Request for Proposal (RFP): Definition, Beispiele und Vorlagen

Aktualisiert am 10.01.2024
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In der Projektplanung geht es unter anderem darum, die besten Anbieter für bestimmte Dienstleistungen zu finden. Um dabei nicht Äpfel mit Birnen zu vergleichen, wird häufig ein Request for Proposal (RFP) als Hilfe beim Auswahlprozess eingesetzt.

Dieser Prozess soll vergleichbare Angebote liefern, um eine standardisierte Vorauswahl zu ermöglichen. Die Aufschlüsselung der exakt gleichen Positionen in den einzelnen Angeboten soll den Ausschreibungsprozess erleichtern, indem identische Informationen angefordert werden. So liegen am Ende von jedem Anbieter Spezifikationen vor, deren Kriterien 1 zu 1 vergleichbar sind.

Für ein RFP sind jedoch konkrete Angaben zum Projekt notwendig, damit der Dienstleister sein Angebot unterbreiten kann. Je größer die Dynamik eines Vorhabens, desto schwieriger wird das. Moderne Projekte gehen Unternehmen deshalb häufig anders an. Agile Vorgehensweisen passen beispielsweise wesentlich besser zu dynamischen Web-Projekten, weil man diese gar nicht bis ins letzte Detail vorausplanen kann. Das planende Unternehmen ist dann darauf angewiesen, möglichst flexibel auf Änderungen reagieren zu können. RFPs sind in diesem Fall ungeeignet.

In diesem Artikel erfährst du, wann RFPs sinnvoll sein können – und wo du lieber agile Methoden der Projektplanung wählen solltest.

Was versteht man unter RFP?

Ein Request for Proposal (RFP) ist eine Angebotsanfrage. Im Rahmen einer Ausschreibung werden mehrere solcher Angebote eingeholt, um den besten Lieferanten zu finden. Diese Vorgehensweise soll den Auswahlprozess erleichtern und die Angebote der teilnehmenden Dienstleister vergleichbar gestalten.

Über so eine Ausschreibung kann sich die Einkaufsabteilung einen guten Einblick in das herrschende Preisniveau der Finanzen verschaffen. Da allen Angeboten die gleichen Bedingungen in Bezug auf den Projektumfang und den Projektverlauf zugrundeliegen, sind Ausreißer hinsichtlich der Projektkosten leicht erkennbar.

Das Ziel des Ausschreibungsprozesses mit RFPs ist die Erfragung ganzheitlicher Lösungsvorschläge. Konkrete Anforderungen sollen zu detaillierten Spezifikationen führen, die anschaulich gegenübergestellt werden können. So lässt sich sowohl der Leistungsumfang als auch das Preis-Leistungs-Verhältnis der potenziellen Anbieter optimal miteinander vergleichen. 

Die wesentlichen Bestandteile eines RFPs

Je konkreter die Vorgaben des Auftraggebers, desto nachvollziehbarer wird die Umsetzung des Lieferanten ausfallen. Deshalb sollte das RFP immer eine sehr strukturierte Anfrage mit einer detaillierter Aufgabenbeschreibung für dein konkretes Ziel darstellen.

Folgende Angaben muss jedes Angebot zwingend enthalten:

  • Kurze Zusammenfassung des geplanten Projekts
  • Präsentation des Unternehmens, aus der hervorgeht, warum der Anbieter für das Projekt geeignet ist
  • Detaillierte Zieldefinition
  • Beschreibung des genauen Projektumfangs, Punkt für Punkt
  • Zeitplanung unter Berücksichtigung der wichtigsten Meilensteine
  • Auflistung möglicher Stolpersteine mit Risikobewertung    
  • Budgetplan mit eventuellen Einschränkungen 
  • Auflistung der Anforderungen an alle beteiligten Partner

Diese Punkte stellen ein Mindestmaß der Angaben dar, die in einem RFP angefordert werden müssen. Je nach Art des Projekts können noch einzelne Fragestellungen hinzukommen, die ganz speziell für das jeweilige Vorhaben und dein Ziel von Bedeutung sind.

Vorteile der Ausschreibung mit RFPs

Vor allem bei klar definierbaren Projekten, die keine große Dynamik mit sich bringen und deshalb keine erhöhte Flexibilität erfordern, bieten Ausschreibungen mit RFPs viele Vorteile:

  1. Im RFP vermittelst du dem potenziellen Anbieter schon vorab einen sehr genauen Eindruck von dir als Auftraggeber und vom gewünschten Projekt. Du kannst definiert darstellen, was du vom Anbieter im Rahmen dieses Projekts erwartest und was du von ihm benötigst. Der potenzielle Anbieter erkennt dadurch, ob sich die Ausschreibung für ihn überhaupt lohnt. Und er kann dem Auftraggeber präzise darstellen, warum gerade er für dieses Projekt geeignet ist.
  2. Durch exakt festgelegte Kriterien werden die Offerten optimal vergleichbar gestaltet.
  3. Der Auftraggeber kann im Auswahlprozess relativ rasch erkennen, welche Stärken beziehungsweise Schwächen die einzelnen Anbieter auszeichnen. Ohne lange Sondierungsgespräche führen zu müssen, kannst du evaluieren, welche Anbieter sich mit dem Projekt wirklich eingehend auseinandergesetzt haben.
  4. Aus den Angeboten gehen auch die Unterschiede in den strategischen Vorgehensweisen der einzelnen Dienstleister hervor. Das könnte am Ende zum ausschlaggebenden Entscheidungskriterium für den Zuschlag werden, vor allem wenn es um innovative Projekte geht.

Aufgrund dieser Vorteile kommen RFPs zunehmend im IT-Bereich zum Einsatz. Vor allem für den Softwareauswahlprozess hat sich diese Vorgehensweise bewährt. Da es sich bei strategischen IT-Lösungen in der Regel um größere Investitionen handelt, die langfristig funktionieren sollen, ist ein differenzierter Ausschreibungsprozess gefragt.

Da das RFP unter Umständen einen sehr umfangreichen Fragebogen beinhalten kann, sollte diesem Prozess eine standardisierte Vorauswahl vorausgehen. Das spart allen Beteiligten Aufwand und Zeit.

In die tatsächliche Ausschreibung solltest du dann nur noch die vielversprechendsten Anbieter aufnehmen. Das erleichtert dir den letztendlichen Entscheidungsprozess für den Zuschlag erheblich. Wenn am Ende nur noch zwei oder drei Kandidaten in der engeren Wahl sind, kannst du telefonisch Kontakt aufnehmen, um deine Wahl abzusichern.

In 3 Schritten zum Request for Proposal (RFP)

Die Dokumente im Ausschreibungsprozess

Für den Ausschreibungsprozess stehen neben dem RFP verschiedene Varianten zur Verfügung, die miteinander kombiniert werden und aufeinander aufbauen können.

Request for Information (RFI): Dabei handelt es sich um ein pauschale Leistungsanfrage, die dem RFP vorausgehen kann, um festzustellen, welche Anbieter für das geplante Projekt tatsächlich in Frage kommen. 

Request for Quotation (RFQ): Bei den grundsätzlich in Frage kommenden Anbietern kannst du im zweiten Schritt eine unverbindliche Preisanfrage stellen. Mit einer detaillierten Auflistung deines Bedarfs erfragst du damit eine ebenso umfassende Beschreibung der angebotenen Leistungen mit unverbindlichen Kostenangaben.

Request for Proposal (RFP): Von den potenziellen Anbietern, die es in die dritte Runde geschafft haben, kannst du dann schließlich ein RFP anfordern. Damit beginnt der eigentliche Ausschreibungsprozess.

Gründe, die gegen ein RFP sprechen

Da der Ausschreibungsprozess mit RFPs für deinen Zeitplan viel Aufwand erfordert, solltest du sehr akribisch prüfen, ob sich diese Vorgehensweise für dein geplantes Projekt wirklich eignet.

  • Deine Bedürfnisse: In komplexen Projekten stellen sich die spezifischen Bedürfnisse der Teilnehmer mitunter erst im laufenden Arbeitsprozess heraus. Ein RFP muss jedoch davon ausgehen, dass alle Bedürfnisse bereits vorab bekannt und klar definiert sind. Vielleicht solltest du also lieber innovativ vorgehen und einen potenziellen Dienstleister nicht mit Hilfe von allgemein üblichen Anforderungen aussuchen. Insbesondere dann, wenn du ein dynamisches Projekt für deine Vorgehensweise erwägst.   
  • Du willst den besten Anbieter finden: Prüfe schon im Voraus, ob du mit einem Ausschreibungsprozess wirklich den besten Anbieter bekommen kannst. Denn häufig nehmen die Marktführer nicht gerne an derartigen Ausschreibungen teil, weil sie weder Zeit noch Ressourcen für solche Bewerbungen investieren möchten. Die besten Player haben das nämlich gar nicht nötig. Du gehst also das Risiko ein, am Ende mit den Anbietern vorlieb nehmen zu müssen, die es eben doch nötig haben.
  • Agile Vorgehensweise: Eine Ausschreibung mit RFPs ist für agile Vorgehensweisen ungeeignet. Denn dabei musst du den gesamten Projektumfang schon im Voraus festlegen, um entsprechende Angebote einholen zu können. Statt agil gehst du dann nach dem Wasserfallmodell vor. Bei dynamischen Projekten passt das nicht, denn du kannst noch gar nicht wissen, was du in einem Jahr benötigen wirst.

Anstatt einen starren Ausschreibungsprozess in Gang zu bringen, kannst du zunächst das persönliche Gespräch mit verschiedenen Anbietern suchen. Im direkten Dialog bekommst du einen guten Eindruck vom Unternehmen und dessen Vorgehensweise. Vielleicht bieten dir deine Gesprächspartner ja auch schon den einen oder anderen kreativen Lösungsvorschlag. Du kannst deine Vision mit ihnen teilen und dich inspirieren lassen. 

Im besten Fall besprecht ihr sogar bereits mögliche gemeinsame Strategieansätze. Auch über die realistische Einschätzung des Budgetaufwands kann bereits im ersten Gespräch diskutiert werden. Kommt der Anbieter in die engere Wahl, kannst du Kundenreferenzen von erfolgreich durchgeführten Projekten anfordern.

Fazit

Ob der Ausschreibungsprozess mit RFPs zu deinem bestehenden Projekt passt, hängt von der Dynamik des konkreten Vorhabens ab. RFPs kommen vorwiegend im IT-Bereich zum Einsatz, insbesondere für den Softwareauswahlprozess. Prüfe schon in einer frühen Projektplanungsphase, ob eine agile Methodik notwendig ist, um größtmögliche Flexibilität zu erreichen. Dann ist RFP nicht die richtige Vorgehensweise für dein Projekt.

FAQ

An dieser Stelle möchten wir einige häufig gestellte Fragen zum Thema beantworten.

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