Versionierung von Dokumenten, Dateien und Co.: So behältst du den Überblick

Kaum bearbeitet und schon veraltet? Dokumente, Dateien und ihre unzähligen Versionen können schnell zur Herausforderung werden. Mit der Versionierung von Dokumenten behältst du den Überblick. Adieu chaotische Dokumentenmappen und langes Suchen nach Dateien!

In diesem Artikel zeigen wir praxisnahe Lösungen für eine optimale Versionierung von Dokumenten und Dateien, um Effizienz im Arbeitsalltag zu bewahren. Bei uns bekommst du Antworten auf folgende Fragen:

• Wie kannst du durch strukturierte Versionierung Änderungen an Dokumenten und Dateien transparent und nachvollziehbar gestalten?
• Was sind die Unterschiede zwischen manueller und automatischer Versionierung und welche Software-Lösungen können den Prozess vereinfachen?
• Wie hilft dir eine Versionsverwaltung und ein Dokumentenmanagementsystem, deinen Arbeitsablauf zu optimieren und gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden?

Entdecke jetzt, wie du deinen Arbeitsalltag erfolgreicher gestaltest.

Was ist Versionierung?

Versionierung beschreibt die systematische Erfassung von Änderungen an Dateien und Dokumenten. Dabei wird jede Bearbeitung als separate Dokumentenversion abgespeichert, die mit einer Versionsnummer versehen und nachverfolgbar ist. Frühere Versionen können so nachvollzogen und wiederhergestellt werden.

Grundlagen der Versionierung

Im Arbeitsalltag eines Unternehmens gehört das Bearbeiten von Dokumenten zur Routine. Sobald Mitarbeiter unterschiedliche Versionen erstellen, besteht allerdings die Gefahr von Chaos und Orientierungslosigkeit. Hier setzt die Versionierung an, welche ihren Ursprung in der Softwareentwicklung findet.

Ursprünglich diente sie dazu, fortlaufende Nummern für Softwareaktualisierungen zu vergeben. Heute unterstützt die Versionierung Unternehmen bei der übersichtlichen Verwaltung verschiedener Dokumenten- und Dateiversionen.

Funktionsweise der Versionierung

Mithilfe der Versionierung werden Änderungen an Dokumenten nachvollziehbar. Sämtliche Modifikationen werden protokolliert und aufgezeichnet. Das ermöglicht Unternehmen, die Vorgängerversion eines Dokuments klar von der aktuellen Version zu unterscheiden – und alte Versionen bei Bedarf wiederherzustellen.

Vergabe von Versionsnummern und die Logik dahinter

Um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten, erhält jede neue Version eine eindeutige Versionsnummer sowie zusätzliche Versionsinformationen wie Erstellungsdatum oder Autor. Versionsnummern zeigen die chronologische Reihenfolge der einzelnen Versionen und erlauben ein besseres Verständnis des Entwicklungsprozesses der Dateien.

Abhängig von den individuellen Anforderungen und Zielsetzungen eines Unternehmens kann die Logik hinter den Versionsnummern unterschiedlich gestaltet sein. Häufig werden Zahlen für Haupt- und Nebenversionen verwendet:

1. Hauptversion: Die Nummer vor dem Punkt (z. B. 1.0) markiert grundlegende Änderungen oder Neuerungen und symbolisiert bedeutende Meilensteine in der Entwicklung eines Dokuments oder einer Datei.
2. Nebenversion: Die Nummer nach dem Punkt (z. B. 0.1) steht für kleinere Änderungen oder Anpassungen an einer Datei oder einem Dokument und repräsentiert kontinuierliche Verbesserungen und Modifikationen.

Beispiel für Versionierung von Dokumenten

Stell dir vor, ein Team von zehn Mitarbeitern arbeitet in deinem Unternehmen gemeinsam an einer Marktanalyse. Jede Person fügt ihre Daten und Ideen ein und verändert das Dokument. Ohne eine effiziente Versionierung entsteht schnell ein unübersichtliches Durcheinander.

Durch das Versionieren des Dokuments wird jeder Bearbeitungsschritt dokumentiert und die jeweilige Dokumentenversion erfasst. Jetzt kann jeder Mitarbeiter eine frühere Version einsehen oder den gesamten Bearbeitungsweg nachvollziehen, wenn er es wünscht. Das fördert Transparenz und verhindert Missverständnisse oder den Verlust wichtiger Informationen.

Lesetipp

Wie du eine Marktanalyse erstellst, liest du übrigens hier: Marktanalyse: Methoden, Fallstricke und Schritt-für-Schritt-Anleitung für 2024

Bedeutung von Versionierung

Fassen wir zusammen:

• Transparenz: Eine strukturierte Versionierung schafft Klarheit bei der Bearbeitung von Dokumenten und Dateien.
• Nachvollziehbarkeit: Unternehmen können Eingriffe besser protokollieren und die Bearbeitungswege verständlich machen, indem sie alle Änderungen an Dokumenten festhalten.
• Sicherheit: Das Auffinden und Wiederherstellen von Vorgängerversionen stellt dank Versionierung keine Herausforderung mehr dar.
• Effizienz: Ein strukturierter Bearbeitungsprozess mit klarer Dokumentenversionierung spart Zeit und Ressourcen und fördert die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern.

Manuelle vs. automatische Versionierung

Die Versionierung von Dokumenten ist ein wichtiger Schritt im Prozess der Dokumentenverwaltung und der Workflowoptimierung. Hierbei unterscheidet man zwischen manueller und automatischer Versionierung. Beide Methoden haben ihre Vor- und Nachteile.

Manuelle Versionierung in der Praxis

Bei der manuellen Versionierung liegt die Verantwortung für das Erstellen und Verwalten von Dokumentversionen in den Händen der Mitarbeiter. Dies umfasst auch das Festlegen von Zeitpunkten für das Speichern neuer Versionen.

Im Alltag bedeutet dies, dass neue Dateiversionen eines Dokuments von Hand angelegt und abgespeichert werden müssen. Dabei ergeben sich jedoch einige Herausforderungen:

• Die Gefahr, Dateien versehentlich zu überschreiben, ist stets präsent.
• Das Erkennen paralleler Bearbeitungsvorgänge durch andere Kollegen gestaltet sich schwierig.
• Einheitliche Namenskonventionen sind für Übersicht und Struktur unerlässlich, beispielsweise Dateientwurf_v0, Dateientwurf_v1 oder Dateientwurf_v2.

Darüber hinaus erfordert die manuelle Versionierung häufig eine höhere Disziplin und Organisation der beteiligten Mitarbeitenden. Änderungsprotokolle können in Versionierungstabellen erfasst werden, die Bearbeiter, Versionsnummer, Datum und vorgenommene Änderungen dokumentieren. Allerdings gestaltet sich der Gesamtprozess oft weniger nachvollziehbar und übersichtlich als bei automatisierter Versionierung.

Ergänzend kann ein detailliertes Kontrollblatt geführt werden, um den Status eines jeden Dokuments festzuhalten. Dieses Kontrollblatt sollte folgende Informationen beinhalten:

• Titel/Art des Dokuments
• Versionsnummer
• Ersteller (Name und Abteilung)
• Datum der Freigabe
• Datum des Inkrafttretens
• Genehmigt von
• Ersetzte Version
• Datum der nächsten Überprüfung

Automatische Versionierung und technische Lösungen

Im Unterschied zur manuellen Versionierung erfolgt bei der automatischen Versionierung die Erfassung und Speicherung von Änderungen und neuen Versionen eines Dokuments durch ein entsprechendes Programm. Dies bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich:

• Jede Änderung wird mit Benutzername, Datum und Zeitstempel gespeichert, wodurch eine bessere Nachverfolgung möglich ist.
• Das System erkennt, ob eine Datei derzeit bearbeitet wird oder nicht.
• Digitalisierte Prozesse erleichtern die Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg (eCollaboration).
• Automatische Versionierung lagert alle Daten eines Dokuments zentral in einem Verzeichnis oder auf einem Server in der Cloud.

Lösungen wie Microsoft 365 bieten bereits automatische Versionierungsfunktionen, beispielsweise in Programmen wie Outlook. Diese Lösungen gewährleisten eine effizientere Versionsverwaltung und tragen zur Verbesserung des Workflow-Managements und der Prozessoptimierung bei.

Richtlinien und gesetzliche Anforderungen

Im Bereich der Versionierung müssen diverse Richtlinien und Gesetze befolgt werden, um sowohl revisionssicher als auch DSGVO-konform handeln zu können. Eine lückenlose Protokollierung von Veränderungen an Dokumenten und deren zeitlicher Verlauf ist hierbei unerlässlich, um Nachvollziehbarkeit und Transparenz zu gewährleisten.

Unternehmen, die nach der Norm ISO 9001:2015 zertifiziert sind oder sich mit sensiblen Daten beschäftigen, müssen zudem großen Wert auf eine effiziente Versionierung legen.

Was ist ISO 9001:2015?

ISO 9001:2015 ist das bekannteste Managementsystem für Qualitätsmanagement. Grundsätzlich zielt die Norm auf die Verbesserung und Kontrolle von Qualität innerhalb von Unternehmen ab.

ISO 9001:2015 legt die sogenannte Dokumentenlenkung fest. Das bedeutet, dass Dokumente

• vor Verlusten und Änderungen geschützt sind

• stets verfügbar sind

• lesbar sind

• aktuell sind (durch Versionierung)

• und gemäß Archivierungsvorschriften aufbewahrt werden.

ISO 9001:2015 und die Rolle der Versionierung

Die Versionierung von Dokumenten ist also in der ISO 9001:2015 verankert und spielt bei der Umsetzung der Norm-Anforderungen eine entscheidende Rolle.

Dokumentenlenkung ist hierbei eine der wesentlichen Grundlagen. Ein effizientes Dokumentenmanagementsystem (DMS) ermöglicht es, Dokumente DSGVO-konform zu bearbeiten und zu speichern, und stellt gleichzeitig die notwendige Protokollierung sowie Zeitstempel bereit.

Weitere relevante Gesetze und Vorschriften

Abgesehen von der ISO 9001:2015 und der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) müssen weitere gesetzliche Vorgaben berücksichtigt werden, die abhängig von Branche und Tätigkeitsfeld variieren können. Beispiele hierfür sind:

1. Behördenspezifische Vorgaben
2. Gesetze zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen
3. Branchenspezifische Regelungen

Die Einhaltung dieser Vorgaben erfordert in erster Linie Datensicherheit, -integrität sowie Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei Dokumentation und Organisation. Um dies zu gewährleisten, sind Versionierungsrichtlinien in Verbindung mit einer effektiven Dokumentenverwaltung und -organisation von besonderer Bedeutung.

Versionierung und Dokumentenmanagementsysteme

Das Überschreiten von herkömmlichen Dokumentenmanagement-Methoden und das Integrieren von Versionsverwaltungssystemen in ein DMS öffnet viele Türen zur Optimierung deiner Arbeitsabläufe.

Ein DMS erleichtert nicht nur das effiziente Versionieren von Dateien, sondern kann zudem als zentrale Anlaufstelle für eine revisionssichere Archivierung dienen. Zu den Top-Anbietern für DMS gehören SAP, SER-Group und easy software.

Vorteile der Integration in DMS

Die Einbindung von Versionsverwaltungssystemen in ein DMS bringt einige Vorteile mit sich:

• Zentralisierung: Alle Dokumente sind zentral auf einem Unternehmensserver oder in der Cloud gespeichert, wodurch sie jederzeit und von überall zugänglich sind.
• Benutzerfreundlichkeit: Benutzerkennungen und Zugriffsberechtigungen gestatten eine effiziente Organisation der Dokumentenverwaltung und bieten Schutz für vertrauliche Daten.
• Versionskontrolle: Die Fähigkeit, Dokumente zu versionieren und unterschiedliche Versionen miteinander zu kombinieren, vereinfacht die Arbeit an kollaborativen Projekten und erhöht die Übersichtlichkeit.
• Wiederherstellung: Bei Systemausfällen oder Datenverlusten können Dokumente problemlos und revisionssicher wiederhergestellt werden.

Funktionalitäten spezifischer Softwarelösungen

Abhängig von den Anforderungen deines Unternehmens und den in dein DMS implementierten Versionsverwaltungssystemen können diverse Funktionalitäten bereitgestellt werden:

1. Automatisches Speichern und Hochladen: Dateien werden während des Bearbeitungsprozesses automatisch gespeichert und hochgeladen, um Datenverlust zu vermeiden.
2. Dokumentenhistorie: Eine lückenlose Historie sämtlicher Änderungen an einem Dokument wird angeboten, um den Bearbeitungsverlauf nachvollziehen zu können.
3. Benachrichtigungen: Benutzer erhalten Mitteilungen über relevante Aktualisierungen oder anstehende Aufgaben.
4. Synchronisation: Die Software ermöglicht die Synchronisation von Dokumentenänderungen mit anderen Teammitgliedern und -systemen.

Workflow-Management und Optimierung von Prozessen

Die Kombination von Versionsverwaltung und Dokumentenmanagementsystemen führt nicht nur zu einer Verbesserung der Qualität und Sicherheit deiner Daten, sondern ermöglicht auch die effizientere Gestaltung deiner Arbeitsprozesse. Das Workflow-Management beinhaltet die Zusammenführung von Informationen und Dokumenten aus unterschiedlichen Quellen, die Kooperation aller beteiligten Benutzer und die Organisation von Aufgaben und Projekten innerhalb deines Unternehmens.

Die Integration dieser Systeme hilft, manuellen Aufwand zu reduzieren und vergewissert, dass alle Arbeitsabläufe strukturiert ablaufen, um Engpässe oder Verzögerungen zu vermeiden und die Transparenz zu erhöhen.

Fazit

Zusammengefasst verdeutlicht der Artikel, dass die Versionierung von Dokumenten und Dateien unerlässlich für eine effiziente, geordnete Arbeitsweise in Unternehmen ist. Sie gewährleistet Transparenz, Nachvollziehbarkeit, Sicherheit und Effizienz. Zwar stellt die manuelle Versionierung eine Option dar, doch die automatische Versionierung bringt viele Vorteile mit sich, etwa

• erleichterte Nachverfolgung,
• Benutzerfreundlichkeit und
• Synchronisation.

Darüber hinaus entspricht die Versionierung rechtlichen Anforderungen und unterstützt Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) sowie Workflow-Management.

Auf Basis dieser Erkenntnisse kannst du nun abwägen, wie die Einführung von Versionierungssystemen in deinem Unternehmen zur Verbesserung von Ordnung und Transparenz beitragen könnte. Durch die geeignete Implementierung von Versionierung eröffnen sich neue Möglichkeiten für effiziente Arbeitsabläufe und eine gesteigerte Qualität der Ergebnisse.

FAQ

Nachfolgend sind einige Antworten auf häufig vorkommende Fragen zusammengestellt.

Wie funktioniert Versionierung?

Versionierung ist die systematische Erfassung von Änderungen und Updates an Daten oder Software. Dabei werden unterschiedliche Versionen erstellt, um die Entwicklungs- und Änderungshistorie nachvollziehen zu können.

Welche Arten von Versionierung gibt es?

Arten von Versionierung sind unter anderem: Linear, Konkatenativ, Verzweigend und Distributed. Das Verständnis dieser Modelle unterstützt Entscheidungen in der Softwareentwicklung und führt zu effektiverer Zusammenarbeit. Probiere verschiedene Methoden aus, um deine Projektorganisation zu verbessern.

Was ist der Unterschied zwischen Variante und Version?

Variante und Version unterscheiden sich hauptsächlich im Kontext. Eine Variante bezieht sich auf eine alternative Ausführung eines Produkts, Projekts oder Designs. Eine Version hingegen ist eine überarbeitete, aktualisierte Fassung eines bestehenden Dokuments, Programms oder Systems.

Was ist Dateiversionierung?

Dateiversionierung ist ein System zur Nachverfolgung von Änderungen in Dateien. Dabei werden verschiedene Versionen einer Datei gespeichert, um bei Bedarf zu früheren Versionen zurückkehren zu können. So werden Datenverluste verhindert und in Softwareentwicklung und Dokumentenmanagement eingesetzt.

Wie kann man verschiedene Versionen eines Projekts verfolgen und vergleichen?

Um verschiedene Versionen eines Projekts zu verfolgen und vergleichen, kannst Versionierungstools wie Git nutzen. Sie vereinfachen das Management, ermöglichen eine bessere Zusammenarbeit und bieten einen Überblick über Änderungen. Damit unterstützt du die Produktivität und Projektqualität.

Thomas Sesli

Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.