Heiße Leads, also solche, die zu einem Produkt oder einer Dienstleistung sofort „Ja“ sagen, sind der Traum eines jeden Sales-Managers. Die meisten Verträge aber werden erst nach etwas Bedenkzeit und Überzeugungsarbeit abgeschlossen – warme oder kalte Leads sind der Regelfall im Verkaufsprozess. Wie also die Temperatur erhöhen?
Laut einer neuen Studie von Velocify werden 93 Prozent aller Leads erst bei der sechsten Kontaktaufnahme konvertiert. Trotzdem scheuen sich viele, öfter nachzuhaken. Sie geben nach ein, zwei Versuchen auf – und verpassen dabei viele Chancen.
In diesem Artikel erfährst du deshalb, warum Nachfassen so wichtig ist und wie man die perfekte Follow-up-E-Mail schreibt.
Was ist eine Follow-up-E-Mail?
Eine Follow-up-E-Mail ist eine nachfolgende Nachricht, die du an jemanden sendest, um an ein vorheriges Gespräch anzuknüpfen, eine Erinnerung zu schicken, Feedback einzuholen oder den Fortschritt eines Projekts zu besprechen.
Warum schreibt man eine Follow-up-E-Mail?
Follow-up-E-Mails sind eine unverzichtbare Sales-Strategie. Sich und sein Produkt oder seine Dienstleistung dem Kunden in Erinnerung zu rufen, steigert auf Dauer nicht nur die Antwort- und Konversionsraten. Es hilft auch, eine langfristige Beziehung zum Kunden aufzubauen.
Formulierungen wie „Ich wollte kurz nachfragen“, „Nach unserem Meeting letzte Woche schreibe ich Ihnen heute diese Mail“ oder „Ich würde mich gern erkundigen“ kennzeichnen eine typische Nachfassmail. Klingt unverbindlich? Ist aber im Idealfall genau kalkuliert.
Bei jedem Nachfassen sollte dir deshalb bewusst sein, welches Ziel du genau verfolgst: Möchtest du ein Angebot unterbreiten, mehr Infos einholen, ein Treffen vereinbaren oder gar einen Deal abschließen? Der Zweck der Follow-up-E-Mail sollte von Anfang an klar sein – für den Absender genauso wie für den Empfänger.
Eine gelungene Follow-up-E-Mail ist deshalb auf die jeweilige Situation zugeschnitten. Denn es gibt verschiedene Szenarien, die eine Nachfass-Aktion erfordern: Zum Beispiel nach einem Sales-Trigger-Event, nach einer Konferenz oder einem Networking-Event, nach einem (persönlichen) Verkaufsgespräch oder nach einem unbeantworteten Erstkontakt.
Was ist ein Sales-Trigger-Event?
Eine andere, besonders heiße Form des Trigger-Events: Du hast in deinen Analytics gesehen, dass ein Kunde auf einen deiner Links geklickt oder sich dein Produkt angesehen hat? Dann darfst du jetzt nicht lange fackeln! Versende eine Follow-up-E-Mail, solange das Interesse geweckt ist. So verwandelst du kalte Leads im Handumdrehen in heiße Fährten.
Wie du herausfindest, ob gerade ein Sales-Trigger-Event stattgefunden hat? Durch Alert-Funktionen von Crunchbase, Google oder anderen Plattformen, Business-Newsletter oder Tracking-Funktionen kannst du die Aktivitäten deiner potenziellen Kunden verfolgen und im Falle eines Trigger-Events sofort reagieren.
Dringlich, aber nicht aufdringlich: Wann schreibt man eine Follow-up-E-Mail?
Das Timing ist beim Nachfassen also essenziell. Die erste Follow-up-E-Mail sollte ziemlich rasch nach dem Erstkontakt verschickt werden, wenn der Eindruck im Kunden noch frisch ist. Am besten innerhalb der nächsten 24 Stunden, spätestens aber nach zwei bis drei Tagen. Danach kann die Frequenz langsam auf etwa alle vier bis fünf Tage gedrosselt werden.
Auf Dauer muss die goldene Mitte gefunden werden – zu kurze Abstände zwischen Mails können beim Empfänger zu Unmut führen und zu lange Abstände bergen die Gefahr, dass man längst vergessen wurde.
Wie ist die perfekte Follow-up-E-Mail aufgebaut?
Die Betreffzeile
Mit der Betreffzeile steht und fällt der Erfolg jeder E-Mail: Sie kann die Aufmerksamkeit des Kunden wecken – oder dafür sorgen, dass deine E-Mail für immer im digitalen Papierkorb verschwindet. Wusstest du, dass 47 Prozent aller E-Mail-Empfänger eine Mail ausschließlich nach der Betreffzeile bewerten – und 69 Prozent sie auf Basis dessen als Spam markieren oder nicht? Es lohnt sich also, ein wenig Zeit in die paar Wörter zu investieren.
Einen Bonuspunkt gibt es, wenn die Betreffzeile nicht nur Interesse weckt, sondern auch einen personalisierten Bezug hat – so wirst du garantiert nie wieder als Spam abgestempelt.
Mit Emotionen zur perfekten Betreffzeile
Neugier: „Wir haben eine Überraschung für dich“, „10 ungewöhnliche Strategien“, „Wussten Sie, dass?“ etc.
Who, me?: „Würdest du [XY] tun?“, „Kannst du uns helfen?“ etc.
Der Kontext
Indem du dich auf vorangegangene Interaktionen mit dem jeweiligen Empfänger deiner Follow-up-E-Mail beziehst, hilfst du ihm nicht nur, deine Anfrage schnell einordnen zu können. Du beweist auch, dass du dich an sie persönlich erinnerst und keine generischen oder automatisierten Anfragen verschickst. Das schmeichelt potenziellen wie bestehenden Kunden und zeigt Professionalität.
Dein Ziel: Maximaler Kundennutzen
Welchen Nutzen hat dein Kunde von deiner E-Mail? Die perfekte Follow-up-E-Mail macht dem Adressaten von Anfang an klar, dass sie auch einen Wert für ihn bereithält – das können eine einzigartige Business Opportunity sein, ein Kundengeschenk oder exklusives Wissen. Überzeuge deshalb lieber mit Fakten statt mit Worthülsen.
Deinen eigenen Zweck hast du dabei natürlich auch im Blick. Baue die Mail mit deinem Ziel im Kopf auf – und bereite den Kunden somit auf den CTA vor, der dir hilft, genau dieses Ziel zu erreichen.
Eine gelungene Follow-up-E-Mail hat beides: einen positiven Wert für Adressat und Empfänger.
Der Call-to-Action (CTA)
Ein CTA, also eine Aufforderung zum Handeln, ist bei einer Follow-up-E-Mail nichts anderes als eine Aufforderung zum Antworten.
Mach es deinem Kunden dabei so einfach wie möglich: Auf konkrete Vorschläge wie „Haben Sie am Donnerstag um 12 Uhr Zeit für ein Telefonat?“ fällt es leichter zu reagieren als auf vage Andeutungen wie „Vielleicht können wir bei Gelegenheit ja einmal persönlich sprechen“.
Der Versand
Einmal geschrieben und abgeschickt, lohnt es sich, eine gelungene Follow-up-E-Mail als Template abzuspeichern – so behält das Vertriebsteam den Überblick und kann sich in Zukunft an den Vorlagen orientieren.
Tipp: Optimiere dein Zeitmanagement und verfasse deine E-Mails im Voraus. Mit einem E-Mail-Programm oder Newsletter-Dienst hast du die Möglichkeit, den Versand vorab zu terminieren.
Auf einen Blick: Vier Eigenschaften der perfekten Follow-up-E-Mail
Persönlich
Ein persönlicher Bezug zeugt von besonderer Professionalität: Zeig, dass deine Nachrichten kein automatisierter Spam sind, indem du etwas aus vorangehenden Gesprächen aufgreifst oder mit deinem persönlichen Namen unterschreibst.
Unwiderstehlich
Von wegen Spam: Gib dem Empfänger deiner Follow-up-E-Mail das Gefühl, eine ganz besondere Chance zu bekommen – und sie zu verpassen, wenn er nicht auf deine Nachricht reagiert.
Auf den Punkt
Eine perfekte Follow-up-E-Mail ist vor allem eines: kurz. Niemand möchte sich durch eine lange Textwüste quälen, um die wichtigen Infos herauszufischen. Außerdem werden deine Kunden unzählige (Nachfass-)Mails am Tag bekommen – du solltest also möglichst schnell auf den Punkt kommen, um aus der Masse hervorzustechen.
Lege dein Anliegen knapp und präzise dar (ein bis drei Absätze) und rede nicht um den heißen Brei herum. Leere Höflichkeitsfloskeln wie „Wie geht es Ihnen?“ sind nett gemeint, aber nicht zielführend. Die größte Wertschätzung für den Kunden ist schließlich immer noch, respektvoll mit seiner Zeit umzugehen.
Nicht aus dem Nichts
Kontext ist Key: Gib gleich zu Anfang die Umstände an, auf die das Follow-up folgt. Der Empfänger deiner Nachfassmail sollte beim Scannen der Nachricht erkennen, warum du schreibst – und dich bestenfalls sofort einordnen können.
Tipp: Im Idealfall kann man mindestens einen dieser Punkte bereits aus der Betreffzeile herauslesen.
Die perfekte Follow-up-E-Mail: Vorlagen für jede Situation
Situation 1
Du hast bei einem Networking-Event Kontaktdaten mit einem potenziellen Kunden ausgetauscht und möchtest nun eine mögliche Zusammenarbeit in die Wege leiten.
Vorlage:
Hallo Herr/Frau [Name des Kunden],
danke, dass Sie sich beim Young Professionals Connecting Event am vergangenen Freitag die Zeit genommen haben, um mir etwas über Firma XYZ sowie Ihre Ziele und Herausforderungen zu erzählen.
Wenn Sie wissen möchten, wie andere Unternehmen mit ähnlichen Herausforderungen umgehen, können wir gerne einen Termin für ein Telefonat vereinbaren. Wir könnten dann auch näher auf Ihre Herausforderungen eingehen, um zu sehen, ob ich behilflich sein kann.
Hätten Sie nächsten Dienstag um 13 Uhr Zeit für ein Gespräch?
Danke noch einmal für unsere freundliche Begegnung. Ich freue mich, bald von Ihnen zu hören.
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
Situation 2
Ein bestehender Kunde hat nach eurem letzten Meeting um etwas Bedenkzeit gebeten und sich nun länger nicht mehr gemeldet. Du möchtest ihn an dich und dein Angebot erinnern und einen dringenden Kaufwunsch in ihm auslösen.
Vorlage:
Hallo Herr/Frau [Name des Kunden],
in unserem letzten Gespräch hatten Sie mich gebeten, mich in einigen Monaten noch einmal bei Ihnen zu melden, um zu besprechen, wie [Name des Unternehmens] Ihrem Unternehmen dabei helfen kann, [Ziel] zu erreichen. Ich bin vielleicht einige Wochen zu früh, wollte mich jedoch dennoch schon einmal kurz bei Ihnen melden, denn ich hätte nur noch diese Woche für Sie ein ganz besonderes Angebot.
Gerne erkläre ich Ihnen dazu persönlich mehr. Haben Sie am Freitag Zeit?
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
Situation 3
In deinen Analysetools kannst du sehen, dass die ID eines potenziellen Kunden einem deiner Hyperlinks gefolgt ist und sich dein Produkt angesehen hat. Diesen Fisch möchtest du nicht vom Haken lassen!
Vorlage:
Hallo [Name des Kunden],
hast du dich schon immer gefragt, wieso [Bezug zu deinem Produkt]? Das haben wir uns gedacht!
Wenn du mehr Informationen möchtest, kontaktiere mich gerne unter folgender Nummer: XXX. Gerne würde ich dir ein persönliches Angebot machen.
Bis bald und mit vielen Grüßen
[Dein Name]
FAQ
Wie schreibe ich eine Follow-up-E-Mail?
Um eine effektive Follow-up-E-Mail zu schreiben, wählst du einen aussagekräftigen Betreff und schreibst eine präzise und persönliche Nachricht. Bedanke dich für die Zeit des Empfängers und stelle klar, worin dein konkretes Anliegen oder Ziel besteht. Schließe mit einem handlungsorientierten Call-to-Action.
Wann schreibe ich eine Follow-up-E-Mail?
Eine Follow-up-E-Mail schreibst du idealerweise 48 bis 72 Stunden nach dem ersten Kontakt. Berücksichtige relevante Faktoren wie Klarheit der Botschaft, Wichtigkeit und Kontext des Gesprächs, um den perfekten Zeitpunkt für dein Nachfassen per Mail zu wählen.
Wie formuliere ich eine höfliche Follow-up-E-Mail?
Eine höfliche Follow-up-E-Mail formulierst du, indem du den Ansprechpartner persönlich ansprichst, das Anliegen kurz in Erinnerung rufst und eine angemessene Frist für eine Antwort vorschlägst. Ein freundlicher Ton und Dankbarkeit zeigen Respekt für die Zeit des Empfängers.
Wie frage ich per E-Mail nach dem Stand meiner Bewerbung?
Frage per E-Mail nach dem Stand deiner Bewerbung, indem du eine höfliche und prägnante Nachricht verfasst. Betone die Position, für die du dich beworben hast, nenne das Bewerbungsdatum und erkundige dich freundlich nach möglichen Updates.
Iseult Grandjean
Iseult Grandjean ist Texterin, Autorin und Journalistin für analoge wie digitale Zonen. Sie lebt und arbeitet in Wien.
