Es ist doch immer das Gleiche: Ein Meer von E-Mails, Absprachen und Verschiebungen – die Terminfindung gleicht oft einer Odyssee und kann zu einer echten Herausforderung werden. Aber wir lassen dich mit diesem Problem nicht alleine! In diesem Artikel erhältst du konkrete Hilfestellungen und wir zeigen dir mit gezielten Tipps und Beispielen, wie du strukturierte Terminvorschläge verfasst, die zu einem schnellen Ergebnis führen. Erfahre zudem:
- weshalb der Betreff so wichtig ist und wie du ihn optimal gestaltest
- wie du wesentliche Informationen im E-Mail-Text klar und übersichtlich darstellst
- welche Tools und Technologien dir die Terminabstimmung erleichtern
Terminchaos adé! Lies weiter und erfahre, wie du professionelle Terminvorschläge souverän formulierst und dadurch Zeit sparst.
Welche Tipps gibt es für höfliche Terminvorschläge in einer E-Mail?
Eine E-Mail mit höflichen Terminvorschlägen sollte eine klare, prägnante Betreffzeile, eine persönliche Anrede, Terminvorschläge mit einer ausreichenden Vorlaufzeit, einen Hinweis auf deine Flexibilität bei der Terminfindung sowie einen Dank an den Empfänger beinhalten. So kommunizierst du verständlich und respektvoll.
Terminvorschläge formulieren: Grundlagen und Tipps
Ein klarer Betreff
Eine präzise Betreffzeile ist für eine effektive Kommunikation unerlässlich, insbesondere bei geschäftlichen E-Mails. Er vermittelt dem Empfänger direkt den Hauptzweck der Nachricht. Bei einem Terminvorschlag solltest du im Betreff diese Elemente berücksichtigen:
- Verwende das Wort "Terminvorschlag".
- Beziehe dich auf den Anlass, z. B. "Kundentermin".
- Nenne die beteiligten Unternehmen oder Personen.
Diese Informationen ermöglichen dem Empfänger, auf einen Blick zu sehen, warum du ihm schreibst und welches Ziel die E-Mail verfolgt.
Lesetipp
Je nach Art des Termins kann es sinnvoll sein, weitere Beteiligte per CC oder BCC in Kenntnis zu setzen. Wann du welche Funktion nutzen solltest, liest du hier: CC & BCC einfach erklärt: Unterschiede und Tipps für die richtige E-Mail-Nutzung
Terminbeschreibung
Im Text deiner E-Mail sollten alle relevanten Angaben zum vorgeschlagenen Termin enthalten sein.
Anstatt vage Formulierungen zu verwenden, beschreibe den Zweck und das Ziel des Termins präzise, sodass der Empfänger genau versteht, worum es geht. Beachte dabei folgende Punkte:
- Beschreibe präzise den Anlass für den Termin.
- Formuliere klare Erwartungen an den Empfänger.
- Stelle den Nutzen des Termins für den Empfänger dar.
Terminvorschlag: Datum, Zeit und Ort
Neben der Terminbeschreibung spielen auch Datum, Uhrzeit und Ort des vorgeschlagenen Termins eine wichtige Rolle. Um dem Empfänger seine Entscheidung zu erleichtern, sollten mehrere Optionen angeboten werden. Achte dabei auf folgende Aspekte:
- Gib mindestens zwei Alternativtermine mit Datum, Uhrzeit und Ort an.
- Berücksichtige Zeitverschiebungen bei internationalen Terminen.
- Überprüfe Feiertage und Wochenenden, um Überschneidungen zu vermeiden.
Ansprechpartner
Die Nennung eines zuständigen Ansprechpartners trägt maßgeblich zur Transparenz bei und erleichtert die Kommunikation. Dieser dient als Kontaktperson für Rückfragen oder Absprachen. Stelle sicher, dass folgende Punkte enthalten sind:
- Name und Position des Ansprechpartners innerhalb des Unternehmens
- Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse
- Angebot zur Kontaktaufnahme bei Unklarheiten oder Fragen zum Terminvorschlag
Handlungsaufforderung
Um den Empfänger zur Bestätigung des Termins zu bewegen, sollte eine klare Handlungsaufforderung formuliert werden. Diese muss direkt und unmissverständlich sein. Im Folgenden findest du einige Beispiele:
"Bitte teile uns mit, welcher der beiden Terminvorschläge für dich am besten passt."
"Wir freuen uns auf Ihre Bestätigung von einem der vorgeschlagenen Termine."
"Lass uns wissen, ob einer der beiden Termine für dich infrage kommt."
Lesetipp
Falls du nicht rechtzeitig eine Antwort erhältst, denke auch an eine Terminerinnerung. Tipps dafür findest du in diesem Artikel: Erinnerungsmail: 5 Tipps und 9 Vorlagen für tolle Reminder-E-Mails
Strukturierung und Formatierung
Um eine leicht verständliche Kommunikation zu gewährleisten, sind eine sinnvolle Strukturierung und eine saubere Formatierung deiner Nachricht unverzichtbar. Hier einige Tipps, die dazu beitragen, die Übersichtlichkeit deiner E-Mail zu verbessern:
- Erstelle Absätze für jeden neuen Gedanken oder Themenbereich.
- Beginne mit einer anständigen Begrüßungsformel und schließe mit einer freundlichen Verabschiedung.
- Präsentiere Termindetails in einer Liste oder als Bullet Points, um sie hervorzuheben und leichter erfassbar zu gestalten.
- Hebe entscheidende Details hervor, beispielsweise eine Antwortfrist.
Indem die oben aufgeführten Elemente in deinen Terminvorschlägen einsetzt, erhöhst du die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Terminvereinbarung.
Best Practices für Terminanfragen im geschäftlichen Kontext
Im Geschäftsalltag spielen Terminvorschläge und die Organisation von Meetings eine entscheidende Rolle. Bei Terminanfragen und -abstimmungen kommt es auf gute kommunikative Fähigkeiten an. Im Folgenden stellen wir dir daher einige Best Practices für Terminanfragen im geschäftlichen Umfeld vor.
Einhalten von Unternehmensrichtlinien
Um die Standards deines Unternehmens zu erfüllen, dienen unternehmensinterne Kommunikationsrichtlinien als wichtige Orientierungspunkte. Wenn du per E-Mail Geschäftstermine vorschlägst, solltest du:
- die im Unternehmen gängige E-Mail-Software und -Signatur verwenden.
- formelle Aspekte einhalten: Nutze die korrekte Anrede und Grußformel, besonders wenn du den Ansprechpartner noch nicht persönlich kennst.
- Datenschutzrichtlinien deines Unternehmens beachten, insbesondere bei der Weitergabe von Kontaktdaten oder vertraulichen Informationen.
Lesetipp
Wie du eine professionelle E-Mail-Signatur erstellst, erfährst du in diesem Artikel: E-Mail-Signatur entwerfen: Professionelle Beispiele und Vorlagen für dein Unternehmen
Das richtige Timing
Ein passend gewählter Zeitpunkt für deine Terminanfrage kann darüber entscheiden, ob ein Meeting zügig und ohne Probleme zustande kommt. Hier sind einige Tipps für eine erfolgreiche Zeitplanung:
- Versende Terminanfragen bevorzugt in den frühen Morgenstunden, damit sie bei den Empfängern an oberster Stelle der E-Mail-Liste stehen.
- Sende wichtige Terminanfragen nicht an Freitagnachmittagen oder vor Feiertagen, um eine zeitnahe Bearbeitung zu ermöglichen.
- Plane Zeitpuffer ein, indem keine anderen Kundentermine direkt vor oder nach geplante Gesprächstermine gelegt werden. Dadurch können mögliche Überziehungen oder unvorhergesehene Ereignisse besser bewältigt werden.
- Berücksichtige die Arbeitszeiten und die Zeitzonen der Empfänger, um Terminvorschläge zum passenden Zeitpunkt zu versenden.
Lesetipp
Solltest du selbst einmal nicht erreichbar sein, denke unbedingt daran, eine Abwesenheitsnotiz einzurichten. Welche Formulierungen du dafür nutzen kannst, liest du hier: Abwesenheitsnotiz formulieren: Tipps und Tricks
Durch eine klare Formulierung deiner Terminanfrage und das Befolgen dieser Best Practices kannst du die Effektivität bei der Organisation von Geschäftsterminen deutlich steigern. So unterstützt du sowohl deine eigene Arbeitsorganisation als auch die gemeinsame Zeitplanung mit Kunden und Kollegen optimal.
Beispiele: Terminvorschläge und Formulierungen für verschiedene Anlässe
In diesem Kapitel werfen wir einen Blick auf drei unterschiedliche Anlässe und zeigen passende Formulierungen für Terminvorschläge.
Beispiel 1: Verkaufsgespräch
Auch bei einem Verkaufsgespräch solltest du, wie in unseren vorangegangenen Tipps bereits erwähnt, im Betreff der E-Mail direkt darauf hinweisen, dass es sich um einen Termin dreht, etwa: "Einladung zum Verkaufsgespräch am 30. Juli in Berlin". Gliedere die E-Mail, indem du die folgenden Informationen klar und übersichtlich darstellst:
- Terminbeschreibung: Erkläre, worum es in dem Verkaufsgespräch geht, zum Beispiel die Präsentation eines neuen Produkts, einer Dienstleistung oder einer IT-Lösung.
- Terminvorschlag: Nenne ein konkretes Datum, eine Uhrzeit und den Ort des Verkaufsgesprächs.
- Ansprechpartner: Gib an, wer bei Rückfragen oder zur Terminbestätigung kontaktiert werden kann.
- Handlungsaufforderung: Fordere den Empfänger freundlich auf, den Termin zu bestätigen oder alternative Vorschläge zu unterbreiten.
Ein möglicher Text für die E-Mail könnte lauten:
Sehr geehrte Frau Musterfrau,
wir möchten Sie herzlich zu einem Verkaufsgespräch inklusive Präsentation unserer innovativen Produktlinie einladen. Der Termin findet am Freitag, den 30.07. um 14:00 Uhr in unseren Büroräumen (Mustermann-Straße 10, 12345 Berlin) statt.
Bitte geben Sie uns Bescheid, ob der vorgeschlagene Termin für Sie passt. Sollten Sie an diesem Tag verhindert sein, können Sie gerne alternative Terminvorschläge einreichen.
Wir freuen uns auf ein produktives Gespräch und stehen Ihnen bei Rückfragen jederzeit zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Herr Mustermann
Beispiel 2: Bewerbungsgespräch
Die Koordination von Bewerbungsgespräche erfordert oftmals mehr Flexibilität und die Bereitstellung einer größeren Auswahl an Terminmöglichkeiten. Eine Formulierung für eine Einladung zum Bewerbungsgespräch könnte wie folgt lauten:
Sehr geehrter Herr Mustermann,
vielen Dank für Ihre Bewerbung bei uns. Wir würden Sie gerne zu einem persönlichen Gespräch einladen, um Sie besser kennenzulernen und Ihre Kompetenzen und Eignung für die ausgeschriebene Position besser einschätzen zu können.
Bitte wählen Sie einen der folgenden möglichen Termine für das Bewerbungsgespräch:
1. Montag, 10.08., 11:00 Uhr
2. Dienstag, 11.08., 15:00 Uhr
3. Mittwoch, 12.08., 10:00 Uhr
Das Gespräch findet in unserem Büro in der Mustermann-Straße 10, 12345 Berlin statt. Geben Sie uns bitte per E-Mail oder telefonisch Bescheid, welcher der angebotenen Termine für Sie am besten passt.
Wir freuen uns auf das Treffen und wünschen Ihnen bis dahin eine gute Zeit.
Mit freundlichen Grüßen
Frau Musterfrau
Beispiel 3: Follow-up
Follow-up-Termine bieten eine gute Gelegenheit, um offene Fragen zu klären, Feedback einzuholen und zukünftige Projekte oder Zusammenarbeiten zu besprechen. Eine mögliche Formulierung für eine Einladung zu einem Follow-up-Termin findest du im Folgenden:
Sehr geehrter Herr Mustermann,
nachdem wir bei unserem letzten Treffen erste Details festgelegt haben, möchten wir Sie nun einladen, bei einem weiteren Gespräch die offenen Punkte zu besprechen und das weitere Vorgehen abzustimmen.
Als Termin schlagen wir Ihnen Dienstag, den 20.08. um 10:00 Uhr in unserem Büro in der Mustermann-Straße 10, 12345 Berlin, vor.
Bitte bestätigen Sie uns diesen Termin oder geben Sie alternative Vorschläge an, falls der genannte Zeitraum für Sie nicht passend ist.
Wir freuen uns auf ein erneutes Treffen und verbleiben bis dahin mit freundlichen Grüßen
Frau Musterfrau
Terminvorschläge auf Englisch: Tipps und Formulierungen
Um professionelle Terminvorschläge auf Englisch zu formulieren, ist nicht nur die richtige Wortwahl entscheidend, sondern auch das Beachten des kulturellen Kontexts. Hier sind einige Tipps und Formulierungsbeispiele, die dir helfen, souverän englischsprachige Terminvorschläge zu gestalten.
Anrede und professionelle Grüße
Die passende Anrede und ein seriöser Gruß sorgen für einen positiven Eindruck. Verwende "Dear" (Geehrte(r)) gefolgt vom vollständigen Namen des Adressaten, wenn dieser bekannt ist, zum Beispiel "Dear Mr. Brown" oder "Dear Ms. Smith". Bei weniger formeller Korrespondenz ist auch "Hello Mr. Brown" eine gute Alternative. Schließe die E-Mail auf Englisch mit "Best regards", "Kind regards" oder "Yours Sincerely" ab.
Lesetipp
Weitere Formulierungshilfen für eine Abschiedsformel auf verschiedenen Sprachen haben wir in diesem Artikel zusammengestellt: Grußformel in der E-Mail: So findest du das passende Ende für geschäftliche Mails
Professionelle Formulierungen von Terminvorschlägen auf Englisch
Eine höfliche und direkte Ausdrucksweise ist bei englischen Terminvorschlägen unerlässlich. Hier einige Beispiele:
- I would like to suggest a meeting on [date] at [time] to discuss [subject].
Ich schlage ein Treffen am [Datum] um [Uhrzeit] vor, um über [Thema] zu sprechen. - Could we arrange a call on [date] at [time] to talk about [subject]?
Wäre ein Gespräch am [Datum] um [Uhrzeit] möglich, um über [Thema] zu sprechen? - Please let me know your availability for a meeting between [date] and [date].
Bitte teilen Sie mir Ihre Verfügbarkeit für ein Treffen zwischen dem [Datum] und dem [Datum] mit.
Bestätigung eines Terminvorschlags auf Englisch
Bei der Annahme eines Terminvorschlags ist es wichtig, klar, höflich und prägnant zu kommunizieren. Hier einige Beispiele dafür:
- Thank you for your email. I am available on [date] at [time].
Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin am [Datum] um [Uhrzeit] verfügbar. - I confirm our appointment on [date] at [time].
Ich bestätige unseren Termin am [Datum] um [Uhrzeit].
Absage oder Verschiebung eines Termins
Falls ein Termin abgesagt oder verschoben werden muss, sollte dies höflich und mit einer Entschuldigung oder Begründung erfolgen. Zum Beispiel:
- Unfortunately, I have to cancel our meeting on [date]. I apologize for the inconvenience. Could we reschedule for [date] at [time]?
Leider muss ich unser Treffen am [Datum] absagen. Ich entschuldige mich für die Unannehmlichkeiten. Könnten wir den Termin auf den [Datum] um [Uhrzeit] verschieben?
Präzision und Respekt sind entscheidend für die erfolgreiche Kommunikation von Terminvorschlägen im Geschäftsenglisch. Mit diesen Tipps und Beispielen bist du bestens gerüstet, um künftig professionelle englischsprachige Terminvorschläge zu erstellen, Termine zu bestätigen oder souverän auf Änderungen zu reagieren.
Alternative Wege der Terminvereinbarung
Mithilfe von E-Mails können Termine unkompliziert und nachvollziehbar vereinbart werden. Dennoch bieten weitere Kommunikationskanäle wie Telefon, Messenger und Online-Buchungssysteme oft flexiblere und schnellere Möglichkeiten zur terminlichen Abstimmung. In diesem Kapitel erfährst du, wie du diese Alternativen optimal einsetzen kannst.
Telefon
Ein Telefonat bietet oftmals die direkteste und persönlichste Art der Kommunikation, um Termine abzustimmen. Die folgenden Vorteile sprechen für die Nutzung des Telefongesprächs:
- Schnelle Terminabsprache
- Effizientes Klären offener Fragen
- Aufbau einer persönlichen Beziehung zum Gesprächspartner
Während des Telefonats ist es wichtig, zügig zum Thema zu kommen, mögliche Alternativtermine oder Ausweichtermine parat zu haben und dem Gesprächspartner entsprechende Zeiten anzubieten. Auf diese Weise kann schnell eine einvernehmliche Terminvereinbarung getroffen werden.
Messenger
Instant-Messaging-Dienste wie Slack, Microsoft Teams oder WhatsApp haben sich in vielen Unternehmen als hilfreiches Tool für die interne Kommunikation etabliert. Messenger ermöglichen eine rasche Terminabstimmung durch:
- kurze Reaktionszeiten,
- einfache und unkomplizierte Kommunikation sowie
- automatisierte Prozesse (zum Beispiel Terminerinnerungen per Bot).
Mithilfe von Gruppenchats können darüber hinaus mehrere Personen gleichzeitig in die Abstimmung integriert werden.
Lesetipp
Wenn du mehr zur Nutzung von WhatsApp im Unternehmenskontext wissen möchtest, lies hier weiter: WhatsApp-API: Was die Schnittstelle für dein Unternehmen leistet und welche Voraussetzungen du mitbringen musst
Online-Buchungssystem
Die Nutzung von Online-Buchungssystemen wie Calendly, Doodle oder YouCanBook.Me bietet sowohl intern als auch extern gute Möglichkeiten zur Terminvereinbarung. Diese Systeme überzeugen mit folgenden Eigenschaften:
- Terminwünsche können direkt eingetragen werden
- Terminüberschneidungen lassen sich vermeiden
- Verfügbarkeiten sind transparent für alle Beteiligten ersichtlich
Um eine reibungslose Nutzung zu gewährleisten, sollten Verfügbarkeiten und eventuelle Tagesordnungspunkte im Vorfeld festgelegt werden. Eine aussagekräftige Terminbeschreibung vermittelt zudem den Teilnehmern alle wichtigen Informationen auf einen Blick.
Termine automatisch vorschlagen: Tools und Technologien
Die Automatisierung von Terminvorschlägen durch verschiedene Tools und Technologien bringt erhebliche Effizienzsteigerungen mit sich. Der Organisationsaufwand wird reduziert und Wünsche und Verfügbarkeiten können besser berücksichtigt werden. In diesem Beitrag stellen wir eine Auswahl dieser Tools vor und zeigen, wie sie für die Terminabstimmung eingesetzt werden können.
meetergo: Das Tool für automatisierte Terminvorschläge
meetergo zeichnet sich durch eine benutzerfreundliche Oberfläche aus, die das Auswählen von Terminen aus einer Vielzahl von Optionen ermöglicht. Verfügbarkeitspräferenzen können individuell eingestellt werden, woraufhin das System automatisch passende Vorschläge generiert. So können Anfragen von Kunden einfach und schnell koordiniert werden. Zu den wichtigsten Funktionen von meetergo zählen:
- Integration in gängige Kalenderplattformen wie Google Kalender und Outlook
- Automatische Anpassung an Zeitzone und Arbeitszeiten
- Personalisierbare Verfügbarkeitspräferenzen und Meeting-Arten
- Automatische Erinnerungen und Bestätigungen
Weitere relevante Tools
Neben meetergo gibt es zahlreiche alternative Tools, die ebenfalls leistungsstarke Funktionen für automatisierte Terminvorschläge bieten. Je nach Bedarf und individuellen Anforderungen können diese Tools eine sinnvolle Ergänzung für das Terminmanagement in deinem Unternehmen sein:
- Calendly: Ein bekanntes Terminvereinbarungstool, das Empfängern deine Verfügbarkeit zeigt und ihnen erlaubt, entsprechende Terminvorschläge anzunehmen oder abzulehnen.
- Acuity Scheduling: Ein umfassendes Terminbuchungssystem, das Kundenbuchungen, Terminerinnerungen, Zahlungsabwicklung und vieles mehr unterstützt.
- Doodle: Eine schnelle und einfache Umfragelösung, um mögliche Termine vorzuschlagen, nachdem die Teilnehmer ihre Verfügbarkeit eingetragen haben.
Es empfiehlt sich, diese Tools und Technologien sorgfältig miteinander zu vergleichen, um dasjenige auszuwählen, das am besten den eigenen Bedürfnissen entspricht. Durch den Einsatz des passenden Tools lässt sich die Terminabstimmung spürbar erleichtern und wertvolle Zeit für andere Aspekte des Geschäfts einsparen.
Fazit: Erfolgreich Terminvorschläge formulieren
Mit dem richtigen Know-how lassen sich schnell und unkompliziert Terminabsprachen treffen. Dieser Artikel hat dir anhand von zahlreichen Tipps, Best Practices und Beispielen gezeigt, wie sich Terminvorschläge professionell erstellen lassen und wie man diese gekonnt via E-Mail, Telefon oder Online-Tools kommuniziert.
Der nächste Schritt besteht jetzt darin, die erworbenen Kenntnisse in die Praxis umzusetzen und deine Terminvorschläge zu optimieren. Auf diese Weise lässt sich die Effizienz deines Geschäftsalltags steigern und du kannst durch professionelle sowie überzeugende Kommunikation glänzen.
FAQ
Noch Fragen zum Thema? Hier sind die Antworten.
Wie sollte ich vorgehen, um mehrere Terminvorschläge anzubieten?
Um mehrere Terminvorschläge anzubieten, erstelle eine Liste mit möglichen Optionen für Datum und Uhrzeit. Kommuniziere diese per E-Mail, Telefon oder mithilfe eines Online-Tools. Gib Empfängern genug Zeit, um ihre Verfügbarkeit zu prüfen.
Welche Formulierungen sind bei Terminvorschlägen üblich?
Formulierungen bei Terminvorschlägen sind meist höflich und präzise. Gängige Phrasen sind "Passt dir der [Datum/Uhrzeit]?", "Wie sieht dein Verfügbarkeit am [Datum] aus?" und "Können wir uns am [Datum] treffen?". Nutze klare Angaben zu Datum und Uhrzeit, um Missverständnisse zu vermeiden.
Wie frage ich nach alternativen Terminen, wenn der vorgeschlagene Termin nicht passt?
So kannst du nach alternativen Terminen fragen: "Danke für den Terminvorschlag. Leider passt mir dieser Zeitpunkt nicht. Ich würde mich freuen, wenn wir einen anderen Termin finden können." Bleib freundlich und offen für Vorschläge.
Welche Faktoren sollte ich berücksichtigen, wenn ich Terminvorschläge mache?
Diese Faktoren solltest du bei Terminvorschlägen berücksichtigen:
Einschränkungen bei der Verfügbarkeit des anderen
ggf. unterschiedliche Zeitzonen
Priorität und Dauer des Termins.
Plane flexibel und respektiere bei der Terminvereinbarung persönliche und berufliche Verpflichtungen deines Gesprächspartners.
Wie vermittele ich die Zeitzone bei internationalen Terminvorschlägen?
Verwende bei internationalen Terminvorschlägen den UTC-Code oder die Abkürzung der jeweiligen Zeitzone und gib die lokale Uhrzeit an. Ein hilfreiches Tool, um Zeitunterschiede einfach zu berücksichtigen, ist der World Clock Meeting Planner. So koordinierst du Termine effizient und ohne Missverständnisse.
Wie kann ich meine Verfügbarkeit bei Terminvorschlägen am besten kommunizieren?
Um deine Verfügbarkeit bei Terminvorschlägen optimal zu kommunizieren, nutze digitale Kalender-Tools, teile präferierte Zeitslots und achte auf klare, präzise Angaben. Online-Kalender helfen bei der Übersicht und Koordination. Eine respektvolle Kommunikation ermöglicht reibungslose Terminvereinbarungen.
Thomas Sesli
Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.
