Das Berechnen des Personalbedarfs ist entscheidend für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens, weil dies Unterbesetzungen vermeidet – und wir haben die dafür passende Formel für dich.

Bei uns lernst du Folgendes kennen:

• Die Bedeutung der Personalbedarfsplanung und ihre vielfältigen Facetten
• Quantitative und qualitative Methoden zur Ermittlung des Personalbedarfs
• Praktische Anwendungsmöglichkeiten und Strategien zur Deckung des Personalbedarfs

Außerdem stellen wir dir die Formeln sowie zwei Rechner zur Ermittlung von Brutto- und Nettopersonalbedarf zur Verfügung. Los geht's!

Was beeinflusst den Personalbedarf?

Den Personalbedarf beeinflussen Faktoren wie Unternehmensgröße, Branche, saisonale Schwankungen und konjunkturelle Lage. Um Personalanforderungen treffsicher zu planen, berücksichtige wirtschaftliche Prognosen, Mitarbeiterfluktuation und Möglichkeiten der Produktivitätssteigerungen.

Personalbedarf berechnen: Grundlagen und Bedeutung

Um den langfristigen Erfolg eines Unternehmens zu sichern, ist eine sorgfältige Berechnung des Personalbedarfs unerlässlich. Zunächst klären wir, warum Personalbedarfsplanung so wichtig ist und auf welche Aspekte du dabei besonders achten solltest.

Bedeutung der Personalbedarfsplanung

Die Personalbedarfsplanung berücksichtigt den zukünftigen Arbeitsaufwand und die erforderliche Arbeitsleistung für anstehende Aufgaben im Unternehmen. Eine präzise Personalbedarfsberechnung trägt zur optimalen Einsatzplanung von Mitarbeitern bei und hilft, eine Über- oder Unterbesetzung sowie Überstunden zu vermeiden.

Da der Arbeitsaufwand eines Unternehmens im Laufe der Zeit und mit wechselnden Zielen variiert, sollte der Personalbedarf von der Personalabteilung regelmäßig überprüft und angepasst werden, um Fehleinschätzungen zu vermeiden. Dabei beeinflussen verschiedene Faktoren den Personalbedarf – neben den erwarteten Arbeitsstunden im Jahr spielen auch die Qualifikationen der Mitarbeiter sowie die Altersstruktur der Belegschaft eine entscheidende Rolle.

Quantitative und qualitative Personalbedarfsplanung

Die Ermittlung des Personalbedarfs gliedert sich in zwei Kategorien: quantitative und qualitative Planung.

Die quantitative Personalbedarfsplanung fokussiert sich auf die Berechnung des Arbeitsaufwands bezogen auf Arbeitsstunden und die Anzahl der Mitarbeiter.

Im Gegensatz dazu konzentriert sich die qualitative Personalbedarfsplanung auf die Qualifikationen und Fähigkeiten der Mitarbeiter, um diese Ziele zu erreichen. Es geht darum, …

• … die richtigen Mitarbeiter mit den passenden Qualifikationen für die jeweiligen Aufgaben im Unternehmen einzusetzen
• … die Erfolgschancen des Unternehmens durch gezielten Personaleinsatz zu erhöhen

Setzte auf eine Mischung aus quantitativer und qualitativer Personalbedarfsplanung. Genau das gewährleistet eine effektive Personalstrategie, die sich positiv auf den langfristigen Erfolg deines Unternehmens auswirkt.

Erklärt: Personalüberdeckung und Personalunterdeckung

Personalüberdeckung und Personalunterdeckung sind Begriffe aus der Personalplanung und -wirtschaft, die sich auf die Verfügbarkeit von Personal in einer Organisation im Vergleich zu ihrem Bedarf beziehen.

Personalüberdeckung tritt auf, wenn in einer Organisation mehr Mitarbeiter verfügbar sind, als tatsächlich benötigt werden. Dies bedeutet, dass es eine Überkapazität an Arbeitskräften gibt.

Eine Personalüberdeckung kann für das Unternehmen Kosten verursachen, da Gehälter gezahlt werden müssen, ohne dass dafür eine entsprechende Arbeitsleistung benötigt wird. Unternehmen müssen in solchen Fällen überlegen, wie sie das Überangebot an Personal effizient nutzen oder gegebenenfalls Anpassungsmaßnahmen ergreifen können.

Personalunterdeckung hingegen tritt auf, wenn weniger Mitarbeiter verfügbar sind, als benötigt werden. Das bedeutet, dass die Arbeitskraft oder die Kompetenzen der vorhandenen Mitarbeiter nicht ausreichen, um alle anfallenden Aufgaben zu bewältigen.

Eine Personalunterdeckung kann zu einer Überlastung der vorhandenen Mitarbeiter führen, was Stress, Überstunden und potenziell eine Verschlechterung der Arbeitsqualität oder Mitarbeiterzufriedenheit zur Folge haben kann. Unternehmen müssen in solchen Fällen häufig kurzfristig reagieren, indem sie z. B. Überstunden anordnen, Zeitarbeitskräfte einstellen oder auf externe Dienstleister zurückgreifen.

Die verschiedenen Arten des Personalbedarfs

Die korrekte Berechnung des Personalbedarfs setzt die Untersuchung der verschiedenen Personalbedarfsarten voraus. Nur so kannst du deren Entstehung und Bedeutung vollends verstehen. Betrachten wir sechs verschiedene Arten des Personalbedarfs und wichtige Faktoren, die zur Personalbedarfsplanung beitragen.

Die sechs Arten des Personalbedarfs

• Einsatzbedarf: Dieser Personalbedarf ergibt sich aus der unmittelbaren Notwendigkeit, Mitarbeiter für die Erfüllung von Aufgaben im Unternehmen einzusetzen.
• Reservebedarf: Hierbei handelt es sich um den Personalbedarf, der sich aus Krankheitsausfällen oder Urlaubszeiten ergibt und eine Reserve an Mitarbeitern erfordert.
• Ersatzbedarf: Dieser Personalbedarf entsteht, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder in den Ruhestand gehen und durch neue Kräfte ersetzt werden müssen.
• Neubedarf: Diese Art des Personalbedarfs entsteht durch neue Aufgabenfelder oder Projekte, die das bestehende Personal nicht oder nur teilweise abdecken kann.
• Zusatzbedarf: Damit ist zusätzliches Personal gemeint, das aufgrund von betrieblichem oder wirtschaftlichem Wachstum sowie saisonalen Schwankungen benötigt wird.
• Minderbedarf: Personalbedarf, der rückgängig ist, etwa aufgrund einer Rezession.

Faktoren, die den Personalbedarf beeinflussen

Mindestens genauso wichtig sind verschiedene Faktoren, die den Personalbedarf direkt oder indirekt beeinflussen und bei der Personalbedarfsberechnung berücksichtigt werden sollten. Nur so kann eine akkurate und zukunftssichere Personalplanung garantiert werden:

• Unternehmensziele: Strategische Ausrichtung und langfristige Ziele eines Unternehmens wirken sich direkt auf den Personalbedarf aus.
• Arbeitsmarkt: Die Verfügbarkeit von Fachkräften beeinflusst, ob offene Positionen mit geeigneten Experten besetzt werden können.
• Technologische Entwicklungen: Technischer Fortschritt verändert Arbeitsweisen und beeinflusst dadurch den Personalbedarf.
• Gesetzliche Rahmenbedingungen: Gesetzliche Vorgaben können Mindestbesetzungen und Arbeitszeitmodelle beeinflussen und dadurch den Personalbedarf verändern.
• Konjunktur und Wirtschaft: Wirtschaftliche Entwicklungen können je nach Marktlage den Personalbedarf steigern oder einschränken.
• Organisationsstruktur: Die interne Aufbauorganisation eines Unternehmens beeinflusst den Personalbedarf. Beispielsweise gehen flachere Hierarchien oft mit einem höheren Personalbedarf einher.

Lesetipp

Kennst du die wichtigsten Personalkennzahlen? Wir haben diesem wichtigen Thema einen eigenen Artikel gewidmet: Personalkennzahlen: 12 HR-KPIs, die du 2024 kennen musst. Schau doch mal rein!

Formel zur Personalbedarfsberechnung

Ziele und Planung festlegen

Bevor du beginnst, solltest du die Ziele der Personalbedarfsplanung und den Planungshorizont klar definieren. Hierzu zählen:

• Umsatzziele und Produktionsziele, die auf Basis deiner lang- und mittelfristigen Planung festgelegt werden
• Einflussfaktoren wie saisonale Schwankungen, Wachstumsprognosen und Marktveränderungen

Auch solltest du prüfen, ob qualitative Aspekte wie die Verbesserung der Arbeitsproduktivität oder die Einführung neuer Arbeitsmethoden für dich relevant sind.

Aufgabenfelder und Aufgabenpakete bestimmen

Analysiere als Nächstes die Arbeitsprozesse in deinem Unternehmen und identifiziere verschiedene Aufgabenfelder.

Unterteile diese anschließend in Aufgabenpakete. Hieraus ergibt sich die Grundlage für die vertiefende Personalbedarfsermittlung. Achte darauf, auch den Qualifikationsbedarf und die Rolle der einzelnen Mitarbeiter in der Aufgabenverteilung einzubeziehen.

Personalbedarf berechnen mit Arbeitsmenge und verfügbarer Arbeitszeit

Eine weit verbreitete Methode ist die Berechnung des Personalbedarfs auf Basis der Arbeitsmenge und der verfügbaren Arbeitszeit. Hier ist eine grundlegende Formel zur Berechnung des Personalbedarfs:

Berechnung des Bruttopersonalbedarfs: Online-Rechner

Der Bruttopersonalbedarf berechnet sich aus dem Arbeitsvolumen, das erledigt werden muss, und der Produktivität der Mitarbeiter.

Bruttopersonalbedarf = Arbeitsmenge in Stunden / Arbeitszeit pro Mitarbeiter in Stunden

Erklärung der Variablen:

Arbeitsmenge (in Stunden): Dies ist die Gesamtmenge der Arbeitsstunden, die benötigt werden, um alle Aufgaben zu erledigen.

Arbeitszeit pro Mitarbeiter (in Stunden): Dies ist die durchschnittliche Anzahl der Stunden, die ein Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum arbeiten kann.

Berechnung des Nettopersonalbedarfs: Online-Rechner

Der Nettopersonalbedarf berücksichtigt zusätzlich den Ausfall durch Krankheit, Urlaub und andere Abwesenheiten.

Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf / (1 - Fehlzeitenquote)

Erklärung der Variablen:

Fehlzeitenquote: Dies ist der Anteil der Arbeitszeit, der durch Abwesenheiten bzw. Fehltage (z. B. wegen Urlaub, Krankheit) verloren geht. Dieser Wert wird als Dezimalzahl angegeben (z. B. 0,1 für 10 Prozent Fehlzeiten).

Beispiel für die Personalbedarfsberechnung

Um die zuvor erläuterten Schritte und Berechnungen besser zu veranschaulichen, gehen wir nun ein konkretes Rechenbeispiel durch.

Angenommen, dein Unternehmen benötigt 10.000 Stunden Arbeit pro Jahr und jeder Mitarbeiter arbeitet durchschnittlich 1.800 Stunden pro Jahr. Wenn die Fehlzeitenquote 10 Prozent beträgt, dann wäre der Personalbedarf:

Bruttopersonalbedarf = 10.000 Stunden / 1.800 Stunden pro Mitarbeiter ≈ 5,56

Daraus folgt:

Nettopersonalbedarf = 5,56 / (1 - 0,1) ≈ 6,18

Das bedeutet, du benötigst etwa sechs Mitarbeiter, um die Arbeitsmenge abzudecken und Fehlzeiten zu berücksichtigen.

Eine weitere Möglichkeit, den Personalbedarf in einem Unternehmen zu berechnen, ist die Stellenplanmethode:

Maßnahmen zur Deckung des Personalbedarfs

Umgang mit zu vielen Mitarbeitern

Ein Personalüberschuss kann unterschiedliche Ursachen haben und eine angemessene Strategie erfordern. Hier einige mögliche Maßnahmen zur sinnvollen Regulierung des Personalbestands:

• Freiwillige Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Anreize wie Abfindungen können Mitarbeiter dazu bewegen, das Unternehmen aus eigenem Antrieb zu verlassen.
• Pensionierung: Die frühzeitige Pensionierung kann dazu beitragen, den Personalbestand insbesondere bei älteren Altersklassen zu reduzieren.
• Flexible Arbeitszeitmodelle: Arbeitszeitflexibilisierung, zum Beispiel durch Teilzeit oder Zeitarbeit, kann den Personalüberschuss abbauen.
• Versetzungen: Offene Stellen in anderen Abteilungen oder Bereichen könnten durch internes Versetzen von Mitarbeitern besetzt werden.

Umgang mit zu wenigen Mitarbeitern

Bei einem Personalmangel gibt es verschiedene Strategien, um die Arbeitskapazität im Unternehmen zu erhöhen:

• Neueinstellungen: Die gezielte Rekrutierung neuer Mitarbeiter kann den Personalbedarf decken und langfristiges Wachstum ermöglichen.
• Überstunden: In dringlichen Fällen können Überstunden oder Sonderschichten eine kurzfristige Lösung zur Schließung von Personalengpässen sein.
• Freie Mitarbeit: Das Hinzuziehen externer Fachkräfte oder Freelancer kann zur kurzfristigen Unterstützung in bestimmten Projekten oder Bereichen dienen.

Lesetipp

Überstunden sollten nur eine kurzfristige Lösung sein. Wenn sie in deinem Unternehmen eher die Regel sind, empfehlen wir die Lektüre dieses Artikels: Ständig Überstunden wegen Personalmangel: Lösungsansätze für eine strategischere Personalplanung.

Qualifikationen anpassen und erweitern

Die Anpassung und Erweiterung von Qualifikationen ist entscheidend, um den Personalbedarf optimal zu decken und auf Veränderungen im Unternehmen zu reagieren. Hier einige mögliche Maßnahmen:

• Weiterbildungsmaßnahmen: Gezielte Schulungen und Trainings ermöglichen Mitarbeitern, ihre Kompetenzen auszubauen und sich auf neue Anforderungen oder Aufgabenfelder vorzubereiten.
• Mentoring: Erfahrene Kollegen können jüngere oder weniger erfahrene Mitarbeiter unterstützen und ihr Wissen sowie ihre Erfahrungen mit ihnen teilen, um ihre Entwicklung zielgerichtet zu fördern.
• Betriebsversammlungen: Der regelmäßige Austausch über Ideen, Informationen und Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Personalbedarf kann durch betriebsinterne Veranstaltungen und Versammlungen gefördert werden.
• Personalentwicklungsgespräche: Individuell auf Mitarbeiter eingehende Gespräche ermöglichen die Diskussion über deren Entwicklung sowie mögliche Weiterqualifizierung oder -bildung.

FAQ

Nachfolgend sind einige Antworten auf häufig vorkommende Fragen zusammengestellt.

Was versteht man unter einer Personalbemessung?

Unter Personalbemessung versteht man die Ermittlung des optimalen Personalbedarfs eines Unternehmens. Ziel ist es, die richtige Anzahl von Mitarbeitern zu finden, um Aufgaben effektiv zu erfüllen und die Kosten zu minimieren. Dabei spielen Faktoren wie Arbeitsvolumen, Qualifikationen und Arbeitszeitmodelle eine Rolle.

Gibt es eine Formel zur Berechnung des Personalbedarfs?

Eine Formel zur Berechnung des Personalbedarfs beruht auf der Summe aus Arbeitsmenge und Arbeitszeit, dividiert durch die verfügbare Arbeitskapazität. Nutze prognostizierte Auftragsvolumina, saisonale Schwankungen und Effizienzsteigerungen für eine präzise Personalplanung.

Wie können Arbeitszeitmodelle wie Teilzeit oder Gleitzeit den Personalbedarf beeinflussen?

Arbeitszeitmodelle wie Teilzeit oder Gleitzeit können den Personalbedarf beeinflussen, indem sie Flexibilität bieten und Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen. Mit individuellen Arbeitszeiten lassen sich personelle Ressourcen optimal verteilen. So werden Arbeitsauslastung und Kosten effektiv gesteuert.

Thomas Sesli

Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.