Dein Projektmanager sitzt im Homeoffice in Berlin, während sich dein Marketing-Team von Zürich aus am Laptop einloggt und deine Social-Media-Managerin in Wien lebt: Was vor einiger Zeit noch unvorstellbar war, ist heute gängige Praxis.
Längst hat sich herumgesprochen, dass Unternehmen heutzutage keine klassischen Büroräume mehr brauchen. Gerade Start-ups verzichten gern darauf, denn die Anmietung eines Büros ist teuer – und vielleicht sogar nicht mal notwendig, wenn Mitarbeiter sowieso am liebsten von zu Hause aus arbeiten.
Stattdessen entscheiden sich viele Unternehmer für ein virtuelles Büro. Das ermöglicht einen professionellen Außenauftritt bei gleichzeitig geringen Kosten. Und, je nach Anbieter, sinnvolle Zusatzservices wie zum Beispiel eine Postannahme oder einen Sekretariatsservice.
Lies weiter, um mehr zu diesem Thema zu erfahren und beliebte Anbieter für virtuelle Bürolösungen kennenzulernen. Legen wir los!
Was ist ein virtuelles Büro?
Ein virtuelles Büro (auch: Virtual Office) stellt eine gemietete Geschäftsadresse zur Verfügung sowie, je nach Anbieter, auch einen Telefonservice, eine Postannahme oder Besprechungszimmer, auf die du bei Bedarf zugreifen darfst. Ein Virtual Office ist damit deutlich günstiger und flexibler als ein "echtes" Büro.
Virtuelles Büro: Definition und Eigenschaften
Vorteile eines virtuellen Büros
Ein Vorteil des Virtual Office sticht ganz besonders heraus: Während du (und deine Mitarbeiter) remote arbeiten, befindet sich deine Geschäftsadresse in einem prestigeträchtigen Stadtteil einer Stadt deiner Wahl. Dadurch reduzieren sich in erster Linie Miet-, Verwaltungs- und Betriebskosten.
- Geschäftsadresse: Eine repräsentative Adresse fungiert als externer Hauptgeschäftsstandort. Sprich: ganz ohne ein physisches Büro bewirtschaften zu müssen, hast du trotzdem ein Office angemietet. Damit schützt die Geschäftsadresse des virtuellen Büros auch dein Privatleben, wenn du zum Beispiel als Selbstständiger von zu Hause aus arbeitest.
- Flexibilität: Du entscheidest, wie viel Platz und welche Services du benötigst, und kannst jederzeit Anpassungen an unterschiedliche Arbeitsstile und -präferenzen der Mitarbeiter vornehmen.
- Nicht zu verwechseln: Es handelt sich keineswegs um eine Schein- oder Briefkastenadresse. Im Hintergrund des virtuellen Büros arbeiten echte Menschen, die für dich jegliche Büroaufgaben übernehmen. So können du und dein Team sich auf die wesentliche Arbeit konzentrieren.
Bekannte Anbieter für virtuelle Büros
Mittlerweile gibt es in jeder größeren deutschen Stadt Anbieter, die sich auf virtuelle Büros spezialisiert haben. Zu den bekannten Bürodienstleistern zählen:
- Regus – bietet je nach gebuchtem Paket z. B. eine Geschäftsadresse, Anrufannahme und Zugriff auf Besprechungsräume
- Office Club – bietet u. a. ein Firmenschild, Posthandling und eine inkludierte Arbeitsplatznutzung an Werktagen
- Contora – bietet im Paket "Virtual Office Complete" flexible Vertragslaufzeiten, eine eigene, lokale Telefonnummer und äußerst prestigeträchtige Standorte
Tipps zur erfolgreichen Nutzung eines virtuellen Büros
Kommunikationstechnologien und -tools
Während ihr gemeinsam an euren Projekten hantiert, passiert ohne die richtige Kommunikation gar nichts. Für den reibungslosen Ablauf kommen Kommunikationstechnologien zum Einsatz, etwa:
- E-Mail und Instant Messaging mithilfe Gmail, Outlook oder Slack, um den Austausch von Informationen einfach zu gestalten.
- Video- und Telefonkonferenzen mit Tools wie Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet, um in Echtzeit mit deinem Team und Kunden zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren. Damit kannst du prima Team-Meetings planen, um den Fortschritt und den Arbeitsaufwand reflektieren zu können.
- Projektmanagement-Tools wie Trello, Asana oder Monday.com ermöglichen es dir, Aufgaben zu organisieren, Deadlines zu setzen und den Projektfortschritt zu verfolgen. Stärke dabei die Eigenverantwortung deines Teams, indem du ihnen die Möglichkeit gibst, Aufgaben zu delegieren und sich auf gewünschte Fertigkeiten und Projekte zu konzentrieren.
- Für File-Sharing und Cloud-Speicher halten Google Drive, Dropbox oder Microsoft OneDrive hin. Sie gewährleisten den einfachen Zugriff und das Teilen von Dateien innerhalb des Teams.
Tools für das Zeit- und Arbeitsmanagement
Wie du dein virtuelles Büro produktiv gestalten kannst? Ganz einfach:
- Arbeitszeiterfassung: Nutze Tools wie Time Doctor oder Hubstaff, um die Arbeitszeiten deines Teams zu managen. Dazu bist du nämlich verpflichtet. Lies mehr hier: Gesetz zur Arbeitszeiterfassung: Die wichtigsten Regelungen und was du 2024 beachten musst.
- Priorisiere Aufgaben: Setze klare Prioritäten und halte dein Team über die Reihenfolge der anstehenden Aufgaben auf dem Laufenden. Kommuniziere am besten im Voraus über die zu erbringenden Leistungen und bitte um Rückmeldungen, um sicherzustellen, dass alle auf demselben Stand sind.
- Kalkuliere realistisch: Schätze den Arbeitsaufwand für Projekte und Aufgaben realistisch ein und plane Pufferzeiten zur Bewältigung unvorhergesehener Herausforderungen. Vergiss nicht, deinem Team in ihrer Aufgabebewältigung zu vertrauen und Projekterfolge wertzuschätzen.
Weitere sinnvolle Tools für den Remote-Alltag
Geschafft! Du hast nun dein Virtual Office samt Geschäftsadresse eingerichtet. Doch wie organisierst du jetzt die Arbeit für deine Mitarbeiter vollkommen remote, ganz ohne physisches Büro?
Teemyco
In Teemyco sieht jeder, wer gerade in einem Meeting ist und wer für einen Chat oder Anruf zur Verfügung steht. Dabei bekommt jeder Mitarbeiter einen Avatar, mit dem er durch verschiedene Räume wechseln kann, sei es einen Meeting-Raum oder ein Raum für die fokussierte Arbeitszeit. Bildschirmteilung und eine digitale Wand für Dokumente sind nur einige der Features dieses kostenpflichtigen Anbieters.
Nach der kostenlosen Testphase zahlst du pro Mitarbeiter 8 $ monatlich oder 6 $ jährlich. Zudem kannst du deine online Büroräume mit unterschiedlichen Objekten einrichten. Auch die Kommunikationsplattform Slack ist integriert.
Teamflow
Für virtuelle Vertriebstrainings und Akquise-Calls eignet sich Teamflow. Hier kannst du virtuelle Teamräume erstellen, deinen Bildschirm freigeben und andere Apps in die Teamarbeit integrieren. Für das konzentrierte Arbeiten kann jeder Mitarbeiter eine Platzsperre einrichten und Abwesenheitsnachrichten nutzen.
Für bis zu 5 Mitarbeiter kannst du Teamflows virtuelle Büroräume unbegrenzt kostenlos nutzen. Es sind 10 Gäste erlaubt und die Meeting-Dauer beschränkt sich auf 45 Minuten. Für weitaus mehr Spielraum und mehr Features eignet sich Teamflow Business für 25 $ im Monat pro Mitarbeiter. Darüber hinaus kannst du hier eine unbegrenzte Anzahl an Apps benutzen und öffnen.
Wurkr
In nur 30 Sekunden startklar – das verspricht wurkr. Diese Videoplattform bietet alle herkömmlichen Funktionen an: Video-, Audio- und Chat-Funktion, abschließbare Räume für private Meetings oder Fokusarbeit sowie die Möglichkeit Gäste einzuladen.
Im Premium Paket für monatliche 4 $ pro Nutzer kannst du nicht nur zwischen unterschiedlichen Räumen, sondern auch Etagen wechseln. Hier ist Platz für bis zu 249 Mitarbeiter, mit jeweils 20 Nutzern pro virtuelle Raumeinheit.
trember
Der deutsche Anbieter trember (mit eingetragener Geschäftsadresse in Berlin) zeichnet sich besonders durch seinen hohen Datenschutzstandard (DSGVO) aus. Der Anbieter wirbt mit seinen globalen und bekannten Kunden: Telekom, Deutsche Post und sogar Harvard University.
In der kostenfreien Version können bis zu 25 Personen einem Meeting-Raum beitreten, für mehr halten die kostenpflichtigen Pakete hin. Außerdem können die Räume im kostenfreien Paket miteinander verbunden werden. Auch hier können Gäste eingeladen werden, die sich dann frei zwischen Räumen bewegen. Private Gespräche und ein persönlicher, uneingeschränkter Support sind Features der kostenpflichtigen Variante.
Virtuelles Büro mieten: Rechtliche Rahmenbedingungen und praktische Hinweise
Damit du deinen virtuellen Raum optimal nutzen kannst, ist es wichtig, die rechtlichen Rahmenbedingungen zu berücksichtigen. Im Folgenden haben wir die wesentlichen Faktoren für dich zusammengefasst.
Steuerliche und rechtliche Aspekte
Bei der Nutzung eines virtuellen Büros sind steuerliche und rechtliche Implikationen zu beachten:
- Deine Geschäftsadresse fungiert in den meisten Fällen als offizieller Firmensitz und wird entsprechend im Handelsregister sowie in der Gewerbeanmeldung vermerkt.
- Ein virtuelles Büro wird normalerweise nicht als Betriebsstätte angesehen, was steuerliche Vorteile bieten kann, da keine separaten Steuererklärungen für diese Adresse erforderlich sind.
- Es ist ratsam, die steuerlichen Regelungen des Landes oder Bundeslandes zu beachten, in dem das virtuelle Büro registriert ist.
- Achte auf das Geldwäschegesetz und die eventuell notwendige Verpflichtung zur Identitätsprüfung (Know-Your-Customer) deiner Kunden, falls du bestimmte Dienstleistungen anbietest. Mit KYC schützt du nicht nur deine Kunden, sondern auch dein Unternehmen.
Umzug und Änderungen im virtuellen Büro
Änderungen in deinem Unternehmen, beispielsweise eine Umfirmierung oder ein Umzug, erfordern eine Information des Anbieters des virtuellen Büros. Hierzu gehören unter anderem:
- Aktualisierung der Geschäftsadresse im Handelsregister und gegebenenfalls in der Gewerbeanmeldung
- Anpassung von Visitenkarten, Briefpapier sowie anderem Geschäftsmaterial
- Aktualisierung der Adresse auf deiner Website und in Online-Verzeichnissen
Die meisten Anbieter für virtuelle Büros stehen dir bei solchen Änderungen unterstützend zur Seite und sorgen für einen reibungslosen Übergang für dein Unternehmen.
Fazit: Virtuelles Büro als innovative Lösung
Virtuelle Büros ermöglichen Unternehmen und Selbstständigen ortsunabhängiges Arbeiten und schaffen dadurch jede Menge Vorteile. Für den Erfolg ist allerdings eine klare Organisation, effektive Kommunikations- und Zusatz-Tools sowie die richtige Anbieterwahl entscheidend. Nicht zu vergessen sind steuerliche und rechtliche Punkte, die für die Anmeldung deines virtuellen Büros erforderlich sind.
FAQ
Nachfolgend sind die wichtigsten Fragen und Antworten zusammengefasst.
Wie viel kostet ein virtuelles Büro?
Die Kosten für ein virtuelles Büro variieren je nach Anbieter und Leistungsumfang, beginnen jedoch häufig schon ab 5 Euro monatlich. Leistungen wie Postadresse, Telefonanschluss und Sekretariatsservices können den Preis beeinflussen. Für exakte Preise erkundige dich direkt bei Anbietern.
Wer kann ein virtuelles Büro nutzen?
Virtuelle Büros können von Freiberuflern, Start-ups, Unternehmen, die Standortflexibilität suchen, und von Menschen, die remote arbeiten, genutzt werden. Die Nutzung eines solchen Büros erleichtert den Zugang zu professionellen Adressen und Services, ohne physische Präsenz. Das spart Kosten und erhöht die Reichweite.
Welche Vorteile bietet ein virtuelles Büro?
Ein virtuelles Büro bietet Vorteile wie Kosteneinsparung, flexible Arbeitszeiten und Skalierbarkeit. Es unterstützt Standortunabhängigkeit und hilft, Ressourcen effektiver zu nutzen. Zudem fördert es die Zusammenarbeit im Team und erleichtert globale Expansion.
Wo kann man ein virtuelles Büro anmelden?
Ein virtuelles Büro kannst du bei spezialisierten Anbietern wie Contora oder Clevver anmelden. Dort erhältst du eine Geschäftsadresse, Telefonnummer und Postweiterleitung. Vergleiche Preise und Dienstleistungen, um die beste Lösung für dein Unternehmen zu finden.
Wie unterscheidet sich ein virtuelles Büro von einem traditionellen Büro?
Ein virtuelles Büro bietet Flexibilität, indem es Dienstleistungen wie Adress- und Telefonservice für Unternehmen bereitstellt, ohne physischen Büroraum. Traditionelle Büros hingegen beinhalten feste Räumlichkeiten für die tägliche Arbeit und engeren Kontakt zwischen Kollegen. Schau auf deine Produktivität und bleibe in Kommunikation – so profitierst du optimal von der virtuellen Umgebung.
Welche technischen Voraussetzungen muss ich für ein virtuelles Büro erfüllen?
Technische Voraussetzungen für ein virtuelles Büro beinhalten zuverlässiges WLAN, leistungsfähige Hardware (PC oder Laptop) und passende Software (Projektmanagement, Kommunikationstools). Stelle sicher, dass Datenschutzrichtlinien beachtet werden und technischer Support verfügbar ist.
Kann ich ein virtuelles Büro als offiziellen Firmensitz nutzen?
Ja, ein virtuelles Büro kann als offizieller Firmensitz genutzt werden, wenn rechtliche Anforderungen erfüllt sind. Achte auf die erforderlichen Gewerbeanmeldungen und steuerlichen Regelungen. Entscheide dich für ein seriöses Anbieter, um den besten Service zu erhalten.