So erstellst du Lastenheft und Pflichtenheft: Aufbau, Beispiele, Unterschiede

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Lastenheft und Pflichtenheft sind die Grundpfeiler eines Projekts. Sie bilden die Rahmenbedingungen, Anforderungen und Vorschläge der beiden Projektpartner ab.

  • Das Lastenheft (auch: Anforderungsspezifikation) stellt das Vorhaben aus Sicht des Auftraggebers dar. Dieser führt im Lastenheft alle seine Anforderungen, Ziele und Wünsche auf. So erfährt der Auftragnehmer im Detail, was sein Kunde sich unter dem geplanten Projekt vorstellt.
  • Darauf basierend kann er das Pflichtenheft erstellen. Darin präsentiert er dem Auftraggeber konkrete Vorschläge zur praktischen Umsetzung der im Lastenheft aufgeführten Projektanforderungen.

Je präziser die Angaben im Lastenheft ausfallen, desto klarer kann der Auftragnehmer die Vorstellungen des Kunden im Pflichtenheft umsetzen. Die sorgfältige Ausarbeitung beider Dokumente trägt wesentlich zum Erfolg des Projektes bei. Zielvorgaben und Umsetzungsvorschläge werden darin transparent gemacht und tragen schon im Vorfeld zur Vermeidung von Missverständnissen bei.

Warum brauchen Unternehmen überhaupt Lastenhefte und Pflichtenhefte?

Vor jedem Projekt steht die präzise Planung. Unternehmensziele werden im Rahmen elementarer Vorhaben oft auf Jahre hinaus festgelegt. Da muss die Konzeption perfekt stimmen, damit es nicht zu Verlusten kommt.

Das Stichwort ERP (Enterprise Resource Planning) kann bei großen Projekten von existenzieller Bedeutung sein. Überprüfbare und belegbare Strategien müssen also schon im Vorfeld dokumentiert werden, um die Realisierbarkeit eines Planes beurteilen zu können.

Das Lastenheft bildet den ersten Schritt in Richtung dieser Beurteilung. Das Management kann zusammen mit den Fachabteilungen anhand dieses Dokuments überprüfen, inwiefern ein Projekt in die Unternehmensstrategie passt. Gemeinsam wird ein adäquates Anforderungsprofil erstellt, das die Grundlage des Lastenheftes bildet. Die Freigabe der einzelnen Anforderungen durch die jeweiligen Abteilungen gewährleistet eine ausgeglichene Qualitätssicherung im Rahmen der Projektplanung.

Obwohl das Lastenheft selbst noch keine Lösungsvorschläge enthält, konstruiert es einen klaren Rahmen für die Umsetzungsmöglichkeiten, die später im Pflichtenheft dargelegt werden. Dazu gehören sowohl technische als auch inhaltliche Vorgaben, unter deren Prämisse die Zielerreichung verwirklicht werden soll. Ein gutes Lastenheft gibt dem Dienstleister die bestmögliche Orientierung zur Erstellung seines Pflichtenheftes.

Die akribische Ausarbeitung eines Lastenheftes gibt dem Anbieter also klare Vorgaben an die Hand. Sie verhindert von vornherein Missverständnisse zwischen Kunden und Auftragnehmern. So sparst du mit der entsprechenden Vorarbeit wertvolle Zeit und vermeidbare Mehrkosten. Bei größeren Projekten sollte kein Unternehmen auf ein Lastenheft verzichten – und vom Anbieter ein optimales Pflichtenheft einfordern.

Definition von Lastenheft und Pflichtenheft

Das Lastenheft bildet die Basis zur Erstellung des Pflichtenheftes. Je genauer der Auftragnehmer die Erwartungen des Kunden an ein Projekt kennt, desto treffender kann er die Umsetzung planen. Das Lastenheft wird auch Kundenspezifikation oder Anforderungskatalog genannt, das Pflichtenheft arbeitet Umsetzungsmöglichkeiten dieser Informationen heraus. Es dient später als Arbeitsgrundlage des Projektes.

Das Lastenheft

  • enthält die Spezifikationen des Kunden
  • bildet die Grundlage für das Angebot des Dienstleisters
  • dient als Basis für das Pflichtenheft

Das agile Lastenheft

Das agile Lastenheft stellt einen ersten Entwurf dar, der im Laufe des Projektes weiterentwickelt wird. Die agile Vorgehensweise dient in Projekten dazu, stets aktuell auf geänderte Anforderungen reagieren zu können. Dabei liegt der Fokus auf einer schnellen Umsetzung. Ein agiles Lastenheft enthält nicht von vornherein alle Details und Aspekte des Projektplanes. Diese Arbeitsweise ist mit dem Prinzip der Just in Time-Produktion zu vergleichen.

Das Pflichtenheft

  • ist die Antwort auf das Lastenheft
  • zeigt Umsetzungsmöglichkeiten der Projektanforderungen im Lastenheft auf
  • blendet nach dem Ausschlussprinzip konkrete Beispielfälle aus

Lastenheft und Pflichtenheft werden im Vorfeld eines Projektes erstellt und bilden die Grundlage für die praktische Umsetzung eines Vorhabens. Das Projekt wird erst gestartet, nachdem der Kunde das Pflichtenheft abgenommen hat. Aber nicht nur auf den Starttermin, auch auf den erfolgreichen Abschluss des Vorhabens haben die Hefte einen wesentlichen Einfluss. Deshalb ist es ratsam, sowohl die Qualitätssicherung als auch den Abnahmeprozess bereits in das Pflichtenheft aufzunehmen und präzise zu definieren.

Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft

Worin unterscheiden sich Lastenheft und Pflichtenheft im Einzelnen? Gemeinsam bilden sie das Projektprofil von beiden Seiten aus ab – aus Kundensicht und aus der Perspektive des Anbieters.

Am Beispiel Software sollen die Unterschiede hier aufgezeigt werden:

Lastenheft Pflichtenheft
Erstellt der Auftragnehmer Erstellt der Auftraggeber
Enthält alle Anforderungen an das Projekt Enthält geplante Funktionalitäten und deren Umsetzung
Führt Funktionen und Prozesse auf, welche die Software umsetzen soll Erläutert die technische Basis der Umsetzung der Anforderungen
Dient als Grundlage für die Ausarbeitung des Pflichtenheftes und das Angebot Dient als Arbeitsgrundlage für die Projektschritte

Lastenheft und Pflichtenheft erstellen

Was müssen die Ersteller eines Lastenheftes beziehungsweise eines Pflichtenheftes beachten? Welche Bestandteile gehören unbedingt hinein? 

Hier die Antworten:

Lastenheft erstellen

Der Auftraggeber hat bei der Erstellung freie Hand. Er kann seine Erwartungen und Ziele sammeln und dem Dienstleister darstellen. Inwieweit und zu welchem Preis diese Wünsche realisierbar sind, kann er später dem Pflichtenheft entnehmen.

Damit der Anbieter ihm konkrete Angaben machen kann, sollte der Kunde im Lastenheft folgende Punkte aufführen:

  1. Einleitung mit zusammenfassender Vorstellung des Projekts.
  2. Detaillierte Darstellung des Ist-Zustandes. Angaben über bereits bestehende Voraussetzungen für die Projektumsetzung.
  3. Beschreibung des Soll-Zustandes, der mit dem Projekt erreicht werden soll. 
  4. Definition der Zielsetzungen, die der Kunde bei dem Projekt hat. Die Ziele sollten durch entsprechende Dokumentationen erläutert werden.
  5. Auflistung von Zuständigkeiten der am Projekt Beteiligten.
  6. Aufzählung der Anforderungen, die in Musskriterien und Wunschkriterien unterteilt werden sollten. Eine Priorisierung erleichtert dem Auftragnehmer die Angebotserstellung.
  7. Die Anforderungen sollten ebenfalls quantitativ eingeordnet und unterschieden werden.

Grundsätzlich muss ein Lastenheft übersichtlich gestaltet und mit Überschriften versehen werden, damit der Leser den Text nach Schlagwörtern durchsuchen kann. Neben Beschreibungen der Anforderungen sind Bildinhalte wie Zeichnungen, Tabellen oder Diagramme sinnvoll, um die Verständlichkeit zu verbessern.

Pflichtenheft erstellen

Die Angaben im Lastenheft überführt der Dienstleister in ein entsprechend detailliertes Pflichtenheft, auf dem das Angebot aufbaut. Später dient das Pflichtenheft als Arbeitsgrundlage für das Projekt.

Die Dokumentationen des Lastenheftes werden im Pflichtenheft auf die praktische Arbeitsebene transportiert. Schon jetzt kann der Verfasser dazu KPIs heranziehen, mit denen die Prozessqualität evaluiert werden kann.

  1. Einleitung mit Darstellung des Projektes aus der Perspektive des Anbieters.
  2. Dokumentation der Ausgangslage inklusive Bewertung der bereits bestehenden Voraussetzungen.
  3. Darstellung eines Soll-Konzeptes, das die Anforderungen des Kunden aufgreift.
  4. Zieldefinition unter Berücksichtigung der Muss- und Wunschkriterien.
  5. Auflistung der Prozessabläufe mit Angaben über Stärken und Schwächen.
  6. Beschreibung der technischen Strukturen, die zur Projektumsetzung notwendig sind.
  7. Übersicht in Tabellenform, die alle wichtigen Daten enthält.

Unverzichtbar für beide Projektpartner: Lasten- und Pflichtenheft

Lastenheft und Pflichtenheft sind im Projektmanagement deshalb so unverzichtbar, weil sie eine optimale Planung ermöglichen. Sie schaffen Klarheit in der Kommunikation und helfen dabei, Missverständnisse zu vermeiden.

Um das Lastenheft erstellen zu können, müssen innerhalb des Unternehmens elementare Fragen geklärt werden. Dadurch wird schon im Vorfeld klar, ob und wie das Projekt überhaupt umsetzbar ist. Bei der Prüfung des aktuellen Zustandes und der Voraussetzungen für die Umsetzung spielen nicht nur finanzielle Fragen eine Rolle; auch die Hard- und Softwareumgebungen mit ihren Schnittstellen werden gecheckt. Die dadurch gewonnenen Informationen über den Status quo des Unternehmens fließen in das Lastenheft ein und geben dem Anbieter einen Aufschluss über die Umsetzungsmöglichkeiten, welche er im Pflichtenheft ausführen soll.

Um die Realisierbarkeit eines Projekts in einer frühen Phase objektiv einschätzen zu können, sind Lastenheft und Pflichtenheft also von unschätzbarem Wert.

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