Prokura erteilen: Bedeutung, Ablauf und gratis Vorlage zum Herunterladen

Du möchtest Prokura erteilen, um eine effektive Unternehmensführung zu ermöglichen? Die Komplexität der rechtlichen Vertretungsmacht erfordert klare Regelungen und Prozesse. In diesem Artikel beantworten wir alle deine Fragen und bieten praxisnahe Lösungen, die dich weiterbringen.

Wir diskutieren spezifische Probleme, die damit verbunden sind, etwa:

• Unterschiede zwischen Handlungsvollmacht und Prokura
• Relevante rechtliche Grundlagen
• Eintragung der Prokura im Handelsregister

Fangen wir an!

Wann ist Prokura sinnvoll?

Prokura ist sinnvoll, wenn ein Geschäftsinhaber Entscheidungskompetenz teilen möchte, um raschere Abläufe und Entlastung zu erreichen. Durch die gezielte Vergabe an vertrauenswürdige Mitarbeiter steigt die unternehmerische Flexibilität. Prokura erleichtert Geschäftsprozesse und unterstützt das Wachstum.

Prokura – Bedeutung und Unterschiede zur Handlungsvollmacht

Prokura ist eine spezielle Form der handelsrechtlichen Vollmacht und ermöglicht dem Bevollmächtigten eine rechtsgeschäftliche Vertretungsmacht innerhalb eines festgelegten gesetzlichen Rahmens.

Mit einfachen Worten: Prokura bevollmächtigt eine Person dazu, stellvertretend für dein Unternehmen zu handeln.

Unterschiede zur Handlungsvollmacht

Im Unterschied zur Handlungsvollmacht sind die Befugnisse der Prokura umfassender. Bei einer Handlungsvollmacht werden nur einzelne geschäftliche Tätigkeiten von der vertretenden Person durchgeführt. Prokura hingegen ermöglicht es dem Bevollmächtigten, weitreichende Rechtshandlungen im Rahmen des Handelsgewerbes auszuführen.

Ein Überblick:

• Die Prokura ermöglicht dem Prokuristen, umfangreiche Rechtshandlungen im Namen des Unternehmers vorzunehmen, wohingegen die Handlungsvollmacht auf bestimmte, vorab festgelegte Tätigkeiten begrenzt ist.
• Der Vertretungsrahmen der Prokura ist gesetzlich festgeschrieben, während die Handlungsvollmacht individuell und flexibel gestaltet werden kann und sogar eine Duldungs- oder Anscheinsvollmacht darstellen kann.
• Wegen ihrer weitreichenden Befugnisse und der damit verbundenen stärkeren Vertretungsmacht muss Handelsregisteranmeldung erfolgen und die Prokura dort eingetragen werden, was bei einer Handlungsvollmacht nicht erforderlich ist.

Relevante Artikel im Handelsgesetzbuch (HGB)

Die rechtlichen Grundlagen der Prokura sind in verschiedenen Artikeln des Handelsgesetzbuchs verankert:

1. § 48 HGB: Vorschriften zur Erteilung, Ausübung der Prokura und zur Vertretungsbefugnis des Prokuristen.
2. § 49 HGB: Regelungen zur Geschäftsunfähigkeit des Prokuristen und den Auswirkungen von Erklärungen eines geschäftsunfähigen oder beschränkt geschäftsfähigen Prokuristen.
3. § 50 HGB: Bestimmungen zur Handelsregistereintragung der Prokura und zu den erforderlichen Angaben hierfür.
4. § 51 HGB: Festlegungen zur Art und Weise der Prokuraerteilung, insbesondere durch Gesellschafterbeschluss oder durch einen zur Vertretung des Unternehmers befugten Vertreter.
5. § 52 HGB: Regelungen zur Haftung des Prokuristen und zu den Folgen eines Widerrufs der Prokura.

Es ist wichtig zu wissen, dass der Prokurist als gesetzlicher Vertreter des Unternehmers fungiert und dadurch gegenüber Dritten rechtlich bindende Erklärungen abgeben kann. Diese Vertretungsmacht kann auf natürliche, geschäftsfähige Personen übertragen werden und bezieht sich sowohl auf gerichtliche als auch außergerichtliche Rechtshandlungen.

Wann Prokura erteilen?

Die Erteilung der Prokura obliegt ausschließlich dem Geschäftsherrn eines Handelsgeschäfts, sprich dem Vollkaufmann persönlich oder dessen gesetzlichem Vertreter.

• In Handelsgesellschaften wie OHG, KG, GmbH oder AG sowie bei Genossenschaften wird die Prokura durch den organschaftlichen Vertreter, beispielsweise den Geschäftsführer oder Vorstand, erteilt.
• Bei einer GmbH & Co. KG kann der Prokurist sowohl durch die KG als auch durch die Komplementär-GmbH bestellt werden. Eine Erteilung durch einen rechtsgeschäftlichen Vertreter oder den Prokuristen selbst ist hingegen nicht möglich.

Voraussetzung für die Wirksamkeit der Prokura ist deren Eintragung im Handelsregister, bei Genossenschaften im Genossenschaftsregister. Der Zeitpunkt der Prokuraerteilung hängt von den Erfordernissen des Geschäftsbetriebs und des Unternehmens ab. Im Folgenden beleuchten wir sowohl Vorteile für kleine Unternehmen als auch Beispiele für mündliche Erteilung der Prokura.

Vorteile in kleinen Unternehmen

Die Prokuraerteilung bietet kleinen Unternehmen mehrere Vorzüge, die zu einer effektiveren Organisation der Geschäftshandlungen beitragen. Durch die Bestellung von einem oder mehreren Prokuristen können:

• Arbeitsabläufe gestrafft und beschleunigt werden
• Verantwortungsbereiche klar definiert und verteilt werden
• Entscheidungsprozesse optimiert werden
• Dem Geschäftsherrn Zeit für strategische Planung und Fokussierung auf wesentliche Geschäftsbereiche eingeräumt werden
• Die Vertretung im Handelsverkehr sichergestellt sein, insbesondere bei Abwesenheit des Geschäftsherrn

Beispiele für mündliche Erteilung

Die mündliche Erteilung von Prokura ist in bestimmten Situationen möglich, bewegt sich jedoch oft an der Grenze des rechtlich Zulässigen. Hier sind einige Beispiele dafür:

1. Gesellschafterbeschluss mit mündlicher Bestätigung durch den Geschäftsführer
2. Eine mündliche Zusage im Rahmen eines Personalgesprächs
3. Mündliche Erteilung unter Zeugen in einer Niederlassung

Unabhängig von diesen Beispielen wird dringend empfohlen, die Prokura schriftlich zu erteilen und im Handelsregister eintragen zu lassen. Dadurch wird Rechtssicherheit gewährleistet und klare Verhältnisse im Geschäftsverkehr können erzielt werden.

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Bei der Erteilung einer Einzelprokura musst du ein paar wichtige Dinge beachten. Um dir das zu erleichtern, haben wir eine Word-Vorlage erstellt, die du kostenlos herunterladen und in nur wenigen Minuten ausfüllen kannst. Bitte hier entlang: Kostenlose Vorlage: Prokuraerteilung.

Arten der Prokura

Die Prokura kann in unterschiedlichen Varianten auftreten, die sich in Bezug auf Umsetzung und Rechtsfolgen voneinander abheben:

• Einzelprokura: Eine Person erhält die Vertretungsbefugnis und kann das Unternehmen allein vertreten.
• Gesamtprokura: Mehreren Personen wird die Vertretungsbefugnis erteilt, die jedoch unter bestimmten Bedingungen gemeinsam agieren müssen.
• Filialprokura: Die Prokura gilt ausschließlich für eine bestimmte Niederlassung oder Filiale des Unternehmens.
• Teilprokura: Die Vertretungsbefugnis ist beschränkbar und bezieht sich nur auf ausgewählte Rechtsgeschäfte oder Aktivitäten.

In diesem Beitrag liegt der Fokus auf den beiden Hauptformen Einzelprokura und Gesamtprokura, die im Folgenden näher erläutert werden.

Einzelprokura

Die Einzelprokura ist die gängigste Form der Prokura und erlaubt einer Person, eigenständig das Unternehmen zu vertreten. Der Einzelprokurist besitzt in diesem Fall eine umfassende Vertretungsbefugnis, solange die Übertragung gemäß HGB und BGB zulässig ist.

Gesamtprokura

Als Alternative zur Einzelprokura gibt es die Sonderform der Gesamtprokura. In diesem Fall darf der Prokurist nicht allein handeln, sondern nur gemeinsam mit anderen Gesamtprokuristen oder einer Person, deren Vertretungsmacht nicht auf Prokura beruht.

Es lassen sich zwei Typen der Gesamtprokura unterscheiden:

1. Echte Gesamtprokura: Mehrere Prokuristen teilen sich die Verantwortung und müssen gemeinsam agieren (Gesamtvertretung).
2. Unechte Gesamtprokura: Ein Prokurist handelt zusammen mit einer Person, deren Vertretungsmacht nicht auf Prokura basiert (Einzelvertretung).

Die Gesamtprokura hat im Innenverhältnis eine eingeschränkte Wirkung, wodurch sie zur Erhöhung der Organisationssicherheit beitragen kann. Um Rechtsklarheit zu schaffen, ist es erforderlich, dass die jeweiligen Bedingungen der spezifischen Prokura-Arten ausdrücklich im entsprechenden Dokument vermerkt sind.

Prokura erteilen und erhalten

Die Erteilung und Annahme einer Prokura sind wichtige Prozesse, die eine reibungslose Vertretungsmacht in einem Unternehmen sicherstellen. Sowohl die Voraussetzungen für eine wirksame Prokuravollmacht als auch die Eignung der Person, die sie erhält, sind von Bedeutung.

Voraussetzungen für das Erteilen

Prokura kann schriftlich oder mündlich erteilt werden. Bei einer schriftlichen Erteilung ist eine notarielle Beglaubigung erforderlich und die Vollmacht muss ins Handelsregister eingetragen werden. Die Eintragung verursacht Kosten je nach Rechtsform gemäß der Handelsregisterverordnung. Hier kannst du sie nachschlagen.

Folgende Punkte sind bei der Prokuraerteilung zu beachten:

• Die Prokura sollte vom Geschäftsführer oder Betriebsinhaber erteilt werden.
• Der zukünftige Prokurist oder die Prokuristin muss über das nötige Wissen und die Fähigkeiten verfügen, um die Interessen des Unternehmens effektiv zu vertreten.
• Die bevollmächtigte Person sollte ins Handelsregister eingetragen werden, um die Vertretungsmacht rechtlich abzusichern.

Fähigkeit einer Person, Prokura zu erhalten

Prokura kann jeder natürlichen, geschäftsfähigen Person erteilt werden, einschließlich Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Unternehmens, die keine leitenden Positionen innehaben. Die Fähigkeit einer Person, Prokura zu erhalten, hängt von verschiedenen Faktoren ab:

1. Die Person muss volljährig und somit geschäftsfähig sein.
2. Der zukünftige Prokurist oder die Prokuristin sollte aktiv im Unternehmen tätig sein und durch Kompetenz sowie Verantwortungsbewusstsein überzeugen.
3. Es kann sinnvoll sein, mehreren Personen Prokura zu erteilen, um ein flexibles Vertretungsrecht für das Unternehmen zu gewährleisten.

Zusammenfassend ist die sorgfältige Auswahl der Personen, denen eine Prokura erteilt wird, sowie die Einhaltung der gesetzlichen Regularien für Geschäftsführerinnen und Betriebsinhaber von großer Bedeutung. Dies stellt sicher, dass die Vertretungsmacht im Unternehmen effizient und reibungslos funktioniert.

Rechte und Pflichten des Prokuristen

Der Prokurist trägt eine Vielzahl an Rechten und Pflichten, die ihn befähigen, das Unternehmen effektiv zu repräsentieren und die operativen Geschäfte zu leiten. Dabei ist es wichtig, stets im gesetzlichen Rahmen zu handeln und interne Bestimmungen einzuhalten. Andernfalls drohen negative Konsequenzen für das Unternehmen und mögliche Schadensersatzpflichten. Im Folgenden wird detailliert auf die Befugnisse und Grenzen der Prokura eingegangen.

Befugnisse des Prokuristen

Ein Prokurist ist rechtlich vertretungsbefugt und besitzt die Ermächtigung, eine Vielzahl von Rechtshandlungen und Rechtsgeschäften durchzuführen. Grundsätzlich ist der Prokurist dazu ermächtigt:

• Alle gerichtlichen und außergerichtlichen Rechtshandlungen vorzunehmen, die für den Betrieb eines Handelsgewerbes notwendig sind.
• Verträge zu unterzeichnen und Geschäfte abzuschließen, wobei er sich als Prokurist zu erkennen geben muss.
• Produktumstellungen, Aktiengeschäfte und sonstige operative Entscheidungen zu treffen.
• Willenserklärungen entgegenzunehmen oder abzugeben, soweit sie den normalen Geschäftsbetrieb betreffen.

Es gilt jedoch zu beachten, dass der Prokurist nur als natürliche Person agieren kann und niemals identisch mit dem Kaufmann sein darf.

Grenzen der Prokura

Obwohl der Prokurist umfassende Befugnisse besitzt, existieren gesetzliche Grenzen, die er nicht überschreiten darf. Hierzu zählen:

• Grundlagengeschäfte, wie die Änderung des Firmennamens, die Aufnahme neuer Gesellschafter oder die Änderung der Gesellschaftsform.
• Privatgeschäfte des Kaufmanns oder der Gesellschafter.
• Die Veräußerung und Belastung von Grundstücken, für die jedoch eine gesonderte Befugnis erteilt werden kann und eine Ausnahme vom Verbot des Selbstkontrahierens gemäß § 181 BGB gewährt werden kann.

Gut zu wissen: Eine rechtsgeschäftliche Beschränkung der Prokura ist lediglich im Innenverhältnis möglich. Sollte der Prokurist dennoch im Außenverhältnis seine Befugnisse überschreiten, sind die Handlungen grundsätzlich wirksam. Der Vertrauensschutz des Rechtsverkehrs entfällt jedoch bei bewusstem Handeln zum Nachteil des Vertretenen oder bei Missbrauch der Vertretungsmacht.

Ende der Prokura

Die Prokura ist keine lebenslange Vollmacht. Es gibt verschiedene Ursachen, die zum Erlöschen der Prokura führen können. Folgende Umstände können unter anderem das Ende der Prokura herbeiführen:

• Widerruf durch den Geschäftsherrn
• Beendigung des zugrunde liegenden Grundverhältnisses
• Anfechtung
• einseitiger Verzicht durch den Prokuristen
• Tod des Prokuristen
• Wegfall der Personenverschiedenheit
• Einstellung des Handelsgeschäfts
• Verlust der Kaufmannseigenschaft
• Eröffnung des Insolvenzverfahrens
• Umwandlung des einzelkaufmännischen Unternehmens in eine OHG oder KG
• oder durch eine Betriebsübertragung gemäß § 613a BGB.

Widerruf und Gründe für die Beendigung

Bei der Beendigung der Prokura durch Widerruf entzieht der Geschäftsherr dem Prokuristen die Vertretungsmacht. Abhängig von der Situation kann der Geschäftsherr jedoch dazu verpflichtet sein, dem Prokuristen bei der Niederlegung seiner Aufgaben Unterstützung zu gewähren. Mögliche Gründe für die Beendigung der Prokura durch den Geschäftsherrn sind unter anderem:

• Nichteinhaltung der Geschäftsanweisungen,
• Unfähigkeit, die übertragenen Aufgaben zu bewältigen,
• Veräußerung des Unternehmens
• oder der Tod des Geschäftsherrn.

Auswirkungen auf das Unternehmen

Die Beendigung der Prokura kann unterschiedliche Auswirkungen auf das Unternehmen haben. Dessen Ausmaß hängt von den Entscheidungen des Geschäftsherrn ab. Einige mögliche Konsequenzen sind:

• Entstehung eines Entscheidungsvakuums
• Veränderungen in der Zusammenarbeit mit externen Partnern und Kunden, die bisher mit dem Prokuristen in Kontakt standen
• oder die Erforderlichkeit, neue Prozesse und Strukturen zu etablieren, um den entstandenen Ausfall zu kompensieren.

Nachdem die Prokura erloschen ist, hat der Geschäftsherr entsprechend den rechtlichen Vorschriften die Abmeldung der Prokura im Handelsregister zu veranlassen. Nur auf diese Weise wird eine rechtlich korrekte Abwicklung sichergestellt.

Vorlage zur Prokuraerteilung

Um eine ordnungsgemäße und rechtskonforme Prokuraerteilung sicherzustellen, empfiehlt es sich, eine Vorlage zu verwenden. Diese beinhaltet alle erforderlichen Informationen und Details zur Bevollmächtigung und hilft dabei, sowohl die notwendigen Bestandteile einer solchen Vorlage als auch die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Bestandteile einer Prokura-Vorlage

Eine vollständige Prokura-Vorlage setzt sich aus den folgenden essenziellen Elementen zusammen:

• Erklärung: Eine eindeutige und präzise Formulierung der Prokuraerteilung.
• Vollmacht: Informationen über den Umfang und die Grenzen der verliehenen Befugnisse, beispielsweise hinsichtlich Vertretungsbefugnissen oder finanzieller Limits.
• Übertragbarkeit: Festlegung, ob der Prokurist die Prokura auf Dritte übertragen kann.
• Anweisung: Angabe der Umstände, unter denen der Prokurist den Weisungen des Geschäftsführers oder der Gesellschafter folgen muss.
• Niederlegungen: Bestimmungen zur Beendigung der Prokura und deren Vorgehensweise.
• Handel: Abgrenzung der Bereiche und Geschäftstätigkeiten, etwa von Verpflichtungsgeschäften und Verfügungsgeschäften, in denen der Prokurist aktiv werden darf.

Rechtliche Anforderungen

Bei der Erteilung einer Prokura sind bestimmte rechtliche Rahmenbedingungen unbedingt zu beachten:

1. Schriftform: Die Prokura muss schriftlich erteilt werden, eine mündliche Erteilung ist nicht ausreichend.
2. Handelsregister: Um Transparenz gegenüber Dritten oder die sogenannte Publizitätswirkung in der Öffentlichkeit zu gewährleisten, sollte die Prokuraerteilung im Handelsregister eingetragen werden, sodass die Befugnisse des Prokuristen für alle ersichtlich sind.
3. Klare Befugnisse: Um Rechtsstreitigkeiten und Unklarheiten zwischen dem Prokuristen und dem Unternehmen oder Geschäftsführer vorzubeugen, ist es ratsam, die Vollmacht exakt und unmissverständlich zu formulieren.

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Fazit

In diesem Artikel hast du gelernt, dass die Prokura eine besondere Vertretungsmacht im Handelsgewerbe ist. Was du bei der Erteilung und Organisation beachten sollst und welche Einschränkungen mit einhergehen, weißt du nun auch.

Deine wichtigsten Erkenntnisse:

• Bedeutung: Die Prokura ist eine wesentliche Vertretungsmacht im Handel, die weitreichende Entscheidungen ermöglicht, jedoch gesetzlich begrenzt ist.
• Ablauf: Durch eine korrekte Erteilung, Handelsregistereintragung und sorgfältige Auswahl des Prokuristen können Unternehmen eine rechtskonforme und effiziente Organisation gewährleisten.
• Vorlage: Eine vollständige und rechtssichere Prokuraerteilung erfordert den Einsatz einer Vorlage, die alle rechtlichen Anforderungen und nützlichen Informationen berücksichtigt.

Da die Prokura eine bedeutende Rolle im Geschäftsleben einnimmt, ist es wichtig, das Wissen darüber genau zu verstehen und korrekt anzuwenden. Die genannten Erkenntnisse bilden hierbei zentrale Grundlagen, um die Prokura erfolgreich zu meistern.

FAQ

Im Folgenden sind die wichtigsten Fragen und Antworten.

Wie widerruft man eine erteilte Prokura?

Setze schriftlich einen Widerruf auf, teile dem Bevollmächtigten die Entscheidung mit und melde den Widerruf im Handelsregister. Prüfe entsprechende Vertragsklauseln, um rechtliche Folgen zu vermeiden.

Welche Pflichten trägt eine Person mit erteilter Prokura?

Die Pflichten einer Person mit Prokura umfassen: die Vertretungsbefugnis, das Abschließen von Handelsgeschäften und die Überwachung der Buchführung. Wichtig ist außerdem Rechenschaftspflicht, Loyalität und Sorgfalt gegenüber dem Unternehmen.

Wie lange gilt eine erteilte Prokura?

Eine erteilte Prokura gilt unbegrenzt, bis sie widerrufen wird. Widerruf und Löschung aus dem Handelsregister beenden ihre Gültigkeit. Bei Firmenauflösung erlischt sie automatisch.

Kann eine Prokura auch befristet oder widerruflich erteilt werden?

Ja, eine Prokura kann befristet und widerruflich erteilt werden. Befristungen sind zulässig und der Widerruf erfolgt durch den Prokurageber. Prokuristen genießen Kündigungsschutz, aber kein Widerrufsschutz.

Thomas Sesli

Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.