Ob im Handwerk oder der Fleischwirtschaft – jeden Monat ist es die gleiche Sisyphusarbeit: Stundenzettel auswerten, Uhrzeiten und Arbeitsstunden prüfen, Überstunden abrechnen. Die gesetzlichen Regelungen und Möglichkeiten zur Zeiterfassung sind vielfältig und oftmals komplex – so mancher Unternehmer fühlt sich da schnell überfordert.
Doch keine Sorge: In diesem Artikel helfen wir dir, den Durchblick zu behalten und stellen dir praktische Lösungen vor, wie du die rechtlichen Bestimmungen rund um den Stundenzettel einfach und zeitsparend umsetzen kannst. Dabei behandeln wir:
- Grundlagen des Arbeitszeitgesetzes
- Pausenzeiten und Überstunden: Was musst du in der Praxis beachten?
- Nützliche digitale Alternativen zur Zeiterfassung
In den folgenden Abschnitten findest du wertvolle Informationen und konkrete Tipps, wie du die Arbeitszeiterfassung in deinem Unternehmen rechtssicher und mit minimalem Aufwand umsetzen kannst. Bleib also dran!
Was ist ein Stundenzettel?
Ein Stundenzettel ist ein analoges Mittel zur Arbeitszeiterfassung. Hierzu zählen Arbeitsbeginn und Arbeitsende sowie Pausen und mögliche Überstunden. So kann die Dokumentationspflicht des Arbeitgebers erfüllt werden.
Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) schreibt für Arbeitgeber vor, die Arbeitszeiten ihrer Angestellten minutengenau zu erfassen und zu dokumentieren. Das gilt unabhängig von Umfang und Art des Beschäftigungsverhältnisses. Die Dokumentationspflicht stellt sicher, dass Arbeitnehmer ihre Rechte auf geregelte Arbeitszeiten, und Pausen durchsetzen können und Arbeitgeber ihre Pflichten einhalten.
Als Arbeitgeber bist du verantwortlich dafür, ein verlässliches System einzuführen, mit dem du Anfang und Ende der Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter aufzeichnest. Dies kann in Form von Stundenzetteln oder elektronischen Zeiterfassungssystemen geschehen. Es ist wichtig, die Stundennachweise für mindestens zwei Jahre aufzubewahren und bei Bedarf den zuständigen Kontrollbehörden vorzulegen.
Es darf nicht vergessen werden, dass die Zeiterfassung nicht nur eine gesetzliche Vorgabe ist, sondern auch eine Möglichkeit für beide Parteien, den Arbeitsalltag konfliktfrei zu gestalten und mögliche Missverständnisse zu vermeiden.
Lesetipp
Mehr zu den rechtlichen Vorgaben liest du hier: Gesetz zur Arbeitszeiterfassung: Die wichtigsten Regelungen und was du 2025 beachten musst
Stundenzettel in der Praxis
Du hast dich für eine Dokumentation mit dem klassischen Stundenzettel entschieden? In diesem Abschnitt erfährst du, wie das reibungslos funktioniert.
Arbeitsbeginn und -ende
Mit dem Stundenzettel sollen deine Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten vom Arbeitsbeginn bis zum Arbeitsende genau festhalten. Bei der Handhabung ist es wichtig, dass sie die genauen Uhrzeiten notieren, um mögliche Abweichungen oder Überstunden genau zu erfassen.
Ein Beispiel für die Struktur der Spalten und Zeilen eines Stundenzettels:
| Datum | Arbeitsbeginn | Arbeitsende | Arbeitsstunden |
|---|---|---|---|
| 01.07.2023 | 09:00 | 17:00 | 8,0 |
| 02.07.2023 | 08:15 | 16:45 | 7,5 |
| ... | ... | ... | ... |
Pausenzeiten
Auf dem Stundenzettel sollte auch die Dauer der Pausenzeiten festgehalten werden, um korrekte Höchstarbeitszeiten und Ruhepausen zu gewährleisten. Die gesetzlichen Vorgaben für Ruhepausen lauten:
- 30 Minuten Pause bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 Stunden.
- 45 Minuten Pause bei einer Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden.
Die Pausenzeiten können innerhalb des Tages flexibel eingesetzt werden, solange die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind. Hier ist ein Beispiel dafür, wie Pausenzeiten auf dem Stundenzettel eingetragen werden können:
| Datum | Arbeitsbeginn | Arbeitsende | Pausen | Arbeitsstunden |
|---|---|---|---|---|
| 01.07.2023 | 08:00 | 17:00 | 0,5 | 8,5 |
| 02.07.2023 | 08:15 | 16:45 | 0,5 | 8,0 |
| ... | ... | ... | ... | ... |
Lesetipp
Auch zu den rechtlichen Vorgaben bezüglich der Pausenzeiten findest du alles Wichtige im acquisa-Magazin. Lies hier weiter: Wie das Arbeitszeitgesetz Pausen vorschreibt: Rechte und Pflichten für Arbeitnehmer und Arbeitgeber
Tipps
Um einen problemlosen Ablauf und eine korrekte Dokumentation von Arbeitsbeginn und -ende zu gewährleisten, solltest du Folgendes beachten:
- Kontrolle: Prüfe in regelmäßigen Abständen die Vollständigkeit und Richtigkeit der eingereichten Stundenzettel deiner Mitarbeiter und stelle sicher, dass die rechtlichen Anforderungen erfüllt werden. Ein Taschenrechner minimiert die Fehleranfälligkeit.
- Überstunden: Stelle sicher, dass Überstunden separat aufgezeichnet und klar gekennzeichnet sind. Dies hilft dir bei der transparenten Nachverfolgung von zusätzlich geleisteten Stunden und ermöglicht eine bessere Planung des Freizeitausgleichs.
- Aufbau: Strukturiere deinen Stundenzettel gut, indem du für jeden Arbeitstag eine separate Zeile erstellst. Dadurch wird die Analyse und Kontrolle der Arbeitszeiten übersichtlicher und einfacher. Beschrifte den Zettel stets mit dem aktuellen Datum des Kalendertages.
Nachteile und Alternativen
Nun schauen wir uns an, welche Mängel Stundenzettel mit sich bringen und welche anderen Optionen du zur Zeiterfassung hast.
Mängel von Stundenzetteln
Noch immer ist die wohl älteste Methode zur Zeiterfassung nicht ausgestorben. Dabei hat die Verwendung von Stundenzetteln einige Nachteile:
- Die handschriftliche Aufzeichnung auf Papier ist fehleranfällig und kann leicht zu Unstimmigkeiten führen. Es ist möglich, dass Mitarbeiter versehentlich falsche Einträge vornehmen oder Stundenzettel verlieren. Zudem gestaltet sich die monatliche Auswertung der Stundenlisten als mühsam und zeitaufwendig.
- Die Dokumentation auf Stundenzetteln konzentriert sich oft ausschließlich auf die Anwesenheitszeit der Mitarbeiter. Die tatsächliche Arbeitsleistung und Produktivität der Beschäftigten wird dabei nicht gemessen, was eine einseitige Beurteilung der Leistung zur Folge hat.
Digitale Alternativen und ihre Vorteile
Um diese Nachteile zu umgehen, bieten digitale Zeiterfassungssysteme eine moderne Alternative mit einigen Vorteilen:
- Sie ermöglichen es, Arbeitszeiten präzise und unkompliziert zu erfassen, wodurch Fehler verringert werden und der Verwaltungsaufwand sinkt.
- Sie können den Fokus von der reinen Anwesenheitszeit auf die tatsächlich geleistete Arbeit verlagern. Eine stärkere Orientierung an der Produktivität deiner Angestellten trägt zu einer gerechteren und objektiveren Beurteilung ihrer Leistungen bei.
- Ein weiterer Pluspunkt von digitalen Zeiterfassungssystemen ist ihre Skalierbarkeit. Damit eignen sie sich für Unternehmen jeder Größe, vom kleinen Start-up bis zum großen Konzern.
Lesetipp
Du suchst Tools, die dir bei der Zeiterfassung helfen? Dann lies unseren Artikel Zeiterfassung per App: Die 15 besten Apps!
Clockodo: Modernes Tool mit nützlichen Funktionen
Ein Beispiel für eine Software, die die Stundenerfassung erleichtert und bereichert, ist Clockodo. Es bietet folgende Funktionen:
- Variabilität: Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten während allen möglichen Aufgaben aufzeichnen, sei es am Arbeitsplatz oder remote.
- Rechnungsstellung: Die erfassten Arbeitsstunden können problemlos in Rechnungen umgewandelt werden.
- Kompatibilität: Clockodo kann in andere Tools und Softwareanwendungen integriert werden, um eine nahtlose Datenübertragung und -verarbeitung zu ermöglichen.
Die tägliche Dokumentation erfolgt intuitiv mit einer digitalen Stoppuhr, die auch in mobilen Apps bedient werden kann. Pausen werden automatisch abgezogen, wenn man die Uhr anhält und wieder startet.
Das Stundenkonto jedes Mitarbeiters führt alle wichtigen Informationen übersichtlich auf. Dabei berechnet die Anwendung automatisch Überstunden, Differenzen zur Soll-Arbeitszeit sowie Urlaubstage.
Fazit
Die korrekte Erfassung von geleisteten Stunden ist für Arbeitnehmer und Arbeitgeber von großer Bedeutung, da sie die Grundlage für die präzise Berechnung von Gehalt, Urlaubsansprüchen und Überstunden bildet.
Ob sie jedoch in der heutigen Zeit noch mit Stundenzetteln in Papierform erfolgen muss, kann infrage gestellt werden. So sind digitale Tools analogen Vorlagen in vielerlei Hinsicht überlegen. Sie bieten dir als Unternehmer, aber auch deinen Mitarbeitern, Präzision und ersparen Zeit, die ihr für die wirklich wichtigen Dinge nutzen könnt.
Dieser Beitrag ist nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig zusammengestellt. Es wird kein Anspruch auf Vollständigkeit und Ausschließlichkeit der Inhalte gestellt. Die in diesem Beitrag zur Verfügung gestellten Informationen sind unverbindlich, ersetzen keine juristische Beratung und stellen keine Rechtsauskunft dar.
FAQ
Auf weitere Fragen zum Thema Stundenzettel gehen wir im Folgenden ein.
Ist ein Stundenzettel Pflicht?
Du musst die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter systematisch und objektiv erfassen. Dabei ist die Wahl des Systems dir überlassen. Elektronische Lösungen sind besonders praktisch, der klassische Stundenzettel in Papierform ist jedoch ebenfalls erlaubt. Achte jedoch darauf, dass alle Mitarbeiter dieselbe Vorlage nutzen.
Wer muss einen Stundenzettel schreiben?
Alle Arbeitnehmer müssen ihre Arbeitszeiten dokumentieren. Ob das in der Form von Stundenzetteln, per Excel-Datei oder in einer internen Vorlage geschieht, entscheidest du als Arbeitgeber.
Wie schreibe ich einen Stundenzettel?
Ein Stundenzettel muss das Datum, die gearbeiteten Stunden, Pausenzeiten, Überstunden und die Unterschriften des Arbeitnehmers und Arbeitgebers enthalten. So werden Arbeitszeitaufzeichnungen übersichtlich und rechtssicher.
Ist ein Stundenzettel ein Dokument?
Ja, ein Stundenzettel ist ein Dokument, auf dem Arbeitnehmer ihre geleisteten Arbeitsstunden protokollieren. Muster und Vorlagen findest du zum Beispiel im Internet.
Wo werden Stundenzettel eingesetzt?
Stundenzettel finden Verwendung in den verschiedensten Wirtschaftsbereichen: vom Gebäudereinigungsgewerbe über das Beherbergungsgewerbe bis hin zum Personenbeförderungsgewerbe müssen alle Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit aufzeichnen. Ausgeschlossen sind jedoch Selbstständige, z. B. im Schaustellergewerbe oder im Handwerk.
Thomas Sesli
Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.
