People Analytics: Definition, Ziele, Beispiele

People Analytics revolutioniert das Personalwesen. Doch besitzt du wirklich alle relevanten Informationen, um das Potenzial datengetriebener Personalprozesse voll auszuschöpfen?

Wir zeigen dir, wie du mit People Analytics die Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit in deinem Unternehmen steigern kannst. Im Folgenden erfährst du unter anderem:

• Welche Vorteile sich aus dem Einsatz von People Analytics für dein Unternehmen ergeben.
• Wie du mithilfe von Daten – nicht nur nach Bauchgefühl – Entscheidungen für die Auswahl neuer und das Empowerment deiner bestehenden Mitarbeiter triffst.
• Welche (Personal-)Kennzahlen 2025 für People Analytics relevant sind.

Legen wir los!

Was ist People Analytics?

People Analytics (oft auch als HR Analytics oder Workforce Analytics bezeichnet) ist der datenbasierte Ansatz zur Analyse von Mitarbeiterdaten und Personalprozessen. Das Ziel ist es, datengestützte Entscheidungen zu treffen, um das Management und die Mitarbeiterentwicklung zu optimieren.

People Analytics: Begriffsbestimmung und Bedeutung

People Analytics umfasst die datenbasierte Analyse von Mitarbeiterinformationen, um fundierte Entscheidungen im Personalmanagement zu treffen. Durch die Auswertung von Daten zu Bereichen wie Mitarbeiterzufriedenheit, Fluktuation und Leistung hilft People Analytics Unternehmen, Arbeitsbedingungen zu optimieren, Talente bestmöglich zu fördern und die Produktivität der Belegschaft zu steigern.

Vorteile von People Analytics

1. Bessere Entscheidungen: Führungskräfte können objektivere, fundierte Entscheidungen treffen, statt auf Intuition oder persönliche Erfahrungen zu setzen.
2. Höhere Mitarbeiterbindung: Durch das Verständnis, was Mitarbeiter zufrieden und engagiert hält, können Unternehmen gezielte Maßnahmen zur Bindung entwickeln.
3. Effizientere Personalprozesse: Optimierung von Rekrutierungsprozessen, damit Positionen schneller und passender besetzt werden.
4. Verbesserte Unternehmenskultur: Identifikation und Förderung von Faktoren, die zu einem positiven Arbeitsumfeld beitragen.

Was umfasst People Analytics?

People Analytics umfasst typischerweise die Analyse von Daten aus verschiedenen HR-Bereichen wie:

1. Rekrutierung und Talentakquise: Analyse, welche Recruiting-Kanäle die besten Talente anziehen und welche Bewerber langfristig erfolgreich im Unternehmen bleiben.
2. Mitarbeiterengagement und -zufriedenheit: Erhebung von Mitarbeiterfeedback, oft in Form von Umfragen, um herauszufinden, wie zufrieden und engagiert das Team ist.
3. Mitarbeiterbindung und Fluktuation: Vorhersage, welche Mitarbeiter möglicherweise das Unternehmen verlassen könnten, und Analyse, warum Mitarbeiter bleiben oder gehen.
4. Leistungsmanagement: Untersuchung der Faktoren, die die Leistung von Mitarbeitern beeinflussen, und Identifikation der Bedingungen, unter denen Mitarbeiter besonders produktiv sind.
5. Karriereentwicklung und Schulungen: Analyse der Schulungsbedarfe und Identifikation von Entwicklungsplänen, die Mitarbeiter zu bestimmten Karrierezielen führen können.

Wie funktioniert People Analytics?

People Analytics basiert auf der Erhebung, Speicherung und Analyse von Daten bzw. Personaldaten. Das umfasst zum Beispiel:

• Daten aus HR-Systemen wie Bewerbermanagement, Onboarding, Mitarbeiterbefragungen und Leistungsbewertungen.
• Statistische Analysen und Algorithmen zur Erkennung von Trends und Mustern, die sich positiv oder negativ auf die Mitarbeitererfahrung auswirken.
• Vorhersagemodelle, die versuchen, das Verhalten von Mitarbeitern vorherzusagen (z. B. Fluktuationsrisiko) und präventive Maßnahmen zu identifizieren.

Datenquellen für People Analytics

Qualitativ hochwertige Datenquellen sind im Personalbereich unerlässlich für den erfolgreichen Einsatz von People Analytics. Die Verwendung der richtigen Daten unterstützt die Personalabteilung dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen, die auf genauen Informationen basieren. In diesem Kapitel widmen wir uns sowohl internen als auch externen Datenquellen und erläutern Richtlinien zur Datenschutzerhaltung.

Interne und externe Daten

Die Hauptquelle für Daten in People Analytics sind Mitarbeiterdaten, die direkt von der Organisation stammen. Hierzu zählen beispielsweise Informationen über Gehälter, Arbeitszeiten, Urlaubstage, Leistungsbeurteilungen, Fort- und Weiterbildungen und weitere personalbezogene Daten. Es gibt jedoch auch externe Datenquellen, die im People Analytics Prozess genutzt werden können. Beispiele dafür sind Informationen zu Arbeitsmarkttrends, Branchenanforderungen und Konkurrenten.

Durch die Kombination beider Datenquellentypen erhält die Personalabteilung ein umfassendes Bild der aktuellen Organisationsprozesse sowie des Arbeitsumfelds. Dieses Bild wird mithilfe professioneller Softwaretools analysiert und visualisiert, um Zusammenhänge und Erkenntnisse in den Daten verständlich darzustellen.

Lesetipp

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Richtlinien zur Datenschutzerhaltung

Die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien spielt sowohl bei internen als auch bei externen Daten eine entscheidende Rolle. Datenschutzerhaltung bezieht sich dabei nicht nur auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern auch auf die Umsetzung betrieblicher Richtlinien und Verfahren.

Im Folgenden sind einige Aspekte aufgeführt, die im Kontext von People Analytics und Datenschutzerhaltung relevant sind:

• Zweckbindung: Daten sollten stets nur für den spezifischen Zweck verwendet werden, für den sie erhoben wurden. Dies bedeutet, dass Daten nur für People Analytics zum Einsatz kommen sollten, wenn sie auch ursprünglich zu diesem Zweck gesammelt wurden.
• Datensparsamkeit: Für den People Analytics Prozess sollte lediglich die minimal notwendige Menge an Daten erhoben werden.
• Überalterung: Alte und veraltete Daten können die Ergebnisse von People Analytics verzerren. Daher sollen Datensätze regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert oder gelöscht werden.
• Einwilligung: Bei der Verarbeitung persönlicher Mitarbeiterdaten ist eine ausdrückliche Zustimmung der betroffenen Mitarbeiter einzuholen. Dies gewährleistet die Wahrung der Privatsphäre und Rechte der Mitarbeiter.

Erfolgreiche Implementierung von People Analytics

Die erfolgreiche Implementierung von People Analytics erfordert eine strategische Vorgehensweise, die Technik, Datenschutz und Kultur berücksichtigt:

1. Klare Zielsetzung definieren: Festlegen, welche konkreten Fragestellungen People Analytics beantworten soll, z. B. Senkung der Fluktuation, Steigerung des Engagements oder Optimierung der Talentförderung.
2. Datenqualität sicherstellen: Hochwertige, zuverlässige und vollständige Daten sind entscheidend. Das bedeutet, dass Datenquellen bereinigt und konsistent integriert werden müssen.
3. Datenschutz und Compliance gewährleisten: People Analytics berührt sensible personenbezogene Daten. Datenschutzvorgaben wie die DSGVO müssen streng beachtet werden, und Mitarbeitende sollten über die Nutzung der Daten transparent informiert werden.
4. Passende Technologien auswählen: Implementierung geeigneter Analysetools und -plattformen, die Daten erfassen, analysieren und visualisieren können. Dies kann von speziellen People-Analytics-Softwarelösungen bis zu BI-Tools wie Power BI oder Tableau reichen.
5. Interdisziplinäres Team bilden: Ein Team aus HR-Experten, Datenanalysten und IT-Spezialisten aufstellen, das die Umsetzung und den Betrieb von People Analytics verantwortet und die notwendigen Kompetenzen einbringt.
6. Schulungen und Change-Management: Schulungen für HR-Mitarbeiter und Führungskräfte, um den richtigen Umgang mit den Analysen und Daten zu vermitteln. Change-Management-Maßnahmen fördern die Akzeptanz und die Bereitschaft, datengestützte Entscheidungen zu nutzen.
7. Pilotprojekt starten: Mit einem kleinen, klar umrissenen Projekt beginnen, um erste Ergebnisse und Erkenntnisse zu gewinnen und die Akzeptanz zu testen. So können Prozesse und Analysemethoden noch angepasst werden.
8. Ergebnisse regelmäßig evaluieren: Laufende Analyse und Evaluation der erzielten Ergebnisse und der Datenqualität, um People Analytics stetig zu verbessern und an neue Fragestellungen anzupassen.

Durch die sorgfältige Beachtung dieser Schritte kann People Analytics nachhaltig etabliert werden, und das Unternehmen kann die gewonnenen Erkenntnisse für eine datengestützte und zielgerichtete Personalarbeit nutzen.

Anwendungsbereiche und Beispiele für People Analytics

People Analytics eröffnet zahlreiche Einsatzmöglichkeiten in verschiedenen Aspekten des Personalmanagements.

People Analytics im Recruiting

Im Bereich des Recruitings ermöglicht People Analytics datenbasierte Personalentscheidungen, indem Muster und Trends durch die Analyse von Mitarbeiterleistungsdaten ausgearbeitet werden. Dies führt zur Entwicklung effektiver Personalmaßnahmen.

People Analytics im Recruiting kann z. B. Folgendes umfassen:

• Analysen von Bewerberprofilen für die optimale Passung der Kandidaten
• Untersuchungen der Zusammenhänge zwischen bestimmten Kompetenzen und langfristigen Geschäftsergebnissen
• Ermittlung von Erfolgsfaktoren für eine schnelle Integration neuer Mitarbeiter in die Unternehmenskultur

People Analytics für die Personalplanung

Bei der Optimierung der Personalplanung kann People Analytics wichtige Erkenntnisse liefern: Durch die Untersuchung interner Daten wie Fluktuation, Krankheitstage und Entwicklung von Mitarbeitern werden mögliche Gegenmaßnahmen und Optimierungen identifiziert. Beispiele hierfür sind:

• Prognosen für den Personalbedarf auf Basis historischer Daten
• Frühwarnsysteme für Engpässe und Überkapazitäten durch kontinuierliche Datenauswertung
• Aufdeckung von Zusammenhängen zwischen Mitarbeiterzufriedenheit, Arbeitsbelastung und Fluktuationsrate

People Analytics als Stimmungsbarometer

People Analytics kann der Personalabteilung dabei helfen, eine wichtige Beratungsfunktion für das Management einzunehmen. Die gewonnenen Erkenntnisse können als Hilfestellung bei personalbezogenen Entscheidungen und der Entwicklung einer erfolgreichen HR-Strategie dienen. Typische Anwendungsbereiche sind hierbei:

• Aufdeckung von Trends bezüglich der Mitarbeiterzufriedenheit
• Erkennen von Ursachen für Fluktuation und Entwicklung von Gegenmaßnahmen
• Überprüfung des Erfolgs von umgesetzten Personalmaßnahmen anhand von Indikatoren wie Mitarbeiterbindung oder Commitment

Die Grenzen von People Analytics

Die fortschreitende Digitalisierung führt in der Arbeitswelt zur wachsenden Bedeutung von Daten, insbesondere im Personalbereich. Im Zuge dessen setzen immer mehr Personalabteilungen auf People Analytics, um ihre Entscheidungen effizienter und zielgerichteter treffen zu können. Dabei ist es jedoch essenziell, die Grenzen dieser Methode nicht aus den Augen zu verlieren – speziell hinsichtlich der datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen.

Datenschutz und rechtliche Rahmenbedingungen

Die Verarbeitung von Mitarbeiterdaten unterliegt strengen Datenschutzbestimmungen, die durch das Bundesdatenschutzgesetz und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geregelt werden. Hierbei sind folgende Aspekte von besonderer Relevanz:

• Zweckbindung: Laut DSGVO Art. 5 dürfen Daten ausschließlich für einen bestimmten Zweck erhoben und verarbeitet werden. Sobald dieser erfüllt ist, müssen die Daten anonymisiert werden.
• Einwilligung der Arbeitnehmer: Die Zustimmung der Mitarbeiter zur Datenerhebung ist gemäß DSGVO Art. 6 unerlässlich.
• Information der Mitarbeiter: Arbeitgeber sind gemäß DSGVO Art. 13 verpflichtet, ihre Mitarbeiter über die Datenerhebung sowie deren Zweck aufzuklären.
• Mitspracherecht: Bei automatisierten Entscheidungsprozessen mussgemäß DSGVO Art. 22 gewährleistet sein, dass Mitarbeiter nicht ausschließlich einer automatischen Entscheidung unterworfen sind, sondern auch eine manuelle Überprüfung erfolgen kann.

Daher setzen der Datenschutz und die gesetzlichen Bestimmungen klare Begrenzungen für den Einsatz von People Analytics. Arbeitgeber müssen die Möglichkeiten der Datenanalyse verantwortungsbewusst nutzen und dabei stets die Vorgaben der DSGVO erfüllen, um die Rechte der Mitarbeiter zu wahren.

Fazit

People Analytics ist ein datengetriebener Ansatz, der Organisationen befähigt, datenbasierte Entscheidungen in der Personalplanung zu treffen und die Qualität ihrer Personalstrategien, -prozesse und -maßnahmen kontinuierlich zu optimieren.

Die folgenden Kernaspekte des Artikels sind besonders hervorzuheben:

• Anwendungsbereiche: People Analytics unterstützt Unternehmen bei der Optimierung von Recruiting, Personalplanung, Mitarbeiterbindung, strategischer Personalentwicklung und Produktivitätssteigerung.
• Ziele: People Analytics trägt dazu bei, messbare Geschäftsergebnisse durch datenbasierte Personalentscheidungen und -maßnahmen zu optimieren sowie Zusammenhänge und Optimierungspotenziale aufzudecken.
• Grenzen: Unternehmen sollten die rechtlichen und datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen im Umgang mit personenbezogenen Daten berücksichtigen und die Balance zwischen dem Potenzial von People Analytics und dem Schutz der Privatsphäre der Mitarbeiter wahren.

FAQ

Häufig gestellte Fragen und entsprechende Antworten sind im Weiteren aufgelistet.

Wie funktioniert People Analytics?

People Analytics analysiert Mitarbeiterdaten, um Entscheidungen für Personalmanagement und -entwicklung zu optimieren. Mit statistischen Methoden werden Muster und Zusammenhänge identifiziert, die Personalstrategien und Teamleistung fördern. Hauptziele sind bessere Mitarbeiterbindung und Steigerung der Produktivität.

Wie nutzen Unternehmen People Analytics?

Unternehmen nutzen People Analytics, um personalbezogene Daten zu analysieren und so Mitarbeiterleistung, -bindung und -zufriedenheit zu verbessern. Ergebnisse können genutzt werden, um Arbeitsabläufe und teamübergreifende Zusammenarbeit zu optimieren.

Welche Tools werden für People Analytics verwendet?

People Analytics Tools umfassen HR-Managementsoftware wie Workday, SAP SuccessFactors und Oracle HCM Cloud.

Wie unterstützt People Analytics die Personalabteilung?

People Analytics unterstützt die Personalabteilung, indem es datenbasierte Entscheidungen ermöglicht und so Mitarbeitergewinnung, -bindung und -entwicklung optimiert.

Kann People Analytics in kleinen und mittelständischen Unternehmen angewendet werden?

Kann People Analytics in kleinen und mittelständischen Unternehmen angewendet werden? Ja, es eignet sich durchaus, um Personalentscheidungen zu optimieren. Setze datenbasierte Methoden ein, um Mitarbeiterleistung, Fluktuation und Engagement besser zu verstehen.

Thomas Sesli

Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.