Transparenzregister: Was ist das und für wen besteht Eintragungspflicht?

Das Transparenzregister wirft bei vielen Unternehmern und Geschäftsführern Fragen auf. Doch keine Sorge: In diesem Artikel erklären wir dir ganz einfach, was das Transparenzregister ist, welche Eintragungspflichten bestehen und wie du den geltenden Vorschriften korrekt nachkommst.

Unser Fokus liegt auf:

• Gesetzlichen Grundlagen und Zielsetzungen des Transparenzregisters
• Definition von wirtschaftlich Berechtigten und Meldepflichten
• Möglichen Bußgeldern und Sanktionen bei Nichteintragung

Bleib dran und erfahre alles Wissenswerte über das Transparenzregister!

Was ist das Transparenzregister?

Das Transparenzregister ist ein Register, das im Rahmen des Geldwäschegesetzes eingerichtet wurde. Es dient der Vorbeugung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Das Transparenzregister hat den Zweck, Informationen über wirtschaftlich Berechtigte von Unternehmen und anderen rechtlichen Strukturen offenzulegen.

Warum gibt es das Transparenzregister?

Wir starten mit den Grundlagen: Das Transparenzregister wurde eingeführt, um die europäische Geldwäscherichtlinie umzusetzen. Hauptgrund liegt in der Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung.

Zielsetzung und Funktion des Transparenzregisters

Das Transparenzregister hat den Zweck, Informationen über wirtschaftlich Berechtigte von Unternehmen und anderen rechtlichen Strukturen offenzulegen. Daher der Name: Es schafft Transparenz.

Somit können kriminelle Aktivitäten schneller aufgedeckt und Klarheit für Behörden und Wirtschaftsakteure gewährleistet werden. Durch die Erfassung von Unternehmen und wirtschaftlich berechtigten Personen, unterstützt das Register das Finanzinformationsgesetz und schafft einen rechtseinheitlichen Rahmen, um finanzielle Ströme und Zuordnungen zu überwachen.

Gesetzliche Grundlagen und Begriffe

Die gesetzliche Basis des Transparenzregisters bildet das Geldwäschegesetz (GwG), welches im Zuge der Umsetzung der Geldwäscherichtlinie der Europäischen Union in deutsches Recht integriert wurde.

Mit der Einführung des Transparenzregisters im Oktober 2017 waren alle Unternehmen mit Sitz in Deutschland verpflichtet, ihre wirtschaftlich Berechtigten anzugeben.

Wir fassen zusammen:

• Transparenzregister: Erfassung der wirtschaftlich Berechtigten von Unternehmen und Rechtseinheiten
• Geldwäscherichtlinie: EU-weite Harmonisierung der Regelungen zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
• Finanzinformationsgesetz: Unterstützung bei der Prävention und Aufklärung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
• Geldwäschegesetz (GwG): Nationale Umsetzung der Geldwäscherichtlinie und gesetzliche Basis für das Transparenzregister
• Vollregister: Erfassung sämtlicher wirtschaftlich Berechtigten unabhängig von Eintragungen im Handelsregister

Eintragungspflicht im Transparenzregister

Wer muss sich eintragen? Wie funktioniert die Eintragung? Alles rund um die Eintragungspflicht im Transparenzregister und ihrer Bedeutung für verschiedene Unternehmensformen und Rechtsträger erfährst du in diesem Kapitel.

Meldepflichtige Unternehmen und Rechtsträger

Die Eintragungspflicht im Transparenzregister betrifft gemäß § 20 GwG folgende Unternehmen und Rechtsträger:

• GmbH
• AG
• UG (haftungsbeschränkt)
• OHG
• KG bzw. GmbH & Co. KG
• PartG oder PartG mbB

Und gemäß § 21 GwG ebenso:

• nichtrechtsfähige Stiftungen
• Trusts oder vergleichbare Vereinigungen
• und Vereine:

Wichtig: Einige Unternehmensformen, wie Freiberufler oder kleingewerbliche Einzelunternehmer, eingetragene Kaufleute (e. K.) und GbRs, sind allerdings von der Eintragungspflicht nicht betroffen und damit befreit. Im Falle einer Nicht-Eintragung entfällt für diese Unternehmen sowohl eine Mitteilungspflicht als auch eine Meldepflicht im Unternehmensregister.

Lesetipp

Mehr zu diesen Unternehmensformen findest du in unseren Artikeln:

Einzelunternehmen: Definition, Rechtsform & die wichtigsten Vor- und Nachteile

Istkaufmann erklärt: Definition und Beispiele

GbR gründen: Voraussetzungen, Kosten und alles, was du sonst noch wissen musst

Gesellschaftsformen: Alles zu den unterschiedlichen Rechtsformen (inkl. Vergleichsübersicht)

Anmeldung und Gebühren

Nach der erfolgten Eintragung einer neu gegründeten GmbH ins Handelsregister beginnt die Eintragungspflicht im elektronischen Transparenzregister. Das kannst du ausschließlich unter transparenzregister.de machen. Sie sollte innerhalb einer Übergangsfrist von zwei Wochen umgesetzt werden.

Der Eintragungsprozess gliedert sich in drei Schritte:

1. Nutzerkonto erstellen
2. Daten des Unternehmens erfassen
3. Wirtschaftlich Berechtigte anlegen

Der Vorgang des Registrierens und Eintragens im Transparenzregister sowie der wirtschaftlich Berechtigten kostet keine Gebühr. Doch Achtung:

• Ab 2024 wird jedoch eine Jahresgebühr von 19,80 € für den Eintrag und eventuelle Aktualisierungen erhoben.
• Die Rechnung zum Eintrag im Transparenzregister erhältst du vom Bundesanzeiger Verlag.
• Jeder Unternehmer bzw. Gesellschafter ist verpflichtet, die Eintragungen im Transparenzregister auf dem aktuellen Stand zu halten. Hierzu zählen beispielsweise die Aktualisierung bei neuen Gesellschaftern, Verkäufen von Geschäftsanteilen, Kapitalerhöhungen und die Korrektur falscher Einträge (Unstimmigkeitsmeldungen).

Die Gebührenhöhe ändert sich für jedes Gebührenjahr. Grundsätzlich kannst du die Gebühren im Bundesgesetzblatt nachschlagen:

Wirtschaftlich Berechtigte: Definition und Eintragung

"Wirtschaftlich Berechtigte" bezieht sich im Sinne des GwG auf natürliche Personen, die in bedeutendem Maße Einfluss auf ein Unternehmen ausüben.

Dieser Einfluss kann sich in Form von Kapitalanteilen, Stimmrechten oder anderen rechtlichen Gestaltungsmöglichkeiten manifestieren. Welche Kriterien machen eine Person zum wirtschaftlich Berechtigten? Alle erforderlichen Informationen und Schritte halten wir in diesem Kapitel bereit.

Rechtsgestaltung für wirtschaftlich Berechtigte

Die Meldepflicht an das Transparenzregister betrifft unterschiedliche Rechtsträger und Personengesellschaften. Einige typische Anhaltspunkte, unter welchen Umständen eine Person als wirtschaftlich Berechtigter gilt, sind:

• Besitz eines Geschäftsanteils von über 25 Prozent als Eigentümer oder Gesellschafter
• Verfügung über mehr als 25 Prozent der Stimmrechte als Eigentümer
• Führung der Geschäfte als Geschäftsführer, sofern kein Gesellschafter mehr als 25 Prozent des Stammkapitals bzw. der Stimmrechte hält

Du brauchst Beispiele? Kein Problem! Zur Veranschaulichung dieser Kriterien stellen wir verschiedene Fälle vor:

1. Bei einer GmbH mit drei Gesellschaftern, die jeweils 33 Prozent der Kapitalanteile besitzen, besteht Meldepflicht für alle Gesellschafter.
2. Bei einer GmbH mit vier Gesellschaftern (A mit 51 Prozent, B mit 29 Prozent, C und D mit je 10 Prozent Anteilen) sind nur A und B eintragungspflichtig.
3. Für eine GmbH mit fünf Gesellschaftern, die jeweils 20 Prozent halten, ist der Geschäftsführer der GmbH eintragungspflichtig.
4. Karl Huber ist direkt wirtschaftlich Berechtigter der Huber GmbH und hält 30 Prozent des Kapitals.
5. Ella Huber ist indirekt wirtschaftlich Berechtigte mit einem indirekten Anteil von 21 Prozent an der Huber GmbH und daher nicht eintragungspflichtig.

Erforderliche Informationen und Dokumente

Um wirtschaftlich Berechtigte im Transparenzregister eintragen zu lassen, sind folgende Angaben notwendig:

• Name und Geburtsdatum
• Wohnsitzland
• Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses (zum Beispiel Kapitalanteile, Stimmrechte)

Beachte: In Abhängigkeit von der individuellen Rechtsgestaltung und den gegebenen Umständen könnten zusätzliche Informationen oder Dokumente erforderlich sein.

Einblick ins Transparenzregister

Ganz generell: Das Transparenzregister gewährt seit dem 1. Januar 2020 jedem interessierten Bürger Zugang.

• Diese Zugänglichmachung findet im Zuge der Gebührenbefreiung für das elektronische Handelsregister statt, die am 1. August 2022 eingeführt wurde.
• Es ermöglicht nicht nur den Zugriff auf aktuelle Daten, sondern auch auf historische Dokumente.

EuGH-Urteil und dessen Folgen

Der EuGH hat jedoch eine Änderung der Bestimmungen gefordert. Diese Änderungen beziehen sich vor allem auf die Bedingungen, unter denen Informationen zugänglich gemacht werden:

• Bisher waren die Mitgliedsstaaten verpflichtet, sämtliche Daten zu wirtschaftlichen Eigentümern und Transparenzpflichtigen zur Verfügung zu stellen – ohne Nachweis eines berechtigten Interesses der Öffentlichkeit.
• Das Urteil des EuGH vom 22. November 2022 (Az. C-37/20, C-601/20) stellt diese Bestimmung der Geldwäscherichtlinie infrage, die die Mitgliedsstaaten zur Offenlegung von Informationen ohne berechtigtes Interesse verpflichtet.

Das Gericht argumentiert, dass der uneingeschränkte Zugang für die Öffentlichkeit zu diesen Daten einen schwerwiegenden Eingriff in die Grundrechte darstellt. Diese sind in Artikel 7 und 8 der Charta der Grundrechte der Europäischen Union verankert. Die Konsequenzen des rechtskräftigen Urteils sind weitreichend:

• Das Ergebnis: Die bisherige Praxis der uneingeschränkten Zugänglichkeit für jedermann ist nicht mehr zulässig.
• Ein Nachweis eines berechtigten Interesses wird erforderlich, um Informationen über wirtschaftlich Berechtigte einzusehen.
• Die Mitgliedsstaaten müssen ihre nationalen Regelungen anpassen, um den Vorgaben des EuGH-Urteils gerecht zu werden.

Bußgelder und Sanktionen

Die Bußgelder und Sanktionen bei Nichteintragung ins Transparenzregister sind nicht zu vernachlässigen. Bei diesen handelt es sich um sogenannte Ordnungswidrigkeiten, die je nach Schwere variabel erhoben werden.

Bußgeldkatalog

• Bei einer Verletzung der Anmeldepflicht im Transparenzregister drohen Bußgelder von bis zu 100.000 Euro. Abhängig von Faktoren wie Unternehmensgröße oder grobem Vorsatz können diese Bußgelder jedoch bis zu 1 Million Euro ansteigen.
• Die Strafen betreffen jeden wirtschaftlich Berechtigten einzeln, was zu einer deutlichen Erhöhung des Gesamtbetrags führen kann.
• Auch bei Nichtaktualisierung der im Transparenzregister geführten Daten muss man mit einem Bußgeld rechnen.

Bußgelder und Ordnungswidrigkeiten vermeiden

Um mögliche Sanktionen und Bußgelder infolge von Fehlern oder Versäumnissen bei der Eintragung im Transparenzregister zu vermeiden, ist es wichtig, die registerführende Stelle – in Deutschland das Bundesverwaltungsamt – über sämtliche relevanten Änderungen in Kenntnis zu setzen.

In diesem Zusammenhang kommt der sogenannten Mitteilungsfiktion eine besondere Bedeutung zu: Unter bestimmten Voraussetzungen muss der Eintragungspflichtige keine gesonderte Meldung an das Transparenzregister senden, sofern die erforderlichen Informationen bereits in einem elektronisch abrufbaren Register, beispielsweise dem Handelsregister, hinterlegt sind.

• Unser Ratschlag: Setzte dich eingehend mit den rechtlichen Rahmenbedingungen auseinander und führe die notwendigen Schritte zur korrekten Eintragung und Aktualisierung der Daten durch, um empfindliche Konsequenzen aufgrund von Nichtbeachtung oder Fehlern zu umgehen.

Lesetipp

Bei uns findest du weitere gesetzliche Regelungen ganz einfach und verständlich erklärt. Stöber doch mal rein:

Gesetz zur Arbeitszeiterfassung: Die wichtigsten Regelungen und was du 2026 beachten musst

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Fazit

Das Transparenzregister ist eine wichtige Maßnahme zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Ziel ist es, Informationen über wirtschaftlich Berechtigte von Unternehmen offenzulegen. Eine Vielzahl von Unternehmensformen, darunter GmbHs, UGs und andere, sind betroffen. Für sie besteht eine Eintragungspflicht.

Dabei müssen Meldepflichtige bestimmte Dokumente und Informationen bereithalten, etwa das Wohnsitzland, Geburtsdatum sowie Art und Umfang wirtschaftlicher Interessen der Berechtigten.

Nicht vergessen: Bei Verstößen gegen Meldepflichten oder Aktualisierungspflichten können Bußgelder und Sanktionen verhängt werden. Behalte daher stets die gesetzlichen Verpflichtungen im Blick und nutze das Transparenzregister als verantwortungsvollen Beitrag zur Wirtschaft.

FAQ

Noch Fragen zum Thema? Hier sind die Antworten.

Was genau ist das Transparenzregister?

Das Transparenzregister ist ein behördliches Register zur Offenlegung wirtschaftlich Berechtigter von Unternehmen, um Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu bekämpfen. Es fördert die Offenheit über Beteiligungsverhältnisse. Um es zu nutzen, müssen Firmen ihre Eigentümerstrukturen offenlegen.

Wie kann ich sehen, ob ich im Transparenzregister eingetragen bin?

Um zu sehen, ob du im Transparenzregister eingetragen bist, besuche die offizielle Website des Registers und nutze die Suchfunktion. Gib deine Firmen- oder Personendaten ein und prüfe die angezeigten Ergebnisse. Bei Fragen wende dich an die zuständige Behörde.

Ist das Handelsregister gleich dem Transparenzregister?

Nein, Handelsregister und Transparenzregister sind zwei unterschiedliche Register. Das Handelsregister ist für Firmeneinträge zuständig und dokumentiert deren Unternehmensinformationen, während das Transparenzregister wirtschaftlich Berechtigte hinter juristischen Personen offenlegt.

Kann ich meine Daten im Transparenzregister löschen lassen?

Kannst du deine Daten im Transparenzregister löschen lassen? Grundsätzlich nicht, denn das Register dient der Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Allerdings kannst du Änderungen oder Berichtigungen beantragen, wenn Angaben falsch oder unvollständig sind.

Thomas Sesli

Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.