Rechnung schreiben: Diese Elemente müssen enthalten sein, diese Tools helfen

Rechnung schreiben leichtgemacht! Wir alle kennen die Herausforderungen beim Erstellen von Rechnungen: zahlreiche Pflichtangaben und gesetzliche Anforderungen, die es zu berücksichtigen gilt.

In unserem Artikel erfährst du alles Wissenswerte rund um das Thema Rechnungen und welche Pflichtangaben gemäß § 14 und § 14a UStG notwendig sind, um allen gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden. Wir helfen dir dabei, Fehler zu vermeiden und die passenden Tools für deine Bedürfnisse zu finden.

Freue dich auf die folgenden Inhalte:

• Die wichtigsten Pflichtangaben sowie Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes für korrekte Rechnungen
• Nützliche Informationen zur GoBD-konformen Rechnungsstellung
• Praktische Tipps zur Rechnungserstellung für Kleinunternehmer – unter Berücksichtigung von Umsatzsteuerbefreiungen und besonderen Regelungen

Verschaffe dir Klarheit und entdecke effiziente Lösungen, um deine Rechnungen korrekt und zeitsparend zu erstellen!

Was muss alles auf der Rechnung stehen?

Auf der Rechnung stehen müssen: Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Kontaktinformationen von Rechnungssteller und Empfänger, Leistungszeitpunkt, Leistungsbeschreibung, Menge, Einzelpreis, Steuersatz und Steuerbetrag. Achte auf korrekten Umsatzsteuerausweis, falls relevant. Regelungen variieren je nach Land.

Pflichtangaben bei einer Rechnung

Um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen, müssen bestimmte Pflichtangaben in einer Rechnung enthalten sein. In den Paragrafen § 14 und § 14a des Umsatzsteuergesetzes (UStG) sind diese Pflichtangaben geregelt. Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) und Urteile des Bundesfinanzhofs (BFH) erläutern diese Bestandteile im Detail.

Was muss auf einer Rechnung stehen? Die Pflichtbestandteile

Die zur Erfüllung der Vorgaben von § 14 Abs. 4 UStG notwendigen Angaben sollten leicht verständlich und eindeutig nachprüfbar sein. Eine Rechnung kann aus mehreren Dokumenten bestehen (§ 31 Abs. 1 UStDV), wobei handschriftliche Unterschriften nicht zwingend erforderlich sind.

Die Pflichtangaben auf einer Rechnung umfassen:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Leistungsdatum bzw. Leistungszeitraum oder Lieferzeitraum
• Rechnungspositionen und deren Mengen
• Nettobeträge je Rechnungsposition und Gesamtnettobetrag
• Angabe des Umsatzsteuersatzes (oder Hinweis auf Steuerbefreiung) und ausgewiesener Steuerbetrag
• Zahlungsfrist und eventuell gewährte Skonti
• Angaben zum verwendeten Rechnungsprogramm oder zur Rechnungssoftware bei elektronischen Rechnungen

Spezielle Angaben sind für Kleinunternehmer erforderlich, während bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV) vereinfachte Regelungen gelten. Übrigens: Ein Kassenbon oder ein Bewirtungsbeleg gilt als Kleinbetragsrechnung!

Diese Pflichtangaben in Kleinbetragsrechnungen gibt es

• Name und Adresse des Rechnungsaustellers

• Ausstellungsdatum

• Nennung des Produkts oder der Dienstleistung

• Menge des Produkts bzw. Art/Umfang der Dienstleistung

• Nettobetrag

• Steuersatz (19 Prozent oder 7 Prozent)

• Steuerbetrag (in EUR)

• Bruttobetrag

• ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung (z. B. bei einer Kleinunternehmerregelung)

GoBD-Regeln für die Rechnungsstellung

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) legen wesentliche Vorgaben für die Buchführung und Rechnungsstellung fest. Bei Verstößen gegen GoBD-Auflagen können zum Beispiel Steuernachzahlungen und Bußgelder drohen.

Folgende Aspekte sind hinsichtlich einer rechtskonformen Rechnungserstellung zu beachten:

• Ordnungsgemäße und prüfbare Führung und Aufbewahrung von Unterlagen
• Auswahl und Einsatz von GoBD-konformer Software (Rechnungsprogramme, Rechnungssoftware, Archivierungssysteme)
• Revisionssichere Archivierung von Rechnungen entsprechend den Aufbewahrungspflichten (10 Jahre)
• Einhaltung der Verfahrensdokumentation und interner Kontrollsysteme (IKS)

Die genannten GoBD-Regeln gelten sowohl für die Rechnungserstellung als auch für den Versand und die jeweilige Umsatzsteuervoranmeldung.

Aufbewahrungspflichten

Um den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gerecht zu werden, sind Rechnungen für einen Zeitraum von 10 Jahren aufzubewahren (§ 14b UStG). Eingangsrechnungen unterliegen ebenfalls dieser Aufbewahrungspflicht. Für elektronische Rechnungen besteht die Verpflichtung, diese im ursprünglichen Format elektronisch für zehn Jahre zu archivieren.

Rückwirkendes Ausstellen und Verjährung

Unternehmer sind verpflichtet, Rechnungen innerhalb von sechs Monaten nach der Ausführung der Leistung zu erstellen (§ 14 Abs. 2 Nr. 2 UStG). Bei Nichtausstellung oder verspäteter Ausstellung einer Rechnung droht eine Geldbuße bis zu 5.000 Euro (§ 26a Abs. 1 Nr. 1, Abs. 2, 2. Halbsatz UStG). Im Falle einer Rechnungskorrektur oder Stornierung einer Leistung sind Stornorechnungen zu erstellen und entsprechend zu kennzeichnen.

Regeln für elektronische Rechnungen

Elektronische Rechnungen erfordern eine elektronische Signatur und müssen den Vorgaben von § 14 Abs. 4 UStG entsprechen. Eingabemasken von Rechnungsprogrammen oder Rechnungssoftware gewährleisten, dass alle Pflichtangaben enthalten sind. Vor dem Versenden der Rechnungen ist eine sorgfältige Prüfung und das Speichern im erforderlichen Format (zum Beispiel PDF/A-3 bei ZUGFeRD) notwendig.

Maschinenlesbare elektronische Rechnungen (ZUGFeRD)

Das branchenübergreifende Datenformat ZUGFeRD ermöglicht den elektronischen Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und sorgt für eine effiziente Verarbeitung von Rechnungen.

Basierend auf der ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A-3) integriert ZUGFeRD XML-Rechnungsdaten in PDF-Dokumente. Die Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG sind dabei sowohl im PDF- als auch im XML-Format zu übermitteln. Obwohl die Finanzverwaltung keine direkten Prüfpflichten hat, sind Rechnungssender und -empfänger angehalten, eigene Prüfmechanismen einzuhalten.

Das ZUGFeRD-Format wird von zahlreichen Buchhaltungs- und ERP-Softwarelösungen unterstützt, sodass die Implementierung in unternehmenseigene Systeme relativ unkompliziert ist. GoBD-Regeln und ZUGFeRD-spezifische Vorschriften sind weiterhin einzuhalten, um einen korrekten Ablauf der Rechnungserstellung und -ausstellung zu gewährleisten.

Rechnung schreiben als Kleinunternehmer: Darauf ist zu achten

Kurz erklärt: Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung ist eine steuerliche Vereinfachung in Deutschland, die für kleinere Unternehmen oder Selbstständige vorgesehen ist. Sie ermöglicht es Unternehmern, von der Umsatzsteuerpflicht befreit zu werden, wenn bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschritten werden.

1. Umsatzgrenze

• Wenn der Vorjahresumsatz eines Unternehmens nicht mehr als 22.000 Euro (seit 2020) beträgt und der voraussichtliche Umsatz im laufenden Jahr nicht mehr als 50.000 Euro betragen wird, kann der Unternehmer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen.

2. Keine Umsatzsteuerpflicht

• Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen und dem Finanzamt auch keine Umsatzsteuer abführen.

• Das bedeutet auch, dass sie keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben müssen.

3. Kein Vorsteuerabzug

• Da Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer abführen, können sie im Gegenzug auch keine Vorsteuer geltend machen. Das heißt, sie bekommen die Umsatzsteuer, die sie für betriebliche Anschaffungen zahlen, nicht vom Finanzamt zurück.

4. Rechnungsstellung

• Auf Rechnungen muss der Hinweis stehen, dass nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet wird (z.B. „Es erfolgt kein Ausweis der Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG“).

5. Freiwillige Umsatzsteuerpflicht

• Unternehmer, die unter die Kleinunternehmerregelung fallen, können freiwillig auf diese Regelung verzichten und zur regulären Umsatzsteuerpflicht optieren. Dies kann sinnvoll sein, wenn viele Geschäftsausgaben getätigt werden und ein Vorsteuerabzug von Vorteil wäre. Der Verzicht bindet den Unternehmer jedoch für mindestens fünf Jahre.

Umsatzsteuerfreiheit, Rechnungsfristen und Pflichtangaben

• Kleinunternehmer müssen innerhalb Deutschlands spätestens nach 6 Monaten eine Rechnung ausstellen.
• Da Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit sind, dürfen sie keine Umsatzsteuer ausweisen und müssen in ihren Rechnungen auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung hinweisen.
• Einige Pflichtangaben, die auf einer Rechnung vermerkt sein müssen, ähneln denen von regulären Unternehmern, wie zum Beispiel Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum sowie vollständige Namen und Anschriften von Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger.

3 Tools, die beim Erstellen von Rechnungen helfen

Lexoffice

Lexoffice ist eine intuitive Buchhaltungs- und Rechnungssoftware, die speziell für Selbstständige, Kleinunternehmer und Freiberufler entwickelt wurde. Es bietet Funktionen wie das Erstellen von Rechnungen, die Verwaltung von Kunden und Lieferanten sowie die automatische Erfassung von Belegen. Es unterstützt auch die Kleinunternehmerregelung, indem es Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis erstellen kann.

Besondere Funktionen: Automatische Rechnungsstellung, Verknüpfung mit dem Bankkonto, Steuerberaterzugriff, mobile App.

Preis: Ab ca. 7,90 Euro pro Monat (je nach Funktionsumfang).

sevDesk

sevDesk ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware, die sich ebenfalls ideal für Kleinunternehmer und Freiberufler eignet. Sie ermöglicht die Erstellung von Rechnungen mit oder ohne Umsatzsteuer, bietet eine einfache Belegerfassung und unterstützt bei der Buchhaltung und Steuererklärung.

Besondere Funktionen: Belegerkennung per Scan, Steuerberateranbindung, Mahnwesen, einfache Benutzeroberfläche.

Preis: Ab ca. 8,90 Euro pro Monat.

Debitoor

Debitoor ist ein einfaches und benutzerfreundliches Rechnungsprogramm. Es unterstützt das Erstellen von Rechnungen im Rahmen der Kleinunternehmerregelung und bietet eine unkomplizierte Möglichkeit, Einnahmen und Ausgaben zu verwalten.

Besondere Funktionen: Rechnungen und Angebote, Steuerberichte, automatische Berichte, Integration mit verschiedenen Zahlungsanbietern.

Preis: Ab ca. 4 Euro pro Monat (je nach Funktionsumfang).

Fazit

Die gesetzeskonforme Erstellung von Rechnungen und die Beachtung aller notwendigen Pflichtangaben sind unerlässlich. Das richtige Rechnungsprogramm oder die passende Rechnungssoftware können diesen Prozess erheblich vereinfachen. Für Kleinunternehmer und elektronische Rechnungen gelten besondere Regelungen.

FAQ

Im Folgenden ist eine Auflistung von häufigen Fragen und den dazu gehörigen Antworten zu finden.

Welche Angaben müssen auf einer Rechnung enthalten sein?

Auf einer Rechnung müssen folgende Angaben enthalten sein: Rechnungssteller, Rechnungsempfänger, Steuernummer, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Nettopreis, Umsatzsteuer und Bruttobetrag. Beachte diese Punkte, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.

Muss ich Rechnungen aufbewahren und wenn ja, wie lange?

Rechnungen aufbewahren musst du tatsächlich! Für geschäftliche Rechnungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren, während private Rechnungen sechs Jahre lang aufgehoben werden sollten. Ordne die Dokumente übersichtlich in Ordnern, um einen schnellen Zugriff zu ermöglichen.

Gibt es kostenlose Rechnungsprogramme?

Ja, kostenlose Rechnungsprogramme gibt es. Beispiele sind Zervant, Invoice Simple und Billomat, die Basisfunktionen zur Rechnungserstellung und -verwaltung anbieten. Für mehr Funktionen bieten sie kostenpflichtige Upgrades.

Kann ich Rechnungen per E-Mail versenden?

Ja, du kannst Rechnungen per E-Mail versenden. Achte dabei auf eine sichere Übermittlung und die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben. Um sicherzugehen, setze auf etablierte Rechnungsprogramme oder E-Mail-Verschlüsselung.

Thomas Sesli

Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.