Zu viele Köche verderben den Brei – dieser bekannte Ausspruch spielt auch beim Stakeholder-Management eine zentrale Rolle. Die Herausforderung für Unternehmen besteht darin, die unterschiedlichen Interessen sämtlicher Beteiligter zu berücksichtigen und in Einklang zu bringen. Fällt dir das schwer? Dann bist du hier genau richtig!
In diesem Artikel erhältst du praxisnahe und detaillierte Informationen rund um das Stakeholder-Management. Du wirst dabei:
- Die Bedeutung von Stakeholder-Management in Projekten besser begreifen.
- Lernen, wie du effektive Kommunikationsstrategien, Priorisierungstechniken und Konfliktlösungsansätze nutzen kannst.
- Nützliche Tipps und Beispiele zur Entwicklung der Fähigkeiten und Qualifikationen erhalten, die für erfolgreiches Stakeholder-Management unerlässlich sind.
Legen wir los!
Was ist Stakeholder-Management?
Stakeholder-Management ist der Prozess, bei dem Interessengruppen eines Projekts identifiziert, analysiert und betreut werden. Die Einflussmöglichkeiten der Stakeholdergruppen müssen in Unternehmen beachtet werden, um Erwartungen gerecht zu werden und um Projektziele zu erreichen.
Stakeholder-Management: Grundlagen
Das Stakeholder-Management zielt darauf ab, die Bedürfnisse wichtiger Interessengruppen zu ermitteln, zu kategorisieren und bei der Projektplanung und -durchführung zu berücksichtigen. Die Berücksichtigung der Anliegen der Stakeholder hilft, möglichen Gefahren für das Projekt vorzubeugen.
Die Bedeutung von Stakeholder-Management
Der Begriff "Stakeholder" bezieht sich auf verschiedene Personengruppen, die von einem Projekt oder Vorgang betroffen sind und daher ein Interesse am Projektverlauf haben. Dieses Interesse kann indessen sehr unterschiedlich gelagert sein, was das Stakeholder-Management unerlässlich macht.
Mögliche Stakeholder umfassen zum Beispiel
- Auftraggeber,
- Lieferanten,
- direkte Kunden,
- Shareholder,
- Partner,
- Gesellschafter,
- Geschäftsführer,
- Fachabteilungen (wie IT-Abteilungen),
- Presse- und Medienvertreter sowie
- Anwohner oder Politiker.
Stakeholder-Management als Erfolgsfaktor
Ein effektives Stakeholder-Management konzentriert sich vor allem auf sogenannte Key-Stakeholder. Dabei handelt es sich um Personen, die direkten Einfluss auf den Projektverlauf haben, beispielsweise Projektsponsoren, Investoren, Kunden und Nutzer des im Projekt entwickelten Produkts. Ein durchdachtes und gut umgesetztes Stakeholder-Management stellt den positiven Einfluss dieser Stakeholder auf das Projekt sicher.
Daher ist Stakeholder-Management für jedes Projekt ein entscheidender Erfolgsfaktor. Es ermöglicht die Abstimmung der Projektziele und -inhalte mit den unterschiedlichen Interessen der Projektbeteiligten. Infolgedessen steigt die Akzeptanz und Unterstützung durch das Management sowie alle weiteren beteiligten oder betroffenen Interessengruppen, was den Projekterfolg fördert.
Prozess des Stakeholder-Managements
Der Prozess des Stakeholder-Managements stellt einen fortlaufenden Zyklus dar, der während der gesamten Projektlaufzeit abläuft. Er besteht aus den vier Hauptkomponenten Identifikation, Analyse, Steuerung und Überwachung.
Identifikation der Stakeholder
Der Auftakt des Prozesses ist die Stakeholderidentifikation. In diesem Schritt geht es darum, sämtliche relevanten Stakeholder zu ermitteln und eine Stakeholderliste zu erstellen.
Dabei handelt es sich um alle Personen oder Gruppen, die vom Projekt betroffen sind oder Einfluss darauf ausüben können. Bei der Identifizierung sollte auf die Interessen und Bedürfnisse der verschiedenen Stakeholdergruppen geachtet werden.
Helfen kann hierbei auch das Stakeholder-Mapping:
Stakeholderanalyse
Im nächsten Schritt, der Stakeholderanalyse, steht die Untersuchung der Einstellung der einzelnen Stakeholder zum Projekt im Fokus. Hierbei werden deren Erwartungen an das Ergebnis sowie mögliche Probleme oder Bedenken eruiert, um gezielt darauf eingehen zu können.
Anschließend erfolgt die Kategorisierung der Stakeholder, wobei es von Bedeutung ist, die wichtigsten Personen und Interessengruppen herauszustellen und ihre Unterstützung oder Ablehnung des Projekts zu erfassen.
Strategieentwicklung
Der dritte Schritt des Prozesses befasst sich mit der Entwicklung einer konkreten Strategie für das Stakeholder-Management. Auf Grundlage der zuvor durchgeführten Stakeholderanalyse lassen sich zielgerichtete Maßnahmen und Kommunikationsansätze konzipieren, die darauf abzielen, die verschiedenen Interessen und Bedürfnisse der Stakeholder optimal zu berücksichtigen und potenzielle Konflikte frühzeitig zu lösen.
Maßnahmenumsetzung und Monitoring
Der abschließende Schritt im Prozess des Stakeholder-Managements umfasst die Implementierung der entwickelten Maßnahmen sowie die fortwährende Überwachung und Anpassung der Strategien.
Dazu zählen beispielsweise:
- die Kommunikation mit den Stakeholdern
- die Berücksichtigung ihrer Interessen und Bedürfnisse im Verlauf des Projekts
- die Identifikation und Lösung von Konflikten
- die regelmäßige Aktualisierung der Stakeholderliste und -analyse
Ziele des Stakeholder-Managements
Im Rahmen des Stakeholder-Managements werden verschiedene Ziele verfolgt, die für den Projekterfolg maßgeblich sind. Der Fokus liegt dabei auf der optimalen Unterstützung der Projektziele und der Reduzierung potenzieller Probleme und Widerstände.
Frühzeitige Identifikation von Problemen und Widerständen
Ein grundlegendes Ziel des Stakeholder-Managements besteht in der frühzeitigen Erkennung möglicher Probleme, zum Beispiel Widerständen von Stakeholdern, oder der Identifikation von Interessenkonflikten. Durch eine effiziente Analyse der unterschiedlichen Interessen und des Einflusses der Beteiligten lassen sich präventive Maßnahmen ergreifen und potenziellen Konflikten entgegensteuern.
Steigerung der Projekteffizienz
Im Stakeholder-Management ist die effiziente Gestaltung der Projekte in Bezug auf Zeit, Kosten und Ressourcen ein wichtiges Anliegen. Mithilfe eines kontinuierlichen Monitorings und einer aktiven Kommunikation wird sichergestellt, dass Projektprozesse reibungslos und zielorientiert durchgeführt werden.
Lesetipp
Als Teil des Projekt-Management ist die Projektsteuerung maßgeblich daran beteiligt, dass die Ziele erreicht und die Qualität gewährleistet ist. Wie du ein Projekt im Detail steuerst, liest du hier: Projektsteuerung: Definition, Aufgaben und Erfolgsfaktoren für zielgerichtete Projektprozesse
Zufriedenstellung von Kunden und Auftraggebern
Die Erfüllung der Bedürfnisse und Erwartungen von Kunden respektive Auftraggebern zählt zu den prioritären Aufgaben im Stakeholder-Management. Da sie zu den bedeutendsten Stakeholdern gehören, wird besonderes Augenmerk darauf gelegt, ihre Anforderungen und Wünsche zu verstehen und diese in den Projektergebnissen umzusetzen.
Antizipation und Reaktion auf Interessen und Motive
Für den nachhaltigen Projekterfolg ist es unerlässlich, Interessen, Motive sowie mögliche Reaktionen der Projektbeteiligten vorauszusehen. Das Stakeholder-Management ermöglicht es, alle Bedürfnisse in angemessener Weise zu berücksichtigen und frühzeitig auf mögliche Anforderungen zu reagieren.
Sicherung von Unterstützung und Kooperation
Zu den wesentlichen Zielen des Stakeholder-Managements zählt auch die Gewährleistung der Unterstützung aller involvierten Stakeholder. Dementsprechend wird großer Wert darauf gelegt, die unterschiedlichen Ziele und Motivationen in den Projekten zu integrieren und eine enge Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten zu fördern.
Methoden im Stakeholder-Management
Kommunikationsstrategien
Die Wahl einer angemessenen Kommunikationsstrategie spielt eine zentrale Rolle im Stakeholder-Management. Dabei gilt es, auf die individuellen Bedürfnisse der jeweiligen Stakeholdergruppen einzugehen:
- Verständnis und Empathie: Die Kommunikation sollte zu jedem Zeitpunkt transparent und offen sein.
- Aktive Einbindung der Stakeholder, zum Beispiel durch Mitspracherecht oder regelmäßige Status-Meetings.
- Informationsversorgung für Stakeholder mit geringem Einfluss durch regelmäßige Updates und Berichte, beispielsweise in Form von Newslettern oder Projektberichten.
- Projektsponsor und Abteilungsleitung sollten die Entwicklungen im Auge behalten und die Stakeholder analysieren, um bei Bedarf schnell auf veränderte Interessen reagieren zu können.
- Authentizität und Offenheit schaffen Vertrauen, auch bei Fehlern. Sie ermöglichen eine solide Basis für gemeinsame Entscheidungsprozesse und -findung.
Konfliktlösungsansätze
Während des Projektverlaufs treten häufig Konflikte innerhalb der beteiligten Stakeholdergruppen auf, die auf effektive Weise gelöst werden sollten:
- Eine offene und ehrliche Kommunikation ermöglicht das Adressieren von zugrundeliegenden Ursachen und Bedenken.
- Empathie und Menschenkenntnis sind hilfreich, um die Bedürfnisse und Perspektiven involvierter Stakeholder zu erkennen und auf sie einzugehen.
- Verhandlungsgeschick und Organisationstalent sind gefragt, um Lösungsansätze zu erarbeiten und umzusetzen.
Skills und Qualifikationen für erfolgreiches Stakeholder-Management
Widerstand aus den Reihen der Stakeholder kann sich unmittelbar auf den Projekterfolg auswirken. Deshalb ist es besonders wichtig, auf sorgfältiges Stakeholder-Management zu achten, insbesondere wenn viele Stakeholder betroffen sind und Einfluss auf das Projekt nehmen können.
Im Folgenden werden die wesentlichen Skills und Qualifikationen vorgestellt, die benötigt werden, um im Stakeholder-Management erfolgreich zu sein:
Einfühlungsvermögen und Menschenkenntnis
Vertrauensaufbau während des gesamten Projektverlaufs erhöht die Motivation der Stakeholder und unterstützt das Projektergebnis. Um dies zu erreichen, sind gutes Einfühlungsvermögen und Menschenkenntnis erforderlich.
Diese Fähigkeiten ermöglichen es, die Bedürfnisse, Wünsche und Bedenken der am Projekt beteiligten Personen besser zu verstehen und darauf einzugehen. Auch für Einschätzungen der Einflussmöglichkeiten der verschiedenen Stakeholder sind Einfühlungsvermögen und Menschenkenntnis unerlässlich.
Kommunikationsstärke
Die Kommunikationsstrategie ist entscheidend für ein erfolgreiches Stakeholder-Management. Mit einer ausgeprägten Kommunikationsfähigkeit lässt sich ein offener Dialog mit Stakeholdern führen, um deren Wünsche oder Bedenken kontinuierlich zu berücksichtigen.
Dies kann durch regelmäßige Status-Meetings oder Umfragen erfolgen. Es ist wichtig, auch Stakeholder mit geringem Einfluss regelmäßig über den Projektstatus zu informieren, beispielsweise durch:
- Newsletter
- Statusmitteilungen
- Projektberichte
Authentizität und Offenheit bei Fehlern tragen dazu bei, wichtige Stakeholder einzubeziehen und das weitere Vorgehen gemeinsam zu besprechen.
Lesetipp
Wie du erfolgreich einen überzeugenden Projektbericht erstellst, lernst du hier: Projektbericht: Warum er so wichtig ist und wie du ihn so erstellst, dass er ein voller Erfolg wird
Verhandlungsgeschick
Da verschiedene Stakeholder mit unterschiedlichen Interessen und Prioritäten am Projekt beteiligt sind, sind Meinungsverschiedenheiten oder Konflikte kaum zu vermeiden. Verhandlungsgeschick ist daher unerlässlich, um Kompromisse zu finden und die Zusammenarbeit aller Beteiligten zu fördern. Ein talentierter Verhandler unterstützt den Projektverlauf und schafft eine positivere Arbeitsatmosphäre für alle.
Organisationstalent und Systematik
Erfolgreiches Stakeholder-Management erfordert eine gewisse Organisation und Systematik in der Arbeit. Damit lässt sich der Überblick über alle anstehenden Maßnahmen bewahren, die Performance der Stakeholder verfolgen und das Projektziel im Blick behalten.
Eine strukturierte Herangehensweise erleichtert es, die Stakeholder-Management-Prozesse zu durchlaufen und jederzeit alle Stakeholder angemessen zu berücksichtigen.
Fazit
Ein erfolgreiches Stakeholder-Management ist unverzichtbar, um die Projektziele effektiv abzustimmen und die Interessen aller betroffenen und beteiligten Personen zu berücksichtigen. Durch eine effiziente Identifikation, Analyse, Steuerung und Überwachung von Stakeholdern wird der Projekterfolg gewährleistet und mögliche Spannungen vermieden.
Die wichtigsten Erkenntnisse dieses Artikels im Überblick:
- Prozess: Der Stakeholder-Management-Prozess umfasst die Identifikation, Analyse, Strategieentwicklung, Maßnahmenumsetzung und das Monitoring der Stakeholder.
- Methoden: Um ein erfolgreiches Stakeholder-Management zu gewährleisten, sind Kommunikationsstrategien, Priorisierungstechniken und Konfliktlösungsansätze unerlässlich.
- Skills: Empathie, Kommunikationsfähigkeit, Verhandlungsgeschick und Organisationstalent sind entscheidende Qualifikationen für effektives Stakeholder-Management.
Versuche, die hier aufgezeigten Erkenntnisse in deinem eigenen Projektkontext anzuwenden, um die Zusammenarbeit mit Stakeholdern zu optimieren. So schaffst du eine solide Grundlage, um gemeinsam und erfolgreich an den Projektzielen zu arbeiten.
FAQ
Nachfolgend sind die wichtigsten Fragen und Antworten zusammengefasst.
Wie geht Stakeholder-Management?
Stakeholder-Management bedeutet, Interessensgruppen eines Projekts einzubeziehen und deren Erwartungen auszubalancieren. Erstelle eine Stakeholder-Liste, identifiziere deren Bedürfnisse und kommuniziere regelmäßig.
Welche wichtigen Stakeholder gibt es in einem Unternehmen?
Wichtige Stakeholder in einem Unternehmen sind: Aktionäre, Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten, Partner. Jede Gruppe beeinflusst Erfolg und Strategie maßgeblich. Stärke Beziehungen durch Kommunikation, Einbindung und gemeinsame Zielsetzung.
Wie identifiziert man relevante Stakeholder?
Relevante Stakeholder identifizierst du, indem du Zielgruppen ermittelst, die von deinem Projekt betroffen sind. Analysiere deren Bedürfnisse, Interessen und Einfluss. Nutze Brainstorming, Stakeholder-Mapping und gezielte Kommunikation, um wichtige Akteure zu finden.
Wie entwickelt man effektive Kommunikationsstrategien für Stakeholder?
Kommunikationsstrategien für Stakeholder entwickelst du, indem du Ziele klar definierst, die Bedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder analysierst und passende Kommunikationskanäle wählst. Stelle offenen Dialog sicher und nutze Feedback, um deine Strategie fortlaufend zu verbessern.
Thomas Sesli
Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.
