How to: In Outlook eine Abwesenheitsnotiz einrichten

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Die Abwesenheitsbenachrichtigung in E-Mails stellt ein kleines, aber wichtiges Hilfsmittel im Arbeitsalltag dar. Der Autoresponder des Abwesenheitsassistenten versichert bestehenden und zukünftigen Kunden sowie Geschäftspartnern, dass ihr Anliegen relevant ist und nicht vergessen wird.

Auch wenn einige E-Mail-Provider diese Art von Service anbieten, haben sich E-Mail-Clients wie Outlook als besonders hilfreich und unverzichtbar für die Abwesenheitsnotiz herausgestellt. Warum das der Fall ist und Formulierungsbeispiele einer solchen automatischen Nachricht findest du hier.

Urlaub, Tagung und Abwesenheit aus persönliche Gründen – warum ist die Abwesenheitsnotiz wichtig?

Eine Auszeit von Büro und Arbeit ist essentiell, um sich zwischendurch vom Stress freizumachen und die Batterien wieder aufzuladen. Forscher weisen aber darauf hin, dass sich Urlauber auch von der Arbeitswelt frei machen müssen, um diesen Entspannungseffekt zu garantieren. In einer Welt, in der wir ständig erreichbar sind, fällt das gar nicht so leicht.

Denn oftmals lässt uns die Spannung auch während Urlaubszeit nicht los. Das trifft vor allem zu, wenn du während deiner Auszeit weiterhin Arbeits-E-Mails und Benachrichtigungen empfängst. Schließlich erinnern diese Mails an die ganze Arbeit, die sich in deinem Postfach auftürmt und dich bei deiner Rrückkehr erwartet.

Auch die Angst, etwas zu verpassen oder als faul angesehen zu werden, ist ein ständiger Begleiter. Als Unternehmer oder Selbstständiger kommt noch das Gefühl hinzu, eine wichtige, vielleicht einmalige Chance während der eigenen Abwesenheit zu verpassen.

Die Abwesenheitsnotiz stellt ein wichtiges Werkzeug dar, um diesem Stress entgegenzuwirken. Hierbei handelt es sich um eine automatische Antwort an Personen, die dich per E-Mail kontaktieren. Sowohl E-Mail-Provider als auch E-Mail-Desktop-Clients können diesen Autoresponder zur Verfügung stellen. Diese können höflich, aber bestimmt darauf hinweisen, dass du eine Pause einlegst oder dich aus arbeitstechnischen Gründen gerade nicht im Büro befindest. In jedem Fall stellen sie klar definierte Grenzen auf.

Gleichzeitig gibst du mit deiner Abwesenheitsnotiz zu verstehen, dass diese Pause ein Ende haben wird. Du bist also irgendwann wieder erreichbar, kannst auf die bereits gesendete E-Mail antworten oder bist für neue Anfragen und Benachrichtigungen offen. Zur Not kannst du auf die Kontaktdaten eines Kollegen verweisen, der mit seiner Expertise in Vertretung weiterhelfen kann. Selbst für Selbstständige kommt es auf diese Weise nicht zu verpassten Gelegenheiten.

Tipps für die Formulierung einer Abwesenheitsbenachrichtigung

Damit Kunden, Partner oder sonstige Absender deine Abwesenheit nicht negativ auslegen, solltest du auf eine sorgfältige Formulierung deiner Abwesenheitsnachricht achten. Geschickt gestaltet, kann die Notiz sogar zu neuen Kontakten und Kooperationen führen. Du musst deine Abwesenheit also nicht ungenutzt lassen. Und dafür musst du während deiner Zeit außerhalb des Büros nicht einmal etwas tun.

Ganz gleich ob du deine Abwesenheitsnotiz förmlich (siezen) oder humorvoll gestaltest: Investierst du etwas mehr Arbeit und Bedacht in die Formulierung deiner Abwesenheitsbenachrichtigung, hebst du dich zumindest von den anderen ab. Du hinterlässt einen bleibenden Eindruck.

Generische automatische Vorlagen haben deine Kunden oder Neukunden nämlich garantiert schon oft genug erhalten und wirken unprofessionell oder flapsig. Achte in diesem Zusammenhang unbedingt auch auf etwaige Rechtschreibfehler.

Entscheidend ist, dass du dir innerhalb deiner Abwesenheitszeiten keinerlei Sorgen um mögliche Folgen machen musst.

Hinweise auf den Grund deiner Abwesenheitszeiten

Wenn du dich damit wohlfühlst, füge in die Notiz einen Hinweis für den Grund für deine Abwesenheit ein. Egal ob Urlaub, Feiertage, Betriebsferien, Dienstreise, Familienangelegenheiten oder Tagung – dein Gegenüber kann sich bestimmt damit identifizieren. Außerdem kann ein solcher Grund ein effektiver Eisbrecher beim nächsten Gespräch sein.

Letztendlich solltest du aber nicht mehr von deinem Leben preisgeben, als du wirklich möchtest. Schließlich sollte es zwischen Privat- und Geschäftsleben immer noch gewisse Grenzen geben.

Versuche noch vor der Formulierung der Notiz, Antworten auf folgende Fragen zu finden:

  • Warum nimmst du dir eine Auszeit von der Arbeit?
  • Wieso ist es bedeutsam, dass du Zeit mit Freunden und Familie verbringst?
  • Was ist der Zweck der Konferenz, Weiterbildung Tagung, an der du teilnimmst? Und wie kann sie vielleicht dem Kunden oder Klienten weiterhelfen?

Insbesondere die Antworten auf die letzten Fragen können während deiner Abwesenheit als Pluspunkt für dich und dein Unternehmen dienen. Eventuell führen alle diese Antworten und Themen zu tiefergehenden Kundengesprächen und persönlicheren Geschäftsbeziehungen. Kunden bringen mit dir in jedem Fall ein positives Gefühl in Verbindung.

Internationalität

Wenn dein Unternehmen häufig mit Geschäftspartnern und Kunden aus dem Ausland zu tun hat, solltest du unbedingt auch eine übersetzte Abwesenheitsnotiz in Erwägung ziehen.

Hilfsmittel und hilfreiche Informationsressourcen vorschlagen

Darüber hinaus kannst du in deiner Abwesenheitsnotiz auch Hilfsmittel und Informationsressourcen vorschlagen, die den Anfragestellern während deiner Abwesenheit weiterhelfen. Hierbei kann es sich um einen Online-Artikel auf deinem Blog oder einer anderen Webseite handeln. Auch ein Verweis auf die FAQs deines Unternehmens oder deinen Newsletter ist in einer Abwesenheitsnotiz durchaus sinnvoll. Hier ist ein Beispiel:

Hallo und vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin derzeit bis [rückkehrdatum] nicht im Büro und habe eingeschränkten/keinen Zugang zu meinen E-Mails. Wenn Ihre Anfrage dringend ist, wenden Sie sich bitte unter [EMAIL oder TELEFON] an [NAME].
Übrigens: Wussten Sie, dass wir einen Newsletter haben? Damit bekommen Sie eine wöchentliche Dosis all Ihrer Lieblingsinhalte von [Unternehmensname] direkt in Ihren Posteingang. Damit Sie nichts verpassen, melden Sie sich hier für unseren Newsletter an.
Ich werde mich bei Ihnen melden, wenn ich am mm/dd zurückkomme. Vielen Dank
Max Mustermann
Schlussformel und Signatur

Alternativ kannst du in deiner Abwesenheitsnotiz auch einen Gutschein oder einen Rabatt für dein Produkt oder deine Dienstleistung anbieten, wenn die Möglichkeit dazu besteht. Spricht ein wichtiger Vertreter deiner Branche auf einer Konferenz, auf der du dich befindest, verweise mit einem Link auf dessen Online-Inhalte.

Natürlich kannst du in deiner Abwesenheitsnotiz auch auf deine Social-Media-Kanäle verweisen, wie in dieser Vorlage:

Um über die neuesten Ereignisse bei [UNTERNEHMEN] auf dem Laufenden zu bleiben, folgen Sie uns auf Facebook / Twitter / LinkedIn / Instagram / Pinterest / etc.
Ich werde mich so schnell wie möglich bei Ihnen melden.
Vielen Dank!
Max Mustermann
Grußformel und Signatur

Lesetipp: Eine hervorragende E-Mail-Signatur entwerfen

Wenn du wissen willst, wie du eine gute E-Mail-Signatur mit allen wichtigen Kontaktdaten gestaltest, empfehlen wir dir diesen Artikel: How to: Eine hervorragende E-Mail-Signatur entwerfen

Outlook Desktop-Client – Anleitung für die Erstellung von Abwesenheitsnotizen

Der beliebte E-Mail-Desktop-Client Outlook eröffnet dir viele Optionen, wenn es um Abwesenheitsnotizen geht. Zum Beispiel kannst du vorher festlegen, welche Kontakte welche Abwesenheitsnotiz oder Benachrichtigung erhalten.

Wie du eine Notiz anlegst und verschiedene Parameter festlegst, zeigen wir dir mit der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Öffne Outlook und wähle die Registerkarte “Einstellungen”-Zahnrad rechts oben aus. 
  2. Klicke rechts ganz unten auf “Alle Outlook-Einstellungen anzeigen”. 
  3. Nun findest du auf der linken Seite relativ weit unten die Registerkarte „Automatische Antworten“. Hier kannst du den Zeitraum bestimmen, in dem deine Abwesenheitsnotiz automatisch versendet werden soll. Es lassen sich Daten und Uhrzeiten festlegen. Alternativ kannst du auch nur den Regler “Automatische Antworten ein” betätigen. In diesem Fall geht Outlook davon aus, dass deine Abwesenheit sofort beginnt. Der Client beantwortet dann alle E-Mails mit deiner Abwesenheitsnotiz, solange die Funktion eingeschaltet bleibt.
  4. Im selben Fenster findest du zwei Optionen: „Antworten an Personen außerhalb Ihrer Organisation senden“ und „Antworten nur an Kontakte senden“. Du kannst also festlegen, welche Nachrichten Personen innerhalb deines Unternehmens und welche die von außerhalb erhalten. Bei ersteren geht es allerdings um Kontakte, welche dieselbe Domain wie du hinter dem @ ihrer E-Mail-Adresse besitzen. Mit dem Text innerhalb der Registrierkarte „Antworten an Personen außerhalb Ihrer Organisation senden“ werden entsprechend alle Kontakte mit einer anderen Domain oder einem anderen E-Mail-Provider angesprochen. 
  5. Hast du alle Regeln und Parameter festgelegt, musst du nur noch auf „Speichern“ klicken. 

Regeln für die Outlook-Abwesenheitsnotiz – so legst du spezifischere Parameter fest

Outlook eröffnet dir jedoch viele weitere Optionen, um die groben Regeln für die Abwesenheitsmeldung spezifischer zu gestalten.

Möchtest du z. B. für bestimmte Kontakte in dringenden Fällen auch im Urlaub erreichbar sein, kannst du dies festlegen. In der folgenden Anleitung zeigen wir dir, wie es geht:

  1. Öffne wieder Outlook, klicke auf die Registerkarte „Einstellungen“ und dann “Alle Outlook-Einstellungen anzeigen“. Du findest nun auf der linken Seite relativ weit oben die Schaltfläche „Regeln“.
  2. Klickst du jetzt „Neue Regel hinzufügen“ an, kannst du mithilfe zweier Dropdown-Menüs spezifische Sonderregeln festlegen.

Zur Auswahl stehen sogenannte Bedingungen wie beispielsweise “Ich stehe in der Zeile ‘An’”, “Nachrichtentext enthält”, “Markiert mit Wichtigkeit” oder “Ich bin der einzige Empfänger”. 
Außerdem kannst du eine Aktion hinzufügen, also festlegen, was passiert, wenn die von dir ausgewählte Bedingung eintritt. Das kann beispielsweise eine Weiterleitung an deinen Kollegen sein.

Möchtest du, dass Outlook eingehende E-Mails automatisch verwaltet, stehen dir noch unter anderem folgende Aktionen zur Verfügung:

  • „Löschen“: Hierbei handelt es sich um eine Filterfunktion. Du kannst damit bestimmen, dass Mails automatisch gelöscht werden, die bestimmte Kriterien erfüllen. So verhinderst du, dass z. B. eine Masse an Junk-Mail deine Inbox überflutet. 
  • „Verschieben in“: Eine nützliche Verwaltungsfunktion – damit werden bestimmte E-Mails in einen von dir festgelegten Ordner weitergeleitet. Auf diese Weise kannst du etwa E-Mails zu einem wichtigen Projekt oder Thema direkt an einem Ort sammeln. 
  • „Kopieren in“: Betroffene E-Mails werden nicht komplett in einen anderen Ordner verschoben, sondern nur kopiert. Die Original-Mail befindet sich weiterhin in deinem Posteingang. 

Es gibt also zahlreiche Möglichkeiten, den diversen Anfragen während deiner Abwesenheit Herr zu werden. Auf diese Weise wirst du bei deiner Rückkehr nicht von einer E-Mail-Flut deines Postfachs überrollt.

Quellen:

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