Datenschutzbeauftragter: Aufgaben, Voraussetzungen und Kosten für Unternehmen

Von Veronika Zadoroznaja
Zuletzt überprüft am 04.03.2024 | Lesezeit ca. Min.

Stell dir eine Welt vor, in der deine persönlichen Daten ungehindert im Internet zirkulieren. Beängstigend, oder?

Genau aus diesem Grund spielt der Datenschutzbeauftragte (DSB) eine entscheidende Rolle in unserer modernen digitalen Gesellschaft. Er trägt dafür Sorge, dass die persönlichen Daten von Kunden, Mitarbeitern und anderen Beteiligten sicher verwahrt werden, wodurch Transparenz und Vertrauen zwischen einem Unternehmen und den Personen, die ihre Daten bei diesem Unternehmen hinterlegt haben, aufgebaut und erhalten wird.

In diesem Artikel erhältst du einen Überblick darüber, was ein Datenschutzbeauftragter ist, welche Aufgaben er hat und warum er so wichtig für dein Unternehmen ist.

Datenschutzbeauftragter: Hintergrund und Definition

Datenschutz ist nicht nur ein Grundrecht, sondern spielt auch eine wichtige Rolle für Unternehmen. Durch die Einhaltung von Datenschutzvorschriften können Unternehmen:

  • Vertrauen bei Kunden und Geschäftspartnern aufbauen und pflegen
  • Rechtliche Risiken wie Bußgelder und Schadenersatzansprüche vermindern
  • Den Ruf des Unternehmens schützen

Datenschutz hat durch die Einführung der DSGVO und die damit verbundenen strengeren Datenschutzregelungen noch mehr an Bedeutung gewonnen. Deshalb ist es für Unternehmen entscheidend, einen kompetenten Datenschutzbeauftragten zu haben, der für die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen Sorge trägt und sie entsprechend berät.

Mit Datenschutzbeauftragten auf der sicheren Seite: Ein Datenschutzbeauftragter ist unerlässlich für die Sicherheit und Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften in deinem Unternehmen.

Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten

Ein Datenschutzbeauftragter trägt maßgeblich zum Schutz personenbezogener Daten bei. Wir betrachten nun verschiedene Aufgabenbereiche und die dazugehörigen Verantwortlichkeiten, die für diese Rolle charakteristisch sind.

Überwachung der Datenschutzvorschriften

Ein Datenschutzbeauftragter ist dafür zuständig, die Einhaltung der Datenschutzvorschriften in deinem Unternehmen sicherzustellen. Dies schließt die Überprüfung von Richtlinien, Verfahren und technischen Maßnahmen ein, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten.

Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter

Eine wichtige Aufgabe des Datenschutzbeauftragten ist die Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter im Hinblick auf den Datenschutz. Dafür eignet sich die Durchführung von regelmäßigen Schulungen und Informationsveranstaltungen, um das Bewusstsein für Datenschutzthemen im Unternehmen zu stärken.

Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden

Ein Datenschutzbeauftragter arbeitet eng mit den zuständigen Aufsichtsbehörden zusammen. Dabei setzt er deren Anweisungen um und achtet auf die fristgerechte Realisierung der entsprechenden Meldungen und Mitteilungen.

Verarbeitung von Kunden- und Mitarbeiterdaten

Die ordnungsgemäße Verarbeitung von Kunden- und Mitarbeiterdaten fällt ebenfalls in den Aufgabenbereich des Datenschutzbeauftragten. Er trägt Sorge dafür, dass personenbezogene Daten gemäß der gesetzlichen Vorschriften erhoben, verarbeitet, gespeichert und gelöscht werden.

Risikobewertung und -minderung

Zuletzt ist es seine Aufgabe, mögliche Datenschutzrisiken zu identifizieren und Maßnahmen zur Risikominderung zu ergreifen. Dabei wird er regelmäßig Datenschutz-Folgenabschätzungen durchführen und geeignete Schritte zur Reduzierung der Risiken einleiten.

Notwendigkeit eines Datenschutzbeauftragten

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) legt auf europäischer Ebene die Bestimmungen für die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten fest.

Gemäß Art. 37 DSGVO sollte jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet, einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten ernennen. Dieser kann intern oder extern bestellt werden.

Ein Datenschutzbeauftragter ist für dein Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben, wenn …

  • … in deinem Unternehmen in der Regel mindestens 20 Mitarbeiter ständig mit der automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigt sind.
  • … die Tätigkeit deines Unternehmens aus Datenverarbeitungsvorgängen besteht, also beispielsweise Marktforschung betrieben wird.

Auswahl eines Datenschutzbeauftragten

Bei der Auswahl eines Datenschutzbeauftragten gibt es einiges zu beachten. In diesem Abschnitt erfährst du mehr über die Unterschiede zwischen internen und externen Datenschutzbeauftragten, welche Qualifikationen und Erfahrungen wichtig sind und warum Unabhängigkeit und Objektivität eine entscheidende Rolle spielen.

Interner vs. externer Datenschutzbeauftragter

Als Geschäftsführer hast du die Möglichkeit, jemanden aus deinem Unternehmen zum internen Datenschutzbeauftragten zu ernennen oder einen externen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Die Wahl zwischen einem internen und einem externen Datenschutzbeauftragten hängt von vielen Faktoren ab.

Hier ist eine Vergleichsübersicht, die dir dabei hilft, die Vor- und Nachteile von internen und externen Datenschutzbeauftragten zu vergleichen:

Interner Datenschutzbeauftragte Externer Datenschutzbeauftragte
Firmenkenntnis Kennt die internen Abläufe und Strukturen. Weniger vertraut mit den internen Abläufen und Strukturen.
Reaktionszeit Ist vor Ort und kann sofort auf Fragen und Bedenken reagieren. Kann mehr Zeit benötigen, um auf Fragen und Bedenken zu reagieren.
Expertise Kenntnisse im Datenschutz können variieren. Oft spezialisiert und erfahren im Datenschutz.
Unabhängigkeit Möglicher Interessenkonflikt durch andere Unternehmensrollen. Kann objektiv und unabhängig agieren.
Kosten Oft geringere Kosten, da es sich um einen internen Mitarbeiter handelt. Kann teurer sein, insbesondere bei Vertragsarbeit.
Zusammenarbeit Kann eng mit dem Management und Mitarbeitern zusammenarbeiten. Die Zusammenarbeit kann aufgrund der räumlichen Trennung komplizierter sein.

Qualifikationen und Erfahrungen

Ein Datenschutzbeauftragter sollte über fundierte Kenntnisse der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des nationalen Datenschutzrechts verfügen. Zudem sind praktische Erfahrungen im Umgang mit Datenschutzthemen und der Umsetzung gesetzlicher Anforderungen von Vorteil.

Laut Art. 37 Abs. 5 DSGVO sind berufliche Qualifikationen in Hinblick auf das Fachwissen auf dem Gebiet des Datenschutzrechts, Fachwissen auf dem Gebiet der Datenschutzpraxis sowie die Fähigkeit, die Aufgaben zu erfüllen, die Art. 39 DSGVO nennt, von Bedeutung.

Idealerweise besitzt die Person auch Kenntnisse in den spezifischen Bereichen des Unternehmens, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Unabhängigkeit und Objektivität

Die Unabhängigkeit und Objektivität eines Datenschutzbeauftragten sind essenziell. Die Person sollte in der Lage sein, unabhängig von den Interessen des Unternehmens und ohne persönliche Beeinflussung oder Druck die Einhaltung des Datenschutzes zu überwachen. Dies stellt sicher, dass Datenschutzmaßnahmen objektiv bewertet und umgesetzt werden.

Datenschutzbeauftragte: Kosten für Unternehmen

Die Kosten für Datenschutzbeauftragte variieren je nachdem, ob du dich für einen internen oder einen externen Datenschutzbeauftragten entscheidest.

Kosten für interne Datenschutzbeauftragte

Wenn du einen internen Datenschutzbeauftragten für dein Unternehmen einstellst, musst du mit Kosten für das Gehalt des Mitarbeiters rechnen. Ein Gehaltsvergleich zeigt, dass die Kosten für Vollzeit-Datenschutzbeauftragte bei jährlich 45.000 bis 64.000 Euro liegen, wobei diese Summe natürlich vom Unternehmen und den spezifischen Aufgaben abhängt.

Zusätzlich zu den Gehaltskosten fallen meist auch Kosten für Schulungen und Fortbildungen an, damit der interne Datenschutzbeauftragte stets auf dem neuesten Stand ist.

Kosten für externe Datenschutzbeauftragte

Entscheidest du dich für einen externen Datenschutzbeauftragten, entstehen andere Kosten. Grundsätzlich fallen initiale Kosten und fortlaufende Kosten an. Marktüblich sind für die initialen Aufwände ein Kostenrahmen ab 3.000 Euro und für die fortlaufenden Aufwände ein Kostenrahmen ab etwa 300 Euro pro Monat.

Der große Vorteil hierbei ist, dass du als Unternehmen für Schulungen und Fortbildungen des externen Datenschutzbeauftragten nicht aufkommen musst, da er selbst für das Vorhandensein und die Aktualität seiner Kenntnisse verantwortlich ist.

Kosteneinsparungen durch effektiven Datenschutz

Effektiver Datenschutz kann dir helfen, Kosten in anderen Bereichen zu sparen. Hier zwei Beispiele, wie effektiver Datenschutz zu Kosteneinsparungen führen kann:

  • Vermeidung von Bußgeldern: Bei Verstößen gegen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) können hohe Bußgelder verhängt werden. Ein kompetenter Datenschutzbeauftragter kann dir helfen, solche Verstöße zu vermeiden.
  • Schutz vor Reputationsschäden: Bei Datenschutzverletzungen kann es zu erheblichen Reputationsschäden kommen, die langfristig Kundenvertrauen und Umsätze beeinflussen können. Ein Datenschutzbeauftragter kann das verhindern.
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Amazon und die DSGVO-Strafe

Amazon musste die bislang höchste DSGVO-Strafe von etwa 746 Millionen Euro in Kauf nehmen, da die nationale Datenschutzkommission (CNPD) in Luxemburg aufgrund von Datenschutzverstößen ein Bußgeld gegen das Unternehmen verhängte. Dieser Fall sorgte weltweit für Aufsehen und zeigt, dass die unternehmerische Haftung bei Datenschutzverletzungen in jedem Fall ernst genommen werden muss.

Datenschutzbeauftragte: Best Practices für Unternehmen

Unternehmen müssen die Privatsphäre ihrer Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner respektieren und schützen, um Vertrauen aufzubauen und rechtliche Risiken zu minimieren.

Somit ist Datenschutz für jedes Unternehmen von großer Bedeutung. Um die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erfüllen und einen effektiven Datenschutz zu gewährleisten, sollte jedes Unternehmen die folgenden Empfehlungen beachten:

  • Prüfe, ob die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten gemäß der DSGVO und nationalen Gesetzen für dein Unternehmen verpflichtend ist.
  • Entscheide, ob ein interner oder externer Datenschutzbeauftragter am besten zu den Anforderungen und Bedürfnissen deines Unternehmens passt. Berücksichtige dabei die jeweiligen Vor- und Nachteile.
  • Stelle sicher, dass der ausgewählte Datenschutzbeauftragte über die erforderlichen Qualifikationen, Erfahrungen und Kenntnisse im Datenschutz verfügt und in der Lage ist, unabhängig und objektiv zu arbeiten.
  • Stelle dem Datenschutzbeauftragten die erforderlichen Ressourcen zur Verfügung, damit er seine Aufgaben effektiv erfüllen kann. Hierzu gehört auch der Zugang zu personenbezogenen Daten und Verarbeitungsvorgängen.
  • Der Datenschutzbeauftragte sollte als zentrale Ansprechperson für Datenschutzfragen sowohl intern als auch extern (z. B. gegenüber Behörden) agieren.
  • Investiere in Schulungen und Fortbildungen, um das Datenschutzbewusstsein und die Kompetenzen deiner Mitarbeiter zu stärken.

FAQ

An dieser Stelle möchten wir auf einige Fragen, die im Zusammenhang mit Datenschutzbeauftragten häufig gestellt werden, eingehen.

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