Im geschäftlichen und privaten Kontext sind E-Mails nicht mehr wegzudenken. Doch hochwertig wirken diese nur, wenn die digitale Korrespondenz eine E-Mail-Signatur enthält. Dabei handelt es sich um eine Art digitale Visitenkarte. Darin enthalten sind nicht nur der Absender und eine Grußformel, sondern auch einige weitere Informationen, die für den Empfänger relevant sein könnten.
Was ist das E-Mail-Signatur entwerfen?
E-Mail-Signatur entwerfen ist das Erstellen einer individuellen Signatur, die an jede E-Mail angehängt wird. Dabei werden relevante Informationen wie Kontaktdaten, Links zu Social Media-Seiten und ein Logo eingefügt. So können Empfänger bequem mit dem Absender in Kontakt treten.
Insbesondere im geschäftlichen Umfeld musst du sogar Pflichtangaben machen. Was gehört alles hinein und wie gestaltet man die E-Mail-Signatur am besten? Wie erstellst du sie in Microsoft Outlook und in Mozilla Thunderbird? Neben den Antworten auf diese Fragen halten wir auch zwei Beispiel-Vorlagen für dich bereit.
How to: Eine hervorragende E-Mail-Signatur entwerfen
Wer eine ansprechende E-Mail-Signatur anlegen möchte, sollte einige grundlegende Richtlinien beachten. Zunächst sollte sie immer wichtige Kontaktinformationen beinhalten. Damit sind zum Beispiel die E-Mail-Adresse, die Telefon- oder Mobilfunknummer sowie die Adresse gemeint. Im privaten Bereich liegt der Schwerpunkt auf den Rufnummern und Online-Kontaktdaten.
Alle Informationen solltest du kurz und bündig präsentieren. Eine übersichtliche Darstellung macht einen guten Eindruck, denn sie verhindert das Überladen mit Textbausteinen. Nutze daher Absätze, um die Informationen sinnvoll und leserfreundlich zu präsentieren. Zudem eignen sich senkrecht verlaufende Striche (die Pipes), Fettungen und Unterstriche, um Ordnung zu schaffen. Wer mag, verwendet auch Logos, vor allem im geschäftlichen Umfeld. Das dient der Markenbildung.
Die wichtigsten Regeln für die professionelle E-Mail-Signatur
Offizielle Geschäftsbriefe als E-Mail zu versenden, macht vieles einfacher. Wie gut, dass der Gesetzgeber dieses Vorgehen den Unternehmen seit dem 1. Januar 2007 erlaubt. Jedoch gibt es einige Regeln, die zu beachten sind, und zwar auch bei der Signatur.
Manche Firmen sind sogar verpflichtet, eine E-Mail-Signatur zu nutzen. Dazu zählen Einzelunternehmer, die im Handelsregister eingetragen sind, Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHs), Unternehmergesellschaften (UGs) sowie Offene Handelsgesellschaften (OHGs). Außerdem müssen Aktiengesellschaften (AGs) und Genossenschaften eine Signatur verwenden.
Folgende Inhalte sollten enthalten sein:
- Vor- und Nachname des absendenden Mitarbeiters
- Abteilung oder Position im Unternehmen
- Kontaktdaten von Unternehmen und Mitarbeiter (Anschrift, Rufnummern, Website, E-Mail, Links zu Social-Media-Profilen)
- Name und Sitz des Unternehmens*
- Rechtsform laut Handelsregister*
- Zuständiges Registergericht*
- Registrierungsnummer im Handelsregister*
- Namen der Geschäftsführer, Vorstandsmitglieder und Aufsichtsratvorsitzenden*
Oben genannte Unternehmen, die zur Signatur in E-Mails verpflichtet sind, müssen die mit dem Sternchen (*) markierten Angaben in Signaturen von E-Mails immer machen. Die Informationen zu Geschäftsführung, Vorstand und Aufsichtsrat sind nur bei manchen Gesellschaftsformen erforderlich.
Zusätzlich kann ein Unternehmen ein Logo, einen Slogan oder andere Aspekte des Corporate Designs in die E-Mail-Signatur übernehmen. Doch mit Farben solltest du es nicht übertreiben. Vorsicht ist außerdem bei Werbung angebracht. Aus Respekt vor dem Empfänger solltest du eher darauf verzichten oder Angebote allenfalls in kleinen Dosen nennen. Werbung kann schnell aufdringlich wirken und hat das Potential, eine bis dahin seriös wirkende Nachricht unseriös aussehen zu lassen.
Arbeits- und Urlaubszeiten in der E-Mail-Signatur ankündigen
Erweise dem Empfänger deiner E-Mail den Dienst und füge Arbeits- und gegebenenfalls Urlaubszeiten in die Signatur ein. Was bringt dem Empfänger deine Telefonnummer, wenn du gerade aufgrund einer privaten Reise nicht erreichbar bist? Die Details sind aber nur dann sinnvoll, wenn sie zu dem Zeitpunkt des Versendens relevant sind. Den Jahresurlaub im nächsten Jahr brauchst du daher noch nicht ankündigen. Wenn du aber in den nächsten Wochen abwesend sein wirst, ergibt die Information schon deutlich mehr Sinn. Falls jemand während deiner Abwesenheit deine Vertretung übernimmt, kannst du auch auf diesen Kontakt hinweisen.
Lohnt sich ein Disclaimer in der E-Mail?
Doch in Deutschland gibt es, anders als in Staaten wie den USA, keinen Rechtsanspruch darauf. Zudem erwecken Disclaimer beim Empfänger nicht unbedingt zusätzliches Vertrauen, wie es sich viele Absender denken. Im Gegenteil kann der Empfänger sogar ins Zweifeln geraten. Vor allem besteht dieses Risiko, wenn er weiß, dass es keine gesetzliche Grundlage dafür gibt.
Don'ts im Überblick: Was du in E-Mail-Signaturen besser vermeidest
- Irrelevante Informationen
- Übertriebene Formatierungen
- Mehr als zwei verschiedene Schriftarten
- Blinkende oder animierte Bilder
- Fotos
- Werbung
- Disclaimer
- Bei geschäftlichen E-Mails: Private Kontaktdaten
Du fragst dich, warum Fotos zu den Don'ts zählen? Zwar scheint es im professionellen Kontext dem Service-Gedanken zu entsprechen, wenn ein Foto des wichtigsten Ansprechpartners enthalten ist. Im privaten Bereich können Bilder außerdem charmant oder witzig wirken. Doch sind sie ein gutes Beispiel für überflüssige Informationen, weil Fotos in Signaturen eher nicht relevant sind. Hinzu kommt, dass sich die Ladezeiten der E-Mail und der Speicherplatz stark erhöhen, wenn Bilddateien enthalten sind. Besteht der Inhalt nur aus einer kurzen Nachricht, können diese Auswirkungen sogar für Verärgerung sorgen.
Außerdem machen dir technische Probleme leicht einen Strich durch die Rechnung. Verschiedene E-Mail-Programme strafen Bilder in Signaturen als Spam ab. Sie erhöhen also das Risiko, dass deine E-Mail ungelesen im Spamordner landet. Oft stellen die Programme sie aufgrund unterschiedlicher Formate sogar verzerrt dar, manchmal auch gar nicht. Dadurch können auch die entscheidenden Informationen unleserlich werden.
Beispiel-Vorlage für eine professionelle E-Mail-Signatur
Mit freundlichen Grüßen
Frieda Musterfrau
Kundendienst
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Regeln für eine private E-Mail-Signatur mit Stil
Im privaten Kontext kannst du deine Signatur völlig frei gestalten und sogar Lebensweisheiten oder erhellende Zitate einfügen. Beachtest du aber einige Regeln, erzeugst du Eindruck beim Absender und kannst sogar dein persönliches Wirken im Internet hervorheben.
Füge zum Beispiel folgende Daten in deine private E-Mail-Signatur ein:
- Name und Vorname
- Telefonnummer
- Mobilfunknummer
- E-Mail-Adresse
- Link zur persönlichen Website
- Link zu Profilen bei Facebook, Twitter, Instagram und anderen Sozialen Netzwerken
Während im geschäftlichen Bereich ein professionelles Vorgehen immer angebracht ist, bist du im privaten viel freier. Schreibst du an Freunde oder Familienmitglieder, spricht nichts gegen witzige, nachdenkliche oder persönliche Inhalte.
Privatpersonen schreiben aber auch an Behörden, Ämter oder andere offizielle Stellen. Wer seinem Finanzamt schreibt, sollte also besser auf allzu lockere Inhalte verzichten. Es ist sinnvoll, im privaten Bereich zwei Signaturen bereit zu halten: eine für Freunde und eine für offizielle Angelegenheiten. Dann musst du nur noch darauf achten, dass die gewünschte Signatur mit der richtigen E-Mail rausgeht.
Beispiel-Vorlage für eine private E-Mail-Signatur
Herzlichst, deine
Frieda Musterfrau
www.frieda-musterfrau.de
Telefon: xxx xxx xxx xx
E-Mail: frieda@musterfrau.de
Folge mir auf:
E-Mail-Signaturen automatisch einfügen
Die Signatur musst du übrigens nicht bei jeder Nachricht neu eintippen. E-Mail-Programme fügen sie auf deinen Wunsch automatisch ein. Wir empfehlen dir, diese Funktion zu nutzen, denn das macht es einfach und spart viel Zeit. An den beiden Beispielen Microsoft Outlook und Mozilla Thunderbird erklären wir dir, wie es funktioniert.
Signaturen in Microsoft Outlook
Eines der am häufigsten verwendeten E-Mail-Programme ist Outlook von Microsoft. Schritt für Schritt legst du deine Signatur an.
- Logge dich ein.
- Beginne eine neue E-Mail.
- Klicke auf das Nachrichten-Menü.
- Wähle "Signatur" aus.
- Gib nach einem Klick auf "Signatur bearbeiten" den Text für deine neue Signatur ein.
Doch Outlook fügt die Signatur noch nicht automatisch in deine E-Mails ein. Die Funktion musst du erst einrichten. Gehe dazu auf "Standardsignatur auswählen" und wähle das von dir gewünschte Konto aus. Lege sie bei "Neue Nachrichten" und "Antworten/Weiterleiten" fest. Anschließend speicherst du deine Angaben.
Signaturen in Mozilla Thunderbird
Auch das Unternehmen Mozilla, das vor allem für seinen Firefox-Browser bekannt ist, stellt ein eigenes E-Mail-Programm zur Verfügung. Wie bei Outlook kannst du hier eine Signatur einrichten, die automatisch unter jede deiner E-Mails eingefügt wird. Du kannst sogar zwischen Reintext- und HTML-Signaturen auswählen. So gehst du vor:
- Logge dich ein.
- Navigiere über "Extras" zu den "Konteneinstellungen".
- Wähle das gewünschte Konto aus.
- Für Reintext-Signaturen: Gib deinen Text in das Eingabefeld mit der Überschrift "Signaturtext" ein.
- Für HTML-Signaturen: Aktiviere die Funktion "HTML verwenden" per Haken und verwende im Eingabefeld gängige HTML-Tags.
- Über "Datei" -> "Speichern als" -> "Datei" sicherst du das Ergebnis.
Im letzten Schritt musst du noch einstellen, dass Thunderbird die Signatur immer an deine E-Mails anhängt. Navigiere von "Extras" zu den "Konteneinstellungen" und aktiviere die Funktion "Stattdessen eine Datei als Signatur anhängen".
Korrekte Darstellung einer HTML-Signatur
FAQ
An dieser Stelle möchten wir einige häufig gestellte Fragen zum Thema beantworten.
Wie erstelle ich eine E-Mail-Signatur?
Eine E-Mail-Signatur kannst du in den meisten E-Mail-Clients unter den Einstellungen erstellen. In der Regel gibt es hierfür eine spezielle Option oder einen Menüpunkt.
Wie sieht eine gute E-Mail-Signatur aus?
Eine gute E-Mail-Signatur sollte neben den Kontaktinformationen des Absenders auch das Firmenlogo und einen Link zur Webseite enthalten. Sie sollte nicht zu überladen sein und eine klare Hierarchie aufweisen. Auch ein rechtlicher Hinweis zur Vertraulichkeit kann sinnvoll sein.
Ist eine E-Mail-Signatur Pflicht?
Es gibt keine gesetzliche Pflicht zur Verwendung einer E-Mail-Signatur, allerdings kann sie hilfreich sein, um dem Empfänger zusätzliche Informationen zur Verfügung zu stellen und die Seriosität des Absenders zu unterstreichen.
Warum ist eine E-Mail-Signatur wichtig?
Eine E-Mail-Signatur ist wichtig, weil sie die Autorenschaft deiner E-Mails bestätigt und als Visitenkarte für dein Unternehmen oder Projekt dient. Eine professionelle E-Mail-Signatur hilft dir, ein positives Image zu schaffen und deine Nachricht zu verstärken.
Wie kann ich eine E-Mail-Signatur in Outlook erstellen?
Eine E-Mail-Signatur erstellst du, indem du den Text und die Grafiken auswählst, in ein neues Dokument einfügst und formatierst. Die fertige Signatur sollte als Bilddatei gespeichert und in den Einstellungen unter "Signaturen" hochgeladen werden. Abschließend muss sie in den E-Mail-Einstellungen aktiviert werden.
Thomas Sesli
Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.
