Kundenkommunikation ist entscheidend für den Erfolg deines Unternehmens. Doch herkömmliche Kommunikationsmittel stoßen heute oft an ihre Grenzen.
Die WhatsApp-Business-App bietet dafür eine innovative Lösung. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du mit WhatsApp Business den Kundenservice in deinem Unternehmen revolutionieren kannst.
Dabei behandeln wir folgende Aspekte:
- Verbesserung der Kundenkommunikation durch den Einsatz von Labels und automatisierten Antworten
- Einrichtung von WhatsApp Business
- Erkenntnisse und Feedback anderer Anwender sowie mögliche Einsatzszenarien der WhatsApp Business API
Los geht's!
Was ist WhatsApp Business?
WhatsApp Business ist die Unternehmensversion von WhatsApp. Die App bietet Funktionen wie automatische Antworten sowie Abwesenheitsnachrichten an. Das erleichtert die Kundenkommunikation. Außerdem kann ein Unternehmensprofil mit Hinweis auf Öffnungszeiten, Webseite etc. hinterlegt werden.
WhatsApp Business: Die App für effektiven Kundenservice
WhatsApp Business ermöglicht es, den Service deines Unternehmens zu optimieren, indem du mit Kunden ganz einfach über die Messenger-App kommunizierst. Das gelingt durch Funktionen zum Automatisieren, Organisieren und raschen Beantworten von Kundenanfragen. Alles dazu findest du hier.
Funktionsumfang von WhatsApp Business
WhatsApp Business ist eine kostenlose App, die speziell für Kleinunternehmer entwickelt wurde. Sie ist sowohl für Android- als auch für iOS-Geräte erhältlich.
Optisch erinnert die App stark an den klassischen WhatsApp Messenger, allerdings beinhaltet die Business-Version zusätzliche Funktionen, die speziell auf Unternehmensbedürfnisse zugeschnitten sind. Ganz einfach und verständlich haben wir diese für dich aufbereitet.
Erwähnenswert: Die Nutzung von WhatsApp Business erfordert kein separates Unternehmensgerät. Vielmehr kannst du auf demselben Gerät sowohl den WhatsApp Messenger für private Gespräche als auch WhatsApp Business für geschäftliche Kommunikation installieren.
Kundenservice mit WhatsApp Business optimieren
Automatisierte Antworten und Schnellantworten nutzen
Eine Methode zur Verbesserung der Kundenkommunikation besteht darin, automatisierte Antworten und Schnellantworten einzusetzen. Sie tragen dazu bei, dass die Kommunikation beschleunigt und ein besserer Service angeboten werden kann:
- Automatische Antworten, beispielsweise Abwesenheitsnachrichten, können dazu verwendet werden, Kunden außerhalb der Geschäftszeiten zu informieren und ihnen mitzuteilen, wann sie eine Rückmeldung erwarten dürfen.
- Mit Schnellantworten kannst du Zeit sparen und häufig gestellte Fragen effizient beantworten. Du hast die Möglichkeit, vordefinierte Antworten für bestimmte Themenbereiche zu hinterlegen und diese mithilfe eines einfachen Tastenkürzels zu versenden.
Kundenkommunikation mithilfe von Labels organisieren
Um sicherzustellen, dass Kundenanfragen professionell und zielgerichtet behandelt werden, ist es unerlässlich, Kontakte und Gespräche angemessen zu organisieren und zu verwalten, nicht zuletzt, um sie leichter wiederzufinden. Das funktioniert am besten mit Labels.
- Erstelle individuelle Labels für verschiedene Anliegen, etwa "Bestellungen", "Support" oder "Reklamationen".
- Bestücke Gespräche mit den passenden Labels, um den aktuellen Status und die Priorität der Anfragen besser einschätzen zu können.
- Behalte die markierten Unterhaltungen im Blick und überwache den Fortschritt bei der Bearbeitung der Kundenanliegen.
WhatsApp Business: Anleitung zur Einrichtung
App herunterladen und installieren
- Installieren: Zunächst musst du die WhatsApp-Business-App auf deinem Gerät installieren. Diese kostenlose App steht sowohl für Android- als auch für iOS-Geräte zur Verfügung. Suche sie also im Google Play Store oder im Apple App Store.
- Unternehmensprofil erstellen: Öffne nun die App und tippe auf "Anmelden". Jetzt geht es darum, dein Unternehmensprofil zu erstellen. Gib dabei relevante Informationen wie deinen Firmennamen, das Profilbild, die Geschäftsadresse, die E-Mail-Adresse und deine Webseite an. Diese Angaben helfen deinen Kunden, leichter mit dir in Kontakt zu treten und mehr über dein Unternehmen herauszufinden. Um einen professionellen Auftritt sicherzustellen, solltest du zudem eine vollständige und aussagekräftige Unternehmensbeschreibung hinterlegen.
- Nummernverifizierung: Im nächsten Schritt gilt es, eine Telefonnummer zur Verifizierung anzugeben. WhatsApp Business ermöglicht dabei sowohl die Nutzung einer Mobilnummer als auch einer Festnetznummer. Trage dafür deine Nummer in das dafür vorgesehene Feld ein, und du bekommst einen Anruf oder eine SMS mit einem Code.
- Geschafft! Gib diesen Code in der App ein, um die Nummernverifizierung abzuschließen und deinen Unternehmensaccount zu aktivieren.
Vergiss nicht: Du musst auf dieser Nummer Anrufe entgegennehmen können, um den Verifizierungscode zu erhalten.
Datenschutz und Sicherheit der App
Achtung: WhatsApp Business gewährleistet trotz Ende-zu-Ende-Verschlüsselung keine DSGVO-Konformität, da Metadaten verarbeitet und auf den Servern gespeichert werden, die datenschutzrelevant sein können. Allerdings existieren diverse Funktionen, die dein Unternehmen dabei unterstützen, konform und sicher zu kommunizieren sowie sensible Daten wirksam zu schützen.
Umsetzung des Datenschutzes
Um eine konforme und sichere Kommunikation zu gewährleisten, solltest du diese Aspekte beachten:
- Kunden transparent über die Nutzung von WhatsApp informieren und ihre explizite Zustimmung einholen.
- Personenbezogene Daten auf Anfrage löschen, um das Recht auf Löschung bzw. Vergessenwerden nach Artikel 17 der DSGVO zu respektieren.
- Zwar kann die Verarbeitung von Metadaten nicht von deinem Unternehmen unterbunden werden, nichtsdestotrotz kannst du eine Verschlüsselung von Backups in den Einstellungen der App vornehmen.
Sicherheitsaspekte für Unternehmen
Wie kannst du deine Unternehmensdaten schützen? Dafür bietet WhatsApp Business folgende Funktionen:
- Verifizierung von Geschäftskonten: Durch eine Überprüfung der WhatsApp-Business-Accounts wird ein höherer Sicherheitsstandard garantiert. Kunden vertrauen verifizierten Unternehmen auch eher.
- Zwei-Faktor-Authentifizierung: Diese zusätzliche Schutzschicht beugt unbefugter Accountnutzung vor, indem bei jedem Login eine sechsstellige PIN eingegeben werden muss.
Nutzungsbewertungen und Erfahrungen
In diesem Abschnitt möchten wir uns realen Erfahrungen und Feedback von Anwendern widmen, die bereits mit WhatsApp Business gearbeitet haben.
Vorteile und Funktionen im Alltag
Zahlreiche Unternehmen berichten, dass die WhatsApp-Business-App ihren Kundenservice schon nach kurzer Zeit merklich verbessert hat. Besonders betont werden:
- Automatisierte Antworten und Schnellantworten ermöglichen eine rasche Reaktionszeit, was zu einer erhöhten Kundenzufriedenheit führt.
- Mithilfe von Labels lassen sich Kundenanfragen übersichtlich und strukturiert organisieren, wodurch der Bearbeitungsprozess vereinfacht wird.
- Ein gut gepflegtes Unternehmensprofil wirkt vertrauenswürdig und professionell – ohne dass zusätzliche Werbemaßnahmen erforderlich sind.
- Die allgemeine Akzeptanz und Benutzerfreundlichkeit der App erleichtert die Kommunikation mit Kunden. Denn sie sind bereits mit der regulären WhatsApp-Version vertraut.
Häufige Kritikpunkte und Verbesserungsvorschläge
Auch die Kritikpunkte der App haben wir für dich zusammengestellt:
- Einige Nutzer empfinden die automatisierten Antworten als unflexibel, da sie nicht immer genau zur gestellten Frage passen.
- Manchen Anwendern fehlt die Möglichkeit, umfangreichere Kundenprofile anzulegen und detaillierte Informationen abzuspeichern.
- Bei besonders hohem Anfrageaufkommen kann die WhatsApp-Business-App an ihre Grenzen stoßen und eine zusätzliche Kundenmanagement-Software notwendig machen.
- Die Datenschutzbestimmungen und Sicherheitsaspekte können für einen hohen Administrationsaufwand sorgen, was ebenfalls als Kritikpunkt angeführt wird.
Insgesamt ist die Erfahrung vieler Anwender trotz der genannten Kritikpunkte positiv. Die App liefert zahlreiche Funktionen, die den Kundenservice optimieren und häufig zu einer verbesserten Kundenbindung und -zufriedenheit beitragen.
WhatsApp Business API für erweiterte Nutzung
Doch die kostenlose App ist nicht zu verwechseln mit WhatsApp-API. Die kostenpflichtige WhatsApp Business API ermöglicht größeren Unternehmen den vollen Funktionsumfang der App zu nutzen und erweiterte Anwendungen zu integrieren.
API-Integration und notwendige Voraussetzungen
Hier findest du die wesentlichen Schritte, um die API erfolgreich in deine bestehende Infrastruktur einzubinden:
- Ein registrierter WhatsApp Business Account, der deinen Unternehmensnamen, die Nummer oder Telefonnummer enthält.
- Falls erforderlich, Anpassungen an bestehender Software und Systemen, um die API-Anbindung zu ermöglichen.
- Auswahl und Einbindung eines geeigneten API-Clients oder Messaging-Service-Providers, der den Anschluss an die API unterstützt.
- Abschließende Verifizierung deines Unternehmens durch WhatsApp.
Nach erfolgreicher Durchführung dieser Schritte kann die API mit deinem WhatsApp Business Account verknüpft werden und weitere Funktionen sowie Möglichkeiten werden freigeschaltet.
Lesetipp
Mit WhatsApp-API profitierst du von Vorteilen wie Chatbots, KI-gestützte Assistenten sowie der nahtlosen Interaktion zwischen Kunden und Unternehmen. Mehr zu den Features (und wie sich die Kosten zusammensetzen) liest du in unserem Artikel:
Fazit: WhatsApp Business revolutioniert deinen Kundenservice
Nun ist klar: Die kostenlose App WhatsApp Business erleichtert die Kommunikation zwischen Unternehmen und Kunden, indem sie den Kundenservice optimiert.
Dank nützlicher Funktionen wie Unternehmensprofilen, Labels oder automatisierten Antworten ermöglicht die Business-Version der bekannten Messenger-App eine zeitnahe und professionelle Beantwortung von Kundenanfragen.
Deine Erkenntnisse im Überblick:
- Organisation: Durch Labels behältst du den Überblick über Chats und Nachrichten, sodass du diese einfach strukturieren und leichter finden kannst.
- Kundenservice: Automatisierte Antworten und Schnellantworten fördern eine rasche Kommunikation und tragen zu einer erhöhten Kundenzufriedenheit bei.
- Datenschutz und Sicherheit: WhatsApp Business stellt sicher, dass du dich an die DSGVO hältst und sensible Daten schützt.
Dieser Beitrag ist nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig zusammengestellt. Es wird kein Anspruch auf Vollständigkeit und Ausschließlichkeit der Inhalte gestellt. Die in diesem Beitrag zur Verfügung gestellten Informationen sind unverbindlich, ersetzen keine juristische Beratung und stellen keine Rechtsauskunft dar.
FAQ
Hier sind Antworten auf die Fragen, die häufig gestellt werden.
Wie viel kostet WhatsApp Business?
WhatsApp Business ist kostenfrei. Bei Nutzung der API fallen pro Konversation Gebühren an. Sowohl kleine als auch größere Unternehmen profitieren von den angebotenen Features wie automatisierten Nachrichten und schnelleren Kundenantworten.
Was kostet WhatsApp Business im Monat?
WhatsApp Business kostet im Monat nichts, da es eine kostenlose App ist. Für erweiterte Funktionen wie WhatsApp Business API fallen jedoch Kosten an, die je nach Nutzungskategorie variieren. Checke ggf. Anbieter-Websites für konkretes Preismodell.
Kann ich WhatsApp Business mit einem CRM-System verbinden?
Ja, du kannst WhatsApp Business mit einem CRM-System verbinden. Dafür nutzt du eine Integration über API oder Drittanbieter-Tools wie Zapier. So optimierst du Kundenkommunikation und Datenverwaltung.
Gibt es eine Web-Version von WhatsApp Business für den Computer?
Ja, es gibt eine Web-Version von WhatsApp Business für den Computer. Öffne im Internetbrowser web.whatsapp.com, und verknüpfe dein Mobilgerät, um den praktischen Kundensupport und Marketing-Service zu nutzen. Die Nutzung erfolgt einfach und komfortabel über den QR-Code-Scan.
Thomas Sesli
Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.
