Für jedes Produkt und jede Serviceleistung musst du die passenden Abnehmer finden. Kunden kommen aber nicht immer zu dir, um dein Angebot in Anspruch zu nehmen. Unternehmen benötigen daher Vertriebler oder ein Vertriebsteam, das folgende Aufgaben übernimmt:
- Mögliche Käufer ausfindig machen
- Potenzielle Kunden kontaktieren
- Dein Produkt oder deine Serviceleistung überzeugend präsentieren
- Angebote erstellen
- Verkäufe abschließen
Die anschließende Betreuung der Abnehmer darf nicht zu kurz kommen. Schließlich sollen sie wieder zurückkehren, um deine Dienste erneut in Anspruch zu nehmen oder deine Artikel zu kaufen.
Dafür benötigst du Mitarbeiter, die vielfältige Fähigkeiten aufweisen. Erfahre in diesem Text, welche Kompetenzen Vertriebsmitarbeiter mitbringen müssen, um dein Unternehmen Richtung Erfolg zu führen. Der Aufbau eines starken Teams wird damit zum Kinderspiel. Nebenbei schärfst du dein Unternehmensprofil und verbesserst bestehende Vertriebsprozesse.
Was ist ein Vertriebsteam aufbauen?
Ein Vertriebsteam aufbauen ist der Prozess, bei dem du Experten im Verkaufs- und Kundenservice-Bereich rekrutierst und trainierst, um die Effektivität, Effizienz und Reichweite deines Unternehmens im Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen zu erhöhen.
Vertriebsteam aufbauen: Die Vorbereitung
Es reicht nicht aus, eine Stellenanzeige bei einem oder mehreren Jobportalen zu schalten, wenn du ein Vertriebsteam aufbauen willst. Schaffe zunächst die passenden Rahmenbedingen, konzipiere Verkaufsstrategien und lege Leistungsindikatoren fest.
Zielgruppe festlegen
Lege die Zielgruppe fest, auf die sich dein Team für den Vertrieb fokussieren soll. Kreiere eine sogenannte Buyer Persona bzw. einen Idealkunden.
Folgende Faktoren spielen bei dieser Konstruktion eine wichtige Rolle:
- Alter
- Geschlecht
- Einkommen
- Wohnort
- Familienstand
- Bildung
- Hobbys
- Überzeugungen und Werte
- Arbeitsplatz/Branche
- Pain Points, Herausforderungen oder Ängste
- Mediale Einflüsse (Blogs, Magazine, Webseiten, Fernsehprogramme, Podcasts etc.)
Du darfst auch mehrere Personas anlegen und andere Aspekte mit einbeziehen, die für dich wichtig sind, denn in den seltensten Fällen möchtest du dein Produkt oder deinen Service nur einer spezifischen Persönlichkeit anbieten.
Alleinstellungsmerkmale herausfinden
Identifiziere anschließend die Stärken und Schwächen deiner Serviceleistung oder deines Verkaufsartikels. Diese Merkmale heben dich von anderen Wettbewerbern ab und stellen unter anderem das Verkaufsargument für den Vertrieb dar.
Sei aber ehrlich zu dir selbst und wirf einen kritischen Blick auf dein Angebot. Auf diese Weise kann dein Vertriebsteam Zweifel aus dem Weg räumen.
Hinweis
Messbare Erfolgsindikatoren und Verkaufsziele bestimmen
Lege Verkaufsziele und KPIs (Key-Performance-Indicators) fest. Sie bieten deinen Mitarbeitern Orientierung während des Vertriebsprozesses und eine Vision – ein Ziel.
Zu den Werten und Kennzahlen, die du messen solltest, gehören beispielsweise:
- Umsatzziele
- Umsatzwachstum
- Gewinnspanne pro Vertriebsmitarbeiter
- Kosten für die Kundenakquise
- Abwanderungsrate von Kunden
- Lead-to-Opportunity-Verhältnis
- Opportunity-to-Close-Rate
- Conversion Rate
CRM-Tools nutzen
Analyse- oder CRM-Tools unterstützen dich und dein Team im Vertrieb dabei, KPIs und andere Werte zu messen und zu analysieren.
Hiermit lassen sich außerdem sämtliche Kundenkontakte wie E-Mail-Adressen, Social-Media-Profile und Telefonate dokumentieren. Du bist oft auch in der Lage, die bevorzugte Art der Kommunikation deiner Klienten abzuspeichern.
Später hilft dir diese Software sogar dabei, Schwachstellen in deiner Verkaufsstrategie ausfindig zu machen. Diese kannst du anschließend anpassen und verbessern.
Für eine Vertriebsstrategie entscheiden
Du solltest dir früh genug Gedanken machen, wie dein Team am besten effektiv arbeiten kann – plane deine Vertriebsstruktur. Dieser Schritt darf auch erfolgen, nachdem du Vertriebsmitarbeiter engagiert hast. Allerdings hilft es, dies schon in der Vorbereitungsphase zu tun, damit du weißt, wonach du genau suchst.
Folgende Strategien sind denkbar:
- Vertriebsmitarbeiter können sich von der Kundenakquise bis zum Verkaufsabschluss um einen oder mehrere Klienten bzw. Accounts kümmern
- Jedes Mitglied des Vertriebsteams betreut eine individuelle Phase des Verkaufsprozesses:
- Suche nach potenziellen Kunden
- Herstellen einer Beziehung zum Käufer
- Verhandlung des Angebots und Abschluss des Verkaufs
- Anschließende Kundenbetreuung
- Eine Mischung aus den beiden anderen Strategien: Du teilst das Team in kleine Gruppen auf, deren Mitglieder verschiedene Verkaufsphasen betreuen
Insbesondere die erste und zweite Strategie sollen ein möglichst gesundes Konkurrenzdenken zwischen den Mitarbeitern fördern. Bei der zweiten Strategie ist vor allem eine gute Kommunikation zwischen den Mitgliedern gefragt.
Achtung
Vertriebsteam aufbauen: Die Vorgehensweise
Selbstverständlich ist die Vertriebsstrategie bzw. dein Vertriebsprozess unter anderem abhängig von der Größe deines Teams. Mit wenigen Kundenbetreuern bist du nicht in der Lage, eine Strategie zu implementieren, die mehrere Mitarbeiter benötigt. Die meisten Startups fangen jedoch mit einer kleinen Belegschaft an und wachsen im besten Fall kontinuierlich.
Das bedeutet, dass zu Beginn mit hoher Wahrscheinlichkeit ein bis zwei Mitarbeiter den Vertrieb deines Angebots verantworten. Stellen sich Erfolg und Wachstum ein, erhöhen sich die Anforderungen. Diese kann ein kleines Team irgendwann nicht mehr erfüllen. Schließlich ist die Arbeit aufwands- und zeitintensiv.
Trotzdem empfiehlt es sich nicht, dein Büro mit möglichst vielen Vertriebsmitarbeitern zu füllen. Gehe stattdessen überlegt und strategisch vor:
Klein anfangen
Fang klein an und stelle erst einmal zwei Kundenbetreuer ein. Diese können Leads in Abnehmer umwandeln, eine vertrauensvolle Beziehung zu ihnen herstellen und sich bis zum Geschäftsabschluss um sie kümmern.
Um die Kundenbindung sicherzustellen, sollte die Betreuung eventuell über diesen Punkt noch hinausgehen. Zwei Berater sind besser als einer, weil sich zwischen den beiden hoffentlich ein gesunder Wettbewerb entwickelt, der sie zu guten Leistungen anspornt.
Verkaufsleiter ernennen
Sollte es gut laufen, füge weitere Vertriebsmitarbeiter hinzu. Besteht dein Team aus fünf bis sechs Mitarbeitern, ist es an der Zeit, einen Vertriebsleiter oder Sales Manager zu ernennen. Hierzu kannst du jemanden aus dem bereits bestehenden Mitarbeiterstab befördern.
Alternativ darfst du einen externen Manager engagieren, um eine vollkommen neue Unternehmenskultur in deine Firma einzuführen.
Neue Leads generieren und Team weiter ausbauen
Können deine aktuellen Vertriebsmitarbeiter das Arbeitsvolumen nicht mehr bewältigen? Dann ist es an der Zeit, neue Vertriebler einzustellen. Sei dir aber sicher, dass du diese neuen Mitarbeiter wirklich benötigst. Ansonsten verteilst du eventuell zu wenige Leads auf zu viele Angestellte. Diese musst du trotzdem bezahlen, auch wenn dein Umsatz nicht wächst.
Außerdem kann es sich negativ auf die Motivation deines Teams auswirken, wenn sie nicht die gewohnten Verkäufe generieren, weil nicht genügend Leads vorhanden sind. Optimiere also zunächst deine Marketinganstrengungen, um neue Leads zu generieren, mit denen du ein größeres Verkaufsteam versorgst.
Wächst dein Sales Team, kannst du deine Verkaufsstrategie entsprechend anpassen, falls die anfängliche nicht mehr effektiv funktioniert.
Vertriebswege aussuchen
Suche die richtigen Vertriebswege für dein Produkt oder deinen Service aus. Du hast dir bereits einige Gedanken zu deinem Idealkunden gemacht. Das bedeutet, dass du auch weißt, auf welchem Weg, nach welcher Struktur er am liebsten einkaufen oder Dienstleistungen in Anspruch nehmen will. Somit verschwendest du deine Energie nicht für Verkaufskanäle, die deine Kunden gar nicht oder nur geringfügig nutzen.
Folgende Optionen stehen dir zur Verfügung und bieten sich je nach Produkt oder Dienstleistung mal mehr und mal weniger an:
- Direkter Vertriebskanal: Du verkaufst das Produkt oder bietest die Serviceleistung entweder an deinem eigenen oder am Standort deiner Klientel an. Bestellungen via Telefon, Katalog oder über deinen Online-Shop gehören zu den direkten Vertriebswegen. Sogar diverse Social-Media-Plattformen bieten mittlerweile Shopping-Funktionen (Social Shopping) an, sodass Händler ihre Ware über diesen Weg anbieten können.
- Indirekter Vertriebskanal: Über Großhändler erreichst du eventuell mehr Käufer. Du musst dich nicht um Individuen bemühen, sondern lediglich die geeigneten Großhändler finden.
Häufig nutzen Unternehmen einen Mix aus beiden Vertriebsarten. Somit bist du in der Lage, das Beste aus zwei Welten mitzunehmen.
Vertriebsteam aufbauen: Auf diese Fähigkeiten solltest du bei der Einstellung achten
Es ist nicht leicht, den idealen Mitarbeiter für den Vertrieb zu finden. Gelegentlich leisten sich Unternehmen den einen oder anderen Fehlgriff. Manche Kandidatinnen und Kandidaten können sich im Vorstellungsgespräch gut verkaufen, aber in der Praxis nicht die geforderte Leistung erbringen. Falsche Personalentscheidungen können finanzielle Kosten, jede Menge verschwendete Zeit und viel Aufwand zur Folge haben.
Assessment Center sowie Probearbeitszeiten stellen effektive Möglichkeiten dar, um Bewerberinnen und Bewerber in der Praxis zu testen. Das geht nur, wenn dir die notwendige Zeit und Ressourcen zur Verfügung stehen. Auf diese Weise schätzt du besser ein, ob die Bewerberin oder Bewerber zu deinem Produkt und zu deinem Betrieb passt.
Achte in jedem Fall auf folgende Kompetenzen:
Kommunikationsfähigkeiten
Neben einer Portion Charisma und guten Umgangsformen müssen künftige Vertriebsmitarbeiter für dein Unternehmen noch einige weitere Kommunikationskriterien erfüllen. Sie sollten am Telefon, in Meetings, in schriftlicher Form, via Social Media, bei der Kaltakquise und beim Gespräch mit bestehenden Kunden überzeugen können. Kommunikationsfähigkeiten lassen sich erlernen. Allerdings sollte schon eine gewisse Vorerfahrung, Talent oder Instinkt vorhanden und erkennbar sein.
Menschen lassen sich etwa von guten Geschichten fesseln. Dieses Prinzip ist so alt wie die Menschheit selbst und trifft heute noch zu. Deswegen sollten Mitarbeiter im Vertrieb ein erkennbares Talent dafür besitzen. Sie dürfen selbstverständlich keine Lügengespinste erfinden, wenn es um dein Produkt oder deinen Service geht. Nur einnehmende, wahrheitsgemäße Stories zu deinem Produkt oder deiner Dienstleistung sowie Beschreibungen von Problemlösungen können Kunden überzeugen.
Bei Verhandlungen sind Gelassenheit und Charme von großer Bedeutung. Vertriebler müssen nicht unbedingt stur an einem Preis festhalten, sondern eher mit dem Kunden zusammen nach einer gemeinsamen Lösung suchen. Gleichzeitig sollten sie vermitteln, warum das Angebot seinen Preis wert ist.
Empathie
Neben einer erzählerischen Begabung ist Zuhören gefragt. Selbst wenn der Verkaufsdruck hoch ist und die Zeit rennt, wollen Kunden gehört und verstanden werden. Käufer artikulieren nicht immer präzise, was sie möchten. Effektive Verkäufer besitzen genügend Einfühlungsvermögen, um deren Wünsche zu interpretieren. Deine zukünftigen Mitarbeiter sollten also ehrliches Interesse an ihrem Gegenüber zeigen.
Außerdem erkennen sie, ob ein potenzieller Kunde wirkliches Interesse an einem Angebot hat. Sie fragen sich: Lohnt es sich, die Energie in ein Verkaufsgespräch zu investieren? Und wenn ja – wie sollte man dabei am besten vorgehen?
Hierbei handelt es sich um relativ komplexe menschliche Interaktionen, die persönlich, am Telefon oder schriftlich stattfinden. Vertriebler müssen Intentionen richtig beurteilen. Anschließend sind schnelle Entscheidungen notwendig, um das passende Verkaufsverfahren zu bestimmen.
Wirtschafts- und Technikkenntnisse
Jeder Verkäufer sollte betriebswirtschaftliches Vorwissen mitbringen und gut mit Zahlen umgehen können. Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen, Kostenstellen- oder Kostenträgerrechnungen, Angebotskosten, Kosten für einen Kundenbesuch etc. sollten keine vollkommen fremden Bereiche darstellen.
Die heutige Vertriebswelt verlangt generell nach technischer Affinität. In Zeiten der Digitalisierung müssen Verkaufsmitarbeiter unterschiedliche Software bzw. digitale Sales Tools bedienen können. Diese gestalten nämlich die diversen Verkaufsprozesse effizienter und einfacher und tragen somit unmittelbar zum Erfolg im Verkauf bei.
Social-Media-Affinität
Social-Media-Plattformen nehmen beim Verkauf sowohl im B2C- als auch im B2B-Bereich inzwischen einen großen Stellenwert ein. Bei einer bundesweiten Studie gaben 95 Prozent von 188 Unternehmen an, dass sie Social-Media-Plattformen für den Vertrieb einsetzen. Daher sollte dein Team zumindest mit den Kanälen vertraut sein, über die du dein Produkt oder deine Dienstleistung anbietest.
Ferner sollten Vertriebsmitarbeiter neuen Plattformen offen gegenüberstehen. Die Welt der sozialen Medien entwickelt sich ständig weiter und bringt neue Verkaufsoptionen hervor. Es lohnt sich, die ein oder andere Möglichkeit auszuprobieren.
Darüber hinaus muss die Kundenansprache über diese Kanäle ebenfalls angemessen sein. Es sollte sich nicht einfach um einen vorgefertigten Text handeln. Individuelle, auf die jeweiligen Abnehmer zugeschnittene Nachrichten bringen dich auch im Social-Media-Bereich weiter.
Organisationstalent
Die Zeitfenster für den Verkauf sind kurz. Je nachdem, in welchem Bereich du arbeitest, ist der Tag und seine Geschäftszeiten vorbei, bevor du dich versiehst. Die diversen Phasen des Vertriebs benötigen Verkaufsmanager, die ihren Tag sinnvoll organisieren können.
Sie müssen Prioritäten identifizieren, sich anschließend darauf fokussieren und keine Multitasking-Experimente wagen. Gleichzeitig hat der Tagesablauf des Kunden Vorrang und muss mit dem eigenen Zeitplan in Einklang gebracht werden. Eine feste Struktur, nach der der Mitarbeiter im Vertrieb seinen Tag plant, fördert ein effizientes Arbeiten im Flow.
Wissensaneignung
Je mehr Vertriebsmitarbeiter über potenzielle und bestehende Kunden wissen, desto präziser schätzen sie deren Bedürfnisse und Anforderungen ein. Für ein erfolgreiches Verkaufsgespräch ist eine intensive Auseinandersetzung mit dem jeweiligen Markt, der Zielgruppe und den Entscheidungsträgern essenziell.
Verkäufer in deinem Unternehmen müssen also willens sein, sich entsprechendes Wissen anzueignen und in der Lage sein, diese Arten von Informationen zu recherchieren. Recherche- und Datensammlungs-Methoden sind unerlässlich.
Tipp
Aufbau eines Vertriebsteams: Coachings organisieren
Um insbesondere neuen Mitarbeitern den Einstieg zu erleichtern und Orientierung zu verschaffen, kannst du direkt nach der Anstellung Coachings anbieten. Somit stellst du sicher, dass deine Mitarbeiter dein Produkt oder deinen Service besser kennenlernen. Du bringst ihnen außerdem sofort deine Verkaufsstrategie näher.
Hier trainieren Vertriebler beispielsweise:
- Akquise und Verkaufsgespräche
- Selbstbewusste Verhandlungen
- Umgang mit Beschwerden, Reklamationen, schwierigen Kunden und Problemen
- Wirkung von Sprache und Körpersprache
Solche Seminare können die oben angesprochenen Skills weiterentwickeln und für dein Unternehmen und dein Angebot spezifizieren. Falls du es dir zutraust, kannst du dieses Coaching selbst leiten. Schließlich kennt niemand dein Angebot und deine Verkaufsstrategie besser als du. Stehen dir die notwendigen Mittel und Kontakte zur Verfügung, darfst du auch einen externen Lehrer hinzuziehen.
Weiterbildung über acquisa-Events
Vertriebsteam aufbauen: Klein anfangen, kontinuierlich weiterentwickeln
Ein Vertriebsteam wächst nicht über Nacht. Abhängig davon, welche Mittel dir zur Verfügung stehen, fängst du klein an und entwickelst dich kontinuierlich weiter. Es ist aber wichtig, schon zuvor oder während dieses Prozesses Verkaufsstrategien zu entwickeln und Verkaufskanäle zu bestimmen. Somit bist du in der Lage, deine neuen Mitarbeiter direkt in die richtige Richtung zu weisen.
Deine neuen Vertriebsangestellten sollten aber selbst einiges an Erfahrung, Einfühlungsvermögen, technischem Knowhow und Präsentationsfähigkeiten mitbringen. Nur so lassen sich Käufer von deinem Angebot überzeugen. Eventuelle Defizite lassen sich mit Coaching und On-the-Job-Training wieder ausgleichen.
FAQ
Noch Fragen? Hier findest du die Antworten.
Wie baue ich einen erfolgreichen Vertrieb auf?
Erfolgreichen Vertrieb aufbauen: Setze klare Ziele, definiere deine Zielgruppen, analysiere den Markt und entwickle eine kundenzentrierte Verkaufsstrategie. Investiere in Vertriebsmitarbeiter, schule sie regelmäßig und optimiere die Vertriebsprozesse.
Was ist ein Vertriebsteam?
Ein Vertriebsteam ist eine Gruppe von Fachleuten, die für den Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen eines Unternehmens verantwortlich sind. Sie arbeiten eng mit Marketing, Kundenservice und anderen Abteilungen zusammen, um effektive Vertriebsstrategien zu entwickeln und den Umsatz zu steigern.
Wie ist ein Vertrieb aufgebaut?
Ein Vertrieb besteht aus Vertriebsstrategie, Vertriebskanälen, Vertriebsorganisation und Vertriebscontrolling. Individuell angepasste Vertriebsprozesse optimieren Vertriebsziele und steigern Umsatz und Kundenzufriedenheit. Dabei spielen CRM und Vertriebsteams eine entscheidende Rolle.
Was braucht der Vertrieb?
Ein Vertrieb besteht aus Vertriebsstrategie, Vertriebskanälen, Vertriebsorganisation und Vertriebscontrolling. Individuell angepasste Vertriebsprozesse optimieren Vertriebsziele und steigern Umsatz und Kundenzufriedenheit. Dabei spielen CRM und Vertriebsteams eine entscheidende Rolle.
Stefan Turiak
Stefan arbeitet seit mehreren Jahren selbstständig als Texter und Journalist in unterschiedlichen Bereichen für mehrere Agenturen und Redaktionen. Zu seinen bevorzugten Themen gehören Online-Marketing, digitale Trends, Internet of Things und Smart-City-Projekt.
