Du kennst solche Situationen sicher auch: Eine Rechnung wurde noch nicht bezahlt, du wartest auf einen wichtigen Text, der noch nicht abgegeben wurde, oder ein Kunde lässt sich mit seiner Rückmeldung zu deiner Arbeit reichlich Zeit.
In diesen drei und vielen weiteren Fällen sind Erinnerungsmails ein hilfreiches Werkzeug. Sie rufen dein Anliegen wieder ins Gedächtnis und können dabei helfen, die Angelegenheit schnellstmöglich zu klären.
Du hast dich vielleicht auch schon gefragt, wie du eine solche Reminder-E-Mail am besten formulierst – schließlich möchtest du freundlich bleiben, gleichzeitig aber deinen Standpunkt klarmachen. Deshalb haben wir für dich Tipps und Mustervorlagen, die dir beim Schreiben einer Erinnerungsmail helfen werden.
Was ist eine Erinnerungsmail?
Eine Erinnerungsmail ist eine Nachricht, die du verschickst, wenn du eine Person oder ein Unternehmen auf etwas Bestimmtes aufmerksam machen möchtest. Du rufst dein Anliegen damit erneut ins Gedächtnis. Reminder-E-Mails können beispielsweise an offene Rechnungen oder ein ausstehendes Feedback erinnern.
In diesen Situationen solltest du eine Reminder-E-Mail verschicken
Offene Rechnungen, verstrichene Fristen, fehlende Dokumente: Es gibt die verschiedensten Situationen, in denen es notwendig wird, eine Erinnerungsmail nachfassen zu müssen. Das ist immer dann der Fall, wenn du eine bestimmte Erwartung an den Empfänger hast, diese aber noch nicht erfüllt wurde.
Nutze die Möglichkeit einer Reminder-E-Mail in folgenden Fällen, um die Erinnerung zu aktivieren:
- Offene Zahlungen: Nicht bezahlte Rechnungen sind einer der häufigsten Gründe für das Verfassen einer Erinnerungsmail. Die meisten Rechnungen enthalten eine Zahlungsfrist. Wird diese nicht eingehalten, kann es sinnvoll sein, dem Empfänger eine Zahlungserinnerung zukommen zu lassen. Danach können auch Mahnungen vermittelt werden. Diese sind nicht an eine spezielle Form gebunden, müssen sich aber konkret an § 285 BGB halten.
- Ausstehende Arbeiten: Im beruflichen Kontext sind auch ausstehende Arbeiten ein häufiger Grund für das Schreiben von Reminder-E-Mails – das tritt besonders oft auf, wenn in Teams an einem Projekt gearbeitet wird. Wenn dein Kollege eine bestimmte Aufgabe noch nicht erledigt hat, kann dies das gesamte Projekt ausbremsen. Terminerinnerungen sind dann definitiv angebracht.
- Verspätete Lieferung: Wenn du ein Produkt bestellt hast, das du dringend benötigst, ist eine verspätete Lieferung sehr ärgerlich. Eine Erinnerungsmail kann dazu führen, dass der Lieferant prüft, wo sich deine Lieferung befindet und damit deiner Dringlichkeit entgegenkommt. Füge am besten deine Kontaktdaten und deine Bestellnummer hinzu.
- Ausstehende Antworten: Du hast es sicher schon mehr als einmal erlebt, dass du auf eine bestimmte Information wartest. Hier ist eine Erinnerungsmail ratsam. Sie ruft ins Gedächtnis, dass du eine Rückmeldung benötigst.
Diese vier Beispiele zeigen, dass es die unterschiedlichsten Ereignisse gibt, nach denen du eine Reminder-E-Mail verschicken solltest.
Wichtig dabei ist, dass es zuvor einen Kontakt gegeben hat. Stelle sicher, dass du dein Anliegen vorab schon klar ausgedrückt hast – wenn dein Kollege gar nicht weiß, dass er dir noch ein bestimmtes Dokument schicken sollte, dann frag einfach nach.
Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Einstellung in Outlook
Häufig wird Outlook für den regulären E-Mail-Verkehr genutzt. Wie du in Outlook ganz einfach eine Reminder-E-Mail einstellst, erklärt folgendes Video Schritt-für-Schritt:
Nachdem das technische Setup geklärt ist, bleibt nun eine Frage: Wie schreibst du überhaupt eine gute Erinnerung in einer Nachricht? Das erfährst du hier.
5 Tipps für das Schreiben effektiver Erinnerungsmails
Du möchtest einen Reminder formulieren, aber bist dir unsicher, was es dabei zu beachten gibt? Wir haben für dich fünf wertvolle Tipps gesammelt, mit denen du deine Erinnerung freundlich, aber effektiv verfasst.
Tipp 1: Mache dein Anliegen schon im Betreff klar
Wenn du eine Erinnerungsmail nachfasst, solltest du dies schon in der Betreffzeile ankündigen. Wenn der Empfänger sein Postfach überfliegt, wird die Mail mit deinem Namen seine Aufmerksamkeit aktivieren, da schon durch die Betreffzeile die Wichtigkeit ausgedrückt wird.
Du kannst dafür klassisch auf „Erinnerung: Ausstehende Antwort / Verspätete Lieferung / Offene Rechnung“ etc. setzen. Daraus geht sofort hervor, worum es in deiner Mail geht und dass sie wichtig ist. Das ist besonders ratsam, wenn die Nachricht an Vorgesetzte geht – diese erhalten eine Vielzahl von Mails. Damit deine nicht untergeht, solltest du einen klaren Betreff formulieren.
Tipp 2: Nutze freundliche Grußformeln
Wenn du eine Reminder-E-Mail schreibst, ist es neben der richtigen Betreffzeile auch wichtig, nicht unhöflich zu werden. Dazu zählt auch, dass du gängige Grußformeln verwendest. Starte deine Nachricht also nicht gleich mit einem Vorwurf oder einer Handlungsaufforderung. Nutze vielmehr eine übliche Begrüßung.
Auch am Ende deiner Nachricht solltest du freundlich bleiben und eine geeignete Schlussformulierung nutzen. Orientiere dich dabei einfach an dem vorherigen Kontakt mit dem Empfänger.
Tipp 3: Bringe die Botschaft auf den Punkt
Wenn du eine Reminder-E-Mail verfasst, solltest du dich kurz halten. Schon im ersten Satz nach der Begrüßung sollte von dir vermittelt werden, worum es geht. Leite nicht ausschweifend in den Hauptteil ein, sondern drücke deine Botschaft in konkreten Worten aus. Dabei kann es hilfreich sein, eine Aufforderung einzubauen – vor allem, wenn die Angelegenheit dringend ist.
Wartest du beispielsweise vor einer anstehenden Konferenz oder Veranstaltung auf eine Bestellung aus der Druckerei, die noch nicht angekommen ist, solltest du deutlich werden. Füge dafür eine kurze Handlungsaufforderung, wie „Bitte prüfen Sie, wo sich meine Bestellung befindet“, ein. Schicke in diesem Fall neben deinem Namen, auch gleich deine Kontaktdaten mit: Adresse, Telefonnummer und Bestellnummer.
Tipp 4: Bleibe freundlich, auch wenn du dich ärgerst
Wenn eine Leihfrist verstrichen ist oder du dringend auf eine Information wartest, kann das schnell zu unangenehmem Ärger deinerseits führen. Das ist verständlich – du solltest aber trotz Dringlichkeit freundlich bleiben. Mit deiner Mail möchtest du ja schließlich eine gewünschte Handlung anstoßen.
Deshalb ist es sinnvoll, nicht aufdringlich zu werden und dem Gegenüber keine Vorwürfe zu machen. Formuliere deine Nachricht respektvoll und in einem angemessenen Tonfall. Das ist vor allem dann wichtig, wenn sie an Vorgesetzte oder besonders wichtige Kunden geht: z.B. "Denken Sie bitte noch daran …". Es besteht auch die Möglichkeit, nachzufragen, ob deine vorherige Mail überhaupt angekommen ist, um Missverständnisse zu vermeiden.
Tipp 5: Füge bei Bedarf eine Frist ein
In einigen Fällen kann es notwendig werden, dem Empfänger eine Frist zu setzen. Wenn du zum Beispiel eine Zahlungserinnerung verschickst, kannst du den Hinweis einbauen, dass diese binnen sieben Tagen zu bezahlen ist. Wenn du schon einmal an die Zahlung erinnert hast, ist die klare Kommunikation einer Frist besonders ratsam.
Auch wenn eine ältere Bestellung von dir noch nicht verschickt wurde, solltest du ebenfalls darüber nachdenken, eine Frist zu setzen. Es kann vorkommen, dass Unternehmen oder Kunden deinen Aufforderungen nur dann nachkommen, wenn du hartnäckig bleibst. Beachte aber auch in diesem Fall, dass du freundlich bleiben solltest.
9 Vorlagen, die dir dabei helfen, Reminder-E-Mails zu verfassen
Wenn du an etwas erinnern möchtest, ist der Ton entscheidend. Du möchtest höflich bleiben, aber eine konkrete Forderung ausdrücken. Die Mustervorlagen und Formulierungen aus diesem Kapitel dienen dir als professionelle Orientierung, wenn du eine Erinnerungsmail verfassen möchtest.
Formulierungen für eine freundliche Erinnerung
Du willst den Spagat zwischen einem freundlichen Ton und einer konkreten Aussage meistern. Orientiere dich dabei an diesen Formulierungen:
- Sehr geehrter Herr Schmidt, ich möchte Sie kurz daran erinnern, dass Sie mir noch die Informationen für die in der nächsten Woche anstehende Schulung zukommen lassen wollten.
- Sehr geehrte Frau Müller, ich möchte noch einmal nachfragen, ob Sie bereits die Zeit hatten, sich meine Bewerbung anzuschauen, die ich Ihnen letzte Woche geschickt habe.
- Lieber Peter, bist du schon dazu gekommen, die Aufgabe XY zu erledigen, an die ich dich letzte Woche erinnert habe?
Formulierungen für eine Handlungsaufforderung
Noch kniffliger wird es, wenn dein Reminder eine Aufforderung enthalten soll. Dabei gilt es, den schmalen Grat zwischen Höflichkeit und Bestimmtheit zu finden – schließlich möchtest du den Empfänger nicht vor den Kopf stoßen, aber deine Botschaft klar kommunizieren.
Diese Beispiele können dir dabei helfen, eine Handlungsaufforderung konkret, aber nett zu formulieren:
- Bitte schicken Sie mir die Unterlagen bis morgen zu, damit ich die Schulung rechtzeitig vorbereiten kann.
- Sind Sie so freundlich und lassen mir die Teilnehmer-Informationen bis Ende der Woche zukommen?
- Ich bitte dich, die fällige Aufgabe bis Mittwoch zu erfüllen, damit das Projekt rechtzeitig weitergehen kann.
Formulierungen mit positiven Konsequenzen
Wenn du mit deiner Nachricht an etwas erinnern möchtest, solltest du dabei gleich die Möglichkeit nutzen, die positiven Konsequenzen aufzuzeigen. Fokussiere dich darauf, wieso das Erfüllen der Aufgabe wichtig ist, und nicht, welche negativen Konsequenzen aus der Verspätung hervorgehen.
Nutze dafür folgende Mustervorlagen:
- Sobald Sie mir die Unterlagen zugeschickt haben, kann ich die Schulung, die nächste Woche stattfindet, vorbereiten.
- Sobald Sie mir Ihr Feedback geschickt haben, kann ich mit der Weiterbearbeitung beginnen und das Projekt bleibt im Zeitplan.
- Wenn du mir die Dokumente rechtzeitig zuschickst, kann ich sie gründlich durchgehen und du hilfst mir, die Meetingvorbereitung abzuschließen.
Fazit: Triff den richtigen Ton und formuliere effektive Erinnerungsmails
Wenn du eine Erinnerung verschicken möchtest, orientiere dich an den Tipps und Vorlagen aus diesem Artikel. Sie helfen dir dabei, den richtigen Ton zu treffen und einen Hinweis freundlich, aber deutlich zu formulieren. Wenn du eine wichtige Frist nicht verpassen möchtest, kannst du neben einer konkreten Formulierung auch auf ein Fälligkeitsdatum setzen, bis wann du eine Antwort erhalten möchtest.
FAQ
Das Verfassen von Reminder-E-Mails ist für viele Menschen eine Herausforderung. Deshalb beantworten wir dir in diesem Kapitel Fragen, die rund um dieses Thema oftmals gestellt werden.
Wie kann man höflich nachfragen?
Du kannst höflich nachfragen, indem du eine Erinnerungsmail verfasst, in der du ein konkretes Anliegen äußerst. Komme dabei schnell auf den Punkt und formuliere kurz und knapp, woran du erinnern möchtest. Zudem solltest du freundlich bleiben, keine Vorwürfe machen und höfliche Grußformeln nutzen.
Wie soll ich nachfragen, wenn ich keine Antwort auf eine E-Mail erhalten habe?
Wenn du keine Antwort auf eine E-Mail erhalten hast, solltest du mit einer Erinnerungsmail nachfassen. Nimm Bezug zu deiner vorherigen Nachricht und teile mit, dass du noch auf eine Antwort wartest. Bleibe dabei freundlich und hebe hervor, welche positiven Konsequenzen eine baldige Antwort hätte.
Wann schickt man einen Reminder?
Je nach Dringlichkeit des Projekts kannst du eine Erinnerungsmail schon nach einem Tag oder auch erst nach einer Woche verschicken. Das ist davon abhängig, wie schnell du die Informationen, die dir deine Zielperson zukommen lassen wollte, benötigst. Vermeide es, bei nicht dringenden Problemen Reminder zu verschicken.
Wie formuliere ich am besten eine Erinnerungsmail?
Du formulierst eine Erinnerungsmail am besten sachlich, aber bestimmt. Füge ein, was du von dem Empfänger bis zu welchem Datum erwartest. Lege beispielsweise einen Tag fest, bis wann du eine Information benötigst oder eine Zahlung eintreffen soll. Fristen sind ein gutes Mittel, um klare Verhältnisse zu schaffen.
Was sind No-Gos für Erinnerungsmails?
Absolute No-Gos in Erinnerungsmails sind unverschämte Formulierungen oder Drohungen. Du möchtest den Empfänger zu etwas bewegen – dementsprechend solltest du deine Mail auch formulieren. Bleibe zu jeder Uhrzeit höflich und sachlich, aber trotzdem konkret. Teile deinem Gegenüber klar verständlich mit, was du erwartest.
Miriam Prellwitz
Miriam Prellwitz ist Texterin für klare Aussagen und kreative Ideen. Ihre Texte bieten ihren Lesern einen echten Mehrwert und bringen eine Aussage auf den Punkt. Mit dem nötigen Feingespür vermittelt sie auch komplizierte Themen verständlich und frisch.
