Der Wecker klingelt, dein Kopf pocht und an Arbeiten ist heute nicht zu denken. Was jetzt? Eine schnelle Krankmeldung per Mail ist verlockend – aber Achtung: Auch hier gibt’s ein paar Regeln zu beachten.
In diesem Artikel erfährst du, wie du dich professionell, knapp und korrekt per E-Mail krankmeldest – ohne dich unnötig zu stressen. Wir klären dich umfassend über die Krankmeldung per E-Mail auf und geben dir alle Informationen an die Hand, die du als Arbeitnehmer 2026 dazu benötigst. Also, los geht's!
Wie sollte eine Krankmeldung per Mail formuliert werden?
Eine Krankmeldung per Mail sollte Betreffzeile, Anrede, die voraussichtliche Dauer der Abwesenheit sowie ggf. Informationen für die Krankheitsvertretung wie offene Aufgaben oder Deadlines enthalten. Achte auf eine höfliche Formulierung und klare Informationen.
Krankmeldung per Mail: Zulässigkeit und Voraussetzungen
Eine Krankmeldung per Mail sollte so früh wie möglich erfolgen – idealerweise vor Arbeitsbeginn am ersten Krankheitstag. Je nach Unternehmen kann es auch Vorgaben geben, bis wann die Krankmeldung eingehen muss (z. B. spätestens bis 9 Uhr).
Rechtliche Regelungen zur Krankmeldung
Die gesetzlichen Rahmenbedingungen für Krankmeldungen sowie die damit verbundenen Pflichten von Arbeitnehmern sind im Entgeltfortzahlungsgesetz geregelt. Zusätzliche Vereinbarungen können in Arbeits- und Tarifverträgen verankert sein.
Im Wesentlichen gelten folgende Bestimmungen:
- Arbeitnehmer müssen ihren Arbeitgeber unverzüglich über ihre Arbeitsunfähigkeit in Kenntnis setzen (§ 5 Abs. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz).
- Ab dem vierten Krankentag, nachdem man sich krankgemeldet hat, besteht die gesetzliche Verpflichtung zur Vorlage einer ärztlichen Bescheinigung (§ 5 Abs. 1 S. 2 Entgeltfortzahlungsgesetz).
- Der Arbeitgeber ist berechtigt, die Vorlage eines Attests auch ohne konkrete Verdachtsmomente bereits früher zu verlangen (§ 5 Abs. 1 S. 3 Entgeltfortzahlungsgesetz).
- Eine vertragliche Vereinbarung kann vorsehen, dass der Arbeitnehmer schon für den ersten Krankheitstag ein ärztliches Attest vorzulegen hat.
Wann ist eine E-Mail-Krankmeldung möglich?
Arbeitsunfähigkeitsanzeigen per E-Mail sind grundsätzlich zulässig, wenn dabei bestimmte Regeln eingehalten werden:
- Die E-Mail-Krankmeldung sollte an den richtigen Ansprechpartner gesendet werden, zum Beispiel an den Vorgesetzten oder die Personalabteilung, damit sie als gültig betrachtet wird.
- Ein telefonischer Hinweis kann sinnvoll sein, insbesondere dann, wenn E-Mails nicht regelmäßig gelesen werden oder Klärungsbedarf bezüglich Nachweis- oder Vorlagepflichten besteht.
- Falls der Arbeitnehmer selbst nicht in der Lage ist, sich krankzumelden, kann dies auch durch Dritte, zum Beispiel nahe Angehörige, erfolgen.
Da es keine speziellen gesetzlichen Vorgaben für die E-Mail-Krankmeldung gibt, steht es den Unternehmen frei, eigene Kommunikationsrichtlinien diesbezüglich festzulegen. Ohne eine entsprechende Sonderregelung ist der Arbeitnehmer jedoch nicht verpflichtet, sich auf eine bestimmte Weise krankzumelden.
Krankmeldung per E-Mail: Inhalt und Form
Wenn du eine Krankmeldung per E-Mail verfasst, gibt es einige Aspekte, auf die du achten solltest, um sicherzustellen, dass die Meldung deines krankheitsbedingten Arbeitsausfalls korrekt und vollständig ist.
Was sollte in der E-Mail enthalten sein?
Die Krankmeldung per E-Mail sollte folgende Informationen beinhalten:
- Betreffzeile: Der Betreff sollte eindeutig auf eine Krankmeldung hinweisen. Beispiel: "Krankmeldung für [Datum] – [Dein Vor- und Nachname], [ggf. Personalnummer]"
- Einleitung: In der Einleitung teilst du mit, dass du krankheitsbedingt ab [Datum] und [Arbeitsbeginn] nicht arbeiten kannst.
- Krankheitsdauer: Gib Bescheid, für wie viele Kalendertage du voraussichtlich fehlen wirst.
- Deadlines und Aufgaben: Informiere über bevorstehende Deadlines und Aufgaben, für die ggf. eine Vertretung erforderlich ist.
- Krankschreibung: Erkläre, ob du bereits vom Arzt krankgeschrieben bist, ein Krankenschein (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) vorliegt und ab welchem Krankheitstag du diesen einreichen wirst, sofern er nicht in elektronischer Form vorliegt.
- Bestätigung: Bitte um eine Bestätigung des Erhalts der E-Mail und darum, deine Krankmeldung an die zuständigen Stellen weiterzuleiten.
Muster für eine korrekte Krankmeldung
Nachfolgend findest du ein Beispiel für eine Krankmeldung per E-Mail, welche alle notwendigen Informationen enthält:
Betreff: Krankmeldung für [Datum] – [Dein Vor- und Nachname], [ggf. Personalnummer]
Liebe/r [Vorgesetzte/r], aufgrund einer Krankheit bin ich ab heute, den [Datum], und [Arbeitsbeginn] nicht in der Lage, meine Tätigkeiten auszuüben. Ich gehe davon aus, dass ich für die nächsten [Anzahl] Kalendertage abwesend sein werde.
In dieser Zeit sollten folgende Punkte beachtet und gegebenenfalls durch eine Vertretung übernommen werden:
- [Aufgabe 1] (Deadline: [Datum])
- [Aufgabe 2] (Deadline: [Datum])
Bitte bestätigen Sie den Erhalt meiner Krankmeldung und leiten Sie diese an die entsprechenden Stellen weiter.
Vielen Dank und freundliche Grüße
[Dein Vor- und Nachname]
Mit diesem Muster stellst du sicher, dass deine E-Mail-Krankmeldung alle relevanten Informationen enthält und dein Arbeitgeber über deine Krankheit, den Zeitraum der Abwesenheit und die eventuelle Notwendigkeit einer Vertretung informiert ist.
Du möchtest eine Abwesenheitsnotiz für deine Mails einrichten? Hier erklären wir dir, wie das geht: Abwesenheitsnotiz formulieren: Tipps und Tricks.
Krankmeldung: Wichtige und häufige Fragen
Muss die Art der Erkrankung mitgeteilt werden?
Es ist nicht notwendig, dem Arbeitgeber die Art der Erkrankung mitzuteilen oder genaue gesundheitliche Probleme offenzulegen. Es genügt, ihn über die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer in Kenntnis zu setzen. Das bedeutet, dass in der Krankmeldung keine Details zur Erkrankung preisgegeben werden müssen.
Wann ist eine Krankschreibung erforderlich?
Gemäß dem Entgeltfortzahlungsgesetz ist der Arbeitnehmer dazu verpflichtet, bei einer Krankheit, die länger als drei Kalendertage andauert, eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzulegen. Konkret bedeutet dies: Fehlst du länger als drei Tage, muss die Krankschreibung spätestens am vierten Tag dem Arbeitgeber vorgelegt werden.
Hierbei ist zu beachten, dass sich die Nachweispflicht nicht auf den Tag der Erkrankung, sondern auf den ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit bezieht. Wichtig: Samstage, Sonntage und gesetzliche Feiertage zählen ebenso als Kalendertage und müssen bei der Fristberechnung mit einbezogen werden.
Kann der Arbeitgeber die Art der Krankmeldung vorschreiben?
Grundsätzlich ist der Arbeitnehmer verpflichtet, den Arbeitgeber über seine Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer aufzuklären. Diese Information sollte unverzüglich, also ohne schuldhaftes Zögern, weitergegeben werden. In der Regel geschieht dies zuerst telefonisch, um eine umgehende Benachrichtigung zu gewährleisten.
Allerdings kann der Arbeitgeber die spezifische Art der Krankmeldung nicht explizit vorschreiben. Ob die Mitteilung ausschließlich per Anruf oder E-Mail erfolgt, bleibt dem Arbeitnehmer überlassen. Dennoch ist es rechtlich zulässig, dass der Arbeitgeber eine schriftliche Krankmeldung verlangt, um den Krankheitsfall dokumentieren zu können.
Was ist bei Erkrankung eines Kindes zu beachten?
Ein Arbeitnehmer kann sich auch krankmelden, wenn sein Kind erkrankt ist. Dies setzt allerdings voraus, dass die Betreuung notwendig ist und es keine anderweitige Möglichkeit zur Versorgung des Kindes gibt. Im Falle der Erkrankung eines Kindes kann der Arbeitgeber eine Bescheinigung des Kinderarztes über die Notwendigkeit der Betreuung einfordern.
Alternativen zur E-Mail-Krankmeldung
Telefonische Krankmeldung und Krankmeldung per SMS oder WhatsApp sind zwei Alternativen zur E-Mail-Krankmeldung. Beide bieten Vorteile und können in verschiedenen Krankheitsfällen praktisch sein.
Telefonische Krankmeldung
Die telefonische Krankmeldung ist immer eine gute Wahl, da sich so Fragen zum Beispiel zu offenen Aufgaben oder Deadlines, die für eine Vertretung relevant sind, direkt mit dem Vorgesetzten klären lassen. Allerdings hängt die Möglichkeit eines persönlichen Telefonats auch vom Gesundheitszustand ab, da beispielsweise bei einer Halsentzündung das Sprechen eingeschränkt sein könnte.
Krankmeldung per SMS oder WhatsApp
Das Versenden einer Krankmeldung per SMS oder WhatsApp ist mittlerweile üblich, da der Vorgesetzte so bereits über den Krankheitsfall informiert ist, bevor er ins Büro kommt und sich direkt um Vertretungsfragen bemühen kann. Allerdings solltest du die Erlaubnis deines Arbeitgebers für diese Art der Krankmeldung erfragen.
Neuerungen und Entwicklungen rund um die Krankmeldung
Die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) erleichtert den Prozess der Krankmeldung, da das Attest des Arztes nun nicht mehr vom Arbeitnehmer persönlich an den Arbeitgeber übergeben werden muss, sondern direkt von der Arztpraxis nach dem Praxisbesuch in digitaler Form an die Krankenkassen verschickt wird, wo der Arbeitgeber dieses abrufen kann. Bei diesem Abruf erhält der Arbeitgeber alle wichtigen Informationen zur
- Dauer der Erkrankung,
- ob es eine Erst- oder Folgebescheinigung ist und
- ob es sich gegebenenfalls um die Folgen eines Arbeitsunfalles handelt.
Seit dem 1. Januar 2023 ist diese elektronische Art der Krankschreibung verbindlich für gesetzlich Krankenversicherte.
Ausnahmen, bei denen weiterhin eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform vorgelegt werden muss, bestehen für
- Privatversicherte,
- Minijobber in Privathaushalten sowie
- bei Bescheinigungen von Ärzten, die nicht der vertragsärztlichen Vereinigung angehören – etwa Privatärzte oder Ärzte im Ausland.
Fazit
Im Jahr 2026 sind Krankmeldungen per Mail erlaubt, sofern bestimmte Voraussetzungen und formelle Anforderungen erfüllt sind.
Die wichtigsten Erkenntnisse aus diesem Artikel lauten:
- Rechtliche Grundlagen: Grundsätzlich ist die Krankmeldung per Mail zulässig, solange der Arbeitnehmer seine Pflichten gemäß Entgeltfortzahlungsgesetz sowie arbeits- oder tarifvertraglichen Vereinbarungen erfüllt.
- Form und Inhalt: Eine angemessene Mail-Krankmeldung sollte formellen als auch inhaltlichen Anforderungen entsprechen.
- eAU: Durch die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung muss der Arbeitnehmer die Krankschreibung vom Arzt nicht mehr selbst an den Arbeitgeber übermitteln.
Nutze das hier erworbene Wissen rund um die Krankmeldung per Mail, um in Zukunft im Krankheitsfall effektiv und proaktiv mit deinem Arbeitgeber zu kommunizieren. Gute Besserung!
Dieser Beitrag ist nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig zusammengestellt. Es wird kein Anspruch auf Vollständigkeit und Ausschließlichkeit der Inhalte gestellt. Die in diesem Beitrag zur Verfügung gestellten Informationen sind unverbindlich, ersetzen keine juristische Beratung und stellen keine Rechtsauskunft dar.
FAQ
Häufig auftretende Fragen und ihre Antworten sind im Folgenden zusammengefasst.
Muss ich meinen Arbeitgeber trotz Krankmeldung per Mail telefonisch informieren?
Gesetzlich ist es nicht vorgeschrieben, deinen Arbeitgeber trotz Krankmeldung per Mail telefonisch zu informieren. Jedoch können betriebliche Regelungen oder Arbeitsverträge eine telefonische Benachrichtigung bei Krankheit erfordern. Prüfe diese und handle entsprechend.
Muss ich den Grund meiner Erkrankung in der Krankmeldung per Mail angeben?
Nein, den Grund deiner Erkrankung musst du in der Krankmeldung per Mail nicht angeben. Informiere deinen Arbeitgeber lediglich über die Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer. Bei längerer Krankheit kann ein Arztbesuch, um ein ärztliches Attest zu erhalten, erforderlich sein.
Kann ich meine Genesung auch per Mail mitteilen und die Arbeit wieder aufnehmen?
Ja, deine Genesung kannst du per Mail mitteilen und die Arbeit wieder aufnehmen. Informiere dabei deinen Vorgesetzten sowie die Personalabteilung frühzeitig über den genauen Wiedereinstiegstermin und deine Arbeitsfähigkeit. Beachte gesetzliche Regelungen und betriebliche Vorgaben.
Thomas Sesli
Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.
