Die 7 Phasen des Verkaufsgesprächs: So meisterst du jeden Schritt im Verkaufsprozess

Von Ekaterina Broska, geprüft durch Juliane Becker (zertifiziert von Google)
Aktualisiert am 27.05.2024 | Lesezeit ca. Min.

Ein Verkaufsgespräch führen, das garantiert im Kauf endet?

Mit der richtigen Herangehensweise kannst du den entscheidenden Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg beim Verkauf eines Produkts oder einer Dienstleistung machen. Dazu gilt es, die 7 Phasen des Gesprächs zu verstehen. Wie du diese meisterst und sicherstellst, dass du die Bedürfnisse des Kunden verstehst, lernst du hier in unserem Artikel.

Dabei erhältst du:

  • Wertvolle Tipps zur effektiven Gesprächsführung
  • Einblicke in den gezielten Einsatz von CRM-Software
  • Praxisbeispiele für unterschiedliche Verkaufssituationen

Vom Gesprächseinstieg zur Kaufentscheidung – Lerne die Schritte kennen, die zu einem erfolgreichen Verkaufsgespräch führen, um das Maximum aus jedem Kundenkontakt herauszuholen.

Die 7 Phasen eines erfolgreichen Verkaufsgesprächs

Phase 1: Vorbereitung auf das Verkaufsgespräch

Die erfolgreiche Vorbereitung ist für den Ablauf aller folgenden Phasen von entscheidender Bedeutung. Informiere dich gründlich über den potenziellen Kunden, seine Branche und habe alle Informationen über die Produkte oder Dienstleistungen, die du verkaufen möchtest, zur Hand. Die folgenden Informationen helfen dir, im Gespräch individuell auf den Kunden einzugehen und passgenaue Lösungen anzubieten:

  • Kundeninformationen und -historie
  • Branche, Markt und Wettbewerbssituation
  • Eigenschaften und Vorteile der angebotenen Produkte oder Dienstleistungen

Phase 2: Gesprächseröffnung und erste Kontaktaufnahme

Der Gesprächseinstieg prägt den ersten Eindruck, den der potenzielle Kunde von dir bekommt. Eine herzliche Begrüßung und eine kompakte Vorstellung deiner Person und deines Unternehmens bauen in der Eröffnungsphase Vertrauen und Sympathie auf. Zeige Interesse an den Anliegen des Kunden und nutze offene Fragen, um ein konstruktives und gleichberechtigtes Gespräch zu führen.

Phase 3: Bedarfsanalyse und Informationsgewinnung

Die sorgfältige Ermittlung von Kundenbedürfnissen ist ein zentraler Schritt im Verkaufsgespräch. Stelle gezielte Fragen, um die Wünsche, Anforderungen und Herausforderungen des Kunden herauszufinden. Dabei ist aktives Zuhören unabdingbar. Nur wenn du den Kunden und seine Situation genau verstehst, kannst du effektive Lösungen präsentieren.

Phase 4: Individuelle Angebotspräsentation

Nach der Bedarfsanalyse folgt die Darstellung deines Angebots. Demonstriere dem Kunden, wie deine Produkte oder Dienstleistungen seine Bedürfnisse erfüllen oder Probleme lösen können. Nutze die Erkenntnisse aus der Bedarfsanalyse, um dein Angebot maßgeschneidert und ansprechend zu präsentieren:

  1. Stelle die Vorteile und Merkmale deiner Produkte oder Dienstleistungen heraus
  2. Zeige auf, warum dein Angebot konkret den Kundenbedürfnissen entspricht
  3. Untermauere deine Aussagen mit überzeugenden Argumenten und Beispielen

Phase 5: Einwandbehandlung und Preisverhandlung

Einwände von Kunden sind ganz normal und Teil des Verkaufsprozesses. Reagiere souverän darauf und liefere stichhaltige Argumente, die den Wert deines Angebots verdeutlichen. Oftmals führt dies auch zu Preisverhandlungen. Sei darauf vorbereitet und entwickle Strategien, um den bestmöglichen Verkaufspreis zu erzielen und gleichzeitig den Kunden zufriedenzustellen.

Phase 6: Abschluss und Verkaufssicherung

Der Abschluss des Gesprächs ist der Höhepunkt des Verkaufsprozesses. In dieser Phase solltest du den Kunden zu einer Kaufentscheidung bewegen. Gib ihm eine klare Handlungsaufforderung, die den Abschluss des Geschäfts vereinfacht. Sichere den Verkauf bei Zustimmung des Kunden, beispielsweise durch das Unterzeichnen eines Vertrags oder das Ausfüllen einer Bestellung.

Phase 7: Nachbereitung und Kundenbindung

Die Pflege der Kundenbeziehung ist nach einem erfolgreichen Verkauf unerlässlich. Sorge für eine reibungslose Abwicklung des Auftrags und stehe dem Kunden für eventuelle Rückfragen oder Anliegen zur Verfügung. Durch einen regelmäßigen und unterstützenden Kontakt signalisierst du dem Kunden, dass du auch nach dem Kauf für ihn da bist und an einer langfristigen Geschäftsbeziehung interessiert bist.

Verkaufsstrategien: Hard Selling vs. kundenorientierte Gesprächsführung

Um im Verkaufsprozess erfolgreich agieren zu können, stehen dir unterschiedliche Verkaufstechniken zur Verfügung. In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit zwei grundlegenden Strategien: dem Hard Selling und der kundenorientierten Gesprächsführung.

Vorteile und Nachteile von Hard Selling

Beim Hard Selling liegt der Fokus auf aggressiven und direkten Abschlusstechniken, die darauf abzielen, Verkaufsziele so schnell wie möglich zu erreichen. Im Folgenden werden die Vor- und Nachteile dieser Methode erläutert.

Diese Benefits bietet Hard Selling:

  • Schneller Abschluss: Durch das rasche Abzielen auf den Verkaufsabschluss kann diese Methode in kurzer Zeit zu Ergebnissen führen.
  • Einfachheit: Der Vertriebler, der Hard Selling anwendet, benötigt keinen umfangreichen Gesprächsleitfaden, da sein Hauptaugenmerk auf dem Abschluss liegt.
  • Geeignet für bestimmte Verkaufssituationen: In einigen Bereichen, zum Beispiel bei stark umkämpften oder kurzfristigen Angeboten, kann diese Strategie von Erfolg gekrönt sein.

Zu den Nachteilen von Hard Selling zählen:

  • Beziehungsaufbau vernachlässigt: Aufgrund des aggressiven Charakters des Hard Selling wird weniger Wert auf zwischenmenschliche Beziehungen gelegt, was zu einer negativen Gesprächsatmosphäre führen kann.
  • Reputationsschäden: Potenzielle Kunden könnten durch diese Methode abgeschreckt werden oder sogar negative Erfahrungen an andere weitergeben, was dem Ruf des Unternehmens auf längere Sicht schaden kann.
  • Weniger nachhaltig: Hard Selling erhöht auf lange Sicht nicht die Wahrscheinlichkeit einer Kundenbindung oder Weiterempfehlung, da der Fokus stets auf schnellen Verkaufsabschlüssen liegt.

Vorteile und Nachteile der kundenorientierten Gesprächsführung

Die kundenorientierte Gesprächsführung hingegen legt den Schwerpunkt auf den Kunden und dessen Bedürfnisse.

Diese Vorzüge bietet die kundenorientierte Gesprächsführung:

  • Beziehungsaufbau: Ein kundenorientierter Ansatz ermöglicht den Aufbau langfristiger Beziehungen und sorgt somit für eine positive Gesprächsatmosphäre.
  • Erhöhte Kundenzufriedenheit: Indem Kunden sich verstanden und gut beraten fühlen, steigt ihre Zufriedenheit und Loyalität.
  • Bessere Empfehlungsquote: Zufriedene Kunden neigen dazu, das Unternehmen weiterzuempfehlen, was zu zusätzlichem Geschäft führen kann.

Diese Nachteile hat die kundenorientierte Gesprächsführung:

  • Zeitaufwand: Eine kundenorientierte Gesprächsführung erfordert oft einen höheren Zeitaufwand, um auf individuelle Kundenbedürfnisse einzugehen.
  • Keine Garantie für den Verkaufsabschluss: Trotz des kundenorientierten Fokus besteht weiterhin das Risiko, dass der Kunde am Ende des Gesprächs nicht kauft.

Als Vertriebler ist es wichtig, abzuwägen, welche Strategie am besten zu deiner Branche, deinem Produkt und deinem individuellen Verkaufsstil passt. Dabei solltest du stets auf die Bedürfnisse des Kunden eingehen und eine geeignete Balance zwischen Hard Selling und kundenorientierter Gesprächsführung finden.

Wertvolle Tipps für ein gelungenes Verkaufsgespräch

Um in einem Verkaufsgespräch Erfolg zu haben, benötigst du eine gut durchdachte Kommunikationsstrategie. In diesem Artikel erfährst du, wie du offene Fragen und Beispiele, aktives Zuhören und Empathie sowie Verkaufspsychologie geschickt einsetzen kannst, um eine erfolgreiche Verkaufsatmosphäre zu schaffen.

Die Bedeutung von offenen Fragen und Beispielen

Offene Fragen sind für Verkaufsgespräche unverzichtbar, weil sie es deinem Gesprächspartner ermöglichen, ausführlich auf seine persönlichen Anliegen einzugehen. Damit erhältst du wichtige Informationen und vermittelst dem Kunden das Gefühl, im Mittelpunkt zu stehen. Durch geschickten Einsatz offener Fragen kannst du den Gesprächsverlauf steuern und eine effektive Bedarfsanalyse durchführen.

Beispiele helfen dabei, dein Produkt oder deine Dienstleistung für den Kunden greifbar und verständlich zu machen. Gut gewählte Beispiele illustrieren Anwendungssituationen, zeigen Lösungsansätze auf und erzeugen beim Kunden eine positive Illusion in Bezug auf dein Angebot. Achte darauf, dass die Beispiele stets relevant und authentisch sind, um die Glaubwürdigkeit nicht zu gefährden.

Die Rolle des aktiven Zuhörens und der Empathie

Aktives Zuhören ist im Verkaufsgespräch von großer Bedeutung. Es ermöglicht dir, genau zu erfassen, was der Kunde wirklich möchte, und auf seine Wünsche einzugehen. Dabei gilt es, das Gesagte gedanklich nachzuvollziehen und gegebenenfalls zusammenzufassen, ohne eigene Interpretationen einzubringen. So signalisierst du dem Kunden, dass du ihn ernst nimmst und auf seine Bedürfnisse achtest.

Empathie meint im Kontext des Verkaufsgesprächs die Fähigkeit, sich in die Situation des anderen Menschen einzufühlen. Wähle eine persönliche Begrüßung, zeige Verständnis und mache deutlich, dass es dir darum geht, den Kunden zufriedenzustellen. Empathie festigt die Kundenbindung und unterstützt langfristige Geschäftsbeziehungen.

Der Einsatz von Kaufmotiven im Gespräch

Verkaufspsychologie hat zum Ziel, die Kaufmotive und Bedürfnisse des Kunden zu ergründen und basierend darauf, das Verkaufsgespräch sowie die Angebote individuell zu gestalten. Hier einige grundlegende Strategien zur erfolgreichen Anwendung von Verkaufspsychologie im Gesprächsverlauf:

  • Etabliere Vertrauen und Nähe, indem du auf Gemeinsamkeiten hinweist oder ehrliches Interesse am Kunden zeigst.
  • Sprich emotionale Aspekte an, um den Kunden auf einer tieferen Ebene für das Angebot zu begeistern.
  • Verwende Überzeugungstechniken wie das Prinzip der Knappheit (limitierte Verfügbarkeit, zeitlich begrenzte Angebote) oder Social Proof (Kundenbewertungen, Testimonials) für den Abschluss.
  • Körpersprache spricht Bände. Berücksichtige also nonverbale Kommunikation als wichtige Signale während des Gesprächs. So kannst du besser auf den emotionalen Zustand des Kunden eingehen.

Eine ausgewogene Kombination aus offenen Fragen, Beispielen, Empathie und Verkaufspsychologie erhöht die Wahrscheinlichkeit, den Kunden für dich zu gewinnen und den Verkaufsabschluss zu erreichen. Diese Faktoren sind sowohl bei der Vorbereitung als auch während des gesamten Gesprächs von Bedeutung und sollten in jeder Phase berücksichtigt werden.

Verkaufsgespräch Phasen: 4 Schritte für erfolgreiche Ergebnisse
Gern darfst du diese Infografik auf deiner Webseite einbinden.

CRM-Software und ihre Rolle bei der Vorbereitung von Verkaufsgesprächen

Die systematische Nutzung einer CRM-Software kann maßgeblich zur Verkaufsoptimierung im Vorfeld von Kundengesprächen beitragen. Erfahre hier, welche Funktionen und Vorteile eine CRM-Software bietet und wie sie den Verkaufsprozess effektiv unterstützt.

Funktionen und Vorteile von CRM-Software

CRM (Customer Relationship Management) beschreibt systematische Ansätze zur Verwaltung und Pflege von Kundenbeziehungen. Eine CRM-Software bietet zahlreiche Funktionen, die den Verkaufserfolg nachhaltig fördern:

  • Verwaltung von Kunden- und Interessentendaten: Eine zentrale Datenbank ermöglicht Unternehmen, relevante Informationen über bestehende sowie potenzielle Kunden einzusehen und zu verwalten. Dies bildet die Grundlage für ein erfolgreiches Erstgespräch und verbessert die Kundenbeziehung.
  • Historie von Käufen und Interaktionen: Die Software protokolliert sämtliche Interaktionen mit Kunden, darunter Kaufhistorie, Gesprächsnotizen, E-Mails oder Telefonanrufe. Dadurch erlangen Vertriebsmitarbeiter wertvolle Einblicke für zukünftige Gespräche und können Kaufsignale gezielter erkennen.
  • Automatisierung von Vertriebsprozessen: Viele CRM-Systeme unterstützen die Automatisierung von Vertriebstätigkeiten, beispielsweise das Erstellen von Angeboten, das Nachverfolgen von Leads und die Nachbereitung von Kundengesprächen. Dadurch kann sich der Vertrieb besser auf den direkten Kundenkontakt konzentrieren.
  • Integration von Verkaufs- und Marketingaktivitäten: Eine CRM-Software kann Marketingkampagnen passgenau auf potenzielle und bestehende Kunden ausrichten, um so Verkaufserfolge zu optimieren und Synergien zwischen beiden Bereichen zu schaffen.
  • Reporting und Analyse: Mithilfe von Dashboards und Berichten erlangen Unternehmen Einblicke in ihre Verkaufsleistung sowie den Erfolg der Vertriebsmitarbeiter, was zur Identifikation von Optimierungspotenzialen beiträgt.

So optimierst du deinen Verkaufsprozess mit CRM-Software

Die vielfältigen Funktionen einer CRM-Software helfen Dir dabei, deinen Verkaufsprozess gezielt zu verbessern. Im Folgenden findest du einige konkrete Schritte, die du umsetzen kannst:

  1. Vollständige und aktuelle Datenpflege: Stelle sicher, dass alle Kundendaten kontinuierlich aktualisiert und ergänzt werden. Dadurch hast du bei jedem Kundengespräch relevante Informationen parat und baust eine vertrauensvolle Beziehung auf.
  2. Leads priorisieren: Identifiziere potenzielle Kunden mit höherer Kaufbereitschaft, indem du deren Aktivitäten und Interaktionen untersuchst. So kannst du deine Verkaufsgespräche fokussierter und erfolgsversprechender gestalten.
  3. Zeitmanagement optimieren: Nutze die Automatisierungsfunktionen der CRM-Software, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und somit mehr Zeit und Energie für den direkten Kundenkontakt zu gewinnen.
  4. Verkaufs- und Marketingaktivitäten abstimmen: Indem du Verkaufschancen und Marketingkampagnen im CRM-System analysierst und darauf basierend gezielte Maßnahmen initiierst, förderst du die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und erzielst einen höheren Verkaufserfolg.
  5. Regelmäßige Analyse und Anpassung: Nutze die Reporting-Funktionen der CRM-Software, um den Erfolg deiner Vertriebsaktivitäten zu überwachen und kontinuierlich Optimierungspotenziale zu erkennen. Eine stetige Anpassung und Weiterentwicklung des Verkaufsprozesses ist ausschlaggebend für langfristigen Erfolg.

Beispielsweise hat Microsoft dafür eine eigene CRM-Software:

Praxisbeispiele: Dialoge und Szenarien aus verschiedenen Verkaufssituationen

Um die Anwendung der zuvor besprochenen Verkaufsstrategien und Gesprächsführungstechniken besser zu verdeutlichen, zeigen wir dir zwei praxisnahe Beispiele.

Beispiel 1: Gesprächseröffnung und Bedarfsermittlung

Die Gesprächseröffnung und Bedarfsermittlung sind wichtige Etappen im Verkaufsprozess. Mit einem guten ersten Eindruck und einer sorgfältigen Bedarfsanalyse stellst du sicher, dass du die Wünsche und Bedürfnisse des Kunden bestmöglich bedienen kannst. Im Folgenden findest du ein anschauliches Beispiel, wie ein solches Gespräch ablaufen kann:

Verkäufer: Guten Tag! Schön, dass du heute hier bist. Kann ich dich zu unseren Produkten beraten?

Kunde: Ja, ich suche eine Lösung für [Problem].

Verkäufer: Das ist interessant. Erzähl mir doch mehr über deine Situation und deine Anforderungen.

Kunde: Gerne, also [Beschreibung des Problems und der Anforderungen].

Verkäufer: Vielen Dank für diese Informationen. Um genauer auf deine Bedürfnisse einzugehen, möchte ich einige Punkte klären: [Leitfaden zur Bedarfsanalyse].

Kunde: Klar, also [Antwort auf Fragen].

Verkäufer: Danke, das hilft mir, dein Anliegen besser zu verstehen.

In diesem Beispiel hört der Verkäufer aufmerksam zu, stellt gezielte Fragen und sammelt relevante Informationen durch die Bedarfsanalyse, um auf die Bedürfnisse des Kunden einzugehen.

Beispiel 2: Angebotspräsentation und Abschluss

Nachdem du die Bedürfnisse des Kunden erfasst hast, präsentierst du dein Angebot in einer Weise, die den Kundennutzen betont. Das Behandeln von Einwänden und die Preisverhandlung spielen dabei ebenfalls eine wichtige Rolle. Im Folgenden siehst du ein Beispiel für ein solches Gespräch:

Verkäufer: Ausgehend von unserem Gespräch empfehle ich dir unser Produkt X. Es bietet dir diese Vorteile: [Darlegung der Vorteile und des Kundennutzens].

Kunde: Das klingt vielversprechend, aber ich habe einige Bedenken: [Einwände und Vorwände].

Verkäufer: Ich verstehe deine Bedenken. Lass mich dir erklären, weshalb unser Produkt dennoch für dich geeignet ist: [Entkräftigung der Einwände und Vorwände].

Kunde: Das leuchtet mir ein. Wie sieht es jedoch mit dem Preis aus? Ich finde ihn recht hoch.

Verkäufer: Ich kann deine Bedenken bezüglich des Preises nachvollziehen. Dennoch bieten wir hohe Qualität und einen ausgezeichneten Service. Trotzdem bin ich bereit, mit dir über den Preis zu verhandeln. Wie wäre es mit [angepasster Preis]?

Kunde: Das klingt fair. Ich nehme das Angebot an.

Verkäufer: Prima, ich freue mich, dass wir uns einigen konnten. Lass uns nun die Details besprechen, um den Verkaufsprozess abzuschließen.

In diesem Beispiel leitet der Verkäufer den Kunden durch die Betonung des Kundennutzens, durch das Aufgreifen und Entkräften der Einwände sowie die gekonnte Preisverhandlung Schritt für Schritt zu einer positiven Entscheidung.

Fazit: Meister der Verkaufsgespräche in 7 Phasen

Indem du die verschiedenen Verkaufsstrategien und Techniken, die wir dir vorgestellt haben, verstehst und anwendest, kannst du deine Verkaufsergebnisse optimieren.

Deine drei wichtigsten Erkenntnisse:

  • Verkaufsgespräche strukturieren: Die sieben Phasen des Verkaufsgesprächs – von der Vorbereitung bis zur Kundenbindung – sind maßgeblich für deinen Erfolg.
  • Verkaufsstrategien wählen: Überlege, ob Hard Selling oder ein kundenorientierter Ansatz besser zu deinem Verkaufsstil, deinem Produkt und deiner Branche passt.
  • CRM-Software nutzen: Mit einer CRM-Software kannst du Kundendaten verwalten, Leads priorisieren, Marketing und Vertrieb abstimmen und somit den gesamten Verkaufsprozess optimieren.

Ausgestattet mit diesem Wissen wirst du selbstbewusster in Verkaufsgesprächen auftreten und langfristig erfolgreich handeln. Setze die erlernten Strategien und Methoden gezielt ein und rücke Kundennutzen sowie Kundenbindung in den Mittelpunkt deines Handelns. Dadurch förderst du nachhaltige Geschäftsbeziehungen und erreichst deine Verkaufsziele.

FAQ

Häufig gestellte Fragen und die dazugehörigen Antworten sind nachfolgend aufgelistet.

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