Gesprächsführung: 7 Methoden, die du in 2024 kennen solltest

Eine schlechte Gesprächsführung ist nicht nur auf persönlicher Ebene für deine Mitarbeiter frustrierend, sondern kann auch zu enormen finanziellen Verlusten führen: Falsch interpretierte Anweisungen und Informationen des Gesprächsinhalts führen im schlimmsten Fall zu Verzögerungen, gescheiterten Projekten oder gar dem Verlust von Kunden.

Daher ist es wichtig, dass jeder in deinem Unternehmen seine Kommunikationsfähigkeiten verbessert. Denn ganz gleich, ob du neu in einem Betrieb oder schon seit Jahren fester Teil des Führungsteams bist: Es gibt immer noch genügend Spielraum, die eigenen Gesprächstechniken zu erweitern und zu perfektionieren.

Wir haben dir die besten Techniken und Methoden zusammengestellt, die du anwenden kannst, um ein besserer Kommunikator zu werden und dein Unternehmen voranzubringen.

Die Bedeutung einer effektiven Gesprächsführung für dein Unternehmen

Ein Unternehmen ist keine Maschine mit Teilen, die automatisch und harmonisch zusammenpassen. Es ist eine Sammlung einzigartiger Individuen, die auf die gleichen Ziele hinarbeiten. Der Schlüssel, um all diese unterschiedlichen Persönlichkeiten auf produktive Weise zusammenzubringen, ist eine gute Kommunikation.

Unabhängig von der Größe deines Unternehmens ist die richtige Kommunikation entscheidend für deinen Erfolg. Wenn deine Mitarbeiter keine klientenzentrierten Kundengespräche führen können oder es zu betriebsinternen Missverständnissen kommt, wirkt sich das schlimmstenfalls auch auf deine wirtschaftliche Bilanz aus.

Eine gute Kommunikationsfähigkeit erleichtert es dir und deinem Team, fokussierter an Projekten zusammenzuarbeiten, Probleme schneller zu lösen und Ziele schneller zu erreichen. 

Mit einer effektiven Gesprächsführung kannst du…

• … Arbeitsabläufe optimieren, indem irrelevante oder verwirrende Botschaften reduziert werden.
• … die Produktivität verbessern, indem klare und gezielte Absprachen getroffen werden.
• … eine positive Unternehmenskultur fördern, in der alle Mitarbeiter offen und professionell miteinander kommunizieren können. 
• … die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen, indem sich alle wertgeschätzt fühlen.
• … Innovationen fördern, da Mitarbeiter neue Ideen austauschen und offener über kreative Lösungen sprechen.

Was zeichnet eine gute Gesprächsführung aus?

Eine effektive Gesprächsführung ist ein wechselseitiger Prozess des Zuhörens und Sprechens und in allen Phasen des täglichen Geschäftslebens von größter Bedeutung. Daher sollte es das Ziel deiner internen Unternehmenskommunikation sein, 

• Arbeitsanweisungen, 
• Informationen und
• Erwartungen an Mitarbeiter und Führungskräfte 

möglichst verständlich und umsetzbar zu gestalten.

Um die Qualität deiner Unternehmenskommunikation zu verbessern, ist letztlich eine Veränderung auf allen Geschäftsebenen erforderlich. Eine effektive Gesprächsführung in deine Unternehmenskultur zu implementieren, ist schließlich der gemeinsame Erfolg aller Beteiligten.

Fang am besten klein an, indem du an der Verbesserung deiner eigenen Gesprächstechnik arbeitest, und biete deinen Mitarbeitern Kommunikationstrainings an. Damit förderst du insgesamt eine Kultur der Ehrlichkeit, des Vertrauens und der lösungsorientierten Zusammenarbeit.

Die wichtigsten Elemente einer erfolgreichen Gesprächsführung

Obwohl es keine einheitliche Strategie für eine hervorragende Gesprächsführung gibt, werden die erfolgreichsten Kommunikationstechniken für Unternehmen durch die folgenden Merkmale definiert:

• Prägnanz: Halte deine Botschaften klar und direkt, damit die Mitarbeiter schnell handeln können und nicht aneinander vorbeireden. Wenn deine Informationen schwer verständlich sind, kann deine Botschaft verloren gehen, was zu unnötigen Konfliktsituationen oder Fehlern führt.
• Zugänglichkeit: Stelle sicher, dass deine Mitarbeiter immer die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen und sich Klarheit über Anweisungen zu verschaffen, die sie möglicherweise nicht verstanden haben.
• Vollständigkeit: Achte darauf, dass deine Botschaft alle Informationen enthält, die deine Mitarbeiter benötigen, um ihre Aufgaben schnell und genau zu erledigen.
• Vertrauen: Du solltest deinen Mitarbeitern signalisieren, dass du ihnen auch in möglichen Konfliktsituationen souverän, unvoreingenommen und auf Augenhöhe begegnen wirst.
• Respekt: Achte bei der Kommunikation mit deinen Mitarbeitern auf einen respektvollen Ton.

7 effektive Techniken der Gesprächsführung

Ganz gleich, ob unangenehmes Feedback-Gespräch oder Gehaltsverhandlungen: Die folgenden sieben Tipps helfen dir dabei, die Kommunikationsfähigkeiten in deinem Unternehmen zu verbessern.

Tipp 1: Bereite dich auf den Gesprächsaufbau vor

Wichtige Gespräche werden gerade in der Beziehungsebene oft von starken Emotionen begleitet. Es ist hilfreich, sich vorab Notizen zu machen und den Gesprächsaufbau zu planen. Schreibe dafür einfach all deine Gedanken, Emotionen und Erwartungen ungefiltert auf.

Verwende diese Notizen dann, um das Gespräch zu strukturieren, Aussagen umzuformulieren oder bestimmte Punkte zu entfernen oder hinzuzufügen.

Orientiere dich am besten an den vier Phasen des Gesprächsaufbaus:

1. Der Gesprächseinstieg: Versuche, mit einem positiven Einstieg die Gesprächssituation zu beginnen und eine angenehme Gesprächsatmosphäre zwischen dir und deinem Gegenüber zu kreieren.
2. Die Informationsphase: Nun beginnt das eigentliche Gespräch. In der Informationsphase wird das Anliegen benannt und die Gesprächspartner werden umfassend über konkrete Fragen, Wünsche, Erwartungen und Ziele informiert.
3. Die Verhandlungsphase: In der Verhandlungsphase des Gesprächs erfolgt die Evaluation der Argumente und die Erarbeitung einer zufriedenstellenden Lösung für alle Beteiligten.
4. Der Abschluss: Abschließend sollten die Ergebnisse festgehalten werden. Versuche, einen positiven Abschluss zu finden, und signalisiere deinem Gesprächspartner, dass du für weitere Gespräche oder Fragen zur Verfügung stehst.

Die Vorbereitung auf das Gespräch

Bringe deine Notizen in das Gespräch mit und zeige deinem Gesprächspartner, dass du dich gut vorbereitet hast und nichts auslassen willst. Diese Notizen helfen dir dabei, deine Gefühle und Aussagen zu verbalisieren und dich an alle wichtigen Fragen zu erinnern. Eine gute Gesprächsvorbereitung gibt aber auch deinem Gesprächspartner ein Gefühl der Sicherheit und signalisiert ihm ein echtes Interesse an dem Gespräch.

Tipp 2: Wähle die richtige Zeit und den richtigen Ort

Eine effektive Methode für eine erfolgreiche Gesprächsführung besteht darin, die Kommunikation angemessen an die jeweilige Situation anzupassen.

Ein Gespräch zur richtigen Zeit und am richtigen Ort kann dazu beitragen, eine positive Arbeitskultur zu entwickeln, in der sich alle Teammitglieder wertgeschätzt fühlen. Niemand möchte in einem Teammeeting ein persönliches Feedback bekommen oder zwischen Tür und Angel über Gehaltsverhandlungen sprechen.

Insbesondere für Mitarbeiter, die unter einem erheblichen Zeitdruck stehen, solltest du immer versuchen, die jeweilige Situation zu berücksichtigen. Wähle deshalb für die Gesprächssituation einen passenden Rahmen und achte auf eine angenehme Atmosphäre für die Bedürfnisse aller Beteiligten.

Tipp 3: Komm auf den Punkt

Ganz gleich, ob du ein Mitarbeiter-, Klienten- oder Kundengespräch führst: Welche Informationen sind am wichtigsten? Versuche, möglichst schnell im Gespräch auf diesen Punkt zu kommen. Sei dabei direkt, aber freundlich. So vermeidest du, dass sich dein Gesprächspartner mit einem Übermaß an unnötigen Informationen überfordert oder verwirrt fühlt. 

Kommuniziere deine Botschaft so klar wie möglich und vermeide vage Formulierungen und inhaltsleere Füllwörter wie „vielleicht“, „eigentlich“ und „normalerweise“. Anstatt zu sagen: „Vielleicht könnten Sie das erstmal übernehmen“ könntest du deinen Standpunkt in einem Gespräch auch so kommunizieren: „Ich möchte bitte, dass Sie das übernehmen.“

Tipp 4: Höre aktiv und aufmerksam zu

Aktives Zuhören bedeutet weitaus mehr, als nur die Worte zu vernehmen, die aus jemandes Mund kommen. Indem du deinem Gesprächsteilnehmer aktiv zuhörst, signalisierst du dein Interesse und deine Wertschätzung und kannst eine echte Verbindung zwischen euch aufbauen. 

Du willst wissen, wie das am besten geht? Probiere beim nächsten Gespräch folgende Hilfestellungen aus:

• Wiederhole in einem Gesprächsverlauf den Namen einer Person, die sich dir gerade erst vorgestellt hat.
• Signalisiere deinem Gesprächspartner, dass du ihn verstehst (etwa durch das Nicken mit deinem Kopf).
• Halte aktiven Augenkontakt während dem Gespräch.
• Wiederhole in dem Gesprächsverlauf wichtige Informationen oder das Anliegen deines Gesprächspartners.

Tipp 5: Bleibe offen

Auch diese Technik der erfolgreichen Geschäftskommunikation hängt mit dem Zuhören zusammen. Aufgeschlossenheit in einer Gesprächssituation bedeutet, dass du bereit bist, den Standpunkt oder die Sichtweise eines anderen anzuhören und dessen Argumente nachzuvollziehen, auch wenn du bereits eine Meinung zum Thema haben solltest. 

Deshalb solltest du einen flexiblen Kommunikationsansatz verfolgen, wenn du mit jemandes Meinung nicht einverstanden bist. Wenn dir dein Gesprächspartner ebenso offen begegnen wird, lassen sich in der Regel die meisten Konfliktsituationen vermeiden und ausgewogene Kompromisse ausarbeiten.  

Tipp 6: Achte auf deine Körpersprache

Natürlich kommunizieren wir nicht nur mit Worten. Alles an uns ist ein Teil der sogenannten nonverbalen Kommunikation. Nonverbale Signale wie unser Gesichtsausdruck (Mimik) oder unsere Körperhaltung (Gestik) werden bewusst oder unbewusst wahrgenommen und haben deshalb einen unmittelbaren Einfluss darauf, wie eine Botschaft ankommt.

Achte deshalb darauf, dass deine Körpersprache zu deiner Botschaft passt. Wenn du in einer gebeugten Haltung und ohne Blickkontakt etwas Positives sagst, widerspricht deine Körpersprache der Aussage deiner Botschaft. Das lässt dich weniger vertrauenswürdig erscheinen und kann deinen Gesprächspartner verwirren.

Tipp 7: Behalte die Ruhe

Selbst in den friedlichsten Arbeitsumgebungen kommt es zu Konflikten. Missverständnisse, emotional aufgeladene Themen und kulturelle Unterschiede führen zu Problemen zwischen Menschen am Arbeitsplatz. Wenn es um Konfliktlösung geht, ist es wichtig, das Bedürfnis, „Recht“ zu haben, loszulassen, um ein besseres Verständnis für die Situation und die andere Person zu erhalten.

Nimm dir in einer schwierigen Gesprächssituation die Zeit für ein oder zwei Atemzüge, bevor du antwortest. Anstatt sofort zu reagieren, ist es besser, sich einen Moment Zeit zu nehmen und seine Gedanken zu sammeln. Manchmal reicht dieser kurze Moment der Stille schon aus, um die erhitzten Gemüter aller Beteiligten wieder zu beruhigen. 

Wenn sich im weiteren Gesprächsverlauf herausstellen sollte, dass kein zielführender Abschluss gefunden wird, empfiehlt es sich, das Gespräch zu vertagen.

Fazit

Eine gute Kommunikation ist die Grundlage für das Wachstum deines Unternehmens. Die Bedeutung einer effektiven Gesprächsführung ist deshalb kaum zu überschätzen.

Die beste Möglichkeit, deine Mitarbeiter in deine unternehmerische Vision einzubeziehen, besteht darin, sich auf eine verbesserte Gesprächsführung zu konzentrieren. Je einfacher es für deine Mitarbeiter ist, mit ihren Vorgesetzten und untereinander zu kommunizieren, desto effektiver können sie miteinander zusammenarbeiten und dich bei deinem Zielvorhaben unterstützen.

Leon Sänger

Leon Sänger ist Teil des acquisa-Teams. Er ist Experte für die Redaktion von Artikeln aus den Themenbereichen Service und Vertrieb. Leon studiert Germanistik sowie Philosophie in Düsseldorf.