PowerPoint-Präsentation erstellen: Anleitung und Tipps für einen rundum gelungenen Auftritt

79 Prozent der Menschen finden die meisten PowerPoint-Präsentationen langweilig. Das ist eine erschreckend hohe Zahl, wenn man bedenkt, dass täglich mehr als 35 Millionen PowerPoint-Präsentationen vor über 500 Millionen Zuschauern gehalten werden!

Verhindere, dass deine Präsentation auch in diese Statistik fällt, indem du unseren praxisbezogenen Empfehlungen folgst. In diesem Artikel beschäftigen wir uns intensiv mit den wichtigsten Tipps für einen gelungenen Auftritt mit PowerPoint.

Folgende Punkte sehen wir uns an:

• Die sinnvolle Planung deiner Präsentation
• PowerPoint-Funktionen für eine überzeugende Präsentation
• Best Practices für erfolgreiche Geschäftspräsentationen

Wie kann ich eine gute Präsentation machen?

Eine gute Präsentation gelingt mit einer durchdachten Struktur, einem ansprechenden Design und souveränem Auftreten. Wichtig sind eindeutige Aussagen, die klare Visualisierung komplexer Inhalte und ein spannender Aufbau. Passe während des Vortrags dein Tempo, deine Körpersprache und deinen Ton an dein Publikum an.

Die Grundlagen beeindruckender PowerPoint-Präsentationen

Mit den richtigen Grundlagen gelingt es dir, eine ansprechende und wirkungsvolle PowerPoint-Präsentation zu gestalten. Hierzu zählen unter anderem Klarheit, ein ansprechendes Design und die aktive Einbindung deines Publikums.

Vermittle eine klare Kernbotschaft

Die Klarheit deiner Präsentation ist entscheidend für deinen Erfolg. Deine Kernaussage sollte von Anfang an verständlich sein und sich konsequent durch die gesamte Präsentation ziehen.

Verwende eine einheitliche Schriftart und Schriftgröße, die professionell wirkt und leicht zu lesen ist. Vermeide lange Sätze oder unübersichtliche Textblöcke. Es ist wichtig, die Kernaussage so prägnant wie möglich zu vermitteln und den Inhalt auf das Wesentliche zu reduzieren.

Tipps für eine visuell ansprechende Darstellung

Visuell ansprechende PowerPoint-Präsentationen ziehen die Aufmerksamkeit auf sich. Gestalte das Design deiner Präsentation professionell und in Übereinstimmung mit den Unternehmensfarben. Verwende Elemente wie Grafiken, Formen, Bilder und Diagramme, um komplexe Informationen verständlicher darzustellen. Achte darauf, dass die Elemente zur Kernaussage passen, um den inhaltlichen Zusammenhang zu verdeutlichen. Eine gut durchdachte visuelle Darstellung unterstützt die Verständlichkeit und erleichtert den Zugang für dein Publikum.

Wie du eine aktive Beteiligung des Publikums förderst

Die Beteiligung des Publikums an deiner PowerPoint-Präsentation ist ein wirkungsvoller Ansatz, um Interesse und Aufmerksamkeit zu gewinnen. Beziehe die Zuhörer aktiv mit Fragen oder Handlungsaufforderungen ein. Gib ihnen Raum für Reflexion und Diskussion. Interaktion fördert das Verständnis für den Inhalt und vertieft das Lernen. Eine gut strukturierte Präsentation, die gezielt auf die Bedürfnisse des Publikums eingeht, fördert den Erfolg deiner Präsentation.

Anleitung: Deine Präsentation sinnvoll planen

Neben der optischen Gestaltung spielt auch die inhaltliche Gestaltung deiner Präsentation eine wesentliche Rolle. In diesem Abschnitt zeigen wir dir, wie du den Fokus festlegst, auf mögliche Publikumsreaktionen eingehst und den zeitlichen Rahmen strukturierst.

Schritt 1: Den Fokus deiner Präsentation bestimmen

Bevor du die Gliederung deiner Präsentation erstellst, ist es wichtig, das Ziel der Präsentation zu definieren. Dieses Ziel sollte den Aufbau aus Einleitung, Hauptteil und Schluss unterstützen und als Leitfaden für die inhaltliche Ausrichtung dienen. Formuliere das Ziel präzise, um sicherzustellen, dass du alle wichtigen Punkte während der Präsentation ansprichst.

Schritt 2: Publikumsreaktionen antizipieren

Im nächsten Schritt solltest du darüber nachdenken, welche Fragen oder Bedenken deine Zuhörer haben könnten. Überlege dir mögliche Antworten und erstelle ggf. eigene Inhalte dafür. So kannst du vorbereitet reagieren und die Präsentation entsprechend anpassen. Dadurch erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass deine Präsentation erfolgreich verläuft und auf das Publikum die gewünschte Wirkung hat.

Schritt 3: Zeit und Inhaltsverteilung optimal nutzen

Das Ressourcenmanagement ist entscheidend für eine erfolgreiche Präsentation. Überlege, wie viel Zeit du für jeden Teil der Präsentation einplanst und welche Inhalte in welchem Umfang präsentiert werden sollen. Vergewissere dich, dass die Einleitung, der Hauptteil und der Schluss gut aufeinander abgestimmt sind und der Ablauf nicht überladen wirkt. Achte darauf, den zeitlichen Rahmen der Präsentation nicht zu sprengen, um dein Publikum nicht zu überfordern.

PowerPoint-Funktionen für eine überzeugende Präsentation nutzen

Microsoft PowerPoint ist ein mächtiges Werkzeug, das zahlreiche Funktionen bietet, um Informationen ansprechend und wirkungsvoll zu präsentieren. Lerne, wie du Diagramme, Grafiken, SmartArt und Übergänge optimal einsetzen kannst.

Chart-Tools: Diagramme und Grafiken gezielt einsetzen

Um komplexe Datenmengen übersichtlich visualisieren zu können, bietet PowerPoint umfangreiche Funktionen im Bereich Diagramme und Grafiken. Du findest sie im Menüband unter dem Reiter "Einfügen".

Nutze diese Elemente, um Statistiken, Trends und Zusammenhänge lebendig und verständlich darzustellen. Beispielsweise kannst du zwischen Balkendiagrammen, Kreisdiagrammen, Liniendiagrammen oder Flächendiagrammen wählen. Berücksichtige dabei stets dein Publikum und die Art der Information, die du vermitteln möchtest.

• Verwende Grafiken anstelle von Text, um Zahlen und Daten hervorzuheben.
• Achte auf eine klare Farbgebung und größtmögliche Einfachheit in der Darstellung.
• Kennzeichne Achsenbeschriftungen und Einheiten deutlich und vermeide unnötige Aufzählungen und verschachtelte Informationen.

SmartArt: Komplexe Informationen einfach visualisieren

SmartArt ermöglicht es, komplexe Informationen und Ideen auf einfache Weise zu veranschaulichen. Du findest diese Funktion ebenfalls im Menüband unter dem Reiter "Einfügen". Es stehen verschiedene Kategorien zur Verfügung, beispielsweise Hierarchien, Prozesse, Beziehungen, Matrizen und Pyramiden. Überlege genau, welche Art von SmartArt am besten zu deinem Inhalt passt, um Zusammenhänge und Strukturen klar darzustellen.

1. Wähle passende SmartArt-Grafiken aus, um den Fluss einer Idee oder die Beziehung zwischen verschiedenen Elementen zu illustrieren.
2. Als Regel solltest du nicht mehr als sieben Elemente pro SmartArt-Grafik nutzen.
3. Erstelle eine eigene Farbpalette und passe die Schriftgrößen und -arten an, um eine einheitliche Darstellung in deiner Präsentation zu gewährleisten.

Übergänge: Für einen flüssigen Ablauf sorgen

Übergänge geben deiner PowerPoint-Präsentation einen flüssigen Ablauf und verleihen ihr Dynamik. Diese Funktion befindet sich im Menüband unter dem Reiter "Übergänge". Nutze dezente, professionelle Übergänge, um den Wechsel zwischen den Folien sanft zu gestalten. Eine übermäßige Verwendung von aufwändigen oder aggressiven Transitionen kann das Publikum ablenken und den Fokus auf den Inhalt beeinträchtigen.

• Wähle einfache und dezente Übergänge, die zum Design und Stil deiner Präsentation passen.
• Kombiniere Übergangseffekte mit ansprechenden Animationen für Texte und Grafiken.
• Teste die gewählten Übergänge vor der Präsentation in der Ansicht "Bildschirmpräsentation", um sicherzugehen, dass sie wie geplant funktionieren.

Lesetipp

Mehr Tipps zur optimalen Gestaltung deiner PowerPoint-Präsentation findest du in unserem Artikel PowerPoint-Präsentationen erstellen: 13 clevere Tipps, mit denen deine Vorträge noch besser werden.

Präsentationstechniken zur Steigerung der Wirkung

Obwohl die technische Umsetzung und Gestaltung von PowerPoint-Präsentationen wichtig ist, macht die Art und Weise, wie du die Inhalte präsentierst, den entscheidenden Unterschied. Lass uns einige der effektivsten Präsentationstechniken untersuchen, die du in deinem nächsten Vortrag anwenden kannst.

Storytelling: Ein wirkungsvolles Stilmittel

Das Storytelling ist eine äußerst wirkungsvolle Technik, um dein Publikum in die Präsentation einzubinden und deine Botschaft besser zu vermitteln. Stelle eine Verbindung zwischen den einzelnen Folien her, indem du sie wie Kapitel einer Geschichte betrachtest. So erschaffst du eine kohärente Erzählung, die sowohl informiert als auch unterhält. Probiere folgende Ansätze:

1. Beginne mit einem spannenden Einstieg, um das Interesse deiner Zuhörer zu wecken.
2. Präsentiere einen Konflikt oder ein Problem, das durch deine Idee gelöst werden kann.
3. Erkläre den Prozess oder die Schritte, die zur Lösung beitragen.
4. Schließe mit einer Schlussfolgerung oder Zusammenfassung ab, um die Kernbotschaft zu unterstreichen.

Nonverbale Kommunikation: Wie du Körperhaltung und Stimme gekonnt einsetzt

Deine Körperhaltung und Stimme spielen eine entscheidende Rolle dabei, wie du auf dein Publikum wirkst. Achte darauf, selbstbewusst aufzutreten, indem du aufrecht stehst, Blickkontakt herstellst und klar und deutlich sprichst. Außerdem kannst du folgende Tipps beachten:

• Varianz in Tonhöhe, Lautstärke und Sprechtempo erhöhen die Aufmerksamkeit der Zuhörer. Setze diese Mittel aber mit Bedacht ein.
• Gestikuliere, um die Bildschirmpräsentation zu unterstützen und deine Worte zu betonen. Denke aber dran, dass deine Gesten zum Gesagten passen und deine Zuhörer nicht ablenken.
• Verwende Pausen, um wichtige Punkte hervorzuheben und deinen Worten Raum zum Wirken zu geben. Lasse aber nicht zu viel Leerraum in deinem Vortrag.

via Giphy

Interaktion: Publikumseinbindung als Schlüssel zum Erfolg

Die Beteiligung des Publikums ist maßgeblich für den Erfolg einer Präsentation. Aktive Zuhörer sind engagierter, interessierter und behalten die Informationen besser im Gedächtnis. Berücksichtige hierfür folgende Strategien:

• Stelle Fragen, um die Meinungen oder Erfahrungen deines Publikums einzuholen und zu Diskussion anzuregen.
• Fordere die Teilnehmer auf, Beispiele oder Anwendungen für die in der Präsentation vorgestellten Konzepte zu finden.
• Verwende eine Fernbedienung oder die Maustasten, um nahtlos durch die Folien zu navigieren, ohne dabei den Kontakt zu den Zuhörern zu verlieren.

Durch die Anwendung dieser Präsentationstechniken wirst du deine Botschaft klar und überzeugend vermitteln und somit einen nachhaltigen, positiven Eindruck auf dein Publikum hinterlassen.

Best Practices für erfolgreiche Geschäftspräsentationen

In diesem Abschnitt möchten wir dir eine Checkliste und wertvolle Tipps erfahrener Präsentatoren an die Hand geben, um deine PowerPoint-Präsentation noch besser zu machen.

Checkliste: Dein Leitfaden für eine beeindruckende Präsentation

Um die Qualität deiner Präsentation sicherzustellen, achte auf die folgenden Punkte:

• Text und Inhalte: Wähle prägnante und eindeutige Formulierungen, um deine Kernbotschaften klar zu vermitteln.
• Visuelle Darstellung: Verwende ansprechende und aussagekräftige Grafiken, die den Inhalt unterstützen und nicht überladen wirken.
• Folien: Erstelle übersichtliche und gut strukturierte Folien, die den Zuhörer durch die Präsentation führen.
• Dateigröße: Achte darauf, dass die Dateigröße deiner Präsentation handhabbar ist und keine Probleme beim Öffnen oder Bearbeiten entstehen.
• Publikumsinteraktion: Fördere eine aktive Beteiligung des Publikums und beziehe es in die Präsentation mit ein.
• Bildschirm und Technik: Beachte die technischen Gegebenheiten des Präsentationsraums und passe deine Darstellung entsprechend an.

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Tipps & Tricks: Geheime Erfolgsrezepte erfahrener Präsentatoren

Aus den Erfahrungen erfolgreicher Präsentatoren lassen sich einige wertvolle Tipps ableiten, die dir dabei helfen, dein Präsentationsniveau stetig zu steigern:

1. Entwickle deinen eigenen Stil: Trau dich, individuelle Akzente zu setzen und dich von anderen Präsentatoren abzuheben.
2. Finde deine Vortragsformel: Strukturiere deine Rede nach einem bewährten Muster, um den roten Faden aufrechtzuerhalten und deine Botschaft klar zu vermitteln.
3. Setze auf Visualisierungen und Requisiten: Setze sie gezielt und nur dann ein, wenn sie den Inhalt unterstützen oder zur Auflockerung der Präsentation beitragen.
4. Sprich deutlich: Nutze eine laute und klare Stimme, um auch in großen Räumen verstanden zu werden.
5. Übe mit einer Videoanalyse: Nimm dich beim Üben auf Video auf und beseitige so störende Angewohnheiten und Gesten.
6. Bringe deine Leidenschaft für das Thema zum Vorschein: Begeistere dich selbst für das, was du präsentierst, damit deine Zuhörer deine Begeisterung teilen können.
7. Erzähle Geschichten: Nutze Storytelling, um deine Punkte eindrucksvoll und einprägsam zu vermitteln.
8. Halte Kontakt mit dem Publikum: Schau den Zuhörern in die Augen und zeige so, dass du sie direkt ansprichst.
9. Übe kontinuierlich und verbessere dich jedes Mal: Verbessere deine Fähigkeiten kontinuierlich, indem du regelmäßig trainierst und Feedback einholst.

Mit diesen erprobten Tipps und Ratschlägen bist du bestens gerüstet, um erfolgreiche und beeindruckende Geschäftspräsentationen zu erstellen und zu halten.

via Giphy

Fazit

Eine erfolgreiche PowerPoint-Präsentation basiert auf einem klaren Inhalt, einer ansprechenden visuellen Gestaltung und der aktiven Beteiligung des Publikums. Durch sorgfältige Planung, die Nutzung der PowerPoint-Funktionen und wirkungsvolle Präsentationstechniken kannst du beeindruckende Geschäftspräsentationen erstellen und halten.

• Klarheit: Vermittle deine Botschaft deutlich und unmissverständlich, indem du den Fokus deiner Präsentation festlegst und den Inhalt strukturierst.
• Visuelle Gestaltung: Setze Diagramme, Grafiken und SmartArt gezielt ein, um komplexe Informationen ansprechend und verständlich darzustellen.
• Publikumsinteraktion: Fördere die aktive Beteiligung des Publikums durch Storytelling, nonverbale Kommunikation und gezielte Einbindung im Vortrag.

Nutze diese Strategien als Leitfaden, um einzigartige und überzeugende Präsentationen zu gestalten, die das Interesse deines Publikums wecken.

FAQ

Antworten zu häufig auftretenden Fragen sind im Folgenden aufgeführt.

Wo findet man Vorlagen für PowerPoint?

Vorlagen für PowerPoint findest du im Programm selbst, auf der Microsoft-Office-Website und in Online-Portalen wie SlideModel. Suche gezielt nach professionellen, ansprechenden Designs und passe sie an deine Anforderungen an. Achte beim Einsatz von Vorlagen auf Lizenzen und Urheberrechte.

Wie lange sollte eine PowerPoint-Folie sein?

Eine PowerPoint-Folie sollte prägnant gestaltet sein, am besten mit 5–7 Stichpunkten oder einem aussagekräftigen Diagramm. Achte darauf, deinen Vortrag durch die Folie zu unterstützen, statt sie mit Text zu überfrachten. Ein klares und ansprechendes Design steigert die Verständlichkeit für dein Publikum.

Was sollte man bei einer Präsentation nicht tun?

Bei einer Präsentation solltest du vermeiden, einen monotonen Vortrag zu halten, die Folien mit Text zu überfrachten und unvorbereitet zu sein. Setze auf Klarheit, Visualisierungen und souveränes Auftreten. Übe vorab für einen gelungenen Vortrag.

Wie beginnt man eine Präsentation mit Begrüßung?

Beginne eine Präsentation mit Begrüßung, indem du dein Publikum ansprichst, dich kurz vorstellst und einen Überblick über das Thema gibst. Passende Begrüßungsformeln wie "Guten Morgen/Tag/Abend" schaffen einen positiven ersten Eindruck. Halte die Begrüßung kurz, damit du zügig zum Hauptteil übergehen kannst.

Wie ist der Aufbau einer Präsentation?

Der Aufbau einer Präsentation besteht aus Einleitung, Hauptteil und Schluss. Beginne mit einer motivierenden Einleitung, vermittle im Hauptteil klar strukturierte Inhalte und schließe mit einer Zusammenfassung. Die Präsentationsfolien dienen als visuelle Unterstützung und helfen, deine Botschaft zu vermitteln.

Wie viele Folien sollten für eine 30-minütige Präsentation verwendet werden?

Für eine 30-minütige Präsentation empfehlen wir etwa 10–15 Folien. Achte auf eine klare Struktur und leicht verständliche Inhalte. Das Wichtigste ist, dass deine Präsentation relevant ist und sowohl dem Thema als auch der Zielgruppe gerecht wird. So bleibt deine Präsentation informativ und dynamisch.

Wie mache ich aus einem Word-Dokument eine PowerPoint-Präsentation?

Um aus einem Word-Dokument eine PowerPoint-Präsentation zu erstellen, öffne PowerPoint, wähle "Datei" > "Neu" > "Datei öffnen" > "Word", dann importiere und formatiere den Text. Anschließend passe das Design und die Übergänge deinen Wünschen entsprechend an und speichere die Präsentation.

Wie erstelle ich einen Folienmaster in PowerPoint?

Einen Folienmaster in PowerPoint erstellst du, indem du auf "Ansicht" klickst, "Folienmaster" auswählst und dort dein individuelles Layout anpasst. Ändere Designelemente, um eine einheitliche Präsentation zu gestalten. Speichere anschließend den Folienmaster, um ihn in deine Projekte einzufügen.

Thomas Sesli

Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.