Freelancer & Unternehmen: Wie neue Technologien und Optimierungsmöglichkeiten die Zusammenarbeit vereinfacht

Aktualisiert am 12.01.2023
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Viele E-Commerce-Unternehmen arbeiten mit Freelancern, um Projekte schneller und erfolgreicher umzusetzen. Dass Technologie dabei helfen kann, die Auswahl, Buchung und Verwaltung von Freelancern zu verbessern und effizienter zu machen, ist häufig nicht bekannt.

Flexible Workforces – neue Chancen

Freies Arbeiten ist ein Trend, der seit Jahren wächst. Der gesellschaftliche Wertewandel und die Digitalisierung sind Motor für mehr Flexibilität und New Work – und werden den Arbeitsmarkt umkrempeln. Um ihre Zukunftsfähigkeit zu erhalten, lohnt es sich für Unternehmen, sich jetzt mit neuen Beschäftigungsmodellen vertraut zu machen.

Die E-Commerce-Branche ist, was die Zusammenarbeit mit flexiblen Arbeitskräften betrifft, vielen anderen Branchen eine Nasenlänge voraus. Gerade für Online-Shops und Landingpages kann die regelmäßige, aber trotzdem temporär begrenzte Zusammenarbeit mit Freelancern einen großen Nutzermehrwert bieten.

Denn E-Commerce ist schnelllebig. Ein wechselndes Produktangebot, spezifische Themengebiete und aktuelle Inhalte: Um unmittelbar auf die ständig neuen Anforderungen reagieren zu können, ist es wichtig, flexibel zu bleiben. Freie Mitarbeiter können projektbezogen eingesetzt werden – Zugriff auf die relevanten Experten zu haben, schafft hier also großen Handlungsspielraum. Unternehmen können so direkt auf Trends und Nachfragen reagieren.

Um ihre Flexibilität zu steigern, haben viele also bereits zukunftsweisende Beschäftigungsmodelle in ihre Arbeitsstrukturen integriert. Aber die Zusammenarbeit mit Freelancern frisst Zeit. Zeit, die sich einsparen lässt. Zum Beispiel durch die Nutzung von Technologie.

Freelancer: Flexible Experten für hochwertigen Content

Am Beispiel der Content-Erstellung lassen sich Probleme und Chancen in der Zusammenarbeit mit flexiblen Arbeitskräften gut aufschlüsseln. In der digitalen Welt ist Aufmerksamkeit eine Währung – und eigenständiger, gut gemachter Content essentiell. Produktbeschreibungen, Landingpage-Texte, SEO-Texte, Kategoriebeschreibungen, Blogartikel, Ratgebertexte und Newsartikel: Der Erfolg einer Unternehmenswebsite hängt von qualitativ hochwertigen Inhalten ab. Relevante, gut recherchierte und geschriebene und vor allem suchmaschinenoptimierte Texte sind ausschlaggebend für ein erfolgreiches Google-Ranking. Und das wiederum begünstigt die Sichtbarkeit im Netz und hilft bei der Kundenbindung oder -akquise.

Nun könnte man denken, solche Texte könnte auch die Praktikantin mit Deutsch-Leistungskurs schreiben, doch funktionaler Content ist eine Sache für Spezialisten: Erst die inhaltliche Verzahnung von Produkt- und Kategorieseiten, Inhalten und SEO-Texten führt zum Erfolg. Und es ist auch nicht damit getan, einmal alle Inhalte zu erstellen und dann zu hoffen, dass sich die Arbeit damit erledigt hat. Gerade für E-Commerce-Shops muss regelmäßig neuer Content erstellt werden.

Der Anspruch an E-Commerce-Websites ist höher denn je: Die verschärfte Konkurrenzsituation der Onlinehändler durch austauschbare Produkte und Themen stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Denn der gesellschaftliche Wandel treibt die Geschwindigkeit der Nachfrage weiter an: Das Konsumverhalten geht in vielen Bereichen des gesellschaftlichen Lebens in Richtung der “On-demand-Ökonomie“. Die Gegenwart ist geprägt von dem Wunsch nach Verfügbarkeit, Flexibilität und Vernetzung. Ein sich ständig änderndes Produktsortiment, die stetige Nachfrage und der steigende Konkurrenzdruck resultieren in ständig wachsendem Bedarf an neuem, hochwertigem Content. Also an Inhalten, die das Unternehmen von der Masse abheben, Reichweite generieren und dabei bestmöglich im Suchmaschinen-Ranking abschneiden.

Die sprachbegabte Praktikantin ist mit diesen Aufgaben überfordert. Trotzdem wollen oder können sich gerade kleine Mittelständler nicht leisten, eine professionelle Texterin oder einen professionellen Texter einzustellen. Deshalb greifen viele auf Freelancer zurück. Durch die gesteigerte Flexibilität lassen sich so auch große Content-Projekte schnell und effizient realisieren, ohne die hohen Kosten eines festen Angestellten auf der Uhr zu haben.

Kleine Anpassung – große Wirkung: Technologie im Workforce-Management

Das Gute: Der Markt ist voll von qualifizierten Freelancern. Der Arbeitsmarkt befindet sich in einer gewaltigen Transformation. Auch der Einfluss der Coronavirus-Pandemie fordert aktuell Umstrukturierung und beschleunigt selbst in traditionell eher trägen Unternehmen den digitalen Wandel. Denn: Veränderung bringt Herausforderungen mit sich, bietet aber auch Chancen. Für Unternehmen – aber auch für die Talente. Dass Freelancing auch in Deutschland immer mehr Gewicht bekommt, zeigen die Zahlen: 2019 arbeiteten in Deutschland bereits 1,4 Millionen Menschen als Freiberufler.

Doch je mehr Freelancer ihre Dienste anbieten, desto komplexer wird es, die wirklich guten Experten zu finden. Allein die Recherche wird zum Zeitfresser. Durch Rekrutierung, Verwaltung und Abwicklung externer Mitarbeiter entsteht nämlich ein signifikanter zeitlicher Mehraufwand. Doch dieser Aufwand lässt sich minimieren, wenn die Prozesse automatisiert werden. Und das ist einfacher, als es zunächst scheint.

Kompetenz trifft Technologie: Die ideale Zusammenarbeit mit Freelancern

1. Reduzierte Budgetgestaltung

Freie Mitarbeiter bringen in vielen Fällen eine Senkung der Personalkosten mit sich. Die ständig wechselnden Anforderungen in einem Team aus festen Mitarbeitern abzubilden, ist heutzutage fast unmöglich – und immer kostspielig und ineffizient.

Wissen muss in Zukunft flexibler und zweckgebundener erworben werden. Die Halbwertszeit erlernter Fähigkeiten ist in den letzten Jahren rapide gesunken. Sie beträgt aktuell nur noch fünf Jahre. Das heißt: Fachliche Kompetenzen müssen regelmäßig angepasst oder sogar neu erlernt werden. Zusätzlich werden benötigte Kompetenzen immer nischenhafter. Noch vor einigen Jahren wurden beispielsweise im Marketing durch die Position des Marketeers viele Arbeitsbereiche abgedeckt. Heute sind diese Bereiche in Spezialgebiete oder sogar verschiedene Fachrichtungen aufgefächert – SEO, technisches SEO, SEA, Social und Digital Marketing. Um auf die wechselnden Anforderungen zu reagieren, kann es sich also lohnen, ein Team temporär um einen oder mehrere qualifizierte Freelancer zu erweitern – beispielsweise, um individuell angepassten Content zu erstellen.

2. Mehr Flexibilität

Freelancer mit ihren spezifischen Fähigkeiten als Ressourcen einzusetzen, steigert den Handlungsspielraum eines Unternehmens. Die passenden Talente unmittelbar und nur für die benötigte Dauer zu beschäftigen, ermöglicht es, flexibel auf Peaks zu reagieren.

3. Neue, verbesserte Technologien eröffnen neue Möglichkeiten

Durch den Einsatz von Technologie ist zum Beispiel ohne Mehraufwand die Zusammenarbeit mit Freelancern außerhalb der eigenen Landesgrenzen möglich. Die Suche des Talents und die Prüfung auf Kompatibilität mit dem Unternehmen und den definierten Qualitätsstandards läuft automatisiert und ist standortunabhängig.

Warum die Zusammenarbeit mit Freelancern so viel Zeit kostet

Bei der SEO-Texterstellung zählt jedes Wort. Der Auftraggeber sucht einen Texter für ein Projekt. Jetzt gilt es, aus dem großen Pool an Freelancern auf dem freien Markt den richtigen zu finden. Einen Texter, der auf die individuellen Bedürfnisse des jeweiligen Online-Marketings zugeschnitten arbeitet; der die Vision versteht und vom Wording über das Konzept bis zur Zielgruppe zu dem Projekt und dem Unternehmen passt.

Und damit fängt die Arbeit an: Kandidaten finden, Lebensläufe und Referenzen prüfen, Vorstellungsgespräche führen und Testläufe starten. Nicht alle Freelancer sind wirklich qualifiziert. Sollte die Zusammenarbeit mit dem handverlesenen Freiberufler nicht gut funktionieren, fängt man im Auswahlprozess wieder bei null an.

Kein Wunder also, dass ein Unternehmen im Schnitt fünf Arbeitsstunden allein in die Suche und Auswahl nach dem passenden Copywriter investiert.

Wird für ein Projekt eine flexible Arbeitskraft für 40 Stunden Arbeitsleistung gebraucht, entsteht ein Overhead von durchschnittlich elf Stunden. Das ist Arbeitszeit, die nicht in das Produkt oder die Content-Erstellung fließt, sondern ausschließlich in die Suche, Verwaltung und Abwicklung der Leistung des Freelancers. Oft steht dieser Aufwand gerade für ein mittelständisches Unternehmen in keinem Verhältnis zu der benötigten Arbeitsleistung.

Was kann ein Unternehmen also konkret tun, um diesen Mehraufwand zu umgehen – und die Qualitätsstandards weiterhin zu erfüllen? Die Implementierung von Technologie ist hier ein wertvolles Hilfsmittel. Jobmatching-Plattformen oder Online-Marktplätze sind eine Schnittstelle zwischen dem Auftraggeber und der freien Arbeitskraft. Sie machen es Unternehmen leichter, viele potenzielle Freelancer zu finden und sich mit ihnen zu vernetzen. Mithilfe solcher digitalen Tools kann sich der Auftraggeber einen Überblick verschaffen und spart sich viele operative Schritte. Vor allem, wenn Arbeitskräfte nur temporär und projektbezogen eingesetzt werden sollen, kann das Unternehmen durch technische Anwendungen eine Menge Zeit sparen.

Freelancer Unternehmen Grafik

Zeitersparnis im operativen Bereich

Einfache Talentfindung – keine Recruitingprozesse: Durch die Automatisierung administrativer Prozesse werden Unternehmen agiler im Recruiting und in der Verwaltung und Abwicklung. Mithilfe von Technologie kann der Einsatz von Freelancern außerdem skalierbar gemacht werden. Das heißt: Ablauf und Mechanismen sind immer die gleichen. Unabhängig von dem Pensum des zu erstellenden Contents und der Anzahl der benötigten Freelancer.

Es ist also ganz egal, ob das Unternehmen einen Freelancer beschäftigt oder mit einem 40-köpfigen Team zusammenarbeitet. Durch einheitliche Prozesse lassen sich von der Auftragsvergabe bis zur Rechnungsstellung Zeit und Kosten einsparen.

Wie intelligente Technologie Workforce-Management auf ein neues Level bringt

KI als Matchmaker

Künstliche Intelligenz: Der Begriff wurde schon 1950 geprägt, aber seit dem Beginn des Digitalzeitalters gewinnt er immer mehr an Bedeutung. Aktuell treiben Durchbrüche im Bereich Deep-Learning den KI-Boom rapide voran. Ob Gesichtserkennung, selbstlernende Schach-Computer, Navigationssysteme oder personalisierte Werbung, die auf den Verbraucher und seine Interessen zugeschnitten ist – künstliche Intelligenz kommt in immer mehr Lebensbereichen zur Anwendung. Auch in der Arbeitswelt. KI-Anwendungen lernen auf der Grundlage von Daten und Informationen, Bedürfnisse zu verstehen. Sich mit den Zusammenhängen zwischen Menschen, Prozessen und Technologie auseinanderzusetzen, kann also für viele Branchen von Vorteil sein.

Unternehmen, die mit Freelancern zusammenarbeiten, sind beispielsweise oft darauf angewiesen, unter Zeitdruck genau die passende Fachkraft zu finden. KI-basierte Anwendungen wie intelligentes Matching können Unternehmen dabei unterstützen, die Projektarbeit mit Freiberuflern effizienter und für beide Seiten unkompliziert und reibungslos zu gestalten.

Intelligente Technologie

Dank neuronaler Netze erzielen KI-Systeme heute mit großer Genauigkeit gute Ergebnisse. Im Auswahlprozess von Talenten kann das hilfreich sein. Durch einen automatisierten Matching-Prozess wird dem Auftraggeber der Auswahl- und Bewertungsprozess der Freelancer abgenommen. Je mehr Informationen einer KI-Anwendung zur Verfügung stehen, desto schneller kann sie diese abgleichen und Strukturen schaffen. Im Recruiting wird ein Auftrag also mithilfe von intelligenter Technologie zunächst bezüglich seiner Anforderungen analysiert. Darauf basierend durchforstet der Algorithmus den Pool aller verfügbaren Freelancer.

Die Bewertung der Daten ermöglicht einer KI-getriebenen Technologie, aus den qualifizierten Kandidaten den passenden Freelancer auszuwählen – oder ein Team für die Bearbeitung eines Auftrags zusammenzustellen. Diese Auswahl kann beispielsweise aufgrund von Skill-Tests, Ergebnissen abgeschlossener Jobs oder Kundenbewertungen stattfinden.

Objektive Bewertungskriterien

In der Auswahl von Talenten kann es passieren, dass Recruiter sich vom ersten Eindruck oder persönlichen Präferenzen leiten lassen. Vor allem, wenn ein Projekt unter Zeitdruck besetzt werden muss. KI unterstützt den Prozess hier als eine unbestechliche Hilfe und vermeidet subjektive Bewertungen. Freelancer können so automatisch und objektiv auf Kompatibilität mit dem jeweiligen Unternehmen und den definierten Qualitätsstandards geprüft werden, beispielsweise ausschließlich anhand der gewünschten fachlichen Kriterien. Die Auswahl findet unabhängig von demografischen Werten oder Werten wie dem Aussehen, Alter und Geschlecht statt. Was zählt, sind einzig und allein die fachlichen Kompetenzen der Freelancer.

Automatisierte Prozesse

Automatisiertes Matching ohne menschlichen Kontakt ist eine Herausforderung. In der Suche von passenden Freiberuflern operiert intelligente Technologie zum Beispiel basierend auf verhaltensanalytischen Tests – oder sie kann Daten wie den individuellen Erfahrungsschatz des jeweiligen Freelancers mit einbeziehen.

Ergebnisorientierte Arbeit gewährleistet außerdem die Qualitätssicherung. Auch in der Verwaltung und dem Management der Workforce lassen sich durch Technologie Prozesse optimieren: Auf Jobmatching-Plattformen finden sich alle relevanten Informationen wie Aufträge, beauftragte Freelancer oder Budgets. Ebenso wird die Bereitstellung qualitätsgeprüfter Projektergebnisse und IP-Transfers dem Auftraggeber abgenommen – für einen effizienten Überblick über Auftragshistorien und aktuelle Zusammenarbeit.

Auch um bei grenzübergreifender Arbeit den Überblick über das Vertragsregelwerk, Compliance, Rechnungen und Richtlinien zu behalten, helfen Jobmatching-Plattformen: Unternehmen haben die Möglichkeit, ihre internen Regularien und Anforderungen mit den Verfügbarkeiten des jeweiligen Freelancers abzugleichen. So ist durch den Einsatz von Technologie und die Digitalisierung auch ohne Mehraufwand eine Zusammenarbeit mit Freelancern außerhalb der eigenen Landesgrenzen möglich.

Quellen:

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