Microsoft Outlook ist einer der bekanntesten und populärsten E-Mail-Clients der Welt. Nicht ohne Grund: Dank einer intuitiven Bedienung lassen sich spielend einfach E-Mails empfangen, schreiben, bearbeiten und verwalten. Sogar Verknüpfungen mit Social-Media-Kanälen wie Twitter oder Facebook sind möglich.
Das hat allerdings alles seinen Preis: Neulizenzen für die Nutzung in Unternehmen kosten aktuell 190,50 Euro pro Jahr. Nur Behörden, Bildungseinrichtungen und gemeinnützige Organisationen können mit günstigeren Preisen rechnen.
Für kleine bis mittelständische Unternehmen oder Solo-Selbstständige stellt dies eine relativ hohe und vielleicht sogar unnötige Investition dar. Die gute Nachricht ist: Es existieren zahlreiche interessante und teilweise sogar kostenlose Alternativen.
E-Mail-Client – welche Vorteile gibt es?
Wozu wird aber ein E-Mail-Client heute noch benötigt und welche Vorteile sind damit verbunden?
E-Mails ohne Werbung, Cookies und Pop-ups
Ein wesentlicher Vorteil besteht darin, dass du sofort den Inhalt der jeweiligen E-Mail erhältst. Öffnest du deinen E-Mail-Account erst über den Browser, musst du dich manchmal zunächst mit aufdringlicher Werbung, Pop-up-Fenstern und Cookies herumschlagen, bevor du deine erste Mail lesen kannst.
Das alles bleibt außen vor, wenn du einen E-Mail-Client verwendest. Das bedeutet, du wirst nicht abgelenkt, ersparst dir einige Klicks und damit wiederum Zeit. Letztere kannst du woanders sinnvoller investieren.
Du hast alle E-Mails auf einem Blick
Alle deine E-Mail-Accounts befinden sich an einem Ort, egal ob du mit Gmail-, GMX- oder anderen Providern arbeitest. Somit lassen sich alle deine E-Mails von jedem deiner Konten über ein einziges Programm abrufen. Das gilt für private und geschäftliche Accounts.
E-Mail-Clients nehmen dir Arbeit ab
Dank der Hilfe eines E-Mail-Clients musst du nicht extra ein Browserfenster öffnen, deine E-Mail-Adresse und dein Passwort eingeben. Die Software hat die wichtigen Account-Informationen gespeichert und kann deine E-Mails in von dir festgelegten zeitlichen Abständen automatisch abrufen. Ausloggen musst du dich ebenfalls nicht, nachdem du eine E-Mail empfangen hast.
Du erhältst die jeweiligen Mails immer mit einer minimalen zeitlichen Verzögerung, aber du musst deine Accounts nicht immer wieder aufs Neue überprüfen. Darüber hinaus kannst du schnell auf wichtige E-Mails reagieren. Vor allem im Geschäfts- und Arbeitsleben ist dies oftmals von höchster Bedeutung.
Praktisches E-Mail-Management auch offline
Es stehen dir mit einem hochqualitativen Mail-Desktop-Client zahlreiche Optionen offen, deine digitale Korrespondenz möglichst effizient zu organisieren. E-Mail-Clients erlauben es dir, wichtige E-Mails zu sichern und in von dir erstellten Ordnern abzulegen. Auf diese Weise kannst du sie jederzeit leicht wiederfinden. Möchtest du wichtigen Anfragen in E-Mails eine besondere Priorität bei der Bearbeitung einräumen, ist auch das Markieren von Nachrichten möglich.
Selbst wenn du offline bist, erlaubt dir ein Desktop-Client, auf ältere Mails zuzugreifen. Möchtest du ältere Informationen aus lange zurückliegenden Schriftwechseln extrahieren, ist diese Funktion unerlässlich. Außerdem nehmen diese E-Mails keinen Platz von dem meist begrenzten Speicher deines E-Mail-Accounts weg.
Solltest du doch mal mehr Speicherplatz für deine E-Mails benötigen, lässt sich manch ein Service auch mit externen Cloud-Diensten wie z. B. Dropbox verknüpfen. Damit steht dir theoretisch unbegrenzter Speicherplatz zur Verfügung.
E-Mail-Versand vorausplanen
Der automatische Versand lässt von E-Mails lässt sich mit vielen Programmen genau planen. Möchtest du, dass ein Geschäftspartner, etwa in einer anderen Zeitzone, deine E-Mail zu einem bestimmten Zeitpunkt erhält? Meistens ist das kein Problem für einen E-Mail-Service auf deinem Desktop.
Signaturen für deinen E-Mail-Account
Signaturen sind im Geschäftsleben sozusagen die Visitenkarten deiner E-Mails – sie enthalten deinen Unternehmensnamen und dein Logo, deinen eigenen Vor- und Nachnamen, deine Adresse, Telefon-, Mobil- und gegebenenfalls auch Faxnummer. Sogar ein kleines Fotos lässt sich bei einer Signatur unterbringen.
Mit dem E-Mail-Desktop-Client kannst du eine solche Signatur für einen oder alle Accounts anlegen und speichern. Theoretisch bist du auch in der Lage, für alle Accounts verschiedene Signaturen zu erstellen.
Nützliche Extras von E-Mail-Clients
Viele E-Mail-Clients bieten einige nützliche Extras, die deine Arbeit effizienter und sicherer gestalten. So können einige Clients deine E-Mails und damit darin enthaltene sensible Daten verschlüsseln.
Einige lassen sich auch direkt mit deinem digitalen Kalender verbinden. Auf diese Weise kannst du wichtige anstehende Ereignisse, z. B. Meetings oder Konferenzen, direkt in deinen Terminplaner übertragen.
Alternativen zu Microsoft Outlook
Wie du siehst, haben E-Mail-Clients für den Desktop zahlreiche Vorzüge. Kein Wunder also, dass es viele weitere Alternativen zu Outlook gibt. Im Folgenden möchten wir dir Anbieter vorstellen, die ihre Applikationen kostenlos und kostenpflichtig zur Verfügung stellen.
Mozilla Thunderbird
Du kannst diesen Open-Source-E-Mail Client kostenlos herunterladen. Thunderbird ist eine der beliebtesten Alternativen zum Outlook-Programm und mit Windows sowie auf Mac nutzbar. Der Funktionsumfang ist etwas reduziert. Allerdings kannst du den Client mit etwas Mühe deinen Bedürfnissen anpassen und personalisieren.
Dafür sorgen diverse Add-ons, die du separat herunterladen musst. Zum Beispiel hat Thunderbird keinen Kalender, du darfst aber einen Lightning Kalender integrieren. Die Add-ons musst du jedoch immer wieder individuell aktualisieren.
Eine Verknüpfung mit deinem Firefox-Browser ermöglicht dir, während des Lesens einer E-Mail direkt dringende Sachverhalte herauszusuchen. Thunderbird lässt sich auch optisch deinen Wünschen anpassen: Gestaltete das Design mit Naturmotiven oder ikonischen Sehenswürdigkeiten, welche die Arbeit angenehmer machen.
Eine effiziente, übersichtliche Verwaltung deiner E-Mails ist ebenfalls Teil des Pakets. Außerdem ist die Verbindung zu einen Exchange-Server möglich, der einen zusätzlichen Schutz vor Viren und Spam-Mails bietet.
Claws Mail
Die Anwendung hat zahlreiche Funktionen in petto: Claws Mail erlaubt dir, diverse E-Mail-Konten zu erstellen. Eine Prüffunktion sorgt dafür, dass deine Inbox nicht überflutet wird. Die integrierte Rechtschreibprüfung schützt dich vor Fehlern, z. B. in deiner nächsten geschäftlichen E-Mail. Die Suchfunktion garantiert, dass du alle wichtigen E-Mails schnell finden kannst.
Du kannst Plug-ins herunterladen und integrieren, um weitere Features hinzuzufügen. Ein Bogofilter bewahrt dich vor Spam-E-Mails. Wahlweise kann der Filter solche Mails auch in einem Extra-Ordner abspeichern. Du kannst generell Filter einbauen, die Mails deinen Wünschen entsprechend nach Absender oder Inhalt sortieren.
Für unerfahrene Nutzer von Open-Source-Programmen kann sich die Installation und die Nutzung schwierig gestalten. Außerdem erkennt Claws Mail POP- und IMAP-Server nicht automatisch. Das bedeutet, du musst alle Daten deines E-Mail-Accounts beim Hinzufügen manuell eingeben. Das Interface wirkt veraltet und ist für Anfänger schwer zu bedienen.
Seamonkey
Die Open-Source-Applikation ist mit Windows, Linux und auf dem Mac verwendbar. Sie vereint E-Mail-Client, Browser und HTML-Editor. Basierend auf der Mozilla-Plattform stellt eine Gemeinschaft aus Programmierern mit unterschiedlichen Fähigkeiten Add-ons zum Download zur Verfügung. Damit kannst du Seamonkey stets ergänzen und anpassen.
Entscheiden sich genügend Nutzer für ein Add-on, beinhaltet das nächste Update dafür ebenfalls eine Aktualisierung. Allerdings passieren diese Aktualisierungen eher sporadisch, was schlimmstenfalls zu Sicherheitsproblemen führen kann.
Dank des Browsers kannst du Links in E-Mails direkt aufrufen, ohne dass ein zusätzliches Fenster geöffnet werden muss. Es gibt darüber hinaus ein eingebautes Chatfenster. An diesem Internet Relay Chat (IRC) können zwei oder beliebig viele Personen mehr teilnehmen.
Um deine E-Mail-Inhalte zu verschlüsseln, wird einmal die Standard-Verschlüsselung S/MIME genutzt. Zusätzlich kannst du noch die SSL/TLS-Verschlüsselung manuell aktivieren – diese Chiffrierung hilft insbesondere bei verwundbareren öffentlichen WLAN-Netzwerken.
Evolution
Arbeitest du bevorzugt mit Linux, solltest du einen Blick auf den E-Mail-Client namens Evolution werfen. Das Design wirkt etwas rückständig und ist nicht unbedingt intuitiv verständlich: Du hast eine Inbox, kannst Ordner für die Ablage älterer und gelesener E-Mails erstellen. Deine Kontakte lassen sich problemlos neu anlegen oder importieren.
Einen Kalender kannst du ebenfalls mit der Software verknüpfen. Mit einer Tasks- und Notizen-Funktion bist du in der Lage, deinen Arbeitsalltag besser zu managen. Nutze die Verbindung zu einem Exchange Server, um dich besser vor Malware zu schützen. Ein cleverer Filter sortiert Spam-Mails aus, damit du dich selbst nicht drum kümmern musst.
Mailbird
Navigation und Nutzung sind äußerst intuitiv. Du musst nicht erst alles stundenlang ausprobieren, um die verschiedenen Funktionen bedienen zu können. Du kannst das Layout, Farben, Kontaktinformationen und vieles mehr deinen Designwünschen anpassen.
Nutze verschiedene Fonts, z. B. für deine Signatur, die dich ansprechen. Mit einer Snooze-Funktion kehrt Ruhe ein, wenn du dich zwischendurch nur auf deine Arbeit konzentrieren möchtest. Das Hinzufügen von Accounts und eine übersichtliche Ordner-Ablage gehören ebenfalls zum Standard.
Neben diesen Funktionen lassen sich noch zahlreiche Chat-Anwendungen und Social Media-Kanäle integrieren. Hierzu gehören Slack, WhatsApp, Twitter, Trello, Facebook, WeChat etc. Die Applikation ist auch auf mobilen Endgeräten nutzbar. Leider kannst du nicht alle diese Funktionen mit der kostenlosen Version nutzen. Allerdings sind die Preise für die kostenpflichtige Version von Mailbird wirklich fair.
Spike
Spike ist einer der ungewöhnlicheren Alternativen: Das Programm vereint Messenger und E-Mail-Client für den Desktop. Betreffzeile und Signatur verschwinden und nur die inhaltlichen Elemente der Mail landet im Posteingang. Ein zentraler Posteingang, ein Kalender und die Verwaltung deiner Kontakte bleiben jedoch bestehen. Das Interface gleicht eher der iMessage-App oder WhatsApp. Ein schnelles Lesen und Reagieren wird dadurch wesentlich einfacher.
Auch wenn der Client weitestgehend auf eine reduzierte Präsentation deiner E-Mails setzt, gibt es einige Zusatzfunktionen. Du kannst die Sendung von E-Mails vorausplanen. Über reichhaltig ausgestattete Symbolleisten lassen sich GIFs und Emojis einfügen.
Die Verknüpfung mit Cloud-Diensten wie Dropbox, OneDrive oder Google Drive ist ebenfalls möglich. Eine AES-256-Verschlüsselung sorgt dafür, dass angehängte Dateien sicher sind und unbefugt Dritte keinen Zugriff haben. Mit einem Team-Feature können gleich mehrere Personen an einem Projekt arbeiten. Ein Problem: Unternehmen müssen tief in die Tasche greifen.
Pimero
Bei Pimero handelt es sich um eine simple und benutzerfreundliche Softwarelösung. Sie vereint E-Mail-Management, Produktinformationsmanagement und Cloud-Storage in einem. Pimero eignet sich bestens für Mitglieder eines Arbeitsteams innerhalb eines Unternehmens, das auf dieselben Informations-Ressourcen zugreifen muss. Der Client ist genau das richtige Tool, um die Arbeit an einem und die Kommunikation während eines gemeinsamen Projekts effizienter zu gestalten.
Kontaktdetails lassen sich schnell eintragen und abrufen. Mit dem integrierten Kalendersystem organisierst du wichtige Termine, Events, Arbeitspläne und Projektphasen. Informationen, die du wiederum ohne Probleme mit deinem Team teilen kannst. Du bist sogar in der Lage, festzulegen, welches Mitglied zu welchen Daten Zugang hat. Dank einer mobilen App ist der Zugriff von unterwegs aus möglich.
Alle wichtigen Daten werden für jedes Teammitglied automatisch synchronisiert, unabhängig vom verwendeten Endgerät. Auf diese Weise sind alle an dem Projekt arbeitenden Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand. Hinzu kommt eine Instant-Messaging-Funktion. Du hast außerdem die Möglichkeit, Notizen zu erstellen und ein Tagebuch zu führen.
Es fehlen leider Optionen, deine E-Mails zu verschlüsseln, was im Grunde Standard sein sollte. Außerdem gibt es keine kostenlose Variante, die du nutzen und austesten kannst. Eine digitale Signatur fehlt – im Geschäftsumfeld eigentlich eine absolute Notwendigkeit.
eM Client
Synchronisiere und verwalte deine E-Mails mit dieser einfach zu bedienenden Software. Mithilfe einer Projektmanagement-Funktion verbesserst du deine Produktivität. Das Programm scannt täglich deinen Kalender und listet alle für den jeweiligen Tag angesetzten Aufgaben in der Seitenleiste auf. Auf diese Weise kannst du am Ende des Tages nachprüfen, ob du alles erledigt hast und du vergisst natürlich keine wichtige Aufgabe.
Mit der Chat-Funktion bleibst du stets mit deinen Kollegen in Kontakt. Hierüber lassen sich auch direkt Datei-Anhänge versenden, ohne dass extra eine E-Mail benötigt wird. Du kannst eM Client sowohl über Windows als auch über MacOS nutzen. Selbst Kollegen mit unterschiedlichen Systemen können mühelos zusammenarbeiten.
Ein besonderes Feature: eM Client übersetzt fremdsprachige E-Mails direkt in deine Muttersprache. Du musst also nicht erst ein externes Tool bemühen, um Geschäfts-Mails von ausländischen Kunden oder Geschäftspartnern zu übersetzen. Deine Arbeitet gestaltet sich um einiges effizienter.
Mit einer Snooze-Funktion lässt sich der Client für eine von dir bestimmte Zeit stummschalten, damit du dich ungestört in deine Arbeit vertiefen kannst. Plane deine E-Mails voraus, damit sie deine Ansprechpartner genau zum richtigen Zeitpunkt erreichen. Mit einem Filter werden Mails von besonders wichtigen Kontakten automatisch hervorgehoben.
Sende Einladungen zu Meetings an deine Kollegen, die sofort bestätigt bzw. abgesagt werden können. Damit hast du stets den Überblick darüber, wer alles erscheinen wird und wer nicht. Die Sicherheitsstandards SSI/TLS und eine Verschlüsselung über S/MIME gewährleisten deine Datensicherheit.
Google Workspace
Mit Google Workspace bietet der Tech-Konzern Google eine ganze Sammlung von nützlichen Tools und Apps an. Diese erweiterten Funktionen sind gegen eine monatliche Gebühr erhältlich. Das Paket kombiniert Gmail und Google Docs. Es ist speziell auf Unternehmen zugeschnitten, wozu Großkonzerne, Kleinunternehmer bzw. Freiberufler gehören können. Vor allem handelt es sich nämlich um ein Kollaborations- und Kommunikationstool, das die Produktivität steigern soll.
Nutzt du ein Gmail-Konto, wirst du vielleicht auch Google Docs und Drive verwenden, um Daten online zu versenden. Mit Google Workspace kannst du E-Mails von deiner eigenen Domain aus versenden, also mit einer professioneller wirkenden E-Mail-Adresse. Nutze Google Calender, um Geschäftstermine zu verwalten. Über Google Meet und Chat lassen sich z. B. Video-Konferenzen veranstalten. Die kostenpflichtige Google Workspace-Version hilft dir auch dabei, vertrauliche und sensible Informationen besser zu schützen.
Nutze mit anderen Mitarbeitern bzw. Teammitgliedern ein gemeinsames Laufwerk, damit alle arbeitstechnisch auf demselben Stand sind. Mit der Anwendung Currents lassen sich schnell Chats und Gruppenchats herstellen, um Neuigkeiten und wichtige Informationen mit dem gesamten Team auf dem schnellsten Wege auszutauschen. Mit Forms kannst du Umfragen und Quizze erstellen und diese Online veröffentlichen – ein nützliches Marketing-Tool.
Pegasus
Einfach und übersichtlich – dadurch zeichnet sich der E-Mail-Client Pegasus aus. Die Software ist kostenlos und sowohl IMAP4- als auch POP3-kompatibel. Mit dem konfigurierbaren Filter lassen sich E-Mails automatisch sortieren, priorisieren oder direkt aussortieren, wenn es sich um Junk-Mail handelt.
FAQ
An dieser Stelle möchten wir auf häufig gestellte Fragen zu Outlook-Alternativen eingehen.
Was ist das beste kostenlose E-Mail Programm?
Was das beste kostenlose E-Mail-Programm ist, ist von den individuellen Präferenzen des Users abhängig. Äußerst beliebt sind beispielsweise Mozilla Thunderbird und Google Workspace.
Was kostet Outlook für Firmen?
Outlook für Firmen kostet je nach gewähltem Office-Paket unterschiedlich viel. Microsoft 365 Business Basic liegt bei ca. 4,20 €/Monat pro Nutzer, Business Standard bei ca. 10,50 €/Monat pro Nutzer.
Kann ich Outlook kostenlos nutzen?
Outlook kannst du kostenlos nutzen, indem du dich bei Outlook.com registrierst. Allerdings musst du dich in der kostenlosen Version auf die mobile oder Online-Version von Outlook beschränken.
Ist Thunderbird noch aktuell?
Ja, Thunderbird ist noch aktuell, denn es erhält regelmäßig Updates und notwendige Verbesserungen. Mit sicherer E-Mail-Kommunikation und vielen Erweiterungen bleibt es eine gute Alternative zu anderen E-Mail-Clients.
Welches E-Mail-Programm eignet sich für Windows 11?
Für Windows 11 empfiehlt sich Mozilla Thunderbird als leistungsstarkes E-Mail-Programm mit benutzerfreundlichen Funktionen, Sicherheitsmerkmalen und hoher Anpassungsfähigkeit. Es ist kostenlos und unterstützt alle wichtigen E-Mail-Anbieter.
Stefan Turiak
Stefan arbeitet seit mehreren Jahren selbstständig als Texter und Journalist in unterschiedlichen Bereichen für mehrere Agenturen und Redaktionen. Zu seinen bevorzugten Themen gehören Online-Marketing, digitale Trends, Internet of Things und Smart-City-Projekt.
