How to: Ein Organigramm erstellen

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Wusstest du, dass es Organigramme bereits seit mehr als 150 Jahren gibt? Du kannst bei der Erstellung also auf einen umfassenden Erfahrungsschatz zurückgreifen. Hier erfährst du, wie du dabei Schritt für Schritt vorgehst. 

In welcher Form du dein Organigramm am besten aufbaust, hängt vor allem von deiner Zielsetzung ab. Was möchtest du mit der grafischen Darstellung erreichen? Am Anfang steht also die Festlegung der Schwerpunkte. Die perfekte Konzeption setzt eine gründliche Organisationsdiagnose voraus.

Wozu dient ein Organigramm?

Die Definition des Begriffs ergibt sich aus den einzelnen Wortteilen, aus denen er besteht. Aus ‚Organisation‘ und ‚Diagramm‘ wird ‚Organigramm‘. Damit soll in anschaulicher grafischer Form die Struktur eines Unternehmens dargestellt werden.

Synonyme zum Begriff Organigramm sind beispielsweise Struktur-, Stellen- oder Organisationsplan. Daraus geht bereits hervor, dass der Schwerpunkt eines solchen Diagramms variieren kann. Man kann den Fokus beispielsweise auf die Aufgaben der Mitarbeiter oder auf die Gliederung der Unternehmensstrukturen setzen. Ein Organigramm kann aber auch dazu dienen, den aktuellen Stand von Prozessen darzustellen.

Die Planung eines Organigramms richtet sich nach der Zielsetzung, die du damit verfolgen möchtest.

Wozu erstellt man ein Organigramm?

Die Zielsetzungen eines Organigramms können sich stark unterscheiden. Auch wenn die Grafik zu einem bestimmten Zweck erstellt wurde, ist die Übersicht universell einsetzbar und bei weitem nicht an diesen einen Zweck gebunden.

Mögliche Zielsetzungen können sein:

  • Diskussionsbasis für Mitarbeitergespräche zum Thema Karrieremöglichkeiten
  • Befugnisse verschiedener Abteilungen neu koordinieren
  • Umorganisationen oder Strategieänderungen planen
  • Bestehende Prozesse überprüfen
  • Positive Darstellung des Unternehmens nach außen

Die Wahl der geeigneten Darstellungsform

Grob gesagt will ein Organigramm die Strukturen, Hierarchien und Zuständigkeiten einer Organisation veranschaulichen. So wird die Gliederung des Unternehmens auf einen Blick erkennbar. In der Grafik spiegelt sich die Organisationsform wider. Daran orientiert sich die Art der Darstellung.

Folgende Organisationsformen kommen in Frage:

  • Funktionale Organisationen konzentrieren sich auf die Funktionen und Aufgaben der einzelnen Abteilungen, beispielsweise Vertrieb, Marketing oder Produktion.
  • Divisionale Spartenorganisationen unterteilen sich nach Gebieten wie beispielsweise Produkten oder Kunden.
  • Matrix-Organisationen vereinen beide Elemente zu einem Modell.
  • Projektbezogene Organisationen richten ihre Strukturen nach einzelnen Projekten aus. Die Organisationsform wird flexibel den jeweiligen Anforderungen angepasst.
  • Kundenzentrierte Organisationen gehen prozessorientiert vor. Hier stehen die Kernprozesse beziehungsweise die Kundenbeziehungen eines Unternehmens im Fokus des Organigramms.

Das Organigramm veranschaulicht die Organisationsgestaltung

Beim Aufbau des Organigramms musst du vier wichtige Parameter berücksichtigen, welche für die Unternehmensstruktur von Bedeutung sind.

In der Organisationsforschung unterscheidet man diese vier maßgeblichen Gestaltungskriterien:

  • Spezialisierung: Wer soll welche Aufgaben übernehmen? Wie lassen sich die Aufgabengebiete zu Abteilungen zusammenfassen?
  • Koordination: Wie können die verschiedenen Aufgaben und Stellen sinnvoll aufeinander abgestimmt werden?
  • Leitungssystem: Wer hat welche Befugnisse innerhalb der verschiedenen Organisationseinheiten? Wer gibt Anweisungen?
  • Entscheidungsdelegation: Wer bekommt welche Entscheidungskompetenzen zugeteilt? Wer haftet als Verantwortlicher? Wo enden Befugnisse und müssen an übergeordnete Einheiten weitergegeben werden?

Neben den strukturellen Unterschieden hast du bei den Organigrammformen die Wahl zwischen Aufbau und Ablauf. Das Aufbauorganigramm stellt die Aufgabenstruktur der Organisationseinheiten dar. Im Ablauforganigramm geht es vorwiegend um die Abfolge von Arbeitsprozessen.

Ablauf- oder Aufbauorganigramm?

Sämtliche Organigramme haben gemeinsam, dass sie Unternehmensstrukturen darstellen. Die Unterschiede bestehen einerseits im Aufmerksamkeitsfokus und andererseits in der grafischen Darstellung.

Aufbauorganigramm Ablauforganigramm
Die Grafik dokumentiert den Aufbau der einzelnen Einheiten. Die Grafik dokumentiert den räumlichen und zeitlichen Ablauf von Prozessen.
Die Zuordnung der Aufgaben in den jeweiligen Abteilungen wird dargestellt. Eignet sich für die Darstellung von Produktionsabläufen.
Das Organigramm zeigt auch die Verständigung zwischen den Einheiten auf. Das Organigramm kann jeden kleinen Schritt eines Prozesses nachvollziehen.
In der Darstellung wird das Zusammenspiel der verschiedenen Bereiche deutlich. Mit dieser Art von Darstellung kann der Aufwand von Personal oder Zeit taxiert werden.
Vertikale Darstellung Horizontale Darstellung
Eignet sich für die Visualisierung von Hierarchien. Eignet sich für die Visualisierung von Zuständigkeitsbereichen.
Zuständigkeiten, Befugnisse und Verantwortlichkeiten können vertikal von unten nach oben veranschaulicht werden. Vor allem bei flachen Hierarchien wird die Aufgabenverteilung so anschaulicher dargestellt.
Die Position einzelner Mitarbeiter einer Abteilung kann in einem zusätzlichen Säulendiagramm illustriert werden. Die Unternehmensstruktur kann innerhalb des Organigramms detailliert aufgefächert werden.

So entsteht ein Organigramm

Bei der Erstellung eines Organigramms stehen dir viele verschiedene gestalterische Elemente zur Verfügung. Um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten, solltest du dich auf die wesentlichen Features beschränken, die zur anschaulichen Darstellung unverzichtbar sind.

Symbole

  • Drei- oder Rechtecke,
  • Ellipsen
  • Kreise oder
  • Rauten

repräsentieren Unternehmenseinheiten, Abteilungen, Teams oder Stellen.

Verbindungen

Linien oder Pfeile stellen Wechselbeziehungen dar und verfolgen Kommunikationswege nach.

Textelemente

  • Namen,
  • Kontakte,
  • Aufgaben,
  • Stellen,
  • Kennzahlen,
  • Merkmale oder
  • Abteilungen

werden wörtlich benannt und gegebenenfalls erläutert.

Bildelemente

Icons und Fotos von Personen oder Örtlichkeiten lockern die Gestaltung auf und schaffen Übersichtlichkeit.

Mit dem Einsatz verschiedener Farben kannst du die Gliederung deines Organigramms noch anschaulicher gestalten und bestimmte Elemente hervorheben. Mit abgestimmter Farbgestaltung stellst du zudem Bezüge zwischen einzelnen Bausteinen her, auch wenn diese nicht unmittelbar nebeneinander liegen.

Übersichtlichkeit versus Detailorientierung

Bei der Konzeption deines Organigramms musst du irgendwann die Detailfrage stellen. Wie tief willst du in die Strukturen eindringen, wie viele Faktoren möchtest du in deine Darstellung einbeziehen? Bestimmte Elemente sind natürlich unverzichtbar für eine klare Aussage, je weniger Informationen dein Organigramm jedoch enthält, desto übersichtlicher wird es sich gestalten. Die Entscheidung für die Detailausrichtung ist eine Gratwanderung zwischen Anschaulichkeit und Aussagekraft.

Folgende Fragen wirft diese Entscheidung auf:

Personen Müssen wirklich sämtliche Mitarbeiter des Unternehmens im Organigramm aufgeführt werden?
Darstellung Welche Formen (Kreise, Dreiecke, Pfeile) stellen den Zweck des Organigramms am besten dar?
Außenkontakt Müssen Kunden und Stakeholder im Organigramm vorkommen?

Sind diese Fragen beantwortet, kann die Grundstruktur des Organigramms festgelegt werden. Die einzelnen Elemente benötigen eine sinnvolle Unterteilung, damit sie übersichtlich dargestellt werden können

  • Kunden: Unterteilung in Großkunden, Geschäfts- oder Privatkunden, Einzelhändler
  • Produkte: Typunterteilung wie Standard-, Spezial- oder Massenprodukte
  • Aufgaben: Zuordnung der Hauptaufgaben zu den einzelnen Abteilungen
  • Funktionen: Haupt- und Nebenfunktionen sowie die Geschäftsleitung
  • Beziehungen: Kommunikationswege und Informationsaustausch, räumliche Nähe von abteilungsübergreifenden Organisationseinheiten

Vor dem Organigramm steht die Organisationsdiagnose

Wenn du dein Organigramm akribisch durchplanen möchtest, ist die Organisationsdiagnose das richtige Tool dafür. Dadurch zeigst du sowohl formelle als auch informelle Regeln innerhalb des Systems auf und stellst einen Bezug zu deinem Organigramm her. Somit wird klar, ob die Darstellung die Abläufe und das Regelwerk des Unternehmens anschaulich präsentiert.

Die Organisationsdiagnose ist eine systematische Analyse mit anschließender Beschreibung von Strukturen und Prozessen im Unternehmen. So eine Prüfung dient als Grundlage für organisatorische Veränderungen, Basis personeller Entscheidungen, Eruierung von brachliegenden Ressourcen, Identifikation von Innovationspotential oder der Untersuchung des Effizienzgrades einer Organisation. Eine bessere Voraussetzung für ein perfektes Organigramm kannst du also gar nicht schaffen.


Die Grundlagen für die Entwicklung deines Organigramms hast du nun erarbeitet. Bleibt noch, folgende Fragen zu klären:

  • Welchen Zweck willst du mit deinem Organigramm verfolgen?
  • Welche Zielgruppe willst du damit ansprechen?
  • Welches Thema willst du damit ansprechen?
  • Welcher Aspekt deines Unternehmens soll damit erläutert werden?
  • Welche Botschaft soll das Organigramm vermitteln?
  • Welche Informationen willst du damit veranschaulichen?

Sind alle Facetten beleuchtet und sämtliche Gesichtspunkte aufgeklärt, beginnt die Auswahl der Elemente und der Form deines Organigramms. Steht die äußere Gestaltungsform, kann sie schließlich mit Inhalten gefüllt werden.

Das Organigramm erstellen

Bei der Erstellung deines Organigramms helfen dir zahlreiche Softwaretools. Umfangreiche Programme stehen ebenso zur Verfügung wie Open-Source-Lösungen. Selbst in Word kannst du dein Organigramm erstellen. Und das geht so:

  1. Öffne ein leeres Dokument. Du kannst dein Organigramm aber natürlich auch in ein vorhandenes Dokument integrieren.
  2. Klicke auf den Reiter ‚Einfügen‘.
  3. Im Menü ‚Illustrationen‘ wählst du nun den Unterpunkt ‚SmartArt‘ aus. 
  4. Es öffnet sich ein Fenster, das in der Mitte die Auswahl ‚Hierarchie‘ anbietet.
  5. Unter der Überschrift ‚Hierarchie‘ geht es nun weiter, dort findest du insgesamt 13 unterschiedliche Organigramm-Vorlagen zur Auswahl vor. 
  6. Nach Selektion der gewünschten Vorlage kannst du mit der Bearbeitung deines Organigramms beginnen.
  7. Mit Doppelklick auf ein Textfeld kannst du die jeweiligen Beschriftungen ändern.
  8. Nun hast du die Grundstruktur deines Organigramms erstellt. Zur weiteren Bearbeitung stehen dir verschiedene Funktionen zur Verfügung.
  9. Wenn du beispielsweise auf die Schaltfläche ‚Form hinzufügen‘ klickst, kannst du deine Felder beliebig positionieren.
  10. Hier kannst du auch die Farben verändern und dein Layout nochmals anpassen.

Beispiel:

Komplexere Organigramme lassen sich beispielsweise mit dem Diagram Designer erstellen, den du dir kostenlos downloaden kannst. Die Software verspricht, das Zeichnen von Organigrammen im Vergleich zu den üblichen Grafikprogrammen zu erleichtern. Icons und Linien kannst du damit via Drag and Drop auf die Zeichenebene ziehen und dort weiter bearbeiten. Du beschriftest deine Felder, verbindest sie miteinander, passt Größe und Farbe der Elemente an. So lässt sich ein Organigramm individuell gestalten.

Alternative Organigraph

Moderne Unternehmen sind häufig so komplex, dass die Darstellung in einem einfachen Organigramm allzu schwierig erscheint. Da soll der Organigraph als umfassenderes Instrument mit erweiterten Möglichkeiten Abhilfe schaffen. Für eine optimierte Darstellung sorgen zusätzliche Elemente wie Knoten, Netze, Ketten oder Sets. Deren Ziel ist, eine ausführliche Wegekarte zu erstellen, aus der die vielschichtigen Pfade ersichtlich werden, auf denen sich die Menschen heutzutage in ihrem Berufsleben begegnen und miteinander interagieren. Der flexiblere Organigraph kann das eher statische Organigramm ausweiten.

Vorteile und Nachteile von Organigrammen

Organigramme haben natürlich, wie alles im Leben, nicht nur Vorteile. Auch wenn die grafischen Darstellungen sehr zweckdienlich sein können, gibt es doch einige Nachteile, die nicht verschwiegen werden sollen.

Hier eine Gegenüberstellung der Pros und Kontras:

Vorteile
Strukturen und Aufgaben lassen sich einfach darstellen Die Aufgabenverteilung und die Zuständigkeiten werden schnell ersichtlich Kommunikationswege können rasch nachvollzogen werden
Nachteile
Komplexe Strukturen sind im statischen Organigramm nur bedingt darstellbar Temporäre Einheiten wie Projekte lassen sich nur schwer darstellen Veränderungen müssen immer wieder mühsam ergänzt werden

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