkeit und Nachlässigkeiten wirken dem entgegen. Darum schicke nur E-Mails ab, von deren Qualität du dich überzeugt hast – und das, bevor du auf "Senden" klickst.
Was kannst du noch mit der E-Mail Funktion erreichen?
Die E-Mail Funktionen sind programmübergreifend meist sehr ähnlich. Gleichgültig, ob du Outlook oder einen Webbrowser verwendest, die wichtigsten Features findest du immer:
- Priorität
- Visitenkarte
- Wahl zwischen Nur-Text und HTML
- Empfangsbestätigung
- Termine (bei Outlook)
Die "Priorität" Funktion gibt dir die Möglichkeit, eine E-Mail als "Besonders wichtig" zu markieren. Dazu erscheint beim Empfänger ein rotes Ausrufezeichen neben deiner Nachricht. Fährt er mit der Maus darüber, öffnet sich der Hinweis "Priorität Hoch". GMX gibt dir auch die Möglichkeit, eine "niedrige" oder "mittlere Priorität" zu wählen. Aber davon möchten wir dir abraten – diese Nachricht wird mit Sicherheit ignoriert werden.
Eine Visitenkarte ist eine kleine Datei, in der deine Kontaktdaten gespeichert sind. Wenn der Empfänger darauf klickt, kann er so bequem deine Daten in seine Adressdatei einpflegen.
Bei nur-Text-E-Mails besteht keine Gefahr, dass sie "hängen bleiben". Allerdings hast du hier kaum Möglichkeiten zur kreativen Gestaltung. Logos deiner Firma werden ebenfalls nicht weitergeleitet.
Die Empfangsbestätigung ist, wie oben beschrieben, eine Rückmail vom Empfänger. Allerdings kann dieser auch das Absenden der Lesebestätigung verweigern. In dem Fall hilft nur höfliches, telefonisches Nachfragen.
Die Terminfunktion ist vor allem bei Outlook sehr komfortabel. Verschickst du eine Termin-Datei (ähnlich wie die Visitenkarte), dann trägt sich dieser automatisch in den Outlook-Kalender des Empfängers ein.
Ein mächtiges Werkzeug mit vielen Möglichkeiten
Du siehst, die E-Mail ist weitaus mehr als eine kostenlose, blitzschnelle Alternative zum geschriebenen Brief. Dir steht mit diesem Medium eine ganze Bandbreite an Möglichkeiten offen, die weit über die korrekte Anwendung von CC und BCC hinausgehen. Es lohnt sich daher, sich intensiv mit den Funktionen des E-Mail-Programms zu beschäftigen und es richtig anzuwenden. Damit vermittelst du Professionalität, auf der wiederum nichts anderes als Respekt und Vertrauen wächst. Mit dem Ruf als Kommunikationsprofi bist du schnell für Vorgesetzte und Mitarbeiter unersetzlich.
FAQ
An dieser Stelle möchten wir auf einige Fragen eingehen, die im Zusammenhang mit dem Thema CC & BCC häufig gestellt werden.
Wann verwende ich CC und BCC?
CC wird verwendet, wenn du einer oder mehreren Personen eine Kopie der E-Mail senden möchtest, während BCC verwendet wird, wenn du einer oder mehreren Personen eine Kopie der E-Mail senden möchtest, ohne dass der ursprüngliche Empfänger davon erfährt.
Wie viele Empfänger kann ich mit CC und BCC hinzufügen?
Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Empfänger, die du mit CC oder BCC hinzufügen kannst. Du kannst so viele Empfänger hinzufügen, wie dein E-Mail-Programm unterstützt.
Wo muss ich CC und BCC eingeben?
CC muss in das CC-Feld eingegeben werden, während BCC in das BCC-Feld eingegeben werden muss. Du kannst beide Felder in jedem E-Mail-Programm finden.
- Outlook Priorisierung: Kennzeichnen einer Nachricht mit der Wichtigkeit "hoch" oder "niedrig"
- Outlook Visitenkarte: Einschließen einer elektronischen Visitenkarte in die E-Mail-Signatur
- Outlook Empfangsbestätigung: Hinzufügen und Anfordern von Lesebestätigungen und Übermittlungsbenachrichtigungen in Outlook für Windows
Thomas Sesli
Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.
