Ein Empfehlungsschreiben spielt im Berufsleben eine wichtige Rolle: Es vermittelt zukünftigen Arbeitgebern einen Eindruck von den Qualifikationen, Leistungen und persönlichen Stärken eines Mitarbeiters aus der Sicht einer dritten, vertrauenswürdigen Person. Anders als ein Arbeitszeugnis ist es oft individueller formuliert und hebt besondere Erfolge oder Eigenschaften hervor. Damit kann es entscheidend dazu beitragen, die Chancen in Bewerbungsprozessen zu erhöhen und das berufliche Profil zu schärfen.
In diesem Artikel behandeln wir folgende Themen:
- Die Bedeutung und Ziele von Empfehlungsschreiben und wie sie Personalern einen wertvollen Eindruck von Kandidaten vermitteln.
- Den Unterschied zwischen Empfehlungsschreiben, Referenzschreiben und Arbeitszeugnissen – und was in jedem dieser Dokumente enthalten sein sollte.
- Beispielhafte Formulierungen für ein Empfehlungsschreiben
Lass uns beginnen!
Was ist ein Empfehlungsschreiben?
Ein Empfehlungsschreiben (auch: Empfehlungsbrief) ist ein Dokument, in dem eine Person – meist ein früherer Vorgesetzter – die Fähigkeiten, Leistungen und Qualitäten eines Mitarbeitern schriftlich bestätigt und für zukünftige Arbeitgeber empfiehlt.
Ziele und Bedeutung eines Empfehlungsschreibens
Ein Empfehlungsschreiben ermöglicht es Personalern, vorab einen persönlichen Eindruck von Bewerbern zu gewinnen. In Deutschland ist es zwar kein unverzichtbarer Bestandteil einer schriftlichen Bewerbung, doch kann es die Chancen bei der Bewerbung für eine attraktive Position erhöhen.
Für Empfehlungsschreiben gibt es keine gesetzlichen inhaltlichen Vorgaben; empfehlenswert ist jedoch, den Fokus auf Qualifikationen, Fähigkeiten und Leistungen der empfohlenen Person zu legen.
Wann ein Empfehlungsschreiben benötigt wird
- Empfehlungsschreiben eignen sich für alle, die einen neuen oder ersten Job suchen, sich auf eine konkrete Stelle bewerben oder innerhalb eines Unternehmens einen Abteilungswechsel anstreben.
- Studienplatzbewerber können von einem Empfehlungsschreiben profitieren, wenn der Professor ihre akademischen Leistungen besonders herausstellt.
- Stipendienbewerber haben bessere Chancen, wenn ihr Empfehlungsgeber ihre Motivation, Qualifikationen und bisherigen Erfolge überzeugend darstellt.
- Freiberufler und Berufseinsteiger, die keine Arbeitszeugnisse vorweisen können, stärken mit einem Empfehlungsschreiben ihre Bewerbungsunterlagen.
Wer eine Empfehlung verfassen kann
Empfehlungsschreiben können von (früheren) Vorgesetzten, Professoren oder anderen Referenzpersonen ausgestellt werden, die die Fähigkeiten und Arbeitsleistungen des Bewerbers aus erster Hand kennen und beurteilen können. Entscheidend ist der Grund für die Ausstellung, der die Glaubwürdigkeit und Seriosität des Empfehlungsgebers unterstreicht.
Empfehlungsschreiben vs. Referenzschreiben: Unterschiede
Ein Empfehlungsschreiben und ein Referenzschreiben werden oft gleichgesetzt, unterscheiden sich aber in einigen Punkten.
Ein Empfehlungsschreiben ist ein formelles Dokument, das in der Regel von einem Vorgesetzten, ehemaligen Arbeitgeber oder auch Geschäftspartner erstellt wird. Es ist meist an eine konkrete Person oder Organisation gerichtet und hebt die fachlichen Qualifikationen, Leistungen und persönlichen Stärken des Mitarbeiters hervor. Ziel ist es, den Empfänger von den Fähigkeiten des Kandidaten zu überzeugen und eine klare Empfehlung für eine bestimmte Position oder Aufgabe auszusprechen.
Ein Referenzschreiben hingegen ist allgemeiner gehalten. Es richtet sich nicht unbedingt an eine bestimmte Adresse, sondern beschreibt die Erfahrungen, Kompetenzen und Eigenschaften einer Person in einem neutraleren Ton. Oft dient es als Nachweis über berufliche Stationen oder Kooperationen und kann mehrfach in verschiedenen Bewerbungsprozessen verwendet werden.
Kurz gesagt: Das Empfehlungsschreiben ist persönlicher und stärker auf eine konkrete Stelle oder Situation ausgerichtet, während das Referenzschreiben eher allgemeine Aussagen über die berufliche Eignung und den Charakter einer Person trifft.
Empfehlungsschreiben vs. Arbeitszeugnis: Unterschiede
Ein Empfehlungsschreiben und ein Arbeitszeugnis erfüllen unterschiedliche Funktionen, auch wenn beide die Leistungen und Qualifikationen eines Mitarbeiters dokumentieren.
Das Empfehlungsschreiben ist ein freiwilliges, oft persönlicher gehaltenes Dokument. Es wird in der Regel von einem Vorgesetzten, Kollegen oder Geschäftspartner verfasst und hebt besondere Stärken, Erfolge oder Eigenschaften hervor. Es ist frei in der Formulierung, weniger standardisiert und kann individuell auf eine bestimmte Bewerbung zugeschnitten sein. Dabei steht die positive Hervorhebung im Vordergrund – Kritik oder juristisch verpflichtende Formulierungen spielen hier keine Rolle.
Das Arbeitszeugnis hingegen ist ein rechtlich geregeltes Dokument, das jeder Arbeitnehmer in Deutschland beim Ausscheiden aus einem Arbeitsverhältnis beanspruchen kann. Es muss bestimmte Formalien erfüllen, wohlwollend formuliert sein und darf keine offenen negativen Aussagen enthalten. Gleichzeitig unterliegt es jedoch rechtlichen Vorgaben und nutzt häufig eine spezielle „Zeugnissprache“, um Leistungen und Verhalten codiert darzustellen.
Zusammengefasst: Das Empfehlungsschreiben ist freiwillig, individuell und frei formuliert, während das Arbeitszeugnis verpflichtend, formal gebunden und juristisch geregelt ist.
Aufbau eines Empfehlungsschreibens
Der grundlegende Aufbau eines Empfehlungsschreibens besteht aus verschiedenen Absätzen, die jeweils unterschiedliche Aufgaben erfüllen. In diesem Kapitel lernst du alles Wichtige, um ein überzeugendes Empfehlungsschreiben strukturiert zu gestalten.
Briefkopf und formale Anforderungen
Der Briefkopf eines Empfehlungsschreibens sollte folgende Informationen enthalten:
- Name des Referenzgebers
- Name des Unternehmens, bei dem die Person tätig ist
- Postanschrift
- Telefonnummer für Rückfragen
- Name und Adresse des Empfängers
- Datum und Ort
Um das Dokument von Lebenslauf und anderen Unterlagen eindeutig abzugrenzen, sollte die Titelzeile die Bezeichnung „Empfehlungsschreiben“ sowie den Namen des Empfohlenen tragen.
Verhältnis zwischen ausstellender und empfohlener Person
Im ersten Absatz erfolgt die Vorstellung des Ausstellers sowie eine Erläuterung der beruflichen Beziehung zum Bewerber. Der Referenzgeber sollte sein Verhältnis zum Empfohlenen darlegen, beispielsweise als Vorgesetzter, Professor oder Kollege, um dem Adressaten die Relevanz seiner Meinung zu verdeutlichen.
Tätigkeitsbeschreibung und Leistungsbeurteilung
Im zweiten Abschnitt wird die Zusammenarbeit zwischen Referenzgeber und Empfohlenem erläutert, inklusive:
- kurzer Umriss der gemeinsamen Arbeit
- konkrete Aufgaben
- besondere Leistungen des Bewerbers
- in der Zusammenarbeit gezeigte Qualifikationen und Fähigkeiten
Bewertung der zwischenmenschlichen Beziehung
Während ein Referenzschreiben die Zusammenarbeit eher neutral darstellt, gibt das Empfehlungsschreiben eine persönliche Sicht auf den Bewerber und seinen Charakter wieder. Der dritte Absatz sollte somit den Soft Skills des Bewerbers gewidmet sein und die Beziehung zum Referenzgeber verdeutlichen.
Eignung und Motivation für den angestrebten Job
Eines der Hauptziele eines Empfehlungsschreibens besteht darin, die Eignung des Bewerbers für die angestrebte Stelle herauszustellen. Daher sollte im Schreiben umfassend erklärt werden, warum der Empfohlene besonders für den Job geeignet ist.
Zum Abschluss wird die Empfehlung in der Ich-Form formuliert und an den konkreten Adressaten gerichtet. Zum Beispiel: "Ich empfehle Herrn Mustermann ohne Einschränkungen für die ausgeschriebene Stelle und bin überzeugt, dass er Ihrem Unternehmen viel Erfolg bringen wird."
Nachdem alle wesentlichen Punkte behandelt sind, sollte das Empfehlungsschreiben mit der Unterschrift des Referenzgebers beendet werden.
Tipps und Tricks für überzeugende Empfehlungsschreiben
Du benötigst ein Empfehlungsschreiben? Nachfolgend findest du wertvolle Tipps, um ein aussagekräftiges Empfehlungsschreiben zu erhalten.
Die richtige Vorgehensweise beim Bitten um ein Empfehlungsschreiben
- Referenzgeber auswählen: Suche eine namhafte Person, die eng mit dir zusammengearbeitet hat und deine Qualifikationen sowie Arbeitsmoral gut einschätzen kann.
- Angemessenen Zeitpunkt wählen: Plane genügend Zeit für die Erstellung eines aussagekräftigen Schreibens ein und bitte frühzeitig darum, sodass der Empfehlungsgeber ausreichend Zeit zum Verfassen hat.
- Offene Kommunikation: Erläutere dem potenziellen Empfehlungsgeber, warum du ihn als gute Referenz ansiehst und welche Erfahrungen im Schreiben für das angestrebte Unternehmen besonders relevant sind.
Dem Empfehlungsgeber alle notwendigen Informationen bereitstellen
Um eine gelungene und zielgerichtete Empfehlung zu ermöglichen, sollten dem Empfehlungsgeber alle erforderlichen Informationen zur Hand gegeben werden. Diese umfassen:
- Deinen Lebenslauf sowie relevante Arbeitsproben oder Projektbeschreibungen
- Informationen über das angestrebte Unternehmen und die gewünschte Position
- Konkrete Anforderungen an das Empfehlungsschreiben, etwa inhaltliche Schwerpunkte oder formale Vorgaben
- Die Adressaten des Empfehlungsschreibens, falls bekannt
Formulierungshilfen und Beispiele für das Verfassen von Empfehlungsschreiben
Empfehlungsschreiben sollten sachlich-professionell, aber auch persönlich und lebendig gestaltet sein. Die folgenden Tipps helfen dem Aussteller, ein wirkungsvolles Schreiben zu verfassen:
- Firmenpapier verwenden: Ein Empfehlungsschreiben wirkt seriöser und professioneller, wenn es auf Firmenpapier verfasst ist.
- Formatierung beachten: Achte auf eine angemessene Formatierung des Schreibens, wie Zeilenabstand und Seitenränder, um dem Empfänger das Lesen zu erleichtern.
- Korrekturen vornehmen: Lasse das Schreiben von mindestens einer anderen Person Korrektur lesen, um mögliche Fehler zu vermeiden.
- Angemessener Umfang: Das Schreiben sollte maximal eine DIN-A4-Seite lang sein und darauf die wichtigsten Aspekte der Zusammenarbeit, die Qualifikationen und Fähigkeiten des Bewerbers sowie die Eignung für die angestrebte Position hervorheben.
Nachfolgend einige beispielhafte Formulierungen für ein gelungenes Empfehlungsschreiben:
"Dank seiner hohen Einsatzbereitschaft und exzellenten Kommunikationsfähigkeiten trug Herr Mustermann stets maßgeblich zum erfolgreichen Abschluss unserer Projekte bei."
"Frau Musterfrau zeichnet sich sowohl durch ihre ausgeprägte Organisationsgabe als auch durch ihre konsequente lösungsorientierte Herangehensweise aus."
"Aufgrund seiner umfassenden Erfahrungen und belegten Fähigkeiten bin ich überzeugt, dass [Name des Bewerbers] eine wertvolle Bereicherung für Ihr Unternehmen darstellen wird."
FAQ
Nachstehend werden die am häufigsten gestellten Fragen beantwortet.
Was bringt ein Empfehlungsschreiben?
Ein Empfehlungsschreiben steigert deine Bewerbungschancen, indem es deine Qualifikationen, Leistungen und Persönlichkeitsmerkmale aus Sicht einer Referenzperson vermittelt. Es unterstützt deine Glaubwürdigkeit und Vertrauenswürdigkeit. Überzeugende Empfehlungen können Türen für Karrierechancen öffnen.
Wie bittet man höflich um ein Empfehlungsschreiben?
Um höflich um ein Empfehlungsschreiben zu bitten, wende dich persönlich an die gewünschte Referenz, erläutere den Zweck und Bedarf des Schreibens und gib genügend Vorlaufzeit. Zeige Wertschätzung, sei klar in deinem Anliegen und biete Hilfestellung beim Verfassen an.
Wer kann ein Empfehlungsschreiben ausstellen?
Empfehlungsschreiben können von Lehrern, Professoren, Arbeitgebern, Kollegen oder Mentoren ausgestellt werden. Wichtig ist, dass die Person dich gut kennt und deine Fähigkeiten, Erfolge sowie persönlichen Eigenschaften überzeugend darstellen kann. Zudem sollte die Person selbst eine Autorität auf ihrem Gebiet sein.
Welche Inhalte sollte ein Empfehlungsschreiben enthalten?
Ein Empfehlungsschreiben sollte den Absender, die Beziehung zum Empfehlenden, die Qualifikationen und Leistungen des Kandidaten, dessen persönliche Stärken sowie ein konkretes Beispiel für Erfolge hervorheben. Beende das Schreiben mit einer positiven Endorsement-Aussage.
Wie lang sollte ein Empfehlungsschreiben sein?
Ein Empfehlungsschreiben sollte üblicherweise eine Länge von einer bis zwei Seiten haben. Achte darauf, prägnant und aussagekräftig zu formulieren, indem du konkrete Beispiele und Erfolge des Empfohlenen hervorhebst. So bleibt es übersichtlich und überzeugend.
Thomas Sesli
Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.
