"Wer seiner Führungsrolle gerecht werden will, muss genug Vernunft besitzen, um die Aufgaben den richtigen Leuten zu übertragen", soll Theodore Roosevelt gesagt haben.
Delegieren ist hier das Stichwort: Eine Kunst, die Top-Führungskräfte beherrschen müssen. Unser Artikel bietet dir dazu praxisnahe Informationen und erprobte Methoden, die aufzeigen, wie dein Unternehmen von erfolgreicher Delegation profitieren kann.
Wir beleuchten die Grundlagen und erläutern, warum Delegationskompetenzen im Management entscheidend sind. Im Detail behandeln wir:
- Die Relevanz von Handlungs-, Führungs- und Ergebnisverantwortung
- Betriebsinterne vs. betriebsübergreifende Delegation
- Bewährte Vorgehensweisen für effektives Delegieren und Teamentwicklung
Freue dich auf hilfreiche Einblicke und Tipps. Los geht's!
Was ist Delegation?
Delegation ist der Prozess, bei dem eine Führungskraft bestimmte Aufgaben, Entscheidungen oder Verantwortungen an Mitarbeiter delegiert. Sie nutzt damit die Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter und optimiert die Arbeitsteilung. Delegationsempfänger erhalten Handlungs- und Entscheidungskompetenzen vom Vorgesetzten übertragen.
Delegation: Bedeutung und Grundlagen
Die Delegation bezeichnet die vertikale Übertragung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung an nachgeordnete Stellen oder Aufgabenträger. In der Organisationslehre gelten Delegation, Standardisierung und Partizipation als Formen der vertikalen Arbeitsteilung. Derjenige, der Aufgaben überträgt, wird als Delegierender bezeichnet, während man die Person, die die Delegation annimmt, Delegationsempfänger nennt.
Demzufolge werden Aufgaben von einer übergeordneten Instanz, beispielsweise einer Führungskraft, an untergeordnete Stellen delegiert. Diese Technik ist auch als Management by Delegation bekannt. Ohnehin besteht gemäß § 106 GewO und § 315 BGB das Direktions- und Weisungsrecht, womit der Arbeitgeber die Entscheidungsbefugnis über Aufgabenverteilung und -bestimmung hat.
Je nach Hierarchieebene unterscheidet man zwischen Top-Management, Middle-Management und Lower Management. So bezeichnet zum Beispiel das Top-Management die Unternehmensleitung, das Middle-Management die Abteilungsleitung und das Lower Management die Referatsleitung.
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Handlungs-, Führungs- und Ergebnisverantwortung
Im Rahmen der Delegation sind drei Hauptbereiche der Verantwortung relevant: Handlungsverantwortung, Führungsverantwortung und Ergebnisverantwortung.
- Die Handlungsverantwortung bezieht sich auf die tatsächliche Durchführung der delegierten Aufgaben.
- Die Führungsverantwortung hingegen umfasst die Leitung und Führung von Personen.
- Schließlich erstreckt sich die Ergebnisverantwortung auf das Erreichen der festgelegten Ziele und die Bewertung der Resultate.
Um das Kongruenzprinzip in der Organisation zu wahren, müssen die Kompetenzen mit den zugeteilten Aufgaben und Verantwortungen übereinstimmen.
Was ist das Kongruenzprinzip der Organisation?
Das Kongruenzprinzip der Organisation bezeichnet den Grundsatz, dass
Aufgaben,
Kompetenzen,
Verantwortung und
Informationen
an nachgeordnete Stellen deckungsgleich übertragen werden müssen. Nur wenn jemand die für eine Aufgabendurchführung benötigten Durchführungskompetenzen und Leitungskompetenzen innehat, kann er für die Ergebnisse seiner Tätigkeit verantwortlich gemacht werden.
Die 7 W-Fragen der Delegation
Zur Strukturierung und Klarheit des Delegationsprozesses dienen die folgenden 7 W-Fragen:
- Was: Was ist der Auftragsinhalt?
- Wer: Wer ist am besten geeignet?
- Wie: Wie sollte die Aufgabe angegangen werden?
- Wo: Wo befinden sich die notwendigen Unterlagen?
- Warum: Warum muss diese Aufgabe erledigt werden?
- Wann: Wann soll die Aufgabe erledigt sein?
- Was danach: Welche weiteren Schritte folgen nach der Aufgabenerledigung?
Innerbetriebliche Delegation vs. zwischenbetriebliche Delegation
Unterschieden wird zunächst zwischen innerbetrieblicher und zwischenbetrieblicher Delegation.
Die innerbetriebliche Delegation bezieht sich auf die Übertragung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung innerhalb einer Organisation. Ein Beispiel dafür ist, wenn eine Führungskraft Entscheidungen und Verantwortlichkeiten an untergeordnete Mitarbeiter delegiert.
Zwischenbetriebliche Delegation hingegen findet über die Grenzen einer Organisation hinaus statt, etwa im Zuge der Zusammenarbeit mit externen Partnerunternehmen oder Subunternehmern.
Vorteile und Herausforderungen des Delegierens
Effizienz- und Produktivitätssteigerung
Die Delegation in hierarchischen Organisationen verfolgt mehrere Ziele, beispielsweise die Entlastung von Vorgesetzten, die Steigerung der Arbeitsmotivation der Mitarbeiter sowie die Nutzung ihrer Fähigkeiten.
Durch eine wohlüberlegte Delegation werden folgende Vorteile erzielt:
- Eine gesteigerte Arbeitszufriedenheit der untergeordneten Mitarbeiter, da sie mehr Entscheidungsbefugnisse erhalten,
- eine verbesserte Vorbereitung und Planung der Aufgabenerledigung durch die Führungskraft,
- eine stärkere Identifikation der Mitarbeiter mit ihren Hauptaufgaben und
- die Fokussierung der Führungskraft auf ihre Führungsverantwortung und strategischen Entscheidungen.
Förderung von Kompetenzen und Verantwortungsbewusstsein
Delegation ermöglicht zusätzlich die Förderung von Kompetenzen und des Verantwortungsbewusstseins von Mitarbeitern. So können beispielsweise Aufgaben, deren Anforderungen höher liegen als das aktuelle Fähigkeitsprofil der Mitarbeiter, bewusst delegiert werden. Dies kann im Rahmen von Jobenrichment oder Jobenlargement stattfinden.
Hierbei ist es von Bedeutung, den Delegationsempfänger sorgfältig auszuwählen, da die Möglichkeit der Delegation mit zunehmender Schwierigkeit der Aufgaben abnimmt und mit der Qualifikation des Delegationsempfängers zunimmt.
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Herausforderungen und Risiken bei der Delegation
Darüber hinaus ist Delegation auch stets mit Herausforderungen und Risiken verbunden. In größeren Organisationen kann zum Beispiel die Koordination durch Delegation schwieriger werden. Mögliche Stolpersteine bei der Umsetzung umfassen:
- eine unzureichende Abgrenzung von Aufgaben und Kompetenzen zwischen der delegierenden Führungskraft und dem Delegationsempfänger,
- eine mangelhafte Kommunikation von Erwartungen und Zielen,
- das Fehlen einer nachhaltigen Kontrolle und regelmäßigem Feedback während des Delegationsprozesses und
- ein verbleibendes Risiko von Fehlern in der Zielzerlegung und -koordination.
Best Practices: So klappt das Delegieren
Zielsetzung und Erwartungsmanagement
Bei der Übertragung von Verantwortung ist es wichtig, klar definierte Ziele vorzugeben und gemeinsam mit den Mitarbeitern Erwartungen zu besprechen. Diese kombinierte Herangehensweise ermöglicht es, grundsätzliche Entscheidungen zentral zu treffen, während operative Entscheidungen von den Mitarbeitern getroffen werden.
Stelle sicher, dass deine Mitarbeiter wissen, was genau du von ihnen erwartest und welche Fähigkeiten benötigt werden. Des Weiteren solltest du darauf achten, das erforderliche Wissen und die benötigten Werkzeuge für die Aufgabenerledigung zur Verfügung zu stellen.
Aufgaben- und Kompetenzabgrenzung
Effektives Delegieren erfordert ein gutes Verständnis darüber, welche Aufgaben sich zum Delegieren eignen und welche Kompetenzen deine Mitarbeiter besitzen. Ein Ansatz, der hier hilfreich sein kann, ist das Management by Exception. Dabei kümmern sich Führungskräfte um Ausnahmefälle, während Mitarbeiter die Routinefälle bearbeiten.
Um diesen Ansatz erfolgreich umzusetzen, ist es notwendig:
- Aufgaben gezielt entsprechend der Expertise der beauftragten Mitarbeiter auszuwählen
- Den Mitarbeitern genügend Freiheit zu geben, ihre Fähigkeiten einzusetzen
Kontrolle und Feedback
Eine gewisse Kontrolle der Arbeitsabläufe ist unumgänglich, um sicherzustellen, dass die delegierten Aufgaben gemäß deinen Anforderungen ausgeführt werden. Dennoch sollte die Kontrolle nicht übermäßig sein, um die Selbstständigkeit und Motivation deiner Mitarbeiter nicht zu beeinträchtigen. Ein gut funktionierendes Feedbacksystem stellt einen entscheidenden Faktor für eine optimale Delegation dar.
Du solltest:
- Regelmäßige Feedbackgespräche planen, um den Fortschritt und die Erfüllung der Erwartungen zu überprüfen
- Anerkennung aussprechen, wenn gute Ergebnisse erzielt werden, um die Motivation zu stärken
- Konstruktive Kritik äußern, um Verbesserungspotenzial aufzuzeigen
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Delegation und Haftung
Ein zentraler Punkt der Delegation ist die Frage nach der Haftung: Wer trägt die Verantwortung für Fehlentscheidungen oder Konflikte, die durch eine delegierte Person verursacht wurden? Hier sind einige Punkte, die bei der Delegation und Haftung zu berücksichtigen sind:
- Die delegierende Person sollte darauf achten, dass sie die delegierte Aufgabe klar definiert und die Verantwortlichkeiten eindeutig festlegt.
- Die delegierte Person sollte über die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten zur Ausführung der übertragenen Aufgabe verfügen.
- Es sollte ein System aus Kontrolle und Feedback implementiert werden, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
- Im Falle einer Haftung sollte untersucht werden, ob die delegierende und/oder die delegierte Person aufgrund von Fahrlässigkeit oder einem Versäumnis bei der Ausführung ihrer Pflichten verantwortlich ist.
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Fazit: Die Kunst des erfolgreichen Delegierens
Delegation ist ein wichtiger Prozess, bei dem Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung innerhalb einer Organisation vertikal übertragen werden. Die korrekte Anwendung der Delegation führt zu einer Steigerung der Effizienz und Produktivität, unterstützt die Personalentwicklung, birgt jedoch auch diverse Herausforderungen.
Aus dem Artikel lassen sich folgende wesentliche Erkenntnisse ableiten:
- Zielsetzung: Klare Ziele und Erwartungen sind unerlässlich, um erfolgreich zu delegieren.
- Wahl des Delegationsempfängers: Die Auswahl der passenden Person sowie die Einbeziehung ihrer Kompetenzen stellen entscheidende Faktoren dar.
- Kontrolle und Feedback: Ein ausgewogenes Maß an Kontrolle und ein wirkungsvolles Feedbacksystem unterstützen die Optimierung des Delegationsprozesses.
Erfolgreiches Delegieren setzt sowohl Fingerspitzengefühl als auch Erfahrung voraus. Es bietet dir die Chance, deine Organisation effektiver zu gestalten, während du deinen Mitarbeitern Möglichkeiten zur Weiterentwicklung eröffnest. Verwende die gewonnenen Erkenntnisse, um zukünftig noch bewusster und gezielter Aufgaben zu übertragen, und somit dein Unternehmen und dein Team zu fördern und weiterzuentwickeln.
FAQ
Folgend eine Liste mit Antworten auf häufig gestellte Fragen.
Wie delegiert man richtig?
Delegieren bedeutet, Aufgaben gezielt an Mitarbeiter zu übertragen. Wähle für jede Aufgabe den passenden Mitarbeiter, kommuniziere klare Erwartungen und setze realistische Deadlines. Gib regelmäßiges Feedback und fördere die Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeiter.
Was kann delegiert werden?
Delegiert werden können vor allem repetitive Aufgaben, weniger wichtige Entscheidungen, Routinearbeiten und projektspezifische Tätigkeiten. Eine unmissverständliche Kommunikation, klar definierte Verantwortungsbereiche und realistische Zeitvorgaben sind dabei ausschlaggebend.
Was ist der Unterschied zwischen Delegation und Mikromanagement?
Delegation bedeutet, Aufgaben an Mitarbeiter weiterzugeben und ihnen Verantwortung zu überlassen. Im Gegensatz dazu bedeutet Mikromanagement, jedes Detail ihrer Arbeit zu kontrollieren, was oft die Produktivität der Mitarbeiter hemmt. Die Delegation verspricht daher bessere Resultate.
Welche Rolle spielt Vertrauen bei der Delegation?
Vertrauen bei der Delegation ist essenziell, da du dich als Führungskraft auf deinen Mitarbeiter bei der Erledigung der an ihn delegierten Aufgabe verlassen musst. Durch Vertrauen setzt du deine Mitarbeiter sinnvoll ein und steigerst ihr Engagement und Verantwortungsgefühl. Gute Kommunikation hilft dabei.
Wie kann man erkennen, ob man zu viel oder zu wenig delegiert?
Erkenne, ob du zu viel oder zu wenig delegierst, indem du die Arbeitsbelastung, Teamkapazität und Ergebnisqualität beobachtest. Achte darauf, ob deine Teammitglieder überfordert oder unterfordert wirken. Regelmäßiges Feedback und Projektfortschrittsanalysen helfen, das richtige Delegationsniveau zu finden.
Thomas Sesli
Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.
