Wie gehst du mit Nachforderungen um? So funktioniert reibungsloses Claim Management

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Ein durchdachtes Claim Management, auch Nachforderungsmanagement genannt, brauchen alle Unternehmen. Denn vom kleinen Handwerker bis zum weltumspannenden Konzern – mit Nachforderungen bekommt es jeder Betrieb früher oder später zu tun. Darauf solltest du auf jeden Fall vorbereitet sein. Denn nur mit einem guten Claim Management hast du deine Projekte in allen Lebenslagen im Griff und verlierst nie den Überblick, wenn es um Forderungen geht.

In diesem Artikel erfährst du, wie du mit einem guten Nachtragsmanagement eine solide Erfolgsgrundlage für deine Projekte schaffst.

Was ist Claim Management?

Im Nachforderungsmanagement geht es um Beschwerden oder Ansprüche, die innerhalb jedes Projektes auf dich zukommen können. Deshalb muss auch fundiertes Forderungsmanagement in jeden Projektaufrag mit eingeplant werden.

Die der inzwischen abgelöste Norm DIN 69905 definiert Claim Management als Überwachung und Beurteilung von Abweichungen beziehungsweise Änderungen und deren wirtschaftlichen Folgen zwecks Ermittlung und Durchsetzung von Ansprüchen.

Warum überhaupt Claim Management?

Forderungsmanagement hat die Aufgabe, die Risiken innerhalb eines Projektes zu minimieren. Im Rahmen vertraglicher Vereinbarungen will man möglichst alle Problemfälle in die Regelungen einbeziehen, um Missverständnisse von vornherein ausschließen zu können. Dazu gehören beispielsweise auftretende Mängel, unerwartete Verzögerungen oder fehlerhafte Lieferungen. Die Konsequenzen solcher absehbaren Probleme werden in den Projektvertrag aufgenommen. Darüber hinaus soll der gesamte Projektablauf vertraglich geregelt werden, um eventuelle Nachforderungen möglichst zu vermeiden.
  • Zu Änderungen im Projektablauf kann es immer kommen. Dann gilt es, Konflikte mit Vertragspartnern zu vermeiden. 
  • Manchmal weicht ein Partner vom Projektverlauf ab, hält festgesetzte Fristen nicht ein oder kommt seinen Lieferverpflichtungen nicht vollumfänglich nach. Solche Probleme führen zu Forderungen und verlangen ein ausgefeiltes Claim Management.
  • Kleinere Abweichungen müssen nicht immer unbedingt zu Nachforderungen führen. Häufen sich solche Vertragsverletzungen jedoch, kommt es auch in diesem Fall zu Ansprüchen seitens der Vertragspartner.

Es geht im Allgemeinen um 

  • Nichteinhaltung von Terminen,
  • Kostenänderungen und/oder
  • Abweichungen der erwarteten Ergebnisse.

Nachforderungen aufgrund solcher Probleme können etwa aus sachlichen Leistungen bestehen oder sich in einer Änderung des zeitlichen Vertragsrahmens niederschlagen. Geldzahlungen sind als Claims ebenfalls möglich.

Zur Durchsetzung oder Abwehr von Forderungen ist eine detaillierte Dokumentation erforderlich. Denn ohne Beweisgrundlage sind Claims nicht durchsetzbar oder abzuwehren.

Das langfristige Ziel des Claim Managements ist die finanzielle Absicherung eines Projektes. Damit will man gewährleisten, dass ein Auftrag im geplanten finanziellen Rahmen realisiert werden kann.

Welche Claim-Management-Strategie ist die richtige?

Um eine auf das Projektgeschäft abgestimmte Claim-Management-Strategie zu erarbeiten, stehen verschiedene Arten des Nachforderungsmanagements zur Verfügung. Damit sich der zusätzliche Aufwand am Ende lohnt, muss die Strategie zum Projektauftrag passen.

Es gibt vier Arten des Claim Managements:

  1. VORBEUGEND: Das vorbeugende Claim Management will alle möglichen Problemursachen innerhalb eines Projektes herausfinden. Diese Strategie ist zeitlich also vor dem Auftreten von Nachforderungen angesiedelt. Man bezieht dabei die beteiligten Partner in die Untersuchung ein und versucht, eventuelle Schwachstellen in deren, aber auch im eigenen Unternehmen zu eruieren. So sollen Claims von Anfang an vermieden werden.
  2. AKTIV: Das aktive Claim Management untersucht auf Basis einer detaillierten Analyse des geschlossenen Vertrags, welche Nachforderungen geltend gemacht werden könnten. Für welche möglichen Claims gibt es eventuell rechtliche Grundlagen? Welche Ansprüche könnten begründet sein? Im Falle einer Forderung soll eine gemeinsame, budgetfreundliche Lösung gefunden werden, die den Projektablauf nicht gefährden würde.
  3. PASSIV: Passives Claim Management sieht vor, alle Ansprüche der Vertragspartner zu akzeptieren. Eigene Forderungen stellt man nicht. So sollen Konflikte oder gar das Ende der Geschäftsbeziehung vermieden werden. Bei dieser Form des Nachtragsmanagements ist es umso wichtiger, mögliche Claims vorherzusehen und vertraglich zu regeln beziehungsweise eventuelle Mehraufwände einzukalkulieren. 
  4. DEFENSIV: Beim defensiven Vorgehen im Claim Management hält man eigene Ansprüche zunächst zurück. Diese sollen nur dann durchgesetzt werden, wenn es darum geht, sich gegen mögliche Claims der anderen Vertragspartner zur Wehr zu setzen. Für diesen Notfall sammelt man alle nötigen Daten, um für die eventuelle Durchsetzung eine Grundlage zu schaffen. Diese Strategie kommt vor allem dann zum Tragen, wenn ein Unternehmen vom Ausgang des Projektes wirtschaftlich abhängig ist. 

So entwickelst du eine fundierte Claim-Management-Strategie

Gutes Claim Management verlangt eine fundierte Strategie, die sich auf alle Eventualitäten vertraglich vorbereitet. Je komplexer das Projekt, desto akribischer solltest du versuchen, dich auf alle in Betracht kommenden Nachforderungen vorzubereiten.

Projektbasis

Als Fundament des Auftrags sollte ein Projektteam möglichst alle Worst-Case-Szenarien durchgehen, die während des Auftrags auftreten könnten. Dabei sollten sämtliche Projektrisiken miteinbezogen werden, die zu Ansprüchen führen könnten. Die vorab erkannten Risiken werden dann mit den Vertragspartnern besprochen und etwaige Konsequenzen vertraglich festgelegt. So können auch eventuell anfallende Mehrkosten gleich zu Beginn in das Gesamtbudget einkalkuliert werden.

Leistungsdefinition

Sämtliche Leistungen, die von den jeweiligen Projektbeteiligten erwartet werden, stellt man im Vertrag mit einer detaillierten Beschreibung präzise dar. So kann die Berechtigung eventueller Nachforderungen klar beurteilt werden. Mehraufwände kann man innerhalb eines Pflichtenhefts definieren, das ein ausführliches Konzept zur Projektumsetzung enthält.

Erfahrungen früherer Projekte

Learnings aus abgeschlossenen Projekten kann man effizient in die Planung neuer Projekte einbeziehen. Wenn das gesamte Projektteam zur Schlussbesprechung zusammenkommt, können diese im Protokoll festgehalten werden. 

Dazu stellt man sich gemeinsam folgende oder ähnliche Fragen:

  • Gab es Unklarheiten bei den Anforderungen?
  • Gab es Tasks, die aufwändiger waren als gedacht?
  • Gab es Nachforderungen?

Die Antworten können in das Claim Management des nächsten Projektes einfließen. Denn mit dem Management solltest du bereits beginnen, bevor konkrete Nachforderungen erhoben werden.

Claim Management: Ein praktisches Beispiel

Ein Appartementhaus wird gebaut. Im Rahmen des Innenausbaus stellt sich heraus, dass die Abmessungen für den geplanten Einbau der Küchenzeilen nicht korrekt sind. Die verfügbare Fläche für die Maßanfertigungen wurde falsch abgemessen. Nun müssen Teile mit den korrekten Abmessungen neu angefertigt werden. Dieser Mehraufwand verursacht Zeitverzögerungen und zusätzliche Kosten.

Um den Zeitrahmen des Gesamtprojektes einhalten zu können, muss der Bauleiter weitere Monteure einstellen. Die Mehrkosten dafür soll der Lieferant tragen. Dieser wiederum sieht den Fehler nicht bei seiner Lieferung, da die Verantwortung für die Messungen auf der Seite der Projektleitung liegt.

Der Bauherr möchte das Haus unbedingt termingerecht fertigstellen, denn die Wohnungen sind bereits vermietet und der Einzugstermin steht vertraglich fest. Die Mehrkosten will er jedoch nicht übernehmen, weil er nicht für den Fehler verantwortlich ist. Aber auch die Projektleitung weigert sich, die Kosten für den Mehraufwand zu tragen. Der Auftrag würde sonst zum Verlustgeschäft werden.

Die Aufgabe des Claim Managements besteht nun darin, zwischen den Parteien zu vermitteln. Das Ziel ist, eine gemeinsame Einigung über die Begleichung der zusätzlich entstandenen Kosten zu finden.

Tipps und Tricks für ein erfolgreiches Claim Management

Um solche Probleme zu vermeiden, solltest du folgende Regeln beachten:

  • Alle Vertragspartner abchecken
  • Die Verträge gründlich prüfen lassen
  • Partner über Ansprüche umgehend informieren
  • Das gesamte Projekt gründlich dokumentieren
  • Beweise für die Berechtigung von Forderungen sammeln
  • Forderungen exakt bewerten
  • Vor der Durchsetzung eines Claims den Nutzen abwägen
  • Im Zweifelsfall rechtlichen Beistand hinzuziehen

Tipp

Grundsätzlich gilt: In größeren Projekten sind Änderungen beziehungsweise Änderungswünsche beinahe schon Standard. Eine gute Kommunikation ist da entscheidend – ausführliche Diskussionen können dem Erfolg des Projektes sehr dienlich sein.

Fazit: Mit Claim Management gelingt eine reibungslose Projektdurchführung

Optimales Claim Management setzt schon ein, bevor ein Anspruch entsteht. Wer die wichtigsten Risiken eines Projektes schon vor Beginn erkennt, kann die Konsequenzen eventueller Nachforderungen schon im Projektvertrag regeln. Im besten Fall könnten durch Risikoabwägung Claims schon im Vorfeld vermieden werden.

Kommt es dennoch zu Problemen, müssen Forderungen nicht zu Konflikten führen, wenn diese bereits vertraglich festgehalten wurden. Das Team kann also mit Hilfe eines ausgeklügelten Claim Managements schon vorab viel dafür tun, dass der Projekterfolg durch Nachforderungen nicht gefährdet wird.

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