Sonderurlaub: In welchen Situationen du Anspruch hast, wie lange er dauern darf

Eine Geburt, eine Beerdigung oder wichtige Gerichtstermine lassen sich häufig schwer planen. Aber man möchte als viel beschäftigter Arbeitnehmer selbstverständlich dabei sein – auch, wenn der Jahresurlaub schon aufgebraucht ist. Wie ist das möglich?

Die Antwort lautet: Sonderurlaub. In diesem Beitrag beschäftigen wir uns ausführlich mit den Voraussetzungen, der Dauer und dem Antragsverfahren von Sonderurlaub. Du erfährst alles Wesentliche zum Thema, sodass du künftig besser mit Ausnahmesituationen im Berufsalltag umgehen kannst:

• Eine Analyse der gesetzlichen Vorgaben und tariflichen Vereinbarungen
• Eine übersichtliche Zusammenstellung möglicher Anlässe für Sonderurlaub
• Praktische Tipps für erfolgreiche Antragsverfahren und die Kommunikation mit dem Arbeitgeber

Legen wir los!

Was ist Sonderurlaub?

Sonderurlaub ist eine bezahlte Freistellung von der Arbeit aus besonderen Gründen, z. B. bei Hochzeit, Geburt eines Kindes oder Todesfall in der Familie. Die Dauer und Anlässe sind oft im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag geregelt.

Sonderurlaub: Anspruch und Voraussetzungen

Sonderurlaub ermöglicht Arbeitnehmern in bestimmten Situationen, zusätzliche Freistellungen zu den regulären Urlaubstagen zu erhalten. Im deutschen Arbeitsrecht stellt Sonderurlaub eine Ausnahme von der Regel "Ohne Arbeit kein Lohn" dar. Die Fortzahlung des Entgelts bleibt durch die Anwendung des § 616 BGB bestehen.

Gesetzliche Regelungen und Rahmenbedingungen

Die gesetzliche Basis für Sonderurlaub bildet der § 616 BGB. Dieser Abschnitt im Bürgerlichen Gesetzbuch garantiert den Vergütungsanspruch von Arbeitnehmern, wenn sie "für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit durch einen in ihrer Person liegenden Grund ohne ihr Verschulden an der Arbeitsleistung verhindert sind".

Ergänzende Regelungen finden sich in Gesetzen wie dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG), dem Bundesurlaubsgesetz (BurlG) und der Sonderurlaubsverordnung (SUrlV), die einzelne Freistellungsansprüche regelt.

Arbeits- und Tarifverträge als Grundlage

Da der § 616 BGB abdingbar ist, können Arbeits- oder Tarifverträge die gesetzlichen Regelungen zum Sonderurlaub verändern oder sogar ausschließen. Dabei ist zu beachten, dass eine Abweichung vom Gesetz nur wirksam ist, wenn sie in einer individuellen Vereinbarung, einer Betriebsvereinbarung oder einem Tarifvertrag vorgenommen wird.

Ein vollständiger Ausschluss von § 616 BGB in einem Formulararbeitsvertrag kann unwirksam sein. Vertragliche Regelungen haben jedoch Vorrang vor der allgemeinen gesetzlichen Regelung des § 616 BGB, wenn sie bestehen.

Vereinbarungen und Ausnahmen

Im Einzelfall können bestimmte Ausnahmen gelten, sofern sie im Arbeitsvertrag, Betriebs- oder Tarifvertrag festgelegt sind. Mögliche Ausnahmen im Zusammenhang mit Sonderurlaub können beispielsweise folgende Aspekte betreffen:

• Erweiterung oder Einschränkung der Anspruchsgrundlagen
• Außerkraftsetzen der Arbeitspflicht für bestimmte Situationen
• Differenzierung der Dauer der Freistellung
• Gewährung von bezahltem oder unbezahltem Sonderurlaub

Ausnahmen und individuelle Vereinbarungen können sich auf unterschiedliche Lebensbereiche beziehen, etwa Arbeitszeit, Beschäftigte, Arbeitgeber, Tätigkeit oder Dauer des Sonderurlaubs. Die Regelungen variieren somit je nach gesetzlichen Grundlagen und individuellen Absprachen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Anlässe für Sonderurlaub im Überblick

In diesem Kapitel erläutern wir die verschiedenen Anlässe, die einen Anspruch auf Sonderurlaub rechtfertigen können.

Familienereignisse: Hochzeit, Geburt und Beerdigungen

Zu den häufigsten Gründen für Sonderurlaub zählen Familienereignisse und persönliche Unglücksfälle. Folgende familiäre Ereignisse begründen einen Anspruch:

• Eigene Hochzeit oder Eintragung einer Lebenspartnerschaft
• Hochzeit eines Kindes, Wiederverheiratung eines Elternteils oder Goldene Hochzeit der Eltern
• Geburt des eigenen Kindes (Niederkunft der Ehegattin oder Lebenspartnerin)
• Beerdigung eines engen Familienangehörigen im Familienkreis

Wer gilt als "enger Familienangehöriger"?

Als enger Familienangehöriger gelten in der Regel Personen, zu denen eine besonders nahe familiäre Beziehung besteht. Die genaue Definition kann je nach Kontext (z. B. Arbeitsrecht, Sozialrecht oder Versicherung) variieren, umfasst aber typischerweise folgende Personen:

Kernfamilie

• Ehepartner oder eingetragene Lebenspartner

• Kinder (leibliche Kinder, Adoptivkinder, Pflege- und Stiefkinder)

• Eltern (leibliche, Adoptiv- und Stiefeltern)

Weitere nahe Verwandte

• Geschwister

• Großeltern

• Enkelkinder

Erweiterte Angehörige (je nach Situation)

• Schwiegereltern

• Schwiegerkinder

• Schwager und Schwägerin

Die genaue Auslegung hängt oft vom jeweiligen rechtlichen oder institutionellen Zusammenhang ab. Beispielsweise kann im Pflegezeitgesetz oder im Trauerfall eine spezifische Definition gelten.

Umzug, Gerichts- und Behördentermine

Des Weiteren gibt es Anlässe, die einen Anspruch auf eine Arbeitsbefreiung im Rahmen von Sonderurlaub begründen, etwa einen Umzug, Gerichts- und Behördentermine:

• Ein betriebsbedingter Umzug nach § 616 BGB rechtfertigt Sonderurlaub. Hierbei sind Wegezeiten zur Wohnungssuche und für Behördengänge zu berücksichtigen.
• Gerichtstermine und Behördengänge, die im dienstlichen Interesse oder zur Wahrung unmittelbarer persönlicher Rechte stattfinden.

Arztbesuche und ambulante Untersuchungen

Für Arztbesuche und ambulante Untersuchungen gelten gesonderte Regelungen:

• Dringende Beschwerden und notwendige unmittelbare ärztliche Versorgung berechtigen zur Arbeitsbefreiung nach § 616 BGB.
• Eine Arbeitsverhinderung aufgrund unverschuldeter Ereignisse – wie etwa einem Unfall – kann ebenfalls einen Anspruch auf Sonderurlaub begründen.

Erkrankung und Pflege von Familienangehörigen

Wird die Pflege eines erkrankten Angehörigen erforderlich, sind folgende Voraussetzungen zu beachten:

• Sonderurlaub nach § 616 BGB kann gewährt werden, wenn eine Verhinderung an der Arbeitsleistung unverschuldet ist und der Arbeitnehmer selbst die Pflege übernimmt.
• Die Pflege von nahen Verwandten kann ebenfalls zu einer Arbeitsverhinderung führen.

Erkrankung der Kinder und Betreuungsbedarf

Bei der Erkrankung von Kindern sind spezielle Regelungen für Sonderurlaub zu beachten:

• § 45 SGB V regelt die bezahlte Freistellung zur Betreuung erkrankter Kinder unter 12 Jahren oder bei Kindern ohne altersmäßige Begrenzung, die behindert und auf Hilfe angewiesen sind.
• Beide berufstätige Elternteile können selbst entscheiden, wer die Pflege des Kindes übernimmt.
• § 616 BGB ist vorrangig vor § 45 SGB V anzuwenden.

Bundesarbeitsgericht: Sonderurlaub kann Erholungsurlaubsanspruch kürzen

Aufsehen erregte ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) zum Thema Sonderurlaub aus dem Jahre 2019.

Der Hintergrund: In einem Urteil aus dem Jahr 2014 (9 AZR 678/12) stellte das BAG fest, dass unbezahlter Sonderurlaub das Entstehen des gesetzlichen Urlaubsanspruchs nicht behindert. Der Arbeitgeber sei daher nicht berechtigt, den Urlaubsanspruch zeitlich zu kürzen. Maßgeblich für die Dauer des Urlaubsanspruchs sei – neben der Erfüllung der Wartezeit gemäß § 4 BUrlG – nicht die tatsächliche Erfüllung der Hauptpflichten aus dem Arbeitsvertrag, sondern allein der rechtliche Fortbestand des Arbeitsverhältnisses.

Diese Rechtsprechung revidierte das BAG dann 2019 ausdrücklich. Im Urteil vom 19. März 2019 (Az. 9 AZR 315/17) argumentierten die Richter, dass bei unbezahltem Sonderurlaub die Hauptleistungspflichten der Vertragsparteien vorübergehend ausgesetzt sind. Dadurch entfällt mangels Arbeitspflicht auch der Anspruch auf Erholungsurlaub. Grundlage der Entscheidung war die Klage einer Arbeitnehmerin, die für das Jahr 2014 – in dem sie durchgehend unbezahlten Sonderurlaub genommen hatte – vom Arbeitgeber den gesetzlichen Mindesturlaub von 20 Werktagen einforderte.

Dauer des Sonderurlaubs

Die Dauer des Sonderurlaubs hängt von unterschiedlichen Faktoren ab, etwa der jeweiligen Situation, den Regelungen im Unternehmen und den tariflichen Bestimmungen. Dieser Abschnitt verschafft dir einen Überblick über gesetzliche Vorgaben, tarifliche Vereinbarungen und individuelle Abmachungen, die die Dauer von Sonderurlaubstagen beeinflussen können.

Gesetzliche Regelungen und Richtwerte

Gesetzlich gibt es keine allgemeingültigen Vorgaben zur Dauer von Sonderurlaubszeiten. Dennoch spielen Wegezeiten und die gesamte Abwesenheitszeit eine Rolle bei der Berechnung des Arbeitsausfalls.

In der Regel sind Sonderurlaubstage zeitlich begrenzt, um den Interessen sowohl des Arbeitgebers als auch des Arbeitnehmers gerecht zu werden. Grundsätzlich sollte die Dauer des Sonderurlaubs möglichst kurz ausfallen, um unzumutbare Beeinträchtigungen für das Unternehmen zu verhindern.

Vereinbarungen in Arbeits- und Tarifverträgen

In Arbeits- und Tarifverträgen können Regelungen zur Dauer und zu den Anlässen von Sonderurlaubstagen getroffen werden. Ein Beispiel hierfür ist der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Nach § 28 und § 29 sind in bestimmten Situationen festgelegte Anzahlen von Sonderurlaubstagen vorgesehen:

• Geburt des Kindes: ein Arbeitstag
• Tod eines nahen Verwandten: zwei Arbeitstage
• Umzug aus betrieblichen Ursachen: ein Arbeitstag
• 25- oder 40-jähriges Arbeitsjubiläum: ein Arbeitstag
• Schwere Erkrankung von Angehörigen: bis zu vier Arbeitstage pro Kalenderjahr

Zu beachten ist, dass tarifliche Regelungen je nach Branche und Tarifvertrag variieren. Ein genauer Blick in den jeweiligen Tarifvertrag klärt die geltenden Bestimmungen zur Dauer von Sonderurlaubstagen.

Fallbeispiele und individuelle Vereinbarungen

Zusätzlich zu tariflichen Regelungen können individuelle Vereinbarungen im Arbeitsvertrag oder auf betrieblicher Ebene getroffen werden, die sich auf die Dauer des Sonderurlaubs auswirken. Solche Absprachen müssen jedoch in Einklang mit den gesetzlichen oder tariflichen Rahmenbedingungen stehen und beiden beteiligten Parteien – Arbeitgeber und Arbeitnehmer – entgegenkommen:

• In bestimmten Fällen kann ein Arbeitgeber zusätzliche Sonderurlaubstage gewähren, etwa bei ehrenamtlichen Tätigkeiten.
• Arbeitnehmer können nach Rücksprache mit dem Arbeitgeber und gegen Vorlage eines Nachweises (z. B. ärztliches Attest) in speziellen Situationen weitere Sonderurlaubstage erhalten, z. B. bei der Pflege eines erkrankten Familienmitglieds.

Bezahlter oder unbezahlter Sonderurlaub?

Die Frage, ob Sonderurlaub bezahlt wird oder nicht, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Im Folgenden erhältst du einen Überblick über die unterschiedlichen Regelungen und ihre Anwendung.

Gesetzliche Rahmenbedingungen und Ausnahmen

Sonderurlaub geht grundsätzlich mit einer Fortzahlung des Entgelts einher. Laut § 616 BGB bleibt der Vergütungsanspruch von Arbeitnehmern bestehen, wenn sie "für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit durch einen in ihrer Person liegenden Grund ohne ihr Verschulden an der Arbeitsleistung verhindert sind". Dies bedeutet, dass in solchen Fällen das Entgelt trotz Sonderurlaubsfortzahlung gewährt wird.

Allerdings gibt es auch gesetzliche Ausnahmen: Gemäß § 45 SGB V haben Arbeitnehmer in bestimmten Situationen, etwa bei Erkrankung und Pflege von Familienangehörigen, einen Anspruch auf Krankengeld und eine unbezahlte Freistellung für die Dauer des Krankengeldanspruchs.

Im Fokus: Das Recht auf Pflegezeit

Die Pflegezeit ist eine gesetzlich geregelte Möglichkeit für Beschäftigte in Deutschland, vorübergehend von der Arbeit freigestellt zu werden, um nahen Angehörigen in einer akut pflegebedürftigen Situation beizustehen oder diese zu pflegen. Sie wird durch das Pflegezeitgesetz (PflegeZG) geregelt und bietet verschiedene Modelle:

Kurzzeitige Arbeitsverhinderung

• Bis zu 10 Arbeitstage können Beschäftigte von der Arbeit freigestellt werden, um eine akut pflegebedürftige Situation eines Angehörigen zu organisieren.

• In dieser Zeit besteht Anspruch auf das Pflegeunterstützungsgeld als Lohnersatzleistung.

Pflegezeit (bis zu 6 Monate)

• Beschäftigte können sich für die häusliche Pflege eines nahen Angehörigen bis zu 6 Monate ganz oder teilweise freistellen lassen.

• Während dieser Zeit besteht kein Anspruch auf Gehalt, aber die Beschäftigung bleibt geschützt.

• Eine Kombination mit finanzieller Unterstützung durch ein zinsloses Darlehen des Bundesamts für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben ist möglich.

Besonderheiten

• Die Pflegezeit kann nur in Unternehmen mit mehr als 15 Beschäftigten beantragt werden.

• Es müssen nahe Angehörige betroffen sein, z. B. Eltern, Kinder, Ehepartner oder Geschwister.

Die Pflegezeit bietet eine wichtige Unterstützung, um die Vereinbarkeit von Pflege und Beruf zu erleichtern.

Arbeits- und tarifvertragliche Regelungen

Arbeitsverträge und Tarifverträge können über die gesetzlichen Bestimmungen hinaus zusätzliche Regelungen zur Bezahlung von Sonderurlaub enthalten. Daher liegt es im Ermessen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer, bezahlten oder unbezahlten Sonderurlaub im Einzelfall oder generell vertraglich zu vereinbaren. Um über die geltenden Regelungen zur Entgeltfortzahlung informiert zu sein, empfiehlt es sich, entsprechende Verträge gründlich zu prüfen.

Vereinbarungen und Einzelfälle

In einigen Fällen lässt sich die Bezahlung von Sonderurlaub auch individuell zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer abstimmen. Dabei ist es wichtig, die Kommunikation offen zu gestalten und eventuelle Vereinbarungen schriftlich festzuhalten. Zu den Situationen, in denen bezahlter oder unbezahlter Sonderurlaub vereinbart werden kann, zählen:

• Umzug
• Gerichts- und Behördentermine
• Arztbesuche und ambulante Untersuchungen
• Betreuungsbedarf bei Erkrankung der Kinder

Das Verständnis des Arbeitgebers für persönliche Situationen und die Flexibilität des Arbeitnehmers bezüglich der Rückkehr zur Arbeit nach dem Sonderurlaub spielen hierbei eine wichtige Rolle. Vergiss nicht, dass die Bereitschaft, auf individueller Ebene Kompromisse einzugehen, oftmals zu einer zufriedenstellenderen Lösung für beide Seiten führt.

Sonderurlaub beantragen und vereinbaren

Sonderurlaub kann in bestimmten Lebenslagen beantragt und vereinbart werden. Bevor wir uns jedoch mit den Antragsverfahren und Fristen beschäftigen, möchten wir die arbeitsvertraglichen Regelungen und die Rolle des Arbeitgebers im Zusammenhang mit Sonderurlaub erläutern.

Arbeitsvertragliche Regelungen und Rolle des Arbeitgebers

§ 616 BGB dient als gesetzliche Grundlage für Sonderurlaub. Arbeitnehmer können in bestimmten Fällen einen Anspruch darauf geltend machen. Allerdings können diese Regelungen durch Arbeits- oder Tarifverträge modifiziert oder sogar ausgeschlossen werden. Beachte jedoch, dass eine Klausel in einem Formulararbeitsvertrag, die den § 616 BGB vollständig ausschließt, unwirksam sein kann.

Wenn es im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung eine Regelung zum Sonderurlaub gibt, hat diese Vorrang vor der allgemeinen gesetzlichen Regelung des § 616 BGB. Daher sollten Beschäftigte in solchen Fällen ihre Verträge und eventuell geltende Tarifverträge genau prüfen, um herauszufinden, welche Bestimmungen für ihren Sonderurlaub gelten und wie sie diesen vereinbaren können.

Antragsverfahren und Fristen

Bei der Beantragung von Sonderurlaub ist es wichtig, Fristen und bestimmte Verfahren einzuhalten. Hier einige hilfreiche Tipps:

• Antragstellung: Reiche den Antrag schriftlich bei deinem Arbeitgeber ein und formuliere eine klare Begründung. Erläutere, warum du Sonderurlaub benötigst, und untermauere deine Gründe mit entsprechenden Dokumenten (zum Beispiel Einladung zur Hochzeit, Todesbescheinigung usw.).
• Fristen: Berücksichtige eventuelle Fristen für die Antragstellung, die im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in der Betriebsvereinbarung festgelegt sein könnten. Sind keine Fristen angegeben, solltest du den Antrag so früh wie möglich einreichen, um deinem Arbeitgeber genügend Zeit für die Prüfung und Zustimmung zu geben.

Kommunikation mit dem Arbeitgeber

Die Kommunikation zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber ist entscheidend, um Missverständnisse bei der Beantragung und Vereinbarung von Sonderurlaub zu vermeiden und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Hier einige Tipps für eine erfolgreiche Kommunikation:

1. Informiere deinen Arbeitgeber frühzeitig über deinen Wunsch, Sonderurlaub zu nehmen.
2. Gehe offen und konstruktiv auf die Gründe für deinen Sonderurlaub ein.
3. Lege belegende Dokumente vor, die den Anlass für den Sonderurlaub bestätigen (zum Beispiel Einladungen oder amtliche Bescheinigungen).
4. Zeige Flexibilität und Kooperationsbereitschaft bei der Vereinbarung einer angemessenen Urlaubsdauer.

Die Beantragung und Vereinbarung von Sonderurlaub kann herausfordernd sein, doch mit guter Kommunikation und den passenden Dokumenten lässt sich dieses Ziel gemeinsam mit dem Arbeitgeber erfolgreich erreichen.

Fazit

Der Sonderurlaub ermöglicht Arbeitnehmern, unter besonderen Umständen zusätzliche freie Tage zu erhalten. Hierbei sind gesetzliche Regelungen wie insbesondere der § 616 BGB, tarifliche und betriebliche Vereinbarungen sowie eine offene Kommunikation mit dem Arbeitgeber von Bedeutung.

Im Folgenden fassen wir die wichtigsten Punkte aus diesem Artikel zusammen:

• Grundlagen: Der Sonderurlaub findet seine gesetzliche Basis im § 616 BGB, kann jedoch durch individuelle Arbeits- oder Tarifverträge erweitert oder angepasst werden.
• Anlässe: Sonderurlaub kann aufgrund verschiedener persönlicher oder beruflicher Ereignisse gewährt werden.
• Dauer: Die Länge des Sonderurlaubs hängt von der jeweiligen Situation sowie den Regelungen im Unternehmen oder Tarifvertrag ab.

FAQ

Folgend eine Liste mit Antworten auf häufig gestellte Fragen.

Für welche Fälle gibt es Sonderurlaub?

Sonderurlaub ist für Fälle wie Hochzeit, Geburt eines Kindes, Umzug, Todesfälle in der Familie oder Arzttermine möglich. Erleichterung bringt dabei klare Kommunikation mit dem Arbeitgeber. Rechtzeitige Planung sorgt für einen stressfreien Ablauf.

Was ist ein wichtiger Grund für Sonderurlaub?

Ein wichtiger Grund für Sonderurlaub ist ein unvorhergesehenes Ereignis, etwa die Geburt eines Kindes oder ein Todesfall in der Familie. In solchen Situationen gewähren Arbeitgeber meist zusätzliche freie Tage. So kannst du dich auf persönliche Belange konzentrieren und deine Angelegenheiten regeln.

Wann muss mein Arbeitgeber mir freigeben?

Wann dein Arbeitgeber dir freigeben muss, hängt vom Arbeitsvertrag, gesetzlichen Regelungen oder tariflichen Vereinbarungen ab. Üblicherweise bekommst du Urlaub und Freistellung bei besonderen Anlässen wie Hochzeit oder Geburt. Kommuniziere rechtzeitig deine Wünsche, um die Freigabe zu klären.

Wie viele Tage Sonderurlaub gibt es bei einem Todesfall in der Familie?

Bei einem Todesfall in der Familie stehen dir in der Regel 1 bis 2 Tage Sonderurlaub zu. Die genaue Anzahl variiert je nach Arbeitgeber und Arbeitsvertrag. Für nähere Informationen solltest du deinen Arbeitsvertrag prüfen oder beim Personalbüro nachfragen.

Wie beantragt man Sonderurlaub beim Arbeitgeber?

Sonderurlaub beantragst du beim Arbeitgeber am besten schriftlich. Nenne den Grund, die gewünschte Dauer und das Datum. Stelle den Antrag rechtzeitig, um eine zügige Klärung zu ermöglichen.

Thomas Sesli

Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.