Wie kannst du Effizienz, Transparenz und Kosteneinsparungen in deinem Unternehmen erhöhen, ohne die Servicequalität zu beeinträchtigen? Die Lösung liegt in einem Shared-Service-Center (SSC).
In diesem Artikel erklären wir, wie SSCs funktionieren und welche Vorteile sie für dein Unternehmen in 2024 bringen können. Unser Fokus liegt auf folgenden Aspekten:
- Effektive Methoden der Zentralisierung und Ansätze zur Standardisierung
- Praxisnahe Fallbeispiele von Global Players wie Siemens, IBM und Procter & Gamble
- Vorzüge wie Kostenersparnisse, gesteigerte Transparenz und verbesserte Servicequalität
Was ist ein Shared-Service-Center?
Ein Shared-Service-Center ist eine zentrale Organisationseinheit, die ausgelagerte, standardisierte Supportprozesse für verschiedene Unternehmensbereiche erbringt. Ziel ist es, durch Zentralisierung und Skaleneffekte Kosteneinsparungen zu erreichen.
Shared-Service-Center: Merkmale und Beispiele
Ein zentralisiertes Shared-Service-Center (SSC) ist eine Organisationseinheit, die darauf abzielt, Prozesse aus verschiedenen Unternehmensbereichen zu bündeln. Die Skaleneffekte, die durch diese Bündelung von Aufgaben entstehen, sind laut der Professoren Christof Schimank und Günter Strobl, die ein grundlegendes Modell zur Gestaltung von Shared-Service-Centern entworfen haben, ein wesentlicher Vorteil eines SSC.
Nachfolgend werden die Kernelemente von SSCs erläutert und erfolgreiche Praxisbeispiele vorgestellt.
Die Kernelemente eines Shared-Service-Centers
Shared-Service-Center zeichnen sich häufig durch folgende Eigenschaften aus:
- Zentralisierung: Prozesse aus unterschiedlichen Abteilungen werden gebündelt, um Effizienz und Transparenz zu steigern.
- Standardisierung: SSCs standardisieren Abläufe, um eine einheitliche und hohe Servicequalität sicherzustellen.
- Organisationseinheit: Als zentrale Einheit sind SSCs auf spezielle Aufgaben fokussiert, um die Kernkompetenzen des Unternehmens zu unterstützen.
- Prozesse: SSCs übernehmen anspruchsvolle und zentrale Prozesse, um einen optimalen Service für sämtliche Unternehmensbereiche zu gewährleisten.
Durch die Zentralisierung können Shared-Service-Center dazu beitragen, Kosten einzusparen, Prozesse zu standardisieren und die Servicequalität für alle Unternehmensbereiche zu erhöhen.
Beispiele erfolgreicher Shared-Service-Center
Im Folgenden werden erfolgreiche Implementierungen von Shared-Service-Centern anhand konkreter Beispiele illustriert:
- Siemens: Das deutsche Technologieunternehmen betreibt mit Siemens Global Business Services (GBS) ein Shared-Service-Center, das für sämtliche administrative Prozesse des Kerngeschäfts von Siemens verantwortlich ist. Egal ob ein Kunde etwas von Siemens kauft oder Siemens selbst auf dem Markt einkauft: alles wird über GBS abgewickelt. Auch Personal-, Finanz- und Rechnungswesen sowie Logistik gehören zu den Aufgaben des Shared-Service-Centers.
- IBM: Der IT-Riese betreibt ein eigenes Internationales Shared-Service-Center (ISSC). Dieses bietet mit hoch qualifizierten und mehrsprachigen Mitarbeitern Back-Office- und Call-Center-Dienstleistungen für IBMs eigene Operationen und globale Kunden an. Zu den Dienstleistungen des ISSC gehören unter anderem: Prozessunterstützung für Personalwesen, Gehaltsabrechnung, Kundensupport und Auftragsabwicklung.
- Procter & Gamble (P&G): Das Shared-Service-Center unter der Marke Global Business Services (GBS) ist eine der organisatorischen Säulen, die das Geschäft des Konsumgüterkonzerns stützen. Die von GBS erbrachten Dienstleistungen reichen von Dienstleistungen für Mitarbeiter (z. B. Personalmanagement, Kommunikation, Tagungsdienste und Reisedienstleistungen) bis hin zu Unternehmensdienstleistungen (z. B. Finanzdienstleistungen und -lösungen, Produktinnovation, Logistik). Viele dieser Dienstleistungen werden über eine Reihe von Allianzpartnerschaften wie zum Beispiel mit IBM erbracht.
Vorteile von Shared-Service-Centern für dein Unternehmen
Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerung
Shared-Service-Center (SSC) bringen für Unternehmen erhebliche Vorteile, etwa Kosteneinsparungen und verbesserte Effizienz. Dies wird erreicht durch:
- Bündelung von Supportprozessen, um Skaleneffekte zu nutzen.
- Optimierung von Prozessen und damit verbundene Reduktion von Personal- und Overheadkosten.
- Anpassungsfähigkeit bezüglich des Volumens der erbrachten Dienstleistungen.
Standardisierung und Prozessverbesserung
Ein Shared-Service-Center unterstützt Unternehmen dabei, die Standardisierung von Prozessen voranzutreiben und Abläufe zu verbessern:
- Orientierung an bewährten Best Practices für die Optimierung von unternehmensinternen Prozessen.
- Förderung von Konsistenz in der Umsetzung unterschiedlicher Abläufe durch standardisierte Verfahren und Strukturen.
- Zeitersparnis für Mitarbeiter, da Rückfragen minimiert und die Bearbeitungsabläufe effizienter gestaltet werden.
Erhöhte Transparenz und Kontrolle
Die Steuerung des Unternehmens wird durch Shared-Service-Center transparenter und kontrollierbarer:
- Bessere Nachvollziehbarkeit von Entscheidungsprozessen und Ergebnissen.
- Verbesserte Verfügbarkeit von Echtzeit-Daten, die fundierte und schnelle Entscheidungen ermöglichen.
So können Engpässe oder Schwachstellen zügig erkannt und behoben werden, um die Gesamtleistungsfähigkeit des Unternehmens zu erhöhen.
Verbesserung der Servicequalität
Die Implementierung eines Shared-Service-Centers kann einen positiven Einfluss auf die Qualität der IT- und sonstigen Dienstleistungen in deinem Unternehmen haben:
- Zugang zu spezifischem Fachwissen, das im fokussierten SSC-Modell angeboten werden kann.
- Fortlaufende Identifikation von Verbesserungsmaßnahmen und Prozessoptimierung.
- Intensivierung der Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Unternehmenseinheiten, um einen ganzheitlichen Ansatz in der Erbringung von Dienstleistungen zu fördern.
Letztendlich führt die Nutzung von Shared-Service-Centern zu zahlreichen Vorteilen für Unternehmen, wie dauerhafte Kosteneinsparungen, gesteigerte Effizienz, standardisierte Prozesse, erhöhte Transparenz und Kontrolle sowie eine verbesserte Servicequalität.
Shared-Service-Center in 2024: Prognosen und Innovationen
Technologische Innovationen und neue Ansätze werden die Leistungsfähigkeit und den Wert von Shared-Service-Centern für Unternehmen in der Zukunft deutlich steigern.
Die Rolle der Digitalisierung
Die Digitalisierung unterstützt wesentlich bei der Optimierung von ausgelagerten Prozessen in Shared-Service-Centern. Cloud-Lösungen und Big-Data-Analysen tragen beispielsweise zur Verbesserung der Zusammenarbeit und des Informationsmanagements bei. In der Digitalisierung sind folgende Entwicklungen zu erwarten:
- Anwendung von Cloud-Technologien zur Kostensenkung und Steigerung der Skalierbarkeit
- Nutzung von Big-Data-Analysen für fundiertere Entscheidungsfindung und Prozessoptimierung
- Vereinfachung der digitalen Kommunikation innerhalb des Shared-Service-Centers
Künstliche Intelligenz und Automatisierung
Die Bedeutung von künstlicher Intelligenz (KI) und Automatisierungstechnologien in Shared-Service-Centern nimmt stetig zu. In 2024 könnte deren Einsatz wie folgt aussehen:
- Automatisierung von Routinetätigkeiten und Workflows zur Kostenreduktion und Effizienzsteigerung
- Identifizierung von Verbesserungspotenzialen in ausgelagerten Prozessen durch KI-gestützte Analysen
- Einsatz intelligenter Chatbots für optimierten Kundensupport und schnellere Reaktionszeiten
Flexibles und Remote-Arbeiten
Flexible Arbeitsmodelle und Remote-Angebote gewinnen in Shared-Service-Centern zunehmend an Bedeutung. Sie bieten zahlreiche Vorteile, wie die Einbindung von Talenten aus verschiedenen Teilen der Welt und die Verbesserung der Work-Life-Balance der Mitarbeiter.
Die Trends im Jahr 2024 umfassen:
- Zunehmender Anteil von Remote-Mitarbeitern in Shared-Service-Centern
- Integration von Technologien, die die Zusammenarbeit auf Distanz unterstützen
- Einsatz flexibler Arbeitszeitmodelle
Schritte zur Implementierung eines Shared-Service-Centers
Strategie und Planung
Um ein Shared-Service-Center erfolgreich zu implementieren, sollte dein Unternehmen zuerst eine umfassende Analyse der Geschäftseinheiten durchführen. Ziel ist es, unternehmensinterne Leistungserstellungsprozesse und Kernprozesse zu identifizieren, die eine Dezentralisierung ermöglichen.
Danach empfiehlt es sich, Verrechnungspreise festzulegen, um Transaktionskosten zwischen der Muttergesellschaft und den ausgelagerten Einheiten fair zu gestalten. Hierbei sollten folgende Faktoren berücksichtigt werden:
- Priorisierung von Aufgaben: Bevorzugt sollte man Aufgaben auslagern, die nur indirekt zur unternehmerischen Wertschöpfung beitragen, jedoch zeit- und ressourcenintensiv sind.
- Skalierbarkeit: Die Auslagerung sollte an den Umsatz und die Geschäftsentwicklung des Unternehmens angepasst und entsprechend skalierbar sein.
- Wachstumsziele: Die Auslagerung der Services sollte im Rahmen der mittel- bis langfristigen Ziele des Unternehmens stattfinden.
Organisationsstruktur und Governance
Im Anschluss an die Strategie- und Planungsphase muss eine passende Organisationsstruktur implementiert werden, die einen reibungslosen Ablauf im Shared-Service-Center gewährleistet. Dies umfasst:
- Die Definition klarer Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten innerhalb des Shared-Service-Centers sowie in der Kommunikation mit den Geschäftseinheiten.
- Die Schaffung einer zentralen Governance zur Sicherstellung des Informationsaustauschs und der Koordination der Aufgaben.
- Die Entwicklung von Leistungskennzahlen (KPIs) zur Überwachung und Optimierung der Prozesse sowie zur Erreichung der Unternehmensziele.
Prozessdesign und Technologieauswahl
Um ein Shared-Service-Center operationell umzusetzen, müssen geeignete Technologien und IT-Systeme ausgewählt und implementiert werden. Eine sorgfältige Technologieauswahl fördert:
- Den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Einheiten und Geschäftsbereichen.
- Die Automatisierung von standardisierten Prozessen und die Beseitigung manueller Arbeitsschritte.
Parallel dazu sollte das Prozessdesign angepasst werden, um den Workflow und die Effizienz in den ausgelagerten Unternehmensbereichen zu verbessern. Dabei sind folgende Aspekte zu berücksichtigen:
- Kollaboration und Koordination zwischen den internen Geschäftseinheiten und dem Shared-Service-Center.
- Einbeziehung der Mitarbeiter bei der Gestaltung und Implementierung von Prozessen und Technologien.
- Auswahl und Bewertung von Technologiepartnern und Dienstleistern, die passende technologische Lösungen anbieten und umsetzen können.
Change Management und Kommunikation
Die Einführung eines Shared-Service-Centers stellt oftmals einen grundlegenden Wandel für dein Unternehmen dar. Daher sind professionelles Change Management und effektive Kommunikationsprozesse unerlässlich. Zu beachten sind hierbei:
- Change-Management-Strategie: Planung und Durchführung von Maßnahmen zur Bewältigung der organisatorischen Veränderungen, einschließlich Schulungen, Mitarbeiterentwicklung und -motivation.
- Kommunikation: Regelmäßige Information und offener Dialog mit den betroffenen Mitarbeitern über Hintergründe der Unternehmensentscheidungen sowie Ziele und Erwartungen, um mögliche Ängste und Widerstände abzubauen.
- Feedback und Anpassung: Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess basierend auf Erfahrungen und Feedback der Mitarbeiter zur fortlaufenden Optimierung des Shared-Service-Centers.
Fazit: Shared-Service-Center – der Weg zu mehr Effizienz und Transparenz
Shared-Service-Center konsolidieren unterschiedliche unternehmensinterne Prozesse, ermöglichen Kosteneinsparungen und steigern die Servicequalität. Dieser Artikel hat Merkmale und Benefits von SSCs aufgezeigt, erfolgreiche Anwendungsbeispiele vorgestellt und Einblicke in künftige Entwicklungen gegeben.
Im Folgenden haben wir die wichtigsten Erkenntnisse noch einmal zusammengefasst:
- Vorteile: SSCs bieten Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerungen sowie standardisierte und transparente Prozesse.
- Beispiele: Unternehmen wie Siemens, IBM und Procter & Gamble haben bereits erfolgreiche Shared-Service-Center etabliert, die verschiedene Unternehmensbereiche durch hochwertige Dienstleistungen unterstützen.
- Trends: In 2024 kann die Effizienz und Qualität von SSCs durch Digitalisierung, Einsatz von KI und flexible Arbeitsmodelle weiter gesteigert werden.
Lasse dich von den erfolgreichen Beispielen und Trends inspirieren, um eventuell den Schritt in Richtung Zentralisierung und Standardisierung deiner internen Prozesse zu wagen, selbst ein SSC aufzubauen und damit eine effizientere und zukunftsfähige Organisation zu schaffen.
FAQ
Im Folgenden ist eine Auflistung von häufigen Fragen und den dazu gehörigen Antworten zu finden.
Was macht ein Shared-Service-Center?
Ein Shared-Service-Center bündelt zentrale Dienstleistungen für mehrere Geschäftsbereiche, um Kosten zu reduzieren und Prozesse zu standardisieren. Typische Funktionen sind Finanzen, IT, Personalwesen und Einkauf. Die Umsetzung fördert Effizienz und schafft betriebsübergreifende Synergien.
Was sind die Best Practices für den Aufbau eines Shared-Service-Centers?
Best Practices für den Aufbau eines Shared-Service-Centers umfassen das Festlegen klarer Ziele, die Standardisierung von Prozessen, den gezielten Einsatz von Technologien, die Entwicklung von Kompetenzen und das Fördern von offener Kommunikation. Dadurch werden Synergien, Kosteneffizienz und Skalierbarkeit erreicht.
Wie unterscheidet sich ein Shared-Service-Center von einer internen Serviceabteilung?
Ein Shared-Service-Center (SSC) konsolidiert gleichartige Unternehmensprozesse verschiedener Abteilungen oder Firmen, um Kosten und Ressourcen zu optimieren, während eine interne Serviceabteilung lediglich spezielle Aufgaben für einen einzelnen Bereich erbringt.
Was sind die Hauptbereiche, die von einem Shared-Service-Center abgedeckt werden?
Hauptbereiche von Shared-Service-Centern sind Finanzen und Buchhaltung, IT-Unterstützung, Personalwesen und Kundenservice. Vereinfacht gesagt, helfen sie, Kosten zu reduzieren und Prozesse zu zentralisieren.
Wie beeinflusst ein Shared-Service-Center die Kostenstrukturen innerhalb eines Unternehmens?
Ein Shared-Service-Center (SSC) beeinflusst Kostenstrukturen innerhalb eines Unternehmens, indem es Dienstleistungen bündelt und Skaleneffekte schafft. Durch Zentralisierung und Standardisierung sinken Fixkosten und Aufwand. So optimierst du Prozesse und steigerst die Wirtschaftlichkeit.
Welche Rolle spielt die Technologie in einem Shared-Service-Center?
In einem Shared-Service-Center ist Technologie entscheidend für die Automatisierung, Effizienzsteigerung und Kostensenkung. Sie ermöglicht die Integration von Prozessen und Daten für reibungslose Abläufe. Moderne Tools wie KI und Cloud-Computing unterstützen die kontinuierliche Optimierung.
Wie sind Shared-Service-Center bezüglich Daten- und Informationsmanagement organisiert?
Shared-Service-Center organisieren Daten- und Informationsmanagement durch zentrale standardisierte Prozesse, Systeme und Richtlinien. So profitieren Unternehmen von Kosteneinsparungen und erhöhter Effizienz. Eine wichtige Rolle spielen hierbei Technologien wie Datenbanken, Business Intelligence und Analytics.
Können auch kleine und mittlere Unternehmen von einem Shared-Service-Center profitieren?
Kleine und mittlere Unternehmen profitieren definitiv von Shared-Service-Centern, da sie Kosteneinsparungen durch Skaleneffekte und Prozessoptimierung ermöglichen. Für den erfolgreichen Einsatz sind eine gründliche Analyse und Anpassung an die individuellen Bedürfnisse wichtig.
Was sind mögliche Herausforderungen bei der Einführung eines Shared-Service-Centers?
Mögliche Herausforderungen bei der Einführung eines Shared-Service-Centers sind: Kommunikationsprobleme, Koordination zwischen Abteilungen und Standorten, sowie Datenschutz- und IT-Sicherheitsfragen. Um diese zu bewältigen, solltest du Prozesse etablieren, die Flexibilität und eine gute Zusammenarbeit gewährleisten.
In welchen Fällen ist es sinnvoll, ein Shared-Service-Center ins Ausland zu verlagern?
Ein Shared-Service-Center ins Ausland zu verlagern, ist sinnvoll, um Kosten einzusparen, qualifiziertes Personal zu finden und von regulatorischen Vorteilen zu profitieren. Vergleiche Standorte hinsichtlich Lohnniveau, Fachkräfteverfügbarkeit und Gesetzeslage, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
Sind Shared-Service-Center eher für spezielle Branchen oder sind sie branchenübergreifend nutzbar?
Shared-Service-Center sind branchenübergreifend nutzbar, da sie administrative Aufgaben bündeln und effektivere Prozesse ermöglichen. Sie unterstützen Unternehmen verschiedener Größen und Branchen. Profitiere von Kostensenkungen, Bündelung von Know-how und Ressourceneffizienz durch Shared-Service-Center.
Ekaterina Broska
Katerina Broska ist Redakteurin bei acquisa und verbindet ihre Zuneigung zu kreativen Texten mit zuverlässiger Recherche. Derzeit studiert sie Sprach- und Textwissenschaften mit Schwerpunkt in der neuen deutschen Literatur an der Universität Passau. Neben E-Commerce interessiert sie sich für die großen Klassiker der Weltliteratur.
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