Desksharing: Definition, Vorteile und 7 Tipps, wie du das Konzept optimal umsetzt

Bist du bereit, starren Bürostrukturen und festen Arbeitsplätzen den Rücken zu kehren? Desksharing hat seinen Siegeszug in modernen Arbeitsumgebungen angetreten und verändert die Art, wie wir miteinander arbeiten, um gemeinsam mehr zu erreichen. Tauchen wir gemeinsam in die Welt der flexiblen Arbeitsplatzgestaltung ein und finden heraus, wie auch du dieses Konzept optimal umsetzen kannst.

In unserem detaillierten Überblick erfährst du Wissenswertes rund um:

• Die Auswahl des passenden Desksharing-Konzepts für dein Unternehmen
• Nachhaltige Vorteile von Desksharing und Lösungsansätze für mögliche Nachteile
• 7 Tipps für die erfolgreiche Umsetzung von Desksharing im Arbeitsalltag

Du möchtest mehr erfahren? Dann bleib dran und entdecke, welche Revolution Desksharing bereits heute in vielen Arbeitsalltagen auslöst.

Was ist Desksharing?

Desksharing ist ein Arbeitsplatzmodell, bei dem sich mehrere Mitarbeiter Arbeitsplätze teilen, anstatt dass jeder Mitarbeiter einen fest zugewiesenen Schreibtisch hat. Es wird häufig in Büroumgebungen eingesetzt, in denen flexible Arbeitsweisen gefördert werden, etwa durch hybride Arbeitsmodelle.

Desksharing: Ein detaillierter Überblick

Desksharing bezeichnet ein modernes Arbeitsplatzmodell, bei dem Mitarbeiter keinen fest zugeordneten Schreibtisch haben, sondern sich je nach Verfügbarkeit oder Bedarf einen Arbeitsplatz teilen. Dieses Konzept spiegelt den Wandel in der Arbeitswelt wider, der durch die Zunahme flexibler Arbeitsformen, Digitalisierung und hybrider Arbeitsmodelle geprägt ist.

Desksharing wurde ursprünglich entwickelt, um die Effizienz der Büroflächen zu steigern und die Zusammenarbeit zu fördern. Mit dem Aufkommen von Remote Work und Homeoffice hat es in den letzten Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen, da viele Arbeitsplätze in Unternehmen oft nicht permanent genutzt werden. Es basiert auf der Idee, dass ein Büro nicht ausschließlich aus individuellen Arbeitsplätzen bestehen muss, sondern vielmehr eine flexible Umgebung sein kann, die sowohl produktive Einzelarbeit als auch kreative Teamarbeit unterstützt.

Desksharing: Hintergrund und Entwicklung

Die Wurzeln des Desksharings liegen in den 1970er Jahren, als Unternehmen begannen, Arbeitsplatznutzung zu analysieren. Studien zeigten, dass viele Schreibtische durchschnittlich nur zu etwa 40–60 Prozent der Arbeitszeit genutzt werden, insbesondere bei Mitarbeitern mit Außendienst- oder Reisetätigkeiten. Mit der Entwicklung moderner Kommunikationsmittel und der Möglichkeit, ortsunabhängig zu arbeiten, wurde Desksharing zu einer sinnvollen Alternative zu festen Arbeitsplätzen.

In den letzten Jahren hat die Covid-19-Pandemie den Trend zu hybriden Arbeitsmodellen verstärkt. Unternehmen hinterfragen zunehmend die Notwendigkeit großer Büroflächen, da viele Mitarbeiter regelmäßig von zu Hause arbeiten. Desksharing bietet hier eine Antwort, indem es die Büroflächen den neuen Anforderungen anpasst.

Die Basics: Verschiedene Desksharing-Konzepte kennenlernen

Ein weiterer Ansatz zur Organisation des Desksharings ist die Nutzung von Desk-Sharing-Software oder Smartphone-Apps. Mit diesen können freie Plätze online eingesehen und gebucht werden. Hierbei wird das Bürokonzept auf eine digitale Ebene gebracht und ermöglicht jedem Mitarbeiter, das Arbeitsmodell optimal zu nutzen.

Folgende Desksharing-Konzepte stehen zur Auswahl:

1. Hot Desking: Neue Schreibtische werden täglich zufällig oder nach dem "Wer zuerst kommt, mahlt zuerst"-Prinzip vergeben.
2. Desk Booking: Mitarbeiter buchen ihren Arbeitsplatz vorab über eine App oder Online-Plattform.
3. Activity-Based Working: Die Arbeitsplätze sind nach verschiedenen Aufgabenbereichen oder Tätigkeiten unterteilt, sodass du deinen Platz je nach aktueller Aufgabe auswählst.

Die Wahl des passenden Desksharing-Modells hängt von den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen deines Unternehmens ab. Unabhängig von der gewählten Variante bietet das Desksharing-Konzept neue Möglichkeiten für mehr Flexibilität und Effizienz in modernen Arbeitsumgebungen.

Vorteile von Desksharing: Flexibilität und Effizienz

Die zahlreichen Vorteile von Desksharing reichen von Flexibilität und Effizienz über Kosteneinsparungen bis hin zur Stärkung von Teamzusammenhalt und Produktivität. Organisationseinheiten können ihr volles Potenzial ausschöpfen, indem Mitarbeitern flexible Arbeitsplätze zur Verfügung gestellt werden, die den Bedürfnissen ihrer jeweiligen Arbeitsumgebung entsprechen.

Förderung von Zusammenarbeit und Kreativität

Desksharing begünstigt Teamzusammenhalt und Kreativität unter den Kollegen. Flexible Arbeitsplätze erleichtern das gemeinsame Arbeiten und fördern dadurch eine bessere Zusammenarbeit sowie eine optimale Produktivität.

Die durch Desksharing entstehende flache Hierarchie trägt zu offener Kommunikation und Ideenfindung bei. Zudem können Mitarbeiter durch eine wechselnde Arbeitsumgebung mehr Bewegung im Büro einbringen, was sich positiv auf ihre Gesundheit auswirken kann.

Einsparung von Bürofläche und Ressourcen

Die effiziente Nutzung von Räumlichkeiten und Ressourcen ist für Unternehmen eine zentrale Herausforderung. Desksharing ermöglicht eine deutliche Kostenersparnis durch die Verringerung des Büroflächenbedarfs und einen effizienteren Einsatz von Ressourcen. Einige der Kosteneinsparungen sind:

• Einsparung von Mietkosten durch kleinere Büroflächen
• Reduzierung von Betriebskosten durch flexibles Raummanagement
• Verringerung des Energieverbrauchs und damit der Energiekosten

Diese Einsparungen tragen wesentlich zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit und Rentabilität einer Organisationseinheit bei und ermöglichen langfristig die Bereitstellung von Ressourcen für wichtige Unternehmensziele.

Mögliche Nachteile und Lösungsansätze im Desksharing

Desksharing bietet viele Vorteile, bringt jedoch auch diverse Nachteile mit sich, die in Unternehmen berücksichtigt werden müssen. In diesem Kapitel befassen wir uns mit möglichen Herausforderungen und Lösungsansätzen, um ein reibungsloses Bürokonzept zu etablieren, bei dem alle Beteiligten zufrieden sind.

Persönlicher Raum und Privatsphäre

Die Einführung von Desksharing kann den persönlichen Raum und die Privatsphäre der Mitarbeiter einschränken. Flexible Arbeitsplätze bergen das Potenzial für Konflikte, Stress und eine fehlende Identifikation mit dem Arbeitsplatz. Unterschiedliche Anforderungen an den Arbeitsplatz, technische Gegebenheiten sowie das Fehlen persönlicher Gegenstände können das Arbeiten im Büro gelegentlich monoton erscheinen lassen.

Zum Umgang mit diesen Herausforderungen empfehlen wir:

• Einführung von Regeln für die Nutzung der Arbeitsplätze, um Konfliktpotential zu minimieren.
• Schaffung von Ruhezonen und Rückzugsmöglichkeiten, die die Privatsphäre der Mitarbeitenden gewährleisten.
• Beachtung der persönlichen Bedürfnisse jedes Mitarbeiters sowie individuelle Anpassungsmöglichkeiten, solange das Team und das Konzept dadurch nicht negativ beeinträchtigt werden.

Hygiene und Gesundheit am geteilten Arbeitsplatz

Die Hygiene ist ein weiterer bedeutsamer Aspekt im Desksharing, der besondere Beachtung erfordert. Tatsächlich kann Desksharing die Gesundheit beeinträchtigen, indem die Wahrscheinlichkeit für Krankheiten und Stress erhöht wird. Insbesondere während Zeiten hoher Ansteckungsgefahr oder Pandemien stellt die Sauberkeit gemeinsam genutzter Arbeitsplätze ein kritisches Thema dar.

Hier sind einige Lösungsansätze, um ein gesundes Arbeitsumfeld sicherzustellen:

• Gewährleistung der regelmäßigen Reinigung und Desinfektion von Arbeitsplätzen, Tastaturen, Telefonen und etwaigen weiteren Geräten.
• Bereitstellung von Hygieneprodukten wie Handdesinfektionsmittel und Reinigungstüchern.
• Aufklärung und Schulung der Mitarbeiter über die Bedeutung von Hygiene am Arbeitsplatz.
• Angebot von flexiblen Arbeitszeiten oder Homeoffice-Optionen, um das Ansteckungsrisiko zu minimieren.

7 Tipps für die erfolgreiche Umsetzung von Desksharing

Desksharing birgt das Potenzial, die Arbeitsumgebung flexibler und effizienter zu gestalten. Damit du das Konzept reibungslos einführen kannst, haben wir die sieben besten Tipps für dich zusammengestellt.

1. Transparente Kommunikation und Regeln

Klare Regeln und offene Kommunikation sind das Grundgerüst einer gelungenen Desksharing-Lösung. Dabei geht es um die Nutzung der Arbeitsplätze und das respektvolle Miteinander in der Arbeitsumgebung.

• Informiere dein Team über Ziele und Ablauf der Desksharing-Einführung, um Verständnis und Akzeptanz zu fördern.
• Entwickle gemeinsam mit den Mitarbeitern Regeln für die Nutzung der Arbeitsplätze, um Konflikte und Missverständnisse zu vermeiden.
• Fördere gegenseitigen Respekt und Rücksichtnahme, damit sich alle Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen.

2. Integration geeigneter Technologien

Die richtige Technologie kann den Umsetzungsprozess von Desksharing erheblich unterstützen.

• Desk-Booking-Tools ermöglichen die Reservierung von Arbeitsplätzen und schaffen somit Planungssicherheit für die Mitarbeiter.
• Kommunikationstools wie Slack oder Microsoft Teams fördern den Austausch untereinander und reduzieren monoton wirkende Arbeitsweisen.

3. Organisation und Planung von Arbeitsplätzen

Die sorgfältige Organisation und Planung von Desksharing ist entscheidend, um Stress durch fehlende oder ungeeignete Arbeitsplätze zu verhindern.

• Biete verschiedene Arbeitsbereiche an, die unterschiedlichen Anforderungen gerecht werden, wie zum Beispiel Konzentrationszonen und Team-Boxen.
• Sorge dafür, dass ausreichend Arbeitsplätze vorhanden sind und Flexibilität gewährleistet wird.

4. Flexible Möbel und Ausstattung nutzen

Die Anpassungsfähigkeit von Büromöbeln und Ausstattung ist ein wichtiger Faktor für erfolgreiches Desksharing.

• Achte auf verstellbare Tische und Stühle, um eine ergonomische Arbeitsumgebung für alle Mitarbeiter zu gewährleisten.
• Mobilität durch rollbare Ausstattung wie Whiteboards oder Drucker begünstigt die Zusammenarbeit und Flexibilität im Büro.

5. Ergonomische Aspekte bei der Gestaltung beachten

Eine ergonomische Arbeitsplatzgestaltung ist unerlässlich für das Wohlbefinden der Mitarbeiter im Desksharing-Umfeld.

• Stelle sicher, dass jeder Arbeitsplatz bestmöglich ausgestattet ist, um Beschwerden und Erkrankungen vorzubeugen.
• Eine Studie des Fraunhofer-Instituts belegt, dass Bürogestaltung und Mitarbeitermotivation zusammenhängen – ein Grund mehr, dem ergonomischen Aspekt besondere Beachtung zu schenken.

6. Zugang zu Schränken und Stauräumen ermöglichen

Stauraum für persönliche und gemeinschaftliche Gegenstände trägt zur Zufriedenheit der Mitarbeiter bei.

• Persönliche Fächer oder Spinde bieten Raum für private Gegenstände und halten den Arbeitsplatz ordentlich.
• Ordner und Schränke für gemeinsame Dokumente fördern einen aufgeräumten Eindruck und eine klare Übersicht.

7. Unterstützung durch Testphasen und Evaluation

Um langfristigen Erfolg sicherzustellen, sollte das Desksharing-Konzept schrittweise eingeführt und kontinuierlich überprüft werden.

• Nutze Testphasen, um Problembereiche zu identifizieren und entsprechend anzupassen.
• Bitte regelmäßig um Feedback, um auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter einzugehen und das Desksharing-System kontinuierlich zu optimieren.

Fazit

Die zahlreichen Vorteile von Desksharing umfassen Kosteneinsparungen, optimiertes Ressourcenmanagement sowie die Förderung von Teamzusammenhalt und Kreativität. Mögliche Nachteile, etwa eine eingeschränkte Privatsphäre oder Hygienebedenken, können durch gezielte Maßnahmen angegangen werden.

Eine erfolgreiche Umsetzung nimmt folgende Aspekte in den Fokus:

• Bewusste Planung: offene Kommunikation, transparente Regeln und eine Raumgestaltung, die sich an den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeiter orientiert.
• Technologieintegration: Einsatz von Desksharing-Software und Kommunikationstools, um Effizienz und Zusammenarbeit zu steigern.
• Arbeitsplatzdesign: Entwicklung ergonomischer, flexibler und gut organisierter Arbeitsplätze, welche den vielfältigen Anforderungen der Mitarbeiter entsprechen.

Unabhängig von der Unternehmensgröße können auch dein Unternehmen und deine Belegschaft von den Vorzügen des Desksharing profitieren. Durch eine sorgfältig durchdachte und an die Bedürfnisse der Mitarbeiter angepasste Strategie entsteht ein zukunftsweisendes Arbeitsumfeld, in dem Zusammenarbeit und Kreativität bestmöglich gefördert werden.

FAQ

Häufig gestellte Fragen und die dazugehörigen Antworten sind nachfolgend aufgelistet.

Kann der Arbeitgeber Desksharing anordnen?

Ja, der Arbeitgeber kann Desksharing anordnen, solange betriebliche Notwendigkeiten bestehen und Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats beachtet werden. Informiere dich über deine individuellen Rechte und Pflichten, um bei Bedarf angemessen reagieren zu können.

Welche Vorteile hat Desksharing?

Desksharing-Vorteile sind: Kosteneinsparungen durch effiziente Raum- und Ressourcennutzung, flexiblere Arbeitsumgebung, die Zusammenarbeit fördert und weniger Leerstand. Erfolgreiche Umsetzung erfordert klare Regeln und offene Kommunikation.

Wie kann ich Desksharing für mein Unternehmen einführen?

Um Desksharing im Unternehmen einzuführen, analysiere zunächst deine Bürofläche und Organisationsstruktur. Implementiere dann ein Reservierungssystem für Arbeitsplätze und kommuniziere die neuen Regeln klar an alle Mitarbeiter. Schaffe zusätzlich flexible Arbeitsbereiche und unterstütze mobiles Arbeiten.

Kann Desksharing die Produktivität steigern?

Desksharing kann die Produktivität steigern, indem es Flexibilität fördert und Ressourcen spart. Offene Arbeitsbereiche und optimierte Bürogestaltung helfen, Kommunikation und Kreativität zu verbessern. Umsetzbare Tipps: ergonomische Möbel einsetzen, klare Regeln erstellen und Feedback einholen.

Sind flexible Arbeitszeiten wichtig für das Gelingen von Desksharing?

Flexible Arbeitszeiten sind für das Gelingen von Desksharing entscheidend. Sie fördern die optimale Nutzung gemeinsamer Arbeitsplätze und verbessern die Arbeitszufriedenheit. Probiere Desksharing mit flexiblen Zeiten für mehr Effizienz und Motivation.

Thomas Sesli

Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.