Informationsmanagement: Definition und grundlegende Prinzipien für dein Unternehmen

Herrscht in deinem Unternehmen auch eine kaum zu bewältigende Informationsflut? In diesem Artikel gehen wir auf die wichtigsten Aspekte des Informationsmanagements ein und unterstützen dich dabei, spezifische Probleme und Herausforderungen zu identifizieren und anzugehen, um dein Unternehmen (wieder) in Richtung Erfolg zu führen.

Legen wir los!

Was ist Informationsmanagement?

Informationsmanagement bezieht sich auf die Erfassung, Speicherung, Nutzung und Verwaltung von Informationen innerhalb einer Organisation. Es ist ein systematischer Ansatz, um sicherzustellen, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit den richtigen Personen zur Verfügung stehen.

Informationsmanagement: Die Bedeutung für dein Unternehmen

Durch die digitale Revolution haben sich Informationen zu einer entscheidenden Ressource für Unternehmen entwickelt. Demnach bietet dir ein umsichtiger Umgang mit ihnen nicht nur Wettbewerbsvorteile, sondern kann auch darüber hinaus strategisch relevant sein.

Warum zielgerichtetes Informationsmanagement unverzichtbar ist

Eine strukturierte Organisation von Informationen bringt verschiedenste Vorteile für Unternehmen mit sich. Einige Schlüsselaspekte sind:

• Strategische Ausrichtung: Indem Informationen verlässlich verwaltet und organisiert werden, sind Unternehmen in der Lage, ihre strategischen Ziele besser zu verfolgen und sich an den jeweiligen Marktbedingungen auszurichten.
• Wettbewerbsvorteil: Informationen sind für Unternehmen ein entscheidender Erfolgsfaktor. Mithilfe eines gut strukturierten Informationsmanagements können sie sich gegenüber der Konkurrenz in Stellung bringen.
• Ressourceneffizienz: Eine optimale Nutzung der vorhandenen Ressourcen setzt die Gewährleistung der Zugänglichkeit und Verfügbarkeit von Informationen für Mitarbeiter und Entscheidungsträger voraus.
• Förderung von Innovation: Eine systematische Analyse und Nutzung von Informationen ermöglicht die Entwicklung neuer Ideen und Produkte, sowie die Verbesserung bestehender Geschäftsprozesse.
• Risikominimierung: Durch ein strukturiertes Informationsmanagement lassen sich Risiken reduzieren, welche durch den Verlust oder Missbrauch von Informationen entstehen können.

Kurz: Der gezielte Einsatz von Informationsmanagement fördert die Organisation, Effizienz und Innovationskraft deines Unternehmens und minimiert zugleich potenzielle Risiken.

Grundlegende Definition und Prinzipien des Informationsmanagements

Informationsmanagement bezeichnet den Umgang von Unternehmen und Organisationen mit ihren Informationen hinsichtlich Verwaltung, Speicherung und Abruf. Das Ziel: die Nutzung von relevanten Informationen zur richtigen Zeit und durch die richtige Person sicherzustellen. Dies umfasst die Auswahl und Implementierung von Systemen, die zur Datensicherheit beitragen.

Kernkonzepte des Informationsmanagements

Um im Informationsmanagement einen optimalen Umgang mit Informationsressourcen zu gewährleisten, sind einige grundlegende Prinzipien von zentraler Bedeutung. Dazu zählen unter anderem:

• Zugänglichkeit: Informationen sollten einfach zugänglich und auffindbar gestaltet sein, um eine effektive Nutzung zu ermöglichen.
• Vertraulichkeit: Schutz sensibler Informationen und Zugriffsbeschränkungen für bestimmte Nutzergruppen zur Wahrung von Privatsphäre und Datenintegrität sind unerlässlich.
• Integrität: Die Sicherstellung von Richtigkeit, Konsistenz und Aktualität der Informationen ermöglicht fundierte Entscheidungsprozesse.
• Standardisierung: Die Einführung einheitlicher Prozesse, Richtlinien und Technologien trägt zur Effizienzsteigerung und Bereitstellung einer konsistenten Informationsbasis bei.
• Nutzerorientierung: Die Ausrichtung des Informationsmanagements an Bedürfnissen und Erwartungen der Nutzer verbessert Benutzerfreundlichkeit und praktischen Nutzen.

Informationsmanagement vs. Wissensmanagement: Was sind die Unterschiede?

Trotz häufiger gemeinsamer Nennung unterscheiden sich Informationsmanagement und Wissensmanagement in verschiedenen Aspekten:

Informationsmanagement bezieht sich auf die Sammlung, Speicherung, Organisation und Bereitstellung von Informationen, unabhängig davon, ob es sich um strukturierte oder unstrukturierte Daten und digitale oder physische Speicherorte handelt.

Wissensmanagement geht hingegen über die reine Informationsebene hinaus. Es beschäftigt sich mit der Erfassung, Analyse, Verwendung und Weitergabe von Wissen, das auf Informationen basiert. Dabei spielt neben der technischen Infrastruktur auch der menschliche Faktor eine bedeutende Rolle, um gemeinsames Verständnis, Erfahrungsaustausch und Lernen innerhalb des Unternehmens zu fördern.

Doch beide Ansätze ergänzen sich: Ein erfolgreiches Wissensmanagement baut auf einem soliden Informationsmanagement auf.

Aufgaben und Methoden des Informationsmanagements

Im Informationsmanagement existieren vielfältige Aufgaben und Methoden, die sich in unterschiedliche Bereiche gliedern lassen.

Informationsbeschaffung und -verarbeitung

Die gezielte Suche, Sammlung und Dokumentation von relevanten Daten und Informationen bilden die zentrale Aufgabe der Informationsbeschaffung. Hierbei kommen vielseitige Methoden zum Einsatz:

• Recherche in internen und externen Datenbanken
• Erstellung und Auswertung von Fragebögen und Umfragen
• Durchführung von Interviews und Expertengesprächen
• Analyse von Dokumenten und Publikationen

Nachdem der Beschaffungsprozess erfolgreich abgeschlossen wurde, rückt die Verarbeitung der gesammelten Informationen in den Fokus. In diesem Schritt werden Daten geordnet, gefiltert, codiert, analysiert, aufbereitet und gespeichert, um zukünftige Analysen und Anwendungen zu ermöglichen.

Informationsanalyse und -bewertung

Die Analyse und Bewertung von Informationen sind grundlegend für die Effektivität des Informationsmanagements. Diese Aufgabe dient verschiedenen Zielen:

• Überprüfung von Daten hinsichtlich Qualität und Integrität
• Ermittlung von Zusammenhängen, Trends und Mustern
• Verständnis der Bedürfnisse sowie des Verhaltens der Zielgruppe im Rahmen des Service Managements
• Einschätzung der aktuellen Situation und Erkennung von Verbesserungspotenzialen

Um dies zu gewährleisten, werden diverse Analyse- und Bewertungsmethoden angewendet, wie beispielsweise statistische Auswertungen, qualitative und quantitative Analysen, Benchmarking oder SWOT-Analysen.

Informationsverteilung und -nutzung

Jeder Informationsmanager sollte sicherstellen, dass alle beteiligten Personen Zugang zu den benötigten Informationen haben. Die geregelte Verteilung und Nutzung von Informationen erfüllt dabei mehrere Zwecke:

• Förderung von Kommunikation und Zusammenarbeit
• Unterstützung von Entscheidungsprozessen und Prozessoptimierung
• Sicherstellung der Einhaltung regulatorischer Standards im Rahmen des Compliance Managements
• Vorbereitung auf mögliche Krisen- oder Notfallsituationen im Kontext des Katastrophenmanagements

Hierfür können Methoden der Informationsverteilung und -nutzung sowohl technischer Natur, beispielsweise durch Intranets, Datenbanken und Kommunikationsplattformen, als auch organisatorisch, etwa durch Einrichtung von Informationszentren und interdisziplinären Expertenteams, gestaltet sein.

Ziele eines effektiven Informationsmanagements

Ein gut durchdachtes Informationsmanagement hat zahlreiche positive Auswirkungen auf dein Unternehmen. Im Folgenden erfährst du, wie ein effektives Informationsmanagement die Produktivität und Effizienz steigern, Innovation und Wettbewerbsfähigkeit fördern sowie die Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern kann.

Steigerung der Produktivität und Effizienz

• Vermeidung von Redundanzen: Durch ein gezieltes Informationsmanagement kannst du die doppelte Erfassung von Informationen verhindern. Dies vereinfacht und beschleunigt Arbeitsabläufe in deinem Unternehmen.
• Informationsbedarfsanalyse: Eine systematische Erfassung des Informationsbedarfs in den verschiedenen Bereichen deines Unternehmens ermöglicht eine Optimierung des Informationsflusses.
• Optimierung des Geschäftsprozessmanagements: Effizientes Informationsmanagement trägt dazu bei, die Übersichtlichkeit und Strukturierung von Prozessen zu verbessern, was wiederum die Effizienz steigert.

Förderung von Innovation und Wettbewerbsfähigkeit

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt sind innovative und kreative Lösungen entscheidend für den Erfolg. Ein effektives Informationsmanagement ermöglicht es, wertvolle Informationen gezielt zu nutzen, um strategische Unternehmensziele zu erreichen. Hierzu zählen insbesondere folgende Aspekte:

• Innovationsförderung: Geordneter Zugang zu Informationen regt kreative Prozesse an und fördert die Entwicklung neuer Ideen.
• Chancen- und Risikoanalyse: Dank eines strukturierten Informationsmanagements kannst du frühzeitig Trends und Marktpotenziale erkennen. Dadurch sind fundierte, strategische Entscheidungen möglich.

Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit

Die interne Kommunikation und Zusammenarbeit spielen für den Erfolg eines Unternehmens eine entscheidende Rolle. Durch ein effektives Informationsmanagement kannst du diese beiden Bereiche maßgeblich verbessern und so zur Steigerung der Produktivität beitragen. Dazu trägt vor allem Folgendes bei:

• Transparenz: Mitarbeiter können dank eines strukturierten Informationsmanagements unkompliziert auf Informationen zugreifen und diese austauschen, was die Zusammenarbeit erleichtert.
• Vernetzung: Ein effektives Informationsmanagement schafft Synergien und ermöglicht das Teilen von Wissen und Erfahrungen zwischen den Mitarbeitern.

IT-Unterstützung im Informationsmanagement

Die IT-Unterstützung spielt eine entscheidende Rolle im Informationsmanagement. Sie optimiert den Datenfluss in deiner Organisation und erhöht die Verfügbarkeit von Informationen. Dadurch verbessert sie die Kommunikation, Kollaboration und Entscheidungsfindung innerhalb deines Unternehmens.

Softwarelösungen für verschiedene Anforderungen

Es gibt zahlreiche Softwaresysteme, die zur IT-Unterstützung des Informationsmanagements eingesetzt werden können:

• Datenbanken: Diese ermöglichen die effiziente Speicherung, Abfrage und Analyse von strukturierten Daten. Beispielsweise lassen sich so alle benötigten Informationen für ein Meeting konsolidieren und relevante Informationen leichter zugänglich machen.
• Content-Management-Systeme (CMS): Diese Lösungen unterstützen die Erstellung und Verwaltung von digitalen Inhalten. Sie erleichtern die Organisation von Texten, Bildern, Audio- und Videomaterial und bieten Funktionen zum Teilen und Zugreifen auf diese Inhalte innerhalb der Organisation.
• Dokumentenverwaltungssysteme: Diese sind speziell für das Management von elektronischen Dokumenten konzipiert. Solche Systeme fördern die Organisation, Versionierung und den schnellen Zugriff auf Dokumente. Im Kundenservice tragen sie dazu bei, dass Agenten rasch auf benötigte Informationen zugreifen können.

Tipps für die Implementierung von Informationsmanagement in deinem Unternehmen

Bei einem effektiven Informationsmanagement spielen mehr denn je sowohl die Kenntnis der Informationswissenschaft als auch das Verständnis strategischer Rahmenbedingungen eine wichtige Rolle. Da sich Informations- und Wissensmanagement in der Praxis oft überschneiden, ist es wichtig, sie harmonisch zu integrieren.

In den folgenden Abschnitten werden wir sowohl Strategien zur erfolgreichen Umsetzung als auch häufig auftretende Herausforderungen und deren Lösungsansätze näher betrachten.

Strategien und Schritte zur erfolgreichen Umsetzung

1. Informationsziele definieren: Bestimme, welche Informationen für dein Unternehmen am relevantesten sind und welchen Stellenwert sie haben. Berücksichtige sowohl explizites (dokumentiertes) als auch implizites (nicht dokumentiertes) Wissen.
2. Aktuelle Situation analysieren: Erstelle einen Überblick über die vorhandenen Informationsstrukturen, -prozesse und -bedarfe in deinem Unternehmen.
3. Informationsstrategie entwickeln: Lege Ziele und Maßnahmen für das Informationsmanagement fest, die im Einklang mit der Unternehmensstrategie stehen.
4. Technologien und Tools auswählen: Nutze Software-Lösungen, die den Anforderungen deines Unternehmens gerecht werden und eine Integration in bestehende Systeme ermöglichen.
5. Akzeptanz und Zusammenarbeit fördern: Sensibilisiere die Mitarbeiter für das Thema Informationsmanagement und binde sie aktiv in die Prozesse ein.

Häufige Herausforderungen und Lösungsansätze

• Komplexität bewältigen: Informationsmanagement kann aufgrund der vielschichtigen Informationen und Prozesse komplex sein. Durch gezielte Schulungen und transparente Kommunikation kannst du für ein besseres Verständnis und leichtere Handhabung sorgen.
• Überflutung von Informationen vermeiden: Eine effektive Filterung, Priorisierung und kritische Bewertung von Informationen ermöglicht fundierte Entscheidungsfindungen ohne unnötige Ablenkungen.
• Sicherheit und Datenschutz garantieren: Schütze dein Unternehmen vor Informationsverlust, Datenmissbrauch und anderen Risiken, indem umfassende Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen implementiert werden.
• Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten klären: Kläre, wer für welche Aufgaben im Informationsmanagement verantwortlich ist und wie Entscheidungen getroffen werden.
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sicherstellen: Achte darauf, dass dein Informationsmanagement kontinuierlich weiterentwickelt und an Veränderungen im Unternehmen oder auf dem Markt angepasst wird.

Fazit

Durch ein effektives Informationsmanagement lassen sich Wettbewerbsvorteile sichern und die Innovationskraft fördern. Dabei spielen Zugänglichkeit, Vertraulichkeit, Integrität, Standardisierung und Nutzerorientierung eine entscheidende Rolle.

Die wichtigsten Erkenntnisse aus diesem Artikel:

• Strategische Ausrichtung: Organisation und Verwaltung von Informationen müssen den strategischen Zielen des Unternehmens dienen.
• Wettbewerbsvorteil: Durch ein geordnetes Informationsmanagement lassen sich Vorteile gegenüber der Konkurrenz erzielen und Innovationen fördern.
• Risikominimierung: Ein umsichtiges Informationsmanagement trägt dazu bei, Risiken wie den Verlust oder Missbrauch von Informationen zu verringern.

FAQ

Folgend eine Liste mit Antworten auf häufig gestellte Fragen.

Welche Aufgaben haben Informationsmanager?

Informationsmanager organisieren, analysieren und bewerten Daten in Unternehmen. Sie entwickeln Strategien zur effektiven Informationsnutzung und gewährleisten IT-Sicherheit. Zudem optimieren sie informationsbezogene Prozesse und unterstützen bei der Entscheidungsfindung.

Welche Aufgabenbereiche gibt es im Informationsmanagement?

Im Informationsmanagement gibt es mehrere Schlüsselaufgaben: Informationsbeschaffung, -aufbereitung, -verteilung, -analyse und -sicherung. Dabei helfen technische Systeme und organisatorische Prozesse, relevante Informationen zu sammeln, aufzubereiten, effektiv zu teilen, auszuwerten und zu schützen.

Welche Werkzeuge und Methoden werden im Informationsmanagement eingesetzt?

Werkzeuge und Methoden im Informationsmanagement umfassen Datenbanken, Business Intelligence-Tools, Content-Management-Systeme und Informationsvisualisierung. Priorisiere die Datenorganisation, nutze Analyse-Tools für wertvolle Erkenntnisse und setze auf nutzerfreundliche Oberflächen.

Was sind die Ziele und Vorteile des Informationsmanagements in einem Unternehmen?

Die Ziele des Informationsmanagements in Unternehmen sind, Daten optimal zu nutzen, Prozesse zu verbessern, Entscheidungen schnell und fundiert zu treffen. Dabei ergeben sich Vorteile wie erhöhte Wettbewerbsfähigkeit, Kostensenkung und Effizienzsteigerung.

Wie lässt sich Informationsmanagement in ein bestehendes Unternehmen integrieren?

Informationsmanagement integrierst du in ein Unternehmen, indem du IT-Infrastruktur verbesserst, Richtlinien entwickelst und Mitarbeiterschulungen durchführst. Setze auf Tools zur Datenanalyse und priorisiere effektive Kommunikation. Evaluier regelmäßig Prozesse und passe sie zeitnah an.

Was ist der Unterschied zwischen Informationsmanagement und Wissensmanagement?

Informationsmanagement beschäftigt sich mit der Sammlung, Organisation und Verteilung von Daten innerhalb einer Organisation. Wissensmanagement hingegen transformiert diese Daten in nützliches, anwendbares Wissen, um strategische Entscheidungen zu unterstützen.

Wie trägt Informationsmanagement zur Entscheidungsfindung in einem Unternehmen bei?

Informationsmanagement unterstützt Entscheidungsfindung in Unternehmen, indem es Daten erfasst, organisiert und analysiert. Dadurch erhalten Führungskräfte fundierte Einblicke für strategische Entscheidungen. Tipps: Setze klare Datenstrukturen und nutze leistungsfähige Analysetools.

Was ist die Rolle von künstlicher Intelligenz und Big Data im Informationsmanagement?

Künstliche Intelligenz und Big Data spielen im Informationsmanagement eine zentrale Rolle, indem sie große Datenmengen analysieren und wertvolle Muster erkennen. Dadurch ermöglichen sie bessere Entscheidungen, verbessern die Effizienz von Prozessen und erleichtern die Automatisierung.

Thomas Sesli

Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.