Bist du auf der Suche nach einer Methode, um die Geschäftsprozesse in deinem Unternehmen übersichtlich darzustellen? Dann ist die Prozesslandkarte genau das, was du brauchst! In diesem Artikel zeigen wir dir, wie sie funktioniert, welche Vorteile sie bietet und wie du sie mit unserer Vorlage ganz einfach erstellen kannst.
Lass uns gleich loslegen!
Was ist eine Prozesslandkarte?
Eine Prozesslandkarte ist eine visuelle Darstellung der Prozesslandschaft eines Unternehmens, die Kernprozesse, Führungsprozesse und Unterstützungsprozesse umfasst. Sie veranschaulicht die wichtigsten Prozessketten, unterstützt das Prozessmanagement und fördert die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.
Prozesslandkarte: Das leistet sie
Die Prozesslandkarte visualisiert sämtliche Geschäftsprozesse eines Unternehmens und ordnet sie verschiedenen Prozessebenen zu. Dadurch entsteht eine umfassende Darstellung der Prozessverantwortlichkeiten – und das schafft Transparenz, wenn es um die Ablauforganisation geht.
Doch die Prozesslandkarte berücksichtigt nicht nur vorhandene und geplante Prozesse, sondern auch Verknüpfungen mit Geschäftspartnern sowie Beziehungen zwischen internen Kunden und Lieferanten. Sie hilft dabei, das Geschäftsmodell und die strategischen Zusammenhänge zu veranschaulichen und fungiert zugleich als Navigationshilfe im Managementsystem.
Nutzen und Vorteile einer Prozesslandkarte
- Adressaten: Die Prozesslandkarte dient als Arbeitshilfe für alle Mitarbeitenden.
- Zeitfaktor: Die Prozesslandkarte zeigt den gegenwärtigen Ist-Zustand auf.
- Unterscheidung: Die Prozesslandkarte differenziert zwischen Kern-, Führungs- und Unterstützungsprozessen.
- Kernprozesskette: Eine zusammenhängende Prozesskette von der Kundenanfrage bis zur Auslieferung wird abgebildet.
- Geschäftsmodell: Die Prozesslandkarte stellt das Geschäftsmodell und die Unternehmensausrichtung dar.
Ziele und Anwendungsbereiche
Der Geschäftsprozess, der innerhalb des Unternehmens abläuft, wird in einzelne Prozesse gegliedert. Die daraus resultierende Struktur unterteilt die Hauptprozesse, welche den Alltagsbetrieb lenken, in
- charakteristische Kernprozesse
- Unterstützungsprozesse
- Als dritte Kategorie gibt es die Führungsprozesse, welche die Organisation und Koordination der Geschäftstätigkeiten steuern.
Tipp
Durch die Verwendung von Prozessbezeichnungen, die anhand von Aktionen und nicht Abteilungen benannt sind (zum Beispiel "Kundengewinnung" statt "Vertrieb"), wird die Wertschöpfung und die damit verbundene Verantwortlichkeit innerhalb des Unternehmens präziser definiert.
So erstellst du eine Prozesslandkarte
Schritt 1: Gestaltungsprinzipien festlegen
Ein strukturierter und aussagekräftiger Beginn einer Prozesslandkarte liegt in der Wahl des Gestaltungsprinzips. Du kannst beispielsweise auf methodische Ansätze wie eTOM oder ITIL zurückgreifen. Damit legst du den Rahmen für eine prozessorientierte Abbildung der Ablauforganisation, der Arbeitsabläufe und des gesamten Prozessablaufs innerhalb deiner Organisation fest.
Schritt 2: Prozesse aufnehmen und dokumentieren
Als Nächstes identifizierst und dokumentierst du alle aktuellen Prozesse. Eine korrekte Prozessbeschreibung und verständliche Prozessdokumentation sind dabei essenziell, um Arbeitsabläufe kontrollieren und ein reibungsloses Prozessmanagement sicherstellen zu können.
Schritt 3: Kern- und Unterstützungsprozesse differenzieren
Ordne nun die Prozesse nach ihrer direkten Relevanz für Kundenanforderungen ein. Unterscheide dabei zwischen Haupttätigkeiten (Kernprozesse) und unterstützenden Funktionen (Unterstützungsprozesse). Dies erleichtert die Fokussierung auf die wichtigsten Prozesse und das Verständnis des Wertbeitrags einzelner Prozesse innerhalb der Prozesskette.
Schritt 4: Prozesslandkarte zeichnen und visualisieren
Visualisiere jetzt die erfassten Prozesse in einer Prozesslandkarte. Du kannst dafür spezielle Prozessmanagement-Software oder gängige Programme wie Microsoft Word oder PowerPoint nutzen. Achte darauf, dass die Darstellung sowohl eine klare Struktur aufweist als auch übersichtliche Einblicke in Wechselwirkungen, Prozessketten und Prozessergebnisse ermöglicht.
Schritt 5: Heat Maps und Kennzahlen integrieren
Zum besseren Erkennen von Optimierungspotenzialen füge Heat Maps (ein Wärmediagramm) auf der Prozesslandkarte hinzu. Du kannst dafür beispielsweise ein Ampel-System verwenden, um Problemzonen farblich hervorzuheben. Heat Maps in Kombination mit messbaren Kennzahlen unterstützen die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse innerhalb deiner Organisation.
Schritt 6: Wichtige Teilprozesse und Verantwortlichkeiten klären
Lege abschließend wichtige Teilprozesse fest, indem du die einzelnen Prozessschritte aufgliederst und einen gut verständlichen Prozessablauf sicherstellst. Dank dieser strukturierten Prozesse ist eine End-to-End-Prozessoptimierung möglich. Erfasse zudem Verantwortlichkeiten für jeden Teilprozess, sodass Ansprechpartner in der Organisation bei Bedarf schnell gefunden werden können.
Tipp
Beziehe unbedingt das Feedback von Kollegen mit ein, um eine zielgruppenorientierte Prozesslandkarte zu erstellen. Durch eine nachvollziehbare Darstellung erhöht sich die Akzeptanz innerhalb der Organisation und unterstützt die erfolgreiche Umsetzung von Veränderungen.
Vorlage und Werkzeuge
Eine aussagekräftige Prozesslandkarte als Modell des Unternehmens stellt ein vereinfachtes Abbild der realen Abläufe dar. Die Gliederung in Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse spielt dabei eine zentrale Rolle. In diesem Kapitel findest du unsere Vorlage und weitere Werkzeuge, die du für die Erstellung deiner eigenen Prozesslandkarte verwenden kannst.
Beispiel einer Prozesslandkarte
Eine charakteristische Prozesslandkarte zeichnet sich durch eine prozessorientierte Darstellung von Aktionen aus, die entlang des Wertschöpfungsprozesses eines Unternehmens angeordnet sind. Betrachten wir hierzu den Schritt "Produktion":
- Er verbindet innerhalb des Kernprozesses mehrere Abteilungen und verdeutlicht deren Zusammenarbeit
- Die Verantwortlichkeiten der Prozessverantwortlichen sowie deren Rolle innerhalb der Organisation werden sichtbar
- Die Steuerung wird unterstützt, indem aufgezeigt wird, welche Prozessergebnisse zu erwarten sind
Du kannst diese Darstellung als Muster für deine eigene Prozesslandkarte heranziehen.
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Software und Tools für die Erstellung
- Microsoft Visio: Zur Prozessmodellierung und -visualisierung
- ADONIS: Ein umfassendes Prozessmanagement-Tool
- BPMN-Tools wie Bizagi Modeler oder yEd: Für die grafische Modellierung von Prozessen
- Prozessmanagementsoftware wie Signavio oder BIC Platform: Zur Erstellung detaillierter Prozesslandkarten mit Integration ins QMS
Die Rolle der Prozesslandkarte im Prozessmanagement
Im Prozessmanagement bietet die Prozesslandkarte einen prägnanten Überblick über die Prozesslandschaft eines Unternehmens und hebt Kernprozesse, Führungsprozesse sowie Unterstützungsprozesse hervor. Diese Übersicht ermöglicht es Unternehmen, ihre Haupttätigkeiten und Arbeitsabläufe in den Bereichen Wertschöpfungsprozesse, Managementprozesse und Supportprozesse systematisch zu analysieren und zu optimieren.
Was ist ein Wertschöpfungsprozess?
Die betriebswirtschaftliche Wertschöpfung meint die erbrachte Leistung eines Unternehmens, um Produkte herzustellen – kurz: den Input. Sie besteht aus unterschiedlichen Aktivitäten. Etwa: Beschaffung des Materials oder Lieferung der Produkte an den Kunden.
Die Produkte haben stets einen höheren Wert als der unternehmerische Input. Schließlich geht es darum, diesen Wert und gleichzeitig den Preis zu erhöhen und dadurch mehr Gewinn zu generieren.
Mithilfe der prozessorientierten Darstellung werden Verbindungen zwischen Abteilungen und Mitarbeitern transparent. Beispielsweise können Führungsprozesse, wie Qualitätsmanagement und Steuerung, mit den Haupt- und Supportprozessen, etwa Finanzbuchhaltung oder Personalwesen, verknüpft werden. Dies fördert eine transparente Kommunikation bezüglich Kundenanforderungen und erleichtert eine effektive Steuerung der Geschäftsabläufe.
Abgrenzung zu Prozessmodellen und -darstellungen
Während sich eine Prozesslandkarte auf die Gesamtstruktur der Prozesslandschaft fokussiert, ermöglichen Prozessmodelle und -darstellungen eine detaillierte Analyse spezifischer Prozesse oder Prozessschritte. Folgende Unterscheidungen sind dabei relevant:
- Prozesslandkarte: Stellt zentrale Kernprozesse, Führungsprozesse und Supportprozesse des Unternehmens dar und verdeutlicht Verbindungen und Abhängigkeiten.
- Prozessmodelle: Unterstützen die Analyse und Optimierung von Prozessen durch eine systematische Darstellung der Schritte, Ressourcen und Rollen innerhalb eines einzelnen Prozesses.
- Prozessdarstellungen: Skizzieren schematisch Abläufe, Entscheidungen, Verbindungen und Bedingungen innerhalb eines Prozesses (zum Beispiel in Form von Flussdiagrammen oder Swimlane-Diagrammen).
Integration in das operative Prozessmanagement
Die Prozesslandkarte ist ein wesentlicher Bestandteil des operativen Prozessmanagements, da sie dazu beiträgt, die Zusammenhänge und Abhängigkeiten der verschiedenen Prozesse im Unternehmen besser nachzuvollziehen und zu steuern. Sie unterstützt somit die Optimierung der unternehmensinternen Abläufe und fördert die kontinuierliche Verbesserung. Um die Prozesslandkarte in das operative Prozessmanagement einzubinden, können folgende Schritte unternommen werden:
- Identifikation der Hauptprozesse: Ermittle die Hauptprozesse in Kernprozessen (zum Beispiel Logistikprozesse), Führungsprozessen (zum Beispiel Qualitätsmanagement) und Unterstützungsprozessen (zum Beispiel Finanzen).
- Visualisierung und Kommunikation: Gestalte die Prozesslandkarte übersichtlich, um ein klares Bild der Prozesse und deren Verbindungen zu erhalten und teile diese Informationen mit dem Unternehmen.
- Prozessoptimierung: Analysiere die Prozesse und arbeite kontinuierlich an Verbesserungen, indem Schwachstellen, Optimierungspotenziale und Synergien erkannt werden.
- Prozesscontrolling: Überwache und steuere die Prozessperformance mithilfe von Kennzahlen und Heat Maps, um den Erfolg von Optimierungsmaßnahmen zu messen und gegebenenfalls anzupassen.
- Prozessdokumentation: Dokumentiere die Prozesse und aktualisiere die Prozesslandkarte regelmäßig, um den Fortschritt und die Weiterentwicklung der Prozesse im Unternehmen kontinuierlich zu verfolgen.
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Fazit
Prozesslandkarten sind ein äußerst nützliches Werkzeug zur Darstellung der Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Sie verschaffen Transparenz und Klarheit über Prozessverantwortlichkeiten. Mithilfe einer praxisnahen Visualisierung unterschiedlicher Prozessebenen sowie der gezielten Einbindung von Heat Maps und konkreten Kennzahlen können bestehende Strukturen optimiert und ein klarer Gesamtüberblick gewährleistet werden.
Klar definierte Kategorien wie Kern-, Führungs- und Unterstützungsprozesse ermöglichen es, den Fokus auf die relevantesten Prozesskategorien zu legen und Prozessverantwortlichkeiten zuzuordnen. Durch die Anwendung unserer Tipps kannst auch du deine unternehmerischen Ziele erreichen und den Weg für eine erfolgreiche Prozessorganisation ebnen.
FAQ
Hier sind Antworten auf die Fragen, die häufig gestellt werden.
Was versteht man unter einer Prozesslandschaft?
Eine Prozesslandschaft ist die Visualisierung sämtlicher Geschäftsprozesse innerhalb einer Organisation. Sie dient zur Analyse, Optimierung und Kontrolle betrieblicher Abläufe.
Was ist ein Beispiel für einen Kernprozess?
Ein Kernprozess ist zentraler Bestandteil eines Unternehmens, wie zum Beispiel die Produktion in der Fertigungsindustrie. Dort werden Rohmaterialien verarbeitet und Endprodukte hergestellt. Optimiere diesen Prozess, um Wettbewerbsvorteile zu erzielen.
Was zeigt die Prozesslandkarte?
Die Prozesslandkarte zeigt übersichtlich alle Geschäftsprozesse einer Organisation, deren Zusammenhänge und Abhängigkeiten. Sie hilft, Abläufe zu optimieren, Ressourcen gezielt einzusetzen und Transparenz herzustellen. Nutze sie für strategische Entscheidungen und Prozessverbesserungen.
Ist Buchhaltung ein Kernprozess?
Buchhaltung ist zweifellos ein Kernprozess, da sie zentrale Aufgaben wie das Erfassen, Ordnen und Auswerten finanzieller Daten übernimmt. Ein guter Buchhaltungsbereich unterstützt Entscheidungsfindung, Compliance und Liquiditätssicherung. Diese Expertise fördert in Unternehmen Stabilität und Wachstum.
Was ist ein Prozess nach ISO 9001?
Ein Prozess nach ISO 9001 ist eine Abfolge von Tätigkeiten, die Ressourcen und Informationen umwandelt, um ein definiertes Ergebnis zu erreichen. Dabei steht die kundenorientierte Qualitätsmanagementnorm im Vordergrund. Prozessorientierung, kontinuierliche Verbesserung und risikobasiertes Denken sind zentrale Elemente.
Thomas Sesli
Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.
