Ein durchdachtes Claim Management, auch Nachforderungsmanagement genannt, brauchen alle Unternehmen. Denn vom kleinen Handwerker bis zum weltumspannenden Konzern – mit Vertragsabweichungen und Nachforderungen bekommt es jeder Betrieb früher oder später zu tun. Darauf solltest du auf jeden Fall vorbereitet sein.
Nur mit einem guten Claim Management hast du deine Projekte in allen Lebenslagen im Griff und verlierst nie den Überblick, wenn es um Forderungen geht.
Was ist Claim Management?
Claim Management bezieht sich auf die Verwaltung und Durchsetzung von Ansprüchen in Projekten, insbesondere im Bauwesen. Es geht darum, Ansprüche auf Vertragsverletzungen oder Änderungen im Projektumfang zu identifizieren, zu dokumentieren, zu bewerten und gegebenenfalls durchzusetzen.
In diesem Artikel erfährst du, wie du mit einem guten Nachtragsmanagement eine solide Erfolgsgrundlage für deine Projekte schaffst.
Wie funktioniert Claim Management?
Im Nachforderungsmanagement geht es um Beschwerden oder Ansprüche, die innerhalb jedes Projektes auf dich zukommen können. Deshalb muss auch fundiertes Forderungsmanagement in jeden Projektaufrag mit eingeplant werden.
Die der inzwischen abgelöste Norm DIN 69905 definiert Claim Management als Überwachung und Beurteilung von Abweichungen beziehungsweise Änderungen und deren wirtschaftlichen Folgen zwecks Ermittlung und Durchsetzung von Ansprüchen.
Warum überhaupt Claim Management?
Die Konsequenzen solcher absehbaren Probleme werden in den Projektvertrag aufgenommen. Darüber hinaus soll der gesamte Projektablauf vertraglich geregelt werden, um eventuelle Nachforderungen möglichst zu vermeiden.
- Zu Änderungen im Projektablauf beziehungsweise kleineren Vertragsabweichungen kann es immer kommen. Dann gilt es, Konflikte mit Vertragspartnern zu vermeiden.
- Manchmal weicht ein Partner vom Projektverlauf ab, hält festgesetzte Fristen nicht ein oder kommt seinen Lieferverpflichtungen nicht vollumfänglich nach. Solche Probleme führen zu Forderungen und verlangen ein ausgefeiltes Claim Management.
- Kleinere Abweichungen müssen nicht immer unbedingt zu Nachforderungen führen. Häufen sich solche Vertragsverletzungen jedoch, kommt es auch in diesem Fall zu Ansprüchen seitens der Vertragspartner.
Es geht im Allgemeinen um
- Nichteinhaltung von Terminen,
- Kostenänderungen und/oder
- Abweichungen der erwarteten Ergebnisse.
Nachforderungen aufgrund solcher Probleme können etwa aus sachlichen Leistungen bestehen oder sich in einer Änderung des zeitlichen Vertragsrahmens niederschlagen. Geldzahlungen sind als Claims ebenfalls möglich.
Zur Durchsetzung oder Abwehr von Forderungen ist eine detaillierte Dokumentation erforderlich. Denn ohne Beweisgrundlage sind Claims nicht durchsetzbar oder abzuwehren.
Das langfristige Ziel des Claim Managements ist die finanzielle Absicherung eines Projektes. Damit will man gewährleisten, dass ein Auftrag im geplanten finanziellen Rahmen realisiert werden kann.
Welche Claim-Management-Strategie ist die richtige?
Um eine auf das Projektgeschäft abgestimmte Claim-Management-Strategie zu erarbeiten, stehen verschiedene Arten des Nachforderungsmanagements zur Verfügung. Damit sich der zusätzliche Aufwand am Ende lohnt, muss die Strategie zum Projektauftrag passen.
Es gibt vier Arten des Claim Managements:
- VORBEUGEND: Das vorbeugende Claim Management will alle möglichen Problemursachen innerhalb eines Projektes herausfinden. Diese Strategie ist zeitlich also vor dem Auftreten von Nachforderungen angesiedelt. Man bezieht dabei die beteiligten Partner in die Untersuchung ein und versucht, eventuelle Schwachstellen in deren, aber auch im eigenen Unternehmen zu eruieren. So sollen Claims von Anfang an vermieden werden.
- AKTIV: Das aktive Claim Management untersucht auf Basis einer detaillierten Analyse des geschlossenen Vertrags, welche Nachforderungen geltend gemacht werden könnten. Für welche möglichen Claims gibt es eventuell rechtliche Grundlagen? Welche Ansprüche könnten begründet sein? Im Falle einer Forderung soll eine gemeinsame, budgetfreundliche Lösung gefunden werden, die den Projektablauf nicht gefährden würde.
- PASSIV: Passives Claim Management sieht vor, alle Ansprüche der Vertragspartner zu akzeptieren. Eigene Forderungen stellt man nicht. So sollen Konflikte oder gar das Ende der Geschäftsbeziehung vermieden werden. Bei dieser Form des Nachtragsmanagements ist es umso wichtiger, mögliche Claims vorherzusehen und vertraglich zu regeln beziehungsweise eventuelle Mehraufwände einzukalkulieren.
- DEFENSIV: Beim defensiven Vorgehen im Claim Management hält man eigene Ansprüche zunächst zurück. Diese sollen nur dann durchgesetzt werden, wenn es darum geht, sich gegen mögliche Claims der anderen Vertragspartner zur Wehr zu setzen. Für diesen Notfall sammelt man alle nötigen Daten, um für die eventuelle Durchsetzung eine Grundlage zu schaffen. Diese Strategie kommt vor allem dann zum Tragen, wenn ein Unternehmen vom Ausgang des Projektes wirtschaftlich abhängig ist.
So entwickelst du eine fundierte Claim-Management-Strategie
Gutes Claim Management verlangt eine fundierte Strategie, die sich auf alle Eventualitäten vertraglich vorbereitet. Je komplexer das Projekt, desto akribischer solltest du versuchen, dich auf alle in Betracht kommenden Vertragsabweichungen und Nachforderungen vorzubereiten.
Projektbasis
Als Fundament des Auftrags sollte ein Projektteam möglichst alle Worst-Case-Szenarien durchgehen, die während des Auftrags auftreten könnten. Dabei sollten sämtliche Projektrisiken miteinbezogen werden, die zu Ansprüchen führen könnten.
Die vorab erkannten Risiken werden dann mit den Vertragspartnern besprochen und etwaige Konsequenzen vertraglich festgelegt. So können auch eventuell anfallende Mehrkosten gleich zu Beginn in das Gesamtbudget einkalkuliert werden.
Leistungsdefinition
Sämtliche Leistungen, die von den jeweiligen Projektbeteiligten erwartet werden, stellt man im Vertrag mit einer detaillierten Beschreibung präzise dar. So kann die Berechtigung eventueller Nachforderungen klar beurteilt werden. Mehraufwände kann man innerhalb eines Pflichtenhefts definieren, das ein ausführliches Konzept zur Projektumsetzung enthält.
Erfahrungen früherer Projekte
Learnings aus abgeschlossenen Projekten kann man effizient in die Planung neuer Projekte einbeziehen. Wenn das gesamte Projektteam zur Schlussbesprechung zusammenkommt, können diese im Protokoll festgehalten werden.
Dazu stellt man sich gemeinsam folgende oder ähnliche Fragen:
- Gab es Unklarheiten bei den Anforderungen?
- Gab es Tasks, die aufwändiger waren als gedacht?
- Gab es Nachforderungen?
Die Antworten können in das Claim Management des nächsten Projektes einfließen. Denn mit dem Management solltest du bereits beginnen, bevor konkrete Nachforderungen erhoben werden.
Claim Management: Ein praktisches Beispiel
Ein Appartementhaus wird gebaut. Im Rahmen des Innenausbaus stellt sich heraus, dass die Abmessungen für den geplanten Einbau der Küchenzeilen nicht korrekt sind. Die verfügbare Fläche für die Maßanfertigungen wurde falsch abgemessen. Nun müssen Teile mit den korrekten Abmessungen neu angefertigt werden. Dieser Mehraufwand verursacht Zeitverzögerungen und zusätzliche Kosten.
Um den Zeitrahmen des Gesamtprojektes einhalten zu können, muss der Bauleiter weitere Monteure einstellen. Die Mehrkosten dafür soll der Lieferant tragen. Dieser wiederum sieht den Fehler nicht bei seiner Lieferung, da die Verantwortung für die Messungen auf der Seite der Projektleitung liegt.
Der Bauherr möchte das Haus unbedingt termingerecht fertigstellen, denn die Wohnungen sind bereits vermietet und der Einzugstermin steht vertraglich fest. Die Mehrkosten will er jedoch nicht übernehmen, weil er nicht für den Fehler verantwortlich ist. Aber auch die Projektleitung weigert sich, die Kosten für den Mehraufwand zu tragen. Der Auftrag würde sonst zum Verlustgeschäft werden.
Die Aufgabe des Claim Managements besteht nun darin, zwischen den Parteien zu vermitteln. Das Ziel ist, eine gemeinsame Einigung über die Begleichung der zusätzlich entstandenen Kosten zu finden.
Tipps und Tricks für ein erfolgreiches Claim Management
Um solche Probleme zu vermeiden, solltest du folgende Regeln beachten:
- Alle Vertragspartner abchecken
- Die Verträge gründlich prüfen lassen
- Partner über Vertragsabweichungen und Ansprüche umgehend informieren
- Das gesamte Projekt gründlich dokumentieren
- Beweise für die Berechtigung von Forderungen sammeln
- Forderungen exakt bewerten
- Vor der Durchsetzung eines Claims den Nutzen abwägen
- Im Zweifelsfall projektbegleitenden rechtlichen Beistand hinzuziehen
Tipp
Fazit: Mit Claim Management gelingt eine reibungslose Projektdurchführung auch bei Vertragsabweichungen
Optimales Claim Management setzt schon ein, bevor ein Anspruch entsteht. Wer die wichtigsten Risiken eines Projektes schon vor Beginn erkennt, kann die Konsequenzen eventueller Nachforderungen schon im Projektvertrag regeln. Im besten Fall könnten durch Risikoabwägung Claims schon im Vorfeld vermieden werden.
Kommt es dennoch zu Problemen und Vertragsabweichungen, müssen Forderungen nicht zu Konflikten führen, wenn diese bereits vertraglich festgehalten wurden. Das Hinzuziehen eines projektbegleitenden rechtlichen Beistands ist im Zweifelsfall sehr hilfreich.
Das Team kann also mit Hilfe eines ausgeklügelten Claim Managements schon vorab viel dafür tun, dass der Projekterfolg durch Nachforderungen nicht gefährdet wird.
FAQ
An dieser Stelle möchten wir einige häufige Fragen zum Thema Claim Management beantworten.
Warum ist Claim Management wichtig?
Claim Management ist wichtig, um mögliche Konflikte und Rechtsstreitigkeiten zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer zu vermeiden oder zu lösen. Es hilft dabei, Streitigkeiten frühzeitig zu erkennen und zu lösen, um Kosten und Zeitverzögerungen zu minimieren.
Wer betreibt Claim Management?
In der Regel ist der Auftragnehmer für das Claim Management verantwortlich, da er Ansprüche geltend machen muss. Der Auftraggeber muss jedoch auf Ansprüche des Auftragnehmers reagieren und diese prüfen.
Was ist ein Claim?
Ein Claim ist ein Anspruch auf eine Leistung, die im Vertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbart wurde.
Welche Tools gibt es für das Claim Management?
Es gibt spezialisierte Software-Tools für das Claim Management, die bei der Identifizierung, Dokumentation und Bewertung von Ansprüchen helfen.
Gibt es rechtliche Risiken beim Claim Management?
Ja, es gibt rechtliche Risiken beim Claim Management, insbesondere wenn Ansprüche vor Gericht gebracht werden müssen. Es ist daher wichtig, dass Forderungen sorgfältig dokumentiert und bewertet werden und dass rechtlicher Rat eingeholt wird.
Sabine Genau
Sabine Genau ist seit über zehn Jahren mit Leidenschaft als freie Texterin und Redakteurin tätig. Ihre Passion für das geschriebene Wort lebt sie an SEO-Texten oder Blogartikeln genauso gerne aus wie an Whitepapers, Fachartikeln oder Pressemitteilungen. Sie lebt und arbeitet am Bodensee.
