ERP-System: Definition, Einsatzmöglichkeiten und Anbieter für 2024

Schon wieder musst du dem Lager extra eine Mail schreiben, damit sie wissen, dass sie die Waren an Kunde X versenden sollen. Währenddessen kommt noch ein Anruf vom Vertrieb, dass die Firma Y eine Rechnung braucht. Zusätzlich musst du dann noch den Materialbedarf für die nächste Bestellung ermitteln. 

Das alles kostet nicht nur Nerven, sondern ist auch zeitaufwendig und kostenintensiv. Wie kannst du also deine firmeninternen Geschäftsprozesse effizienter gestalten? 

Die Lösung ist ganz einfach: Mit einem ERP-System hast du die Möglichkeit, Geschäftsprozesse in deinem Unternehmen zu automatisieren und zu optimieren. So gestaltest du deine Ressourcenplanung insgesamt effizienter. Bereits mit den Basis-Funktionen einer ERP-Software verwaltest du interne Unternehmensprozesse wie beispielsweise Buchungen, Planungen und Einkäufe in einem einzigen System.

In diesem Artikel erfährst du, was genau ERP-Systeme sind, wie sie funktionieren und welche Einsatzmöglichkeiten existieren. Um dir einen Überblick über verschiedene ERP-Systeme zu verschaffen, haben wir für dich außerdem einige Anbieter analysiert.

ERP-Systeme einfach erklärt

Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Resource Planning. ERP umfasst alle Geschäftsprozesse, die zur Unternehmensführung nötig sind. Zu diesen sogenannten Kernprozessen gehören unter anderem die Bereiche Finanzen, Personalwesen, Fertigung und Logistik. 

Was ist ein ERP-System?

Ein ERP-System ist eine Unternehmenssoftware, die dabei hilft, Ressourcen effizient zu planen, indem sie alle Firmendaten überschaubar in einer Datenbank speichert. Dadurch können Prozesse, unter anderem Finanzen, Personalwesen, Fertigung und Logistik, in einem System verwaltet und strukturiert werden. 

Durch neue Technologien wie Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen konnten ERP-Systeme in den letzten Jahren deutlich verbessert werden. Jedoch sind die heutigen Softwarelösungen auch deutlich komplexer.

Anteil von Unternehmen mit integrierten ERP-Systemen in Deutschland

Tatsächlich nutzt in Deutschland nur eine sehr geringe Zahl an kleinen und mittelständischen Unternehmen eine ERP-Software. Eine Statistik zeigt, dass im Jahr 2021 gerade einmal 31 Prozent der Unternehmen mit zehn bis 49 Mitarbeitern und 62 Prozent der Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern eine ERP-Software verwendeten. Bei Großunternehmen war der Anteil deutlich höher (81 Prozent).

Relevanz von ERP-Systemen in Unternehmen

• Der Einkauf kann beispielsweise mithilfe des Systems eine automatische Materialbedarfsplanung durchführen und somit die richtige Menge an Materialien bestellen.
• Die Fertigung hat durch die Software Zugriff auf alle Arbeitsabläufe und kann so den gesamten Produktionsprozess optimieren, indem beispielsweise Durchlaufzeiten verkürzt und Betriebsmittel gespart werden.
• Das Personalwesen kann jederzeit auf die Mitarbeiterdaten zugreifen und diese aktualisieren.

Durch ein ERP-System entsteht in einem Unternehmen also Automatisierung und Struktur, was effizientes Arbeiten vereinfacht.

Funktionsweise von ERP-Systemen

Ein ERP-System besteht aus verschiedenen Modulen. Jedes Modul steht dabei für einen Funktionsbereich im Unternehmen. Mithilfe des ERP-Systems können diese Module auf alle Unternehmensdaten zugreifen und miteinander kommunizieren.

Verbreitete Module sind unter anderem:

• Finanzen
• Personalwesen
• Vertrieb
• Beschaffung
• Logistik

Je nach Bedarf können Unternehmen aber auch weitere Module hinzufügen. Der Funktionsumfang hängt also von den Wünschen des Unternehmens ab.

Zudem wird die Unternehmenssoftware auf verschiedene Arten bereitgestellt. Unterschieden wird zwischen On-Premise-ERP, Cloud-ERP und hybrider ERP-Software. Mittlerweile werden die meisten ERP-Systeme als Cloud-Produkt angeboten.

Hier ein Überblick über die verschiedenen Bereitstellungsarten:

ERP-Systeme: Vorteile und Einsatzmöglichkeiten

Die Nutzung eines ERP-Systems bringt viele Vorteile mit sich.

Vorteile eines ERP-Systems

• Durch ein zentrales Datensystem vereinfachst du die Steuerung der Prozesse und kannst schneller auf unternehmensinterne Stammdaten zugreifen.
• Mit der Optimierung und Automatisierung der Prozesse steigerst du im Idealfall die Effizienz und Produktivität deiner Mitarbeiter und reduzierst deinen Ressourcenaufwand.
• Durch den Zugriff auf die gemeinsame Datenbank erstellst du Geschäfts- und Finanzberichte schneller.
• Dank verschiedener Prognosen, die automatisch vom System durchgeführt werden, kontrollierst du Prozesse besser und vermeidest Fehler.
• Die ERP-Software vereinfacht die IT.
• Mit Echtzeitdaten ermöglicht dir das System, Chancen schneller zu erkennen und zu nutzen. So verschaffst du dir einen klaren Wettbewerbsvorteil.

Einsatzmöglichkeiten

Genauso, wie es viele Abteilungen in Unternehmen gibt, existieren auch viele verschiedene Funktionsbereiche einer ERP-Software. Hier sind einige der häufigsten Module aufgelistet.

Finanzwesen

Mit dem Finanzmodul verwaltest du das Hauptbuch und automatisierst Finanzaufgaben. Es unterstützt dein Unternehmen auch bei der

• Buchführung
• Steuerverwaltung
• Planung der Finanzen
• Analyse von Finanzrisiken

und vielem mehr.

Personalwirtschaft

Zeiterfassung und Gehaltsabrechnungen können heutzutage ebenso einfach mit einem ERP-System durchgeführt werden. Zusätzlich hast du die Möglichkeit, Add-ons oder HCM-Suiten mit der Software zu verbinden. Diese bieten weitere Funktionen, zum Beispiel Personalanalysen.

Einkauf

Mithilfe des Moduls für den Einkauf kannst du Produktionsmittel und Services überwachen, die zur Herstellung deiner Produkte benötigt werden. Das Modul ermöglicht auch automatische Bedarfsermittlungen, Angebotsanfragen, Vertragserstellungen und Genehmigungen.

Vertrieb

Mit Aufzeichnungen der Kommunikation zwischen dir und potenziellen Kunden kannst du deine Werbemaßnahmen anpassen. Zusätzlich umfasst das Modul Funktionen wie die Abwicklung und Verwaltung von Aufträgen und die Steuerung der Vertriebsleistung.

Fertigung

Das Fertigungsmodul hilft deinem Unternehmen dabei, komplizierte Fertigungsprozesse zu vereinfachen und eine effiziente Produktion zu erzielen. Dadurch hast du die Möglichkeit, Durchlaufzeiten zu verkürzen und weniger kostenintensiv zu produzieren. Zusätzlich bietet es Lösungen zur Materialbedarfsplanung, Produktionsplanung und zur Steuerung der Fertigung.

ERP-Anbieter für 2024

Um dir einen optimalen Überblick über diverse ERP-Systeme zu verschaffen, haben wir für dich einige der besten Anbieter analysiert und dir eine Übersicht erstellt. Dabei sind ERP-Anbieter für kleine, mittelständische und auch Großunternehmen.

SAP

SAP ist der weltweite Marktführer für ERP-Systeme und der größte Softwarehersteller Europas. Das Unternehmen bietet dabei drei verschiedene ERP-Systeme an. Hier ein Überblick:

Microsoft Dynamics 365

Nach SAP ist Microsoft mit seinem ERP-System Microsoft Dynamics 365 der zweite Platzhirsch auf dem Markt. Diese Software ist ein Hybrid aus einem klassischen ERP- und CRM-System und bietet sehr viele Funktionen, unter anderem für den Bereich Sales, Kundenservice, Personalwirtschaft und Marketing.

Zielgruppe des Softwareherstellers sind vor allem mittelständische und große Unternehmen. Das Basispaket Microsoft Dynamics 365 Business Central Essentials kann zu Microsoft Dynamics 365 Business Central Premium erweitert werden. Dabei wird das Basispaket um die Module Produktion und Service ergänzt.

Zusätzliche Erweiterungen sind mit den Produkten Microsoft Dynamics 365 Finance und Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management möglich. Das ist vor allem für Großunternehmen interessant. Zusätzlich können Applikationen wie Microsoft Office im Unternehmen verknüpft werden.

Wie bei allen ERP-Systemen sind die Kosten bei Microsoft Dynamics je nach Nutzungsumfang unterschiedlich. Beginnend ab 40 EUR pro Nutzer im Monat für einzelne Module steigen die Kosten auf bis zu über 1.000 EUR pro Nutzer im Monat.

Oracle

Ein weiterer großer ERP-Anbieter ist Oracle, der vor allem für seine Software Oracle NetSuite bekannt ist. 

NetSuite ist ein cloudbasiertes ERP-System, das Unternehmen in diversen Prozessen wie zum Beispiel bei der Buchhaltung und Lagerhaltung unterstützt. Mit dem System ist es ebenso möglich, Kundenbeziehungsmanagement und Projektplanung durchzuführen. Die Kosten beginnen ab 79 USD pro Monat und Nutzer.

Sage

Der Anbieter Sage bietet wie SAP mehrere Produkte an, die verschiedene Bereiche im Unternehmen unterstützen. Diese Softwarelösungen stehen dir als Cloud-ERP-Systeme zur Verfügung. Hier ein Überblick:

Zusätzlich zu den drei primären Systemen gibt es verschiedene Produkte für kleine Unternehmen, zum Beispiel Sage 50, Sage HR oder Sage 50 Handwerk. Sage 50 fokussiert sich auf die Buchhaltung und die Auftragsbearbeitung. Sage HR ist eine Software für die Personalwirtschaft. Sage 50 Handwerk ist speziell für Handwerksbetriebe konzipiert und unterstützt zum Beispiel die Warenwirtschaft.

Infor

Infor bietet mit seinem Cloud-ERP-System Infor M3 für viele Branchen, zum Beispiel die Automobilindustrie, die Baubranche oder den Einzelhandel, eine Softwarelösung. Dabei ist die Unternehmensgröße nicht von Relevanz, denn im Vergleich zu seinen Konkurrenten bietet Infor eine größere Auswahl an Branchenspezifischen Systemen an.

Die Infor CloudSuite kann also in verschiedenen Bereichen deines Unternehmens angewendet werden. Dazu gehören zum Beispiel die Kernbereiche Finanzen, Vertrieb, Fertigung oder Personalwesen.

Odoo

Eine Alternative zu anderen ERP-Systemen ist der Anbieter Odoo, der besonders für kleinere Unternehmen attraktiv ist. Zum einen hast du die Wahl aus über 35 ERP-Modulen und zum anderen ist Odoo im Vergleich zu anderen Softwarelösungen günstiger.

Odoo bietet für folgende Unternehmensbereiche verschiedene Module an:

• Buchhaltung
• Lager & Produktion
• Personalmanagement
• Marketing
• Service

Beim Abschluss eines Jahresabonnements kostet die Standard-Version rund 25 EUR pro Nutzer im Monat. Dabei erhältst du Zugriff auf alle Module von Odoo. Zusätzlich zur Standard-Version gibt es noch eine Custom-Version, die es unter anderem ermöglicht, mehrere Betriebe in einer Datenbank zu verwalten. Diese kostet etwa 38 EUR pro Monat.

Haufe X360

Haufe X360 ist ein Cloud-ERP-System, das auf mittelständische Unternehmen fokussiert ist. Die Software unterstützt folgende Bereiche:

• Buchführung
• Warenwirtschaft
• CRM
• Projektcontrolling
• Außendienststeuerung
• E-Commerce

Durch Schnittstellen erhältst du die Möglichkeit, die Software nach deinem Belieben zu erweitern. Die Kosten variieren auch hier je nach Nutzungsumfang. Wenn du zum Beispiel nur die Bereiche Finanzwesen und Projektcontrolling auswählst, kostet dich das 59 EUR pro Nutzer im Monat. Bei einer Vollausstattung steigen die Kosten auf ca. 112 EUR pro Nutzer im Monat.

Die Top 3 im Vergleich

Du solltest dabei beachten, dass die Kosten eines On-Premise-ERPs deutlich höher sind. Im Vergleich zu einer Cloud-Version kommen dabei zusätzliche Kosten, wie beispielsweise für die Implementierung und die Wartung hinzu.

Einführung eines ERP-Systems

Fazit

Die Nutzung eines ERP-Systems wird mit der steigenden Komplexität von unternehmensinternen Prozessen zunehmend wichtiger. Wir empfehlen dir: Schau dir alle Anbieter an und versuche, den für deine Bedürfnisse passendsten zu finden.

Vereinbare am besten ein Beratungsgespräch, um dir das jeweilige System erklären zu lassen und einen Überblick über mögliche Modifikationen zu erhalten.

Häufig gestellte Fragen zu ERP-Systemen

An dieser Stelle möchten wir einige der häufigsten Fragen zu ERP-Systemen beantworten.

Was für ERP-Systeme gibt es?

Zu den gängigsten ERP-Systemen gehören Microsoft Dynamics 365 Business Central On-Premises, Oracle NetSuite, Oracle Cloud ERP, SAP S/4HANA, SAP Business One und Sage 100.

Sind SAP und ERP das Gleiche?

Nein. ERP ist zunächst einmal die Aufgabe, Ressourcen zu verwalten und zu steuern. Oft werden ERP-Systeme und -Software einfach als ERP bezeichnet. SAP dagegen bietet ERP-Software an. Das eine ist ein Produkt bzw. eine Dienstleistung, das andere einer der weltweit größten Anbieter des Produkts.

Was ist das beste ERP-System?

Es hängt vom Unternehmen ab, welches ERP-System am besten geeignet ist. Am häufigsten werden die ERP-Systeme der Anbieter SAP, Microsoft und Oracle genutzt.

Welche Nachteile hat ein ERP-System?

ERP-Systeme kosten Zeit und Geld. Damit Mitarbeiter mit einer ERP-Software sicher umgehen können, müssen sie geschult werden. Es kann sein, dass sich Mitarbeiter zunächst dagegen sträuben. Zusätzlich entstehen nicht nur Kosten für die Anschaffung, sondern auch indirekte Kosten für Wartungen, Ausfälle oder Anpassungen.

Wann lohnt sich ein ERP-System?

Ein ERP-System lohnt sich in nahezu jedem Unternehmen. Es hilft zum Beispiel dabei, den Personalbedarf zu ermitteln, verschiedene Daten zentral zu verwalten oder eine große Menge an Transaktionen zu verarbeiten. Je nach Größe des Unternehmens sollte entschieden werden, welches System passt, und nicht, ob es sich lohnt.

Yasin Dogu

Yasin Dogu ist Redakteur bei acquisa und Student an der Hochschule für Angewandte Wissenschaften in Hof im Studiengang Betriebswirtschaft. In seinem Alltag dürfen Sport und gute Musik nicht fehlen.