Die Summen- und Saldenliste (SuSa), oft auch einfach als Saldenliste bezeichnet, ist für die Buchhaltung von Unternehmen von größter Wichtigkeit. In diesem Artikel geht es unter anderem um:
- Den Aufbau einer Summen- und Saldenliste (SuSa)
- Die Anwendungsbereiche und praktischen Einsatzmöglichkeiten der Salden in der SuSa
- Die Chancen und Schwierigkeiten, die eine SuSa mit sich bringt, und wie ihr Einsatz optimiert werden kann
Lies weiter – es lohnt sich!
Was ist eine Summen- und Saldenliste?
Eine Summen- und Saldenliste ist ein Auswertungsinstrument der Buchhaltung, das eine Übersicht über Kontenbewegungen, Anfangssaldo, Endsaldo und Kontenbezeichnungen aller Bestands- und Erfolgskonten eines Unternehmens im Berichtsmonat bietet.
Die SuSa: Ein umfassender Überblick
Gemäß den Vorschriften der §§ 238-263 Handelsgesetzbuch (HGB) stellt die Summen- und Saldenliste (SuSa) einen der wichtigsten Bestandteile eines Unternehmens dar. Sie erfüllt gesetzliche Buchhaltungspflichten und trägt zu einer transparenten Darstellung der wirtschaftlichen Lage eines Unternehmens bei.
Grundlagen der Summen- und Saldenliste
Und so funktioniert sie: Die SuSa erfasst lückenlos alle Konten, die im Laufe eines Geschäftsjahres Bewegungen aufweisen. Detailliert legt sie die Schlüsselelemente der Bilanz offen, beginnend mit Anfangssalden, über laufende Veränderungen bis hin zu Endständen. Dabei umfasst sie aktive und passive Bestandskonten ebenso wie Erfolgskonten.
Jeder Eintrag in der SuSa entspricht einem spezifischen Konto im Kontenrahmen des Unternehmens und ist üblicherweise nach der Kontonummer sortiert.
Struktur und Aufbau einer SuSa
Der Aufbau der SuSa ist in hohem Maße vom Kontenrahmen des Unternehmens abhängig, oftmals orientiert an Schemata wie SKR03 oder SKR04. Hierbei sind folgende Elemente einer SuSa von Bedeutung:
- Kontenklasse
- Kontenbezeichnung
- Anfangssaldo (Eröffnungsbilanzwert)
- Kontobewegungen (Soll- und Haben-Buchungen)
- Endsaldo
Des Weiteren können in der SuSa auch die Summen der Soll- und Haben-Buchungen sowie die kumulierten Werte für jedes Konto dargestellt werden.
Was bedeutet SKR03 und SKR04?
Die Datev eG, ein IT-Dienstleister, entwickelte zahlreiche Standardkontorahmen, darunter SKR03 und SKR04. Grundsätzlich vergeben und sortieren diese Standardkontorahmen vierstellige Kontonummern, um Ordnung in die Buchhaltungskonten zu bringen.
SKR03 folgt der Prozessgliederung: Konten werden anhand der Betriebsabläufe sortiert und die Reihenfolge der Konten soll der Reihenfolge der Abläufe im Unternehmen entsprechen.
SKR04 folgt der Abschlussgliederung: Die Sortierung der Konten geschieht in Anlehnung an die Gliederung des Jahresabschlusses.
Anwendung und Interpretation von SuSa-Zeilen
Eine Zeile in einer SuSa liefert Informationen über die Kontenklasse, Kontenbezeichnung, Kontennachweis, Anfangssaldo (Eröffnungsbilanzwert) und die Saldenliste. Hierbei sind insbesondere diese Kontenbezeichnungen relevant:
- Debitorenkonten: Kunden, denen das Unternehmen Rechnungen stellt
- Kreditorenkonten: Lieferanten, denen das Unternehmen Geld schuldet oder bereits gezahlt hat
- Bestandskonten: Die aktiven und passiven Bestandskonten verfügen über einen Eröffnungsbilanzwert (EB-Wert), der den Anfangssaldo eines Kontos zu Beginn des Geschäftsjahres repräsentiert
- Erfolgskonten: Die Ermittlung des Gewinns oder Verlustes am Ende eines Geschäftsjahres.
Monatswerte für Soll oder Haben veranschaulichen die Kontenbewegungen für den betrachteten Berichtsmonat, während kumulierte Werte für Soll und Haben die kumulierten Kontenzu- und -abflüsse für ein Geschäftsjahr zum Ende des jeweiligen Berichtsmonats aufzeigen. Der Saldo zum Ende des betrachteten Monats entspricht dem Endsalden in der SuSa.
Was ist eigentlich ein Saldo?
Ein Saldo zeigt auf deinem Kontoauszug deinen Kontostand an. Doch der Saldo ist nicht als Guthaben zu begreifen. Er definiert sich durch die Differenz aus der Soll- und Habenseite eines Kontos. Sobald die Habenseite überwiegt, liegt ein Guthaben vor.
Voraussetzungen für eine aussagekräftige SuSa
Um eine aussagekräftige SuSa zu erzielen, ist es entscheidend, Bilanzwerte und Kontobewegungen korrekt zu erfassen und zu dokumentieren. Damit die SuSa als Instrument zur wirtschaftlichen Steuerung des Unternehmens dienen kann, ist die genaue Erfassung der Kontennachweise und Salden unerlässlich.
SuSa-Auswertungen und Zielgruppen
Die SuSa erfüllt eine Vielzahl wichtiger Funktionen, zum Beispiel die Bewertung der Kreditwürdigkeit, Unterstützung der Unternehmensführung bei Entscheidungen und die detaillierte Darstellung der Finanzlage.
Sie stellt durch den Einsatz relevanter Kontenklassen und Monatswerte aussagekräftige Informationen und Auswertungen aus der Buchhaltung zur Verfügung, um verschiedene Zielgruppen in ihrem Entscheidungsprozess zu unterstützen.
Reporting für Geldgeber und Steuerhochrechnungen
Die SuSa liefert entscheidende Daten für verschiedene Anwendungen, beispielsweise:
- Für potenzielle Kreditgeber ermöglicht die SuSa gemäß § 18 KWG eine Kreditwürdigkeitsprüfung. Hierbei spielen insbesondere Konten wie Kreditorenkonten und Darlehenskonten eine wichtige Rolle, da sie die Fähigkeit des Unternehmens zur Erfüllung seiner Verbindlichkeiten aufzeigen.
- Im Berichtswesen und bei der Erstellung von Steuerhochrechnungen unterstützt die SuSa durch die Darstellung der Finanzlage des Unternehmens. Hierbei sind insbesondere Bilanzwerte und Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten gut erkennbar und ermöglichen umfassende Analysen.
Controlling und Unternehmensführung
Die SuSa leistet auch in anderen Bereichen einen wertvollen Beitrag, zum Beispiel:
- Die Unternehmensführung kann mithilfe der SuSa die wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens nachvollziehen und fundierte Entscheidungen treffen. Dafür sind Bilanzwerte und Summen entscheidend, um einen Gesamtüberblick zu gewährleisten.
- Im Bereich des Controllings unterstützt die SuSa durch die Analyse von Debitorenkonten sowie die Aufschlüsselung einzelner Buchhaltungsvorgänge.
Adressaten der SuSa
Zu den wesentlichen Adressaten der SuSa zählen:
- Kreditgeber – zur Beurteilung der Kreditwürdigkeit und dem Erkennen von finanziellen Engpässen.
- Unternehmensführung – zur Entscheidungsfindung auf Basis der dargestellten Finanzlage sowie zur Nutzung von Auswertungen in DATEV, um die Unternehmenssituation gezielt zu verbessern.
- Finanzbehörden – für steuerliche Bewertungen, Einnahmen-Überschuss-Rechnungen und Steuerhochrechnungen.
Chancen und Herausforderungen der SuSa
Unübersichtlichkeit und mögliche Missverständnisse
Ein zentrales Problem im Umgang mit der SuSa ist die Unübersichtlichkeit, die durch eine Vielzahl an Kontenbewegungen, Salden und Buchungen entstehen kann. Besonders in größeren Unternehmen kann die Buchhaltung rasch komplex werden, wodurch der Überblick erschwert wird.
Häufig kommt DATEV zur Erstellung von SuSas zum Einsatz, welche zwar eine nützliche Struktur bereitstellen, aber nicht immer eine eindeutige Darstellung der SuSa gewährleisten.
Missverständnisse können beispielsweise dann entstehen, wenn ein Unternehmen einem anderen Geld schuldet und infolgedessen die Verlustrechnung angepasst werden muss. Findet in der SuSa das entsprechende Konto keine treffende Darstellung, kann dies zu Fehlern in der Finanzplanung führen.
Strategien zur Verbesserung der SuSa-Nutzung
Um die SuSa-Nutzung zu optimieren, empfehlen wir folgende Strategien und Maßnahmen:
- Automatisierung der Buchhaltung: Durch den Einsatz von spezialisierten Buchhaltungssoftwarelösungen oder digitalen Werkzeugen kann die Erfassung von Kontenbewegungen zumindest teilweise automatisiert werden. Dies führt zu einer Reduktion von Fehlern und einer verbesserten Übersichtlichkeit.
- Fokussierung auf wesentliche KPIs der Unternehmensführung: Anstelle sich auf jedes Detail der SuSa zu konzentrieren, sollten Unternehmen den Fokus auf tatsächlich relevante Kennzahlen setzen, um eine zielgerichtete Steuerung zu ermöglichen.
- Regelmäßige Schulungen und Kommunikation: Die kontinuierliche Schulung von Mitarbeitern, die mit der SuSa arbeiten, sowie eine transparente Kommunikation innerhalb des Unternehmens sind essentiell, um Missverständnisse und Fehler zu vermeiden.
Alternativen zur SuSa im Berichtswesen
Obgleich die SuSa für zahlreiche Unternehmen ein zentrales Instrument zur Durchführung von Auswertungen im Berichtswesen darstellt, sind verschiedene Alternativen verfügbar, die ähnliche Informationen zur Verfügung stellen. Manche dieser Alternativen eignen sich sogar besser zur Analyse oder Darstellung bestimmter Daten.
Im folgenden Kapitel erläutern wir dir, welche weiteren Arten von Berichten bei Geldgebern, im Controlling und in der Unternehmensführung verwendet werden.
Andere Arten von Finanzberichten
Dabei basiert die SuSa auf Erfolgskonten sowie auf aktiven und passiven Bestandskonten und fungiert als Vorstufe zu einem Jahresabschluss. Abgesehen von der SuSa existieren jedoch noch weitere für das Berichtswesen bedeutsame Finanzberichte:
- BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung): Die BWA stützt sich auf die Erfolgskonten und bietet Einblicke in den Erfolg des Unternehmens. Sie informiert unter anderem über Umsätze, Deckungsbeiträge, Kosten und Gewinne, was für die Unternehmensführung sowie das Controlling von großem Interesse ist.
- GuV (Gewinn- und Verlustrechnung): Die GuV dokumentiert den unternehmerischen Erfolg innerhalb eines bestimmten Zeitraums und bezieht dabei sämtliche Erträge und Aufwendungen mit ein. Sie ist ein essentieller Bestandteil des Jahresabschlusses.
- Bilanz: Die Bilanz gibt Auskunft über die Vermögenswerte, Schulden und das Eigenkapital eines Unternehmens zu einem speziellen Zeitpunkt und ist gleichermaßen Teil des Jahresabschlusses. Aktive Bestandskonten bilden die Aktivseite der Bilanz ab, während passive Bestandskonten die Passivseite repräsentieren.
Vergleich: SuSa und alternative Berichte
Obwohl sowohl die SuSa als auch alternative Berichte der Beurteilung der finanziellen Lage eines Unternehmens dienen, unterscheiden sie sich in Bezug auf ihre Schwerpunkte und ihren Zweck im Rahmen des Berichtswesens:
| SuSa | Alternative Berichte | |
|---|---|---|
| Fokus | Erfassung von Soll- und Habenbewegungen auf den Konten sowie die Bildung von Salden | Erfolgsermittlung (BWA, GuV), Vermögensdarstellung (Bilanz) |
| Vorteile | Detaillierte Übersicht der Kontobewegungen, einfache Erfassung und Aktualisierung | Übersichtlicher Jahresabschluss, Benutzerfreundlichkeit, Fokus auf finanziellen Zielen und Erfolg des Unternehmens |
| Nachteile | Unübersichtlichkeit, mögliche Missverständnisse | Eingeschränkte Detailtiefe, aufwändige Erstellung |
| Anwendungsbereiche | Interne Finanzbuchhaltung | Management, Banken, Controlling, Finanzbehörden |
Zusammenfassend gilt, dass die SuSa insbesondere im internen Rechnungswesen zum Einsatz kommt, während alternative Berichte wie BWA, GuV und Bilanz sich eher für externe Zwecke und die Kommunikation mit unterschiedlichen Zielgruppen eignen.
Fazit
Die Summen- und Saldenliste (SuSa) orientiert sich an den Regelungen des Handelsgesetzbuchs und verdeutlicht die Entwicklung von Konten und Buchungen innerhalb eines Geschäftsjahres. Um eine aussagekräftige SuSa zu erhalten, sind eine gut organisierte Kontenerfassung und eine sorgfältige Buchhaltung von großer Bedeutung.
Deine zentralen Einsichten aus dem Artikel:
- Multifunktionale Anwendung: Die SuSa unterstützt unterschiedliche Zielgruppen, zum Beispiel Kreditgeber, das Management eines Unternehmens und Finanzbehörden, bei Entscheidungsfindung und Beurteilung.
- Möglichkeiten und Schwierigkeiten: Die Verwendung der SuSa birgt Potential für Steuerung und Analyse des Unternehmens, kann jedoch auch Komplikationen bei der Übersichtlichkeit sowie Missverständnisse bei Buchungen mit sich bringen.
- Optimierung der SuSa: Effektive Strategien zur Verbesserung der SuSa-Nutzung beinhalten die Automatisierung der Buchhaltung, die Ausrichtung auf relevante KPIs und regelmäßige Fortbildungen der Mitarbeiter.
Indem du dich auf die speziellen Bedürfnisse deines Unternehmens fokussierst und klare Ziele verfolgst, verwandelst du die SuSa in ein leistungsstarkes Instrument für Unternehmenssteuerung und Analyse.
Dieser Beitrag ist nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig zusammengestellt. Es wird kein Anspruch auf Vollständigkeit und Ausschließlichkeit der Inhalte gestellt. Die in diesem Beitrag zur Verfügung gestellten Informationen sind unverbindlich, ersetzen keine juristische Beratung und stellen keine Rechtsauskunft dar.
FAQ
Noch Fragen zum Thema? Hier sind die Antworten.
Wie funktioniert eine Saldenliste?
Eine Saldenliste fungiert als Finanzinstrument, um Debit- und Kreditkonten übersichtlich darzustellen. Buchhaltungssoftware ermittelt die Summen der Kontenbewegungen und errechnet den Saldo. So behältst du den Überblick über finanzielle Hintergründe deines Unternehmens.
Wie erstelle ich eine Saldenliste?
Eine Saldenliste erstellst du, indem du zuerst alle Geschäftskonten deines Unternehmens auflistest. Dann ermittelst du für jedes Konto den Saldo, also die Differenz zwischen den Forderungen und Verbindlichkeiten. Füge alle Salden in einer übersichtlichen Liste zusammen, um eine fundierte Finanzanalyse zu ermöglichen.
Wofür wird eine Saldenliste verwendet?
Eine Saldenliste dient der Übersicht über Kontostände von Geschäftspartnern oder Sachkonten. Sie erleichtert das Controlling und hilft bei der Ermittlung offener Posten. Setze sie konsequent für effektive Finanzbuchhaltung ein.
Welche Software eignet sich am besten für die Erstellung einer Saldenliste?
Für die Erstellung einer Saldenliste eignet sich am besten die Software Microsoft Excel. Mit seinen benutzerfreundlichen Funktionen kannst du Daten einfach organisieren, berechnen und darstellen. Weitere Alternativen sind LibreOffice Calc oder Google Sheets.
Ist eine Saldenliste dasselbe wie eine Bilanz?
Nein, eine Saldenliste und eine Bilanz sind nicht dasselbe. Die Saldenliste liefert eine Übersicht über Kontenstände, während die Bilanz Vermögenswerte und Verbindlichkeiten gegenüberstellt. Beide dienen der Finanzanalyse, aber auf unterschiedliche Weise.
Kann ich eine Saldenliste auch handschriftlich führen?
Eine Saldenliste handschriftlich zu führen ist möglich, jedoch können Buchhaltungssoftware oder Tabellenkalkulationsprogramme für Genauigkeit und Effizienz sorgen. Handschriftliche Listen sind für Kleinunternehmer oder Selbstständige mit geringem Buchungsaufkommen eine Option.
Muss ich als Freiberufler eine Saldenliste führen?
Als Freiberufler musst du keine Saldenliste führen, da diese vorrangig für Bilanzierungspflichtige relevant ist. Freiberufler erstellen eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Dennoch kann die Saldenliste zur besseren Finanzübersicht hilfreich sein.
Thomas Sesli
Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.
