PIM System: Definition und 9 konkrete Vorteile für dein Onlineshopping

Aktualisiert am 16.01.2023
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Der Online-Einkauf ist aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Die Umsatzanteile durch E-Commerce in Deutschland und die Anzahl von Webshops steigen stetig. Wo im Jahr 2000 der Umsatz deutschlandweit bei 1,3 Milliarden Euro lag, stieg er bis 2012 auf 20,2 Milliarden Euro. 2020 lag er bereits bei 72,8 Milliarden Euro.

Für viele Unternehmen steigt mit der wachsenden Anzahl der Webshops gleichzeitig der Konkurrenzdruck. Webshop-Optimierung spielt daher eine immer größere Rolle.

Product-Information-Management-Systeme sind dabei ein wichtiger Baustein. Wir erklären, was sich hinter dem Buzzword verbirgt und welche Vorteile PIM für das Onlineshopping bietet.

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Was ist PIM?

PIM steht für Product Information Management und ist die zentrale Verwaltungsstelle für Produktdaten. Externe und interne Quellen liefern Daten. Das können beispielsweise Herstellerinformationen, Assets wie Fotos oder Videos, Übersetzungen oder manuelle Arbeit sein. Diese werden zentral im PIM gesammelt. Dort können sie effizient bearbeitet, konsolidiert und auf Qualitätsstandards überprüft werden.

Effizienz entsteht unter anderem durch die Vermeidung von unnötigen Arbeitsschritten. Das Ausspielen der aufbereiteten Produktdaten erfolgt in Marketing- und Verkaufskanäle: Onlineshops, externe Verkaufsplattformen, Social-Media-Auftritte oder Printkataloge. Ein PIM ist also Omnichannel-tauglich.

Verbessertes Produkterlebnis dank konsistenter Produktdaten

Inkonsistente Produktdaten auf verschiedenen Ausgabekanälen und Verkaufsplattformen oder innerhalb eines Shops führen zu Unzufriedenheit bei Kunden und zum Verlassen des Shops. Sie können den Eindruck von fehlender Professionalität oder Lieblosigkeit gegenüber den eigenen Produkten erwecken.

Sehen Kunden an einer bestimmten Stelle der PDP (Product Detail Page, Artikelseite) Angaben zum Material, erwarten sie bei einem anderen Artikel die Angabe an gleicher Stelle und in gleicher Form. Andere Darstellungen lösen Irritation aus.

Bei diesem Aspekt punkten PIM-Systeme mit einem hervorragenden Produktdatenmanagement: mit zentraler Pflege aller Daten und anwendbaren Regelwerken. Hierzu zählen unter anderem Werkzeuge zur Strukturierung und Klassifizierung der Produktdaten oder dem Verwalten von Medieninhalten (Assets).

„Richtige“ Daten: Marketingvorgaben

Damit Kunden zum Webshop eines Unternehmens gelangen, müssen die dort hinterlegten Produktdaten mit den Suchanfragen übereinstimmen. Aufgabe des Unternehmensmarketings ist es, herauszufinden, welche zielgruppenspezifischen Suchbegriffe von der Kundschaft genutzt werden. Diese müssen dann in der Beschreibung der entsprechenden Artikel auftauchen.

Ein gutes Beispiel ist die Trendfarbe Taupe, die vor zehn Jahren womöglich noch als Braun, Grau, Braungrau oder Graubraun bezeichnet worden wäre. Bei einer zentralen Datenverwaltung in einem PIM können mit Hilfe einer Suche und einer Massenbearbeitung solche Anpassungen aller „taupeähnlichen“ Produkte durchgeführt werden. Das gleiche gilt natürlich für andere Trends, die das Wording und die Darstellung auf der PDP betreffen.

Filter in der Produktsuche gehören ebenfalls zu den wichtigen Marketinginformationen. Diese sollten neben den üblichen Filtermöglichkeiten (Größe, Preise, Marken) auch Trendthemen abbilden. Aktuelle Farben und Designs müssen von Filtern berücksichtigt werden, um das Kauferlebnis für Kunden zu verbessern.

Große Datenmengen

Je größer die Datenmengen eines Unternehmens werden, desto komplexer und fehleranfälliger wird die Verwaltung. Dies ist das Einsatzgebiet eines Product-Information-Management-Systems. Es ermöglicht die schnelle und effiziente Bearbeitung von großen Datenmengen durch verschiedene Werkzeuge wie Familien und Kataloge sowie den Einsatz von Filtermöglichkeiten.

Der Einsatz von Regeln unterstützt zusätzlich die eigenen Qualitätsanforderungen. So kann beispielsweise für eine Produktbeschreibung eine Mindestzeichenzahl gefordert werden.

Denkbar sind auch festgelegte Schreibweisen zu Produkttiteln, etwa Markennamen ausschließlich in Großbuchstaben. Die Regelwerke lassen sich, je nach Anbieter, dynamisch erweitern und anpassen.

Das gewählte Regelsystem ist im Zusammenspiel mit einer Ansicht der Bearbeitungshistorie die Basis für die Einhaltung qualitativer Produktdaten. Die Bearbeitungshistorie schafft Nachvollziehbarkeit und Transparenz der Arbeitsschritte im System.

Ein optimales Einkaufserlebnis mit qualitativ hochwertigen Produktdaten wird so für die Kunden sichergestellt.

Fehlerfreie Zusammenarbeit der Abteilungen

Eine große Anzahl von Mitarbeitern an unterschiedlichen Standorten machen fehlerfreie und konsistente Produktdaten im Webshop zur echten Herausforderung. Mit einem PIM-System greifen all jene, die mit der Aufgabe der Produktpflege in unterschiedlichen Abteilungen betraut sind, von unterschiedlichen Standorten auf das gleiche System zu.

Auch externe Dienstleister (Fotostudios, Textagenturen) können profitieren, indem sie die Möglichkeit haben, ihre Daten über einen direkten Zugang im PIM einzupflegen. Über die Zuweisung von Rollen und Rechten können diese Zugänge konfiguriert und eingeschränkt werden. Es entfallen Workarounds und zusätzliche Arbeitsschritte auf beiden Seiten. Ein PIM kann hier als Single-Point-of-Truth für alle relevanten Produktdaten fungieren.

Rollen und Rechte sorgen dafür, dass der Zugriff nur für die jeweils relevanten Daten gegeben ist. Die bereits erwähnten Regeln sorgen zusätzlich für qualitätsgesicherte und fehlerfreie Produktdaten.

Variantentiefe

Bei Varianten handelt es sich um Ausdifferenzierungen eines Produkts. So können beispielsweise bei einem Hemd gleichen Typs in einem Produkt die Varianten Größe, Design, Kragen- und Manschettenweite gepflegt werden.

Anstatt diese Angaben zur Ausdifferenzierung eines Produkts einzeln für jede Variante und damit jeden Artikel pflegen zu müssen, können alle Informationen in einem Produkt bearbeitet werden. Varianten bilden reale Produkte besser ab und Workarounds lassen sich vermeiden. Das bedeutet Kostenersparnis und erhöht gleichzeitig die Produktqualität.

Varianten ermöglichen Kunden des Webshops ein übersichtliches Einkaufserlebnis. Anstatt sich durch eine endlose Anzahl von einzelnen Artikelseiten klicken zu müssen, können Artikel im Shop auf einer Seite einfach verglichen, ausgewählt und bestellt werden.

Cross- und Upselling

PIM-Systeme, die Produktbeziehungen abbilden können, bieten die Möglichkeit, Kunden Empfehlungen anzuzeigen. Diese können aus Cross-Selling-Produkten bestehen, das heißt aus ergänzenden Artikeln zur ausgewählten Ware.

Ebenfalls denkbar sind Upselling-Vorschläge, also Produkte höherwertiger oder gleicher Art. Durch Beziehungen der Artikel untereinander, welche im PIM-System angelegt werden, wird sichergestellt, dass die empfohlenen Artikel tatsächlich zueinander passen.

Internationalisierung: Übersetzungen und Marktvorgaben

Grenzüberschreitendes E-Commerce ist längst keine Randerscheinung mehr. Es ist davon auszugehen, dass der Cross-Border-Handel weiterhin wachsen wird.

Wer ein internationales Publikum ansprechen möchte und eine Internationalisierungsstrategie entwickelt, wird durch ein PIM-System unterstützt. Zum einen wird es möglich, spezifischen Content getrennt voneinander zu bearbeiten. Produkte können beispielsweise länderspezifische Eigenschaften wie Sprache, Einheiten- und Währungssysteme aufweisen, die unabhängig voneinander gepflegt werden sollten. Auch eine kanalspezifische Bearbeitung ist möglich.

Zum anderen wird das Einpflegen von Übersetzungen erleichtert und es gibt die Möglichkeit, Übersetzungssysteme anzubinden. Es existieren zudem spezifische Übersichten für alle benötigten Sprachen. Für Kunden spiegelt sich die Möglichkeit der Internationalisierung wiederum in konsistenten und korrekten Produktdaten wider.

Time-to-Market wird aktiv verkürzt

Neue Produkte möglichst schnell auf den Markt zu bringen, ist heute wichtiger denn je. Denn je früher ein Produkt im eigenen Shop erscheint und sichtbar ist, desto schneller kann damit Umsatz generiert werden.

Märkte sind schnelllebig und Kunden durch eine große Produktauswahl kritischer. Umso wichtiger ist für die Markteinführungszeit folglich ein reibungsloser, effizienter und fehlerfreier Ablauf, der durch den Einsatz eines PIM-Systems und seiner Werkzeuge möglich gemacht wird.

Weniger Retouren dank korrekter Produktdaten

Hohe Retourenquoten sind in mehrerlei Hinsicht eine Belastung. Der Aufwand für Kunden und Händler ist teils enorm, hinzu kommt der Faktor Umwelt durch zusätzliche Lieferwege und aufkommenden Verpackungsmüll.

Ein möglicher Grund für Retouren liegt in inkorrekten Produktdaten. Dazu zählen neben Beschreibungen, Angaben zu Größen und Farben natürlich auch Produktfotos sowie deren Qualität und Aussagekraft. Produktdaten ersetzen im Onlinehandel den greifbaren Artikel im Geschäft und müssen daher so aussagekräftig wie möglich sein. Sie sind Schaufenster und Ware zugleich.

Ziel muss es daher sein, Onlineshops mit qualitativ hochwertigen Produktdaten zu bespielen, damit die Kriterien für eine Kaufentscheidung denen im stationären Handel in nichts nachstehen.

Ein PIM greift diese Thematik von zwei Seiten auf:

  • PIM-Systeme ermöglichen eine zentrale Pflege aller Produktinformationen. Durch Übersichtlichkeit, Sortierungsmöglichkeiten und Massenbearbeitung von Daten werden Fehler vermieden. Kunden bekommen genau das, was sie online ausgewählt haben.
  • Durch Rollen, Rechte und Regelwerke für die Produktpfleger lassen sich weitere Fehlerquellen ausschließen. Diese Regelwerke können zum Beispiel eine Mindestanzahl an Zeichen für einen Text, eine Mindestanzahl an Assets oder Ähnliches sein. Regeln lassen sich auch an anderen Stellen ansetzen, beispielsweise beim Import der Produktdaten. So können die Mitarbeiter Fehlerquellen schnell ausfindig machen und beheben.

Zwischenfazit: PIM bietet zahlreiche Vorteile für Onlineshops

Herunterbrechen lassen sich die neun Punkte aus Kundensicht auf folgende Kernaussagen.

  • Stimmen die Produktdaten im Shop mit der Suchanfrage überein, ist die Voraussetzung dafür gegeben, dass die Kundschaft in den Shop gelangt.
  • Die Beschreibungen der Artikel müssen so formuliert sein, dass sich Kunden ausreichend informiert fühlen.
  • Artikelbeschreibungen müssen verständlich, vollständig, korrekt und exakt sein, um Retouren zu vermeiden und Produkterfahrung und Kundenerlebnis optimal zu gestalten.
  • Bei Empfehlungen muss sichergestellt werden, dass Artikel tatsächlich zueinander passen, um Retouren zu vermeiden.
  • Informationen müssen medienneutral für alle Verkaufskanäle – ob Onlineshop oder Printkatalog – aufbereitet werden.
  • Produktinformationen sind auf allen Kanälen konsistent, um Irritationen zu vermeiden.

Mit einem PIM lassen sich diese Anforderungen sicher umsetzen.

Ein PIM implementieren: Die ersten Schritte

Du hast nun die Vorteile eines PIMs erkannt und möchtest dazu übergehen, eines zu implementieren. Wie startest du?

Im ersten Schritt sollten die eigene Zielsetzung und strategische Ausrichtung definiert werden. Dafür ist es sinnvoll, die Pain Points herauszuarbeiten. Hier kann deutlich werden, an welchen Stellen im Produktdatenworkflow ein PIM-System Verbesserungen ermöglichen soll.

Technische Voraussetzungen, An- und Herausforderungen müssen ebenfalls geklärt werden. Dazu zählen beispielsweise die eigene IT-Landschaft mit ihren möglichen Schnittstellen.

Im Anschluss kann die Anbieterrecherche beginnen. Demos und Testzugänge geben erste Einblicke in die Systeme. Ein ausführlicher Vergleich ist angeraten, da die Anbieter mit unterschiedlichen Features und Lizenzmodellen arbeiten. Diese sollten mit den eigenen Anforderungen in Einklang gebracht werden können.

Ein letzter Tipp: Product-Information-Management-Systeme sind beratungsintensive Produkte. Es ist sinnvoll, frühzeitig mit den Anbietern in Kontakt zu treten.

Quellen:

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