Das Turtle-Diagramm: Effektiv Prozesse visualisieren und analysieren (inkl. Vorlage)

Wir stellen dir in diesem Artikel das Turtle-Diagramm vor – eine Methode, um Prozesse umfassend zu analysieren und zu verstehen.

Diese Einblicke erwarten dich:

• Anwendungsbereiche des Turtle-Diagramms und seine diversen Einsatzmöglichkeiten in verschiedenen Branchen
• Aufbau und Elemente des Turtle-Diagramms für eine strukturierte Darstellung von Prozessen
• Eine kostenlose Vorlage zum Herunterladen

Lass uns gemeinsam herausfinden, wie das Turtle-Diagramm dein Unternehmen voranbringen kann!

Was ist ein Turtle-Diagramm?

Ein Turtle-Diagramm ist eine Methode der Prozessanalyse, die zum Beispiel im Risiko- oder Qualitätsmanagement Anwendung findet. Sie dient der übersichtlichen Darstellung und Analyse von Prozessen.

Das Turtle-Diagramm: Grundlagen und Anwendungsbereiche

Das Prinzip hinter dem Turtle-Diagramm

Das Turtle-Diagramm stellt eine Methode dar, mit der die wesentlichen Merkmale eines Prozesses übersichtlich visualisiert werden können. Der Name turtle (Englisch: Schildkröte) bezieht sich darauf, dass die Anordnung der Elemente im Diagramm dem Umriss einer Schildkröte ähnelt.

Zur besseren Veranschaulichung haben wir ein Beispiel für dich erstellt:

Einsatzgebiete und Branchen

Die Einsatzmöglichkeiten des Turtle-Diagramms reichen über verschiedene Bereiche und Branchen. Exemplarisch einige Anwendungsbeispiele, bei denen diese Methode wirkungsvoll eingesetzt wird:

• Qualitätsmanagement: Zur Prozessoptimierung, Identifizierung von Verbesserungspotenzialen und Implementierung von Managementsystemen.
• Produktion: Zur Analyse von Fertigungsprozessen, Verbesserung der Produktionsplanung sowie Effizienzsteigerung.
• Logistik: Für die Optimierung von Logistikabläufen, Identifizierung von Engpässen und Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Lieferanten und Kunden.
• Vertrieb: Zur Steigerung der Verkaufseffizienz, Analyse von Vertriebsprozessen und bessere Kundenbindung.
• Entwicklung: Zur Prozessoptimierung in Forschung und Entwicklung, Identifizierung von Schnittstellenproblemen und Steigerung der Innovationskraft.

Aufbau und Elemente des Turtle-Diagramms

Das Turtle-Diagramm dient der visualisierten, prozessorientierten Darstellung von Prozessen. Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick auf die einzelnen Elemente, aus denen das Turtle-Diagramm besteht.

Die acht Hauptkomponenten

Ein Turtle-Diagramm setzt sich aus diesen acht Hauptkomponenten zusammen:

• Prozessbeschreibung: Verständliche Prozessbeschreibung im Kontext der Unternehmenssprache
• Wer? Prozesseigner und für den Prozess verantwortliche Personen
• Womit? Materielle und personelle Ressourcen wie IT, Ausrüstung, Maschinen und Werkzeuge
• Wie? Angewendete Methoden, Instrumente, Anweisungen und Verfahrensweisen
• Wofür? Das Prozessziel und angestrebtes Ergebnis sowie Zweck des Prozesses
• Input: Benötigte Informationen, Kundenanforderungen und Repetierfaktoren
• Output: Erwartetes Ergebnis des Prozesses wie Produkt, Information oder Status

Alternativ können Indikatoren hinzugefügt werden, die quantitative und qualitative Kennzahlen zur Prozessmessung umfassen.

Input und Output

Der sogenannte "Kopf" der Turtle-Diagramm-Schildkröte repräsentiert den Input des Prozesses. Mithilfe passender Inputs, beispielsweise benötigter Informationen oder Kundenanforderungen, wird ein erfolgreicher Prozessverlauf gewährleistet.

Das Prozessziel wird auf der gegenüberliegenden Seite im Output erfasst. Dieser Teil kann auch zusätzliche Informationen zum erwarteten Ergebnis beinhalten oder Mängel, Ausfälle und deren Behebung dokumentieren.

Arbeitsmittel (Womit?) und Indikatoren

Die "Beine" der Schildkröte stehen für die vier zentralen Fragen zum Prozess: "Wer?", "Wie?", "Womit?" und "Wofür?". Auf diese Weise bietet das Turtle-Diagramm eine klare und nachvollziehbare Prozessgestaltung und unterstützt die entsprechende Prozessoptimierung.

Unter "Womit?" werden Ressourcen wie IT, Ausrüstung, Maschinen und Werkzeuge aufgelistet. Zudem werden Leistungsindikatoren zur Prozessmessung erfasst, die sowohl quantitative als auch qualitative Kennzahlen beinhalten können. Im Zentrum steht die Prozessbeschreibung, um die es sich handelt.

Beteiligte (Wer?), Informationen (Wie?) und Risiken

Das Turtle-Diagramm führt zudem die beteiligten Personen, ihre Rollen im Prozess und die Prozessverantwortlichen auf. Man findet hier auch Angaben zu Methoden, Instrumenten, Anweisungen und Verfahrensweisen. Risiken, die im Rahmen der Prozessevaluierung identifiziert werden, können ebenfalls im Diagramm vermerkt werden.

Turtle-Diagramm und ISO 9001: Zusammenhang und Anforderungen

Das Turtle-Diagramm stellt ein zentrales Werkzeug im prozessorientierten Qualitätsmanagement dar und veranschaulicht eine risikobasierte Vorgehensweise zur Analyse, Planung und Gestaltung von Prozessen. In diesem Kontext kommt ihm auch im Rahmen der Norm ISO 9001 eine bedeutende Bedeutung zu.

Die Rolle des Turtle-Diagramms in der ISO 9001

Was steht in der ISO 9001?

Die ISO 9001 legt die Anforderungen für die Implementierung und Pflege eines Qualitätsmanagementsystems fest. Diese Norm betont die Wichtigkeit, dass Unternehmen ihre Geschäftsprozesse systematisch analysieren und optimieren müssen, um die Erfüllung von Kundenanforderungen zu gewährleisten.

Das Turtle-Diagramm unterstützt Organisationen bei der Umsetzung und Einhaltung der ISO-9001-Anforderungen durch:

• Visualisierung und Strukturierung der Prozesse sowie Aufdeckung von Verbesserungspotenzialen,
• Erleichterung der Kommunikation und Schaffung von Transparenz innerhalb des Qualitätsmanagements,
• Mitwirkung bei der Vorbereitung auf qualitätsrelevante Audits, beispielsweise das Qualitätsaudit gemäß ISO/TS 16949 und VDA, Band 6.

Durch die Nutzung des Turtle-Diagramms im Qualitätsmanagement wird somit das Risiko verringert, dass Qualitätsziele unerfüllt bleiben und die Erfolgsaussichten bei der Zertifizierung nach ISO 9001 steigen.

Qualitätsmanagement und Prozessanalyse

Innerhalb des Qualitätsmanagements ist die prozessorientierte Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen ein zentraler Aspekt. Mithilfe des Turtle-Diagramms können Organisationen effektiv die Verknüpfungen zwischen verschiedenen Prozesselementen (Input, Output, Ressourcen, Risiken und Beteiligte) untersuchen und dadurch geeignete Verbesserungsmaßnahmen identifizieren.

Das führt nicht nur zu einer Sicherstellung der Produkt- und Dienstleistungsqualität, sondern auch zu gesteigerter Effizienz und Kosteneffektivität der Organisation.

Ein Turtle-Diagramm ermöglicht zudem die Erkennung und Bewertung von Risiken, die in Geschäftsprozessen verborgen sein können. Somit sind Unternehmen in der Lage, präventive Maßnahmen zu ergreifen und eine risikobasierte Denkweise im Qualitätsmanagement zu verankern.

Erstellung eines Turtle-Diagramms: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die Erstellung eines Turtle-Diagramms zur Prozessanalyse und Optimierung ist ein mehrstufiger Prozess. In diesem Kapitel wird dieser Vorgang detailliert beschrieben.

Die richtigen Informationen sammeln

Um ein aussagekräftiges Turtle-Diagramm zu erstellen, muss zu Beginn der Prozessablauf mit seinen wesentlichen Aspekten erfasst werden. Dazu gehört beispielsweise:

• Input: Welche Inputs fließen in den Prozess ein?
• Output: Welche Ergebnisse oder Outputs sollen am Ende des Prozesses generiert werden?
• Ziele/ Wofür?: Was sind die vorgesehenen Ziele des Prozesses?
• Prozessschritte/ Wie?: Welche wesentlichen Teilschritte sind zur Zielerreichung erforderlich?

Idealerweise sammelt man die Informationen in einem Workshop mit allen Prozessbeteiligten oder benannten Rollenvertretern. Dadurch wird ein umfassendes Verständnis und ein gemeinsames Bild des Prozesses sichergestellt.

Den Prozess visualisieren und strukturieren

Im nächsten Schritt wird der Prozess anschaulich in Form des Turtle-Diagramms dargestellt. Hierbei werden die Elemente der "Schildkröte" stichwortartig ausgefüllt.

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Um dir die Visualisierung zu erleichtern und damit du auch keinen Punkt vergisst, haben wir eine pdf-Vorlage für dich erstellt, die du ganz einfach ausfüllen kannst.

Kostenlose Vorlage: Turtle-Diagramm

Zur besseren Übersicht und Verständlichkeit empfiehlt es sich, den Prozess auf einer einzigen Seite zu erfassen und alle Elemente maximal aussagekräftig zu benennen.

Beteiligte einbinden und Feedback berücksichtigen

Die Einbindung der Beteiligten und deren Feedback sind zentraler Bestandteil zur Prozessanalyse und -optimierung mit dem Turtle-Diagramm. Hierbei wird in der Regel eine Moderationsperson benannt, die den Workshop leitet.

Eine weitere wichtige Rolle kommt dem Prozesseigner zu, der dafür verantwortlich ist, dass alle Inputs und Stützen des Prozesses rechtzeitig vorhanden sind. Die beteiligten Personen haben die Möglichkeit, ihre Expertise und Meinungen einzubringen und so ein optimales Ergebnis zu erzielen.

Vor- und Nachteile des Turtle-Diagramms

Im Folgenden beleuchten wir die Vor- und Nachteile des Turtle-Diagramms als Werkzeug zur Analyse und Darstellung von Prozessen in Unternehmen.

Die Vorteile auf einen Blick

• Turtle-Diagramme visualisieren den gesamten Prozess und heben unterschiedliche Aspekte hervor, sodass sie strukturelle Verbesserungspotenziale aufdecken können.
• Mithilfe des Turtle-Diagramms lässt sich eine Schwachstellenanalyse durchführen, um Stärken, Schwächen und deren Ursachen zu identifizieren.
• Das Turtle-Diagramm benennt Risiken und Gefahren, was effektives Risikomanagement ermöglicht und die Entwicklung handlungsorientierter Maßnahmen fördert.
• Die Methode erlaubt eine Fehler-Möglichkeiten-und-Einfluss-Analyse (FMEA), die auf die Identifikation und Bewertung möglicher Fehlerquellen sowie deren Auswirkungen abzielt.
• Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Prozessen werden sichtbar, wodurch eine effektive Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitern unterstützt und Synergieeffekte ermöglicht werden.
• Ein Soll-Ist-Vergleich dient der Auswertung von Zielen und Leistungsindikatoren und schafft so die Grundlage für kontinuierliche Verbesserung.

Potenzielle Nachteile und Herausforderungen

Trotz der vielen Vorteile des Turtle-Diagramms sind auch einige Nachteile und Herausforderungen zu berücksichtigen:

• In manchen Fällen kann die Komplexität der Darstellung das Turtle-Diagramm schwer verständlich machen, insbesondere für ungeübte Mitarbeiter. Daher sind eine klare Visualisierung und Schulungen essenziell.
• Die Erstellung eines Turtle-Diagramms kann zeitaufwendig sein, da sämtliche relevanten Informationen gesammelt, analysiert und abgebildet werden müssen. Dies könnte die Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen verzögern.
• Da das Turtle-Diagramm lediglich eine Momentaufnahme eines Prozesses zeigt, sind regelmäßige Aktualisierungen nötig, um Veränderungen und Entwicklungen im Unternehmen Rechnung zu tragen. Dies erfordert einen gewissen Pflegeaufwand.
• Der Fokus auf einzelne Prozesse kann den Blick auf das Unternehmen als Ganzes und dessen übergreifende Ziele verstellen. Deshalb sollte bei der Nutzung von Turtle-Diagrammen immer deren Integration in das Gesamtsystem beachtet werden.

Integration in weitere Managementsysteme

Das Turtle-Diagramm ist ein effektives Instrument zur Darstellung von Unternehmensprozessen, Prozessketten und Teilprozessen. Dabei beschränkt sich die Anwendung nicht nur auf das Qualitätsmanagement, sondern erstreckt sich ebenso auf die Integration in andere Managementsysteme wie Energie-, Umwelt- und Arbeitsschutzmanagement sowie integrierte Managementsysteme.

Energie-, Umwelt- und Arbeitsschutzmanagement

Mithilfe der systematischen Darstellung und Analyse von Prozessen unterstützt das Turtle-Diagramm die Identifikation von Leistungsindikatoren und Messgrößen, die für Energie-, Umwelt- und Arbeitsschutzmanagement relevant sind.

Zudem fördert es das Erkennen von Prozessrisiken und deren Verbindung zu anderen Systemen. Durch die Analyse werden Maßnahmen und Verbesserungspotenziale ermittelt. Während der Anwendung des Turtle-Diagramms in diesen Bereichen involvierst du aktiv diejenigen Akteure, die für die Einhaltung der Anforderungen zuständig sind, wie zum Beispiel:

• Umweltmanagementbeauftragte
• Arbeitsschutzverantwortliche
• Personen, die für Energieeffizienz zuständig sind

Die Verwendung in integrierten Managementsystemen

Integrierte Managementsysteme kombinieren mehrere Disziplinen in einem einzigen System, um Synergien und Ressourceneffizienz zu maximieren. Hierbei erweist sich das Turtle-Diagramm als hervorragendes Hilfsmittel zur Visualisierung der Beziehungen und Wechselwirkungen zwischen verschiedenen Managementaspekten.

In Bezug auf integrierte Managementsysteme schafft das Turtle-Diagramm ein gemeinsames Verständnis für die Prozessbeteiligten und erlaubt die gleichzeitige Betrachtung von:

• Qualitätsmanagement
• Umweltmanagement
• Arbeitsschutzmanagement
• Energiemanagement

Mithilfe dieser Darstellung werden Überschneidungen und Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Managementsystemen sichtbar, wodurch Vereinfachungspotenziale identifiziert werden können. Die systematische Vorgehensweise trägt somit zum kontinuierlichen Verbesserungsprozess bei und unterstützt Organisationen dabei, Wettbewerbsvorteile zu generieren.

Fazit

Das Turtle-Diagramm erweist sich als vielseitiges und nützliches Werkzeug zur Analyse, Optimierung und Visualisierung von Prozessen in diversen Branchen und Anwendungsbereichen. Durch seine klare und übersichtliche Darstellung erleichtert es das Aufspüren von Schwachstellen, Risiken und Verbesserungsmöglichkeiten und fördert zugleich die Zusammenarbeit und Transparenz innerhalb des Unternehmens.

Einige entscheidende Erkenntnisse:

• Anwendungsbereiche: Turtle-Diagramme sind in verschiedensten Branchen wie Qualitätsmanagement, Produktion, Logistik, Vertrieb und Entwicklung einsetzbar.
• Elemente: Ein Turtle-Diagramm besteht aus den Komponenten Prozessname, Prozessziel, Input, Output, Ressourcen, Methoden und Indikatoren, die in einer übersichtlichen Weise dargestellt werden.
• Integration: Turtle-Diagramme sind als wertvolle Instrumente in integrierte Managementsysteme, beispielsweise Energie-, Umwelt- und Arbeitsschutzmanagement, integrierbar und spielen eine wichtige Rolle im prozessorientierten Qualitätsmanagement gemäß der ISO 9001.

Durch die Integration des Turtle-Diagramms in deine betrieblichen Abläufe kannst du nicht nur die Effizienz erhöhen, sondern auch ein stärkeres Risikobewusstsein sowie eine verbesserte Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen fördern.

FAQ

Nachfolgend sind die wichtigsten Fragen und Antworten zusammengefasst.

Was ist ein Prozesssteckbrief?

Ein Prozesssteckbrief ist ein Dokument, das sämtliche wichtige Informationen zu einem Geschäftsprozess zusammenfasst. Dazu gehören Ziele, Verantwortlichkeiten, zeitliche Abläufe und Ressourcen. So lassen sich Prozesse übersichtlich planen, überwachen und bei Bedarf verändern.

Was gehört alles in eine Prozessbeschreibung?

In einer Prozessbeschreibung sind Ziele, Prozessschritte, Verantwortlichkeiten, Ressourcen und KPIs zu berücksichtigen. Strukturiere die Beschreibung klar und bleib präzise. So wird die Umsetzung erleichtert und Abläufe optimiert.

Wie können Turtle-Diagramme bei der Prozessoptimierung helfen?

Turtle-Diagramme helfen bei der Prozessoptimierung, indem sie Prozessinput, -output, Ressourcen und Verantwortlichkeiten visualisieren. Mit dieser Übersicht lassen sich Schwachstellen identifizieren und Verbesserungspotenziale erkennen.

Wie sind die einzelnen Elemente eines Turtle-Diagramms miteinander verbunden?

Sie verbinden sich wie folgt: Inputs werden im Prozess nach den Arbeitsanweisungen verarbeitet, wobei Kompetenzen der Mitarbeiter und Anlagen zum Einsatz kommen, um Outputs zu erzeugen. Messungen bewerten die Ergebnisse, um kontinuierliche Verbesserungen zu fördern.

Welche Branchen verwenden Turtle-Diagramme?

Turtle-Diagramme finden Einsatz in Branchen wie Automobilindustrie, Luft- und Raumfahrt, Elektronik und Qualitätsmanagement. Durch die visuelle Darstellung von Prozessen tragen sie zur Prozessoptimierung und -standardisierung bei.

Thomas Sesli

Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.