Gerade eben noch besprochen – und schon ist die Hälfte wieder vergessen. Das kennt vermutlich jeder aus dem Arbeitskontext. Daher ist es so wichtig, gute Gesprächsprotokolle von Meetings, Besprechungen oder anderen Diskussionen anzufertigen. So wissen auch später noch alle Beteiligten und Interessierten, welche Themen zur Sprache kamen und welche Ergebnisse, Aufgaben und Vereinbarungen festgelegt wurden.
Professionelle und aussagekräftiges Protokollieren hilft so, Missverständnisse zu vermeiden und Entscheidungen klar zu kommunizieren.
In unserem Artikel findest du wertvolle Tipps und eine kostenlose Anleitung, um bessere Protokolle zu schreiben.
Entdecke folgende Aspekte in diesem Artikel:
- Einsatzbereiche und rechtliche Aspekte von Gesprächsprotokollen
- Vorbereitung und Erstellung eines aussagekräftigen Gesprächsprotokolls
- Struktur und Aufbau eines übersichtlichen Gesprächsprotokolls mit einer nützlichen Vorlage
Was ist ein Gesprächsprotokoll?
Ein Gesprächsprotokoll ist die schriftliche Aufzeichnung einer Besprechung, die die Teilnehmer sowie die besprochenen Punkte, Ergebnisse und Aufgaben festhält. Als Protokollführer oder Protokollant erstellst du diese Gedächtnisstütze, um eine prägnante und strukturierte Übersicht über Besprochenes anzufertigen.
Ein Gesprächsprotokoll erstellen: Tipps für eine lückenlose Dokumentation
In den folgenden Abschnitten dieses Artikels gehen wir auf den Zweck und die Funktionen eines Protokolls, die Vorbereitung und Erstellung ein und bieten dir eine kostenlose Vorlage, mit der deine Protokolle übersichtlich gestaltet werden können.
Zweck und Funktionen eines Gesprächsprotokolls
Das Hauptziel eines Gesprächsprotokolls ist es, die Ergebnisse eines Meetings, einer Besprechung oder einer anderen Diskussion schriftlich festzuhalten. Dadurch dient es als Grundlage für die Nachbereitung und die Kommunikation getroffener Entscheidungen sowie besprochener Inhalte.
Vielseitige Einsatzbereiche des Besprechungsprotokolls
Besprechungsprotokolle finden in diversen Branchen und Bereichen Anwendung, beispielsweise in internen Meetings, in Projektbesprechungen oder sogar in Gerichtsverhandlungen. Sie gewährleisten den Informationsfluss innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation und helfen, Missverständnisse zu vermeiden.
Rechtliche Absicherung und Kommunikation
Ein sorgfältig geführtes Protokoll hat nicht nur eine wichtige rechtliche Funktion, etwa als Beweismittel in Rechtsstreitigkeiten oder zur Erfüllung von Compliance-Anforderungen, sondern unterstützt auch die Effektivität der Kommunikation. Es ermöglicht, Beschlüsse und Ergebnisse transparent und nachvollziehbar zu präsentieren.
Inhalt eines aussagekräftigen Gesprächsprotokolls
Um ein gutes Gesprächsprotokoll zu erstellen, sollten verschiedene Aspekte enthalten sein:
- Ort und Zeit der Besprechung
- Anwesende Teilnehmer
- Besprechungsagenda und Themen
- Getroffene Entscheidungen und vereinbarte Maßnahmen
- Verantwortlichkeiten und Fristen
- Offene Punkte und weiterführende Schritte
Grundsätze für ein gelungenes Protokoll
- Klarheit: Nutze eine verständliche und präzise Sprache.
- Vollständigkeit: Erfasse alle relevanten Informationen.
- Struktur: Organisiere die Inhalte logisch und übersichtlich.
- Neutralität: Bewahre eine objektive Haltung in deiner Darstellung.
Vielseitige Einsatzbereiche des Besprechungsprotokolls
Ein Besprechungsprotokoll kann in zahlreichen Situationen sinnvoll eingesetzt werden. Hier einige Beispiele, in denen ein Protokoll hilfreich sein kann:
- Team- oder Projektmeetings: Durch das Festhalten von Teilnehmern, Aufgaben und Ergebnissen behältst du den Überblick und kannst alle Beteiligten auf dem Laufenden halten.
- Gespräche mit Kunden, Lieferanten oder Partnern: Ein Protokoll bewahrt wichtige Informationen und getroffene Vereinbarungen aus den Gesprächen für eine spätere Nachvollziehbarkeit.
- Gerichtsverhandlungen: Verlaufsprotokolle und Wortprotokolle unterstützen die lückenlose Dokumentation von Beweismitteln, Aussagen und Urteilen.
- Workshops oder Schulungen: Ein Protokoll hilft, den Überblick über die behandelten Themen und die Erkenntnisse der Teilnehmer zu behalten.
Rechtliche Absicherung und Förderung der Kommunikation
Die wesentliche Funktion eines Gesprächsprotokolls besteht in der rechtlichen Absicherung. Das schriftliche Festhalten von Wortmeldungen, Entscheidungen und Ergebnissen verleiht dem Protokoll den Status eines offiziellen Dokuments, auf das bei Unklarheiten zurückgegriffen werden kann.
Insbesondere bei Verlaufsprotokollen und Wortprotokollen, wie sie etwa in Gerichtsverhandlungen zum Einsatz kommen, erhältst du eine ausführliche Dokumentation, die bei Bedarf als Nachweis dienen kann.
Darüber hinaus fördert ein Gesprächsprotokoll die Kommunikation innerhalb eines Teams oder einer Organisation. So kann sichergestellt werden, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Informationsstand sind. Je nach Situation eignen sich unterschiedliche Protokollarten wie Verlaufsprotokolle, Ergebnisprotokolle oder Wortprotokolle, um den Gesprächsverlauf mit verschiedenen Schwerpunkten darzustellen. Mehr zu den Protokollarten erfährst du weiter unten in diesem Artikel.
Vorbereitung und Erstellung eines aussagekräftigen Gesprächsprotokolls
Um ein erfolgreiches Gesprächsprotokoll zu erstellen, ist eine sorgfältige Vorbereitung entscheidend. Wir zeigen dir, worauf es ankommt!
Wichtige Aspekte für deine Mitschrift
Bevor du als Protokollant die Verantwortung übernimmst, ein Gesprächsprotokoll anzufertigen, ist es ratsam, dich eingehend über den Hintergrund und den Zweck der Besprechung zu informieren. Im Vorfeld solltest du zudem klären, welches Protokoll gefordert ist – etwa ein Ergebnisprotokoll oder ein Verlaufsprotokoll.
Hier sind einige nützliche Tipps für eine effektive Mitschrift während der Besprechung:
- Sortiere deine Unterlagen und Notizen vor der Besprechung und sorge für ausreichend Schreibmaterial sowie ein geeignetes Aufnahmegerät zur Unterstützung.
- Vergewissere dich, dass du die Teilnehmenden der Besprechung sowie ihre Funktionen oder Ressorts kennst, um Zitate und Ergänzungen korrekt zuordnen zu können.
- Entwickle eine individuelle Kurzschrift oder verwende gängige Abkürzungen, um schnell und effizient zu protokollieren.
- Bleibe während der Besprechung konzentriert und setze nach Möglichkeit Aufzählungspunkte und Schlüsselwörter ein, um den Überblick zu bewahren und die wichtigsten Informationen festzuhalten.
Schlüsselkomponenten für ein gelungenes Protokoll
Für ein gelungenes Gesprächsprotokoll sind Klarheit, Genauigkeit und Vollständigkeit notwendig.
Dabei sollten folgende Komponenten beachtet werden:
- Titel und Datum der Besprechung, Ort, Anwesende und Abwesende sowie Name des Protokollführers
- Erfassen der Tagesordnungspunkte, um die Struktur und den Gesprächsverlauf abzubilden
- Dokumentation der wichtigsten Diskussionspunkte, Meinungen und Stellungnahmen der Teilnehmenden
- Zusammenfassung der getroffenen Entscheidungen, Ergebnisse und Vereinbarungen
- Benennung der verantwortlichen Personen für bestimmte Aufgaben oder Projekte und Angabe der vereinbarten Fristen
- Verschriftlichung weiterführender Informationen, etwa zur Vorbereitung künftiger Besprechungen oder Hintergrunddetails zu Themen und Fragestellungen
- Formatierung und Strukturierung des endgültigen Protokolls, um eine übersichtliche und gut lesbare Darstellung für alle Teilnehmenden zu gewährleisten
Indem du die genannten Aspekte berücksichtigst, wird dir die Erstellung eines aussagekräftigen Gesprächsprotokolls gelingen, sodass du eine lückenlose Dokumentation der Besprechung anfertigen kannst.
Struktur und Aufbau eines Gesprächsprotokolls
Ein wohlstrukturiertes und leicht verständliches Gesprächsprotokoll erleichtert die spätere Nachverfolgung der besprochenen Themen und Entscheidungen. Gehe hier als Protokollant also sorgfältig vor.
Vorlage für dein Protokoll
Anhand unseres Leitfadens kannst du dir eine hilfreiche Vorlage erstellen, die dich als Protokollant dabei unterstützt, deinem Gesprächsprotokoll eine klare Struktur und einen geordneten Aufbau zu verleihen.
In der Regel sollten die folgenden Elemente enthalten sein:
- Datum, Uhrzeit und Ort der Besprechung
- Name des Protokollführers
- Teilnehmerliste (ggf. abwesende Personen)
- Agenda/Tagesordnungspunkte
- Wesentliche Diskussionspunkte und Meinungen
- Beschlüsse und Maßnahmen
- Nächste Schritte/Termine
Die Checkliste: Alle Punkte übersichtlich zusammengestellt
Für das Erfassen aller relevanten Aspekte in deinem Protokoll empfiehlt sich die Erstellung einer Checkliste. So kannst du jeden Punkt während der Besprechung genau dokumentieren und gewissenhaft prüfen.
Deine Checkliste sollte die folgenden Punkte beinhalten:
- Notizen zu einzelnen Tagesordnungspunkten
- Erfassung aller wesentlichen Wortmeldungen inklusive der Argumente und Meinungen
- Dokumentation von Abstimmungen und Entscheidungen
- Aufgabenverteilung und Zuständigkeiten
- Notwendige Maßnahmen, Termine und Deadlines
Digitale Lösungen für das Gesprächsprotokoll
In der heutigen, zunehmend digitalisierten Arbeitswelt entwickeln sich auch Lösungen für das Erstellen von Gesprächsprotokollen weiter.
Vorteile digitaler Rapportzettel
Der Einsatz digitaler Werkzeuge bei Gesprächsprotokollen kann dir und deinem Team zahlreiche Vorteile bieten:
- Zeitersparnis: Das schnelle Tippen und die Möglichkeit, Korrekturen in Echtzeit vorzunehmen, sorgen für einen reibungslosen Arbeitsablauf. Vorgefertigte Vorlagen können zudem die Erstellung von Protokollen beschleunigen.
- Zugänglichkeit: Digitale Protokolle sind für alle Teilnehmer leicht zugänglich und können in Echtzeit geteilt werden, wodurch die Kommunikation im Team transparenter wird.
- Automatisierte Prozesse: Mithilfe softwaregestützter Lösungen lassen sich beispielsweise Aufgabenlisten aus den Protokollinhalten generieren oder Benachrichtigungen zu bevorstehenden Terminen versenden.
- Suchfunktion: In digitalen Protokollen findest du die benötigten Informationen dank integrierter Suchfunktionen schnell und unkompliziert.
- Vereinfachte Archivierung: Durch die digitale Speicherung wird das Archivieren von Protokollen einfacher, sicherer und besser auffindbar.
Weiterführende Informationen: Die verschiedenen Protokollarten
Die umfassende Dokumentation von Gesprächen und Meetings bedient sich unterschiedlicher Protokollarten, die je nach Schwerpunkt und Detailgrad variieren. Besonders wichtig sind dabei das Ergebnisprotokoll und das Verlaufsprotokoll.
Ergebnisprotokoll: Erfolge und Beschlüsse festhalten
Das Ergebnisprotokoll fokussiert sich auf wesentliche Entscheidungen, die während eines Meetings oder einer Besprechung getroffen wurden.
Hierbei liegt das Hauptaugenmerk auf Folgendem:
- Themen, die besprochen wurden
- Entscheidungen, die getroffen wurden
- Verantwortliche Personen für die Umsetzung
- Die nächsten Schritte im Prozess
Durch diese zielgerichtete Dokumentation erhältst du schnell einen Überblick über die relevanten Punkte, ohne auf Details des Gesprächsverlaufs eingehen zu müssen. Das Ergebnisprotokoll eignet sich besonders für Meetings, in denen Entscheidungen getroffen und Verantwortlichkeiten verteilt werden.
Verlaufsprotokoll: Dokumentation von Diskussionen und Meinungen
Anders als das Ergebnisprotokoll konzentriert sich das Verlaufsprotokoll auf die detaillierte Dokumentation des zeitlichen Gesprächsverlaufs, einschließlich der unterschiedlichen Meinungen und Standpunkte der Teilnehmenden.
In diesem Zusammenhang werden beispielsweise folgende Aspekte erfasst:
- Argumente und Gegenargumente
- Sprechanteile der Teilnehmenden
- Zeitliche Abfolge der Diskussion
Obwohl das Verlaufsprotokoll aufwendiger in der Erstellung ist, gewährt es einen tieferen Einblick in die Gesprächsdynamik und ermöglicht eine bessere Nachvollziehbarkeit von getroffenen Entscheidungen. Dieses Protokoll ist besonders bei Gesprächen mit vielseitigen Themen und dem Austauschen von Standpunkten empfehlenswert.
Zusätzlich zu diesen beiden Protokollarten existiert auch das Wortprotokoll, welches eine wörtliche Mitschrift des Gesagten darstellt. Aufgrund der hohen Anforderungen bei der Erstellung kommt es jedoch in der Praxis seltener zum Einsatz.
Fazit: Professionelle Gesprächsprotokolle für eine lückenlose Dokumentation
Ob interne Meetings, Gespräche mit Kunden oder in Workshops: Gesprächsprotokolle halten fest, welche Ergebnisse eine Diskussion geliefert hat.
Setze die aus diesem Artikel gewonnenen Erkenntnisse bei deiner nächsten wichtigen Besprechung ein, um eine lückenlose Dokumentation und einen verbesserten Informationsfluss in deinem Unternehmen oder deiner Organisation zu gewährleisten.
Lesetipp
Du willst dafür sorgen, dass deine Meetings spannender sind? Dann lies hier weiter: Lean Coffee: Dein Leitfaden zur Methode, die Meetings weniger langweilig macht
FAQ
Im Folgenden ist eine Auflistung von häufigen Fragen und den dazugehörigen Antworten zu finden.
Wie schreibe ich ein Gesprächsprotokoll richtig?
Ein Gesprächsprotokoll richtig zu schreiben bedeutet: vorab über Ziele und Teilnehmer des Meetings informieren, dann strukturiert Notizen während der Besprechung anfertigen und abschließend zeitnah das Protokoll ausformulieren, die Ergebnisse zusammenfassen und an die Teilnehmer verteilen.
Was gehört alles in das Gesprächsprotokoll?
In das Gesprächsprotokoll gehören Datum, Uhrzeit, Ort, Teilnehmer, Agenda, wichtige Diskussionspunkte, Entscheidungen, Aufgabenverteilung und Fristen. Bei komplexen Themen: Kernaussagen zusammenfassen und klar strukturieren. Tipp: Das Protokoll zeitnah versenden, um Nachfragen zu minimieren.
Warum ist ein Gesprächsprotokoll wichtig?
Ein Gesprächsprotokoll ist wichtig, um Besprechungen nachvollziehbar zu dokumentieren, Entscheidungen festzuhalten und Aufgaben zuzuweisen. Es erleichtert die Kommunikation und fördert transparentes Arbeiten. Nutze eine klare Struktur, halte Schlüsselbegriffe fest und fokussiere dich auf die Ergebnisse.
Welche rechtlichen Rahmenbedingungen gelten für Gesprächsprotokolle?
Rechtliche Rahmenbedingungen für Gesprächsprotokolle umfassen den Datenschutz (DSGVO), Persönlichkeitsrechte und Betriebsvereinbarungen. Achte auf die Einwilligung der Beteiligten, eine zweckgebundene Datenspeicherung und besondere Informationspflichten.
In welchen Situationen kann ein Gesprächsprotokoll hilfreich sein?
Gesprächsprotokolle können besonders bei Meetings, Verhandlungen oder Workshops hilfreich sein. Sie erleichtern die Nachverfolgung von Beschlüssen, Aktionen und Verantwortlichkeiten. Ein klar strukturiertes Protokoll fördert die Zusammenarbeit und Transparenz.
Wie formuliere ich Einwände oder Anmerkungen im Gesprächsprotokoll?
Einwände oder Anmerkungen formulierst du sachlich und neutral. Gib den Kontext an und verwende direkte Zitate. Erläutere anschließend mögliche Lösungsvorschläge oder Folgeaktionen.
Wie unterscheidet sich ein Gesprächsprotokoll von einem Sitzungsprotokoll?
Ein Gesprächsprotokoll dokumentiert informelle Dialoge, während ein Sitzungsprotokoll formelle Treffen wie Vorstandssitzungen erfasst. Gesprächsprotokolle fokussieren oft den Inhalt, Sitzungsprotokolle hingegen Entscheidungen und Zuständigkeiten. Beide fördern Kommunikation und Nachvollziehbarkeit.
Mit welchen Tools kann ich Gesprächsprotokolle digital erstellen und bearbeiten?
Mit Tools wie Microsoft OneNote, Notion und Evernote kannst du Gesprächsprotokolle digital erstellen und bearbeiten. Vereinfache die Zusammenarbeit durch eine Cloud-Speicherung und teile deine Notizen mit den Teammitgliedern. Nutze Tags und Suchfunktionen, um die Protokolle leicht auffindbar zu machen.
Thomas Sesli
Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.
