Audits im Qualitätsmanagement: Definition und Best Practices, um dein Business zu optimieren

Aktualisiert am 24.01.2024
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Ohne ein geregeltes Audit im Qualitätsmanagement bleibt jedes fortschrittliche Unternehmen auf der Strecke. In einer wettbewerbsintensiven Wirtschaft stellt das Qualitätsmanagement ein Muss dar und Audits sind der Schlüssel zur Identifizierung von Optimierungspotenzialen.

Ob du ein erfahrener Auditor bist oder gerade in die Welt der Qualitätsmanagement-Audits einsteigst, dieser Artikel hilft dir dabei, praxisnahe Lösungen für die dir begegnenden Herausforderungen zu finden. Folgende Punkte stellen wir dir vor:

  • Wesentliche Erfolgsfaktoren für QM-Audits
  • Die Rolle der Audit-Vorbereitung für ein erfolgreiches Ergebnis
  • Möglichkeiten der Nachverfolgung von Verbesserungsmaßnahmen und den Umgang mit Abweichungen

Entdecke alle relevanten Aspekte, die du für den Erfolg deiner Qualitätsaudits benötigst, und profitiere von unseren Best Practices, um nachhaltige Veränderungen in deinem Unternehmen zu bewirken.

Erfolgsfaktoren für Audits im Qualitätsmanagement

Audits helfen Unternehmen dabei, ihre Managementsysteme zu verbessern und interne Qualitätsziele zu erreichen. Wir betrachten zunächst verschiedene Aspekte, die zum Erfolg eines Audits beitragen.

Wichtige Ziele von Qualitätsaudits

Qualitätsaudits verfolgen verschiedene Ziele, die das Qualitätsmanagement und das Managementsystem eines Unternehmens kontinuierlich optimieren sollen. Zu prüfende Aspekte könnten sein:

  • Einhaltung von Normvorgaben und anderen Anforderungen, z. B. ISO 9001 oder eine qm-Norm im Baugewerbe
  • Ermittlung von Verbesserungspotenzial in Prozessen und Systemen
  • Abweichungen und Nichtkonformitäten
  • Aufrechterhaltung und Verbesserung der Produkt- und Dienstleistungsqualität
  • Unterstützung bei der Realisierung von Qualitätszielen

Arten von Audits

Es gibt verschiedene Arten von Audits im Qualitätsmanagement:

  • Interne Audits: Überprüfung von Prozessen und Systemen innerhalb des Unternehmens durch eigene Mitarbeiter
  • Lieferantenaudits: Bewertung der Qualitätsmanagement-Systeme von Lieferanten und Dienstleistern durch das beauftragende Unternehmen
  • Externe Audits: Untersuchung durch externe Auditoren, oft im Rahmen von Zertifizierungen, oder Kundenaudits
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Lesetipp

Strebst du für dein Unternehmen eine QM-Zertifizierung an? Wir haben alles Wissenswerte dazu in einem Artikel aufgeschrieben. Schau doch mal vorbei: QM-Zertifizierung: Ablauf und Anforderungen für ein erfolgreiches Qualitätsmanagement im Unternehmen

Benötigte Qualifikationen und Anforderungen an Auditoren

Auditoren sollten über bestimmte Qualifikationen und Erfahrungen verfügen, um professionelle und aussagekräftige Audits durchzuführen. Dazu zählen:

  • Ausbildung und Fortbildung im Bereich Qualitätsmanagement und/oder auf dem Gebiet des zu auditierenden Systems
  • Kenntnisse der relevanten Normen (z. B. ISO) und Anforderungen
  • Erfahrung in der Durchführung von Auditierungen
  • Soziale und kommunikative Kompetenzen, z. B. Einfühlungsvermögen, Konfliktlösungsfähigkeit, Moderationsfähigkeit

Ressourcenplanung und Zeitmanagement für gelungene Audits

Die richtige Planung von Ressourcen und Zeit trägt maßgeblich zum Erfolg eines Audits bei. Ein sinnvoll strukturiertes Vorgehen umfasst:

  • Aufstellen eines Auditprogramms, das den Umfang, die Ziele und die zeitliche Dimension des Audits definiert
  • Entwicklung eines detaillierten Auditplans, der die Prüfkriterien, die betrachteten Prozesse und die beteiligten internen und externen Personen festlegt
  • Bereitstellung der notwendigen personellen und technischen Ressourcen für die Durchführung des Audits
  • Planung von ausreichend Zeit für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Audits – inklusive Bearbeitung von Korrekturmaßnahmen und Nachverfolgung der Ergebnisse

Individuelle Verantwortung während der Audit-Vorbereitung

Um das Beste aus einem Qualitätsmanagement-Audit herauszuholen, ist persönliches Engagement und eine sorgfältige Vorbereitung unerlässlich. Hier geben wir dir Tipps und Anregungen, um dieser individuellen Verantwortung gerecht zu werden.

Auswahl des Auditteams und Aufgabenzuteilung

Ein unschlagbares Auditteam besteht aus qualifizierten Mitarbeitern, die sowohl fachliches Wissen als auch Erfahrung im Umgang mit Prozessen und Normen mitbringen. Du solltest bei der Auswahl des Teams darauf achten, dass …

  • … jeder Mitarbeiter ein Verständnis für die relevanten Normen hat.
  • … jeder zuständig für die Überprüfung bestimmter Bereiche oder Prozesse ist.
  • … alle Mitglieder des Teams gut miteinander zusammenarbeiten können.

Entwicklung eines Auditplans und Festlegung von Prüfkriterien

Um systematisch und zielgerichtet vorzugehen, entwickle einen Auditplan, der Folgendes berücksichtigt:

  1. Die Normanforderungen und deren Umsetzung in den Arbeitsabläufen
  2. Die zu prüfenden Prozesse oder Bereiche
  3. Die Prüfung der internen und externen Dokumente
  4. Einen Zeitplan für die Durchführung des Audits

Durch die Festlegung klarer Prüfkriterien stellst du sicher, dass alle Mitglieder des Auditteams die gleiche Grundlage haben und zeitliche Verzögerungen durch Unklarheiten vermieden werden.

Kommunikation mit relevanten Stakeholdern

Ein offener Dialog mit den beteiligten Stakeholdern ist entscheidend, um ein erfolgreiches Audit durchzuführen und nachhaltige Verbesserungen im Qualitätsmanagement voranzutreiben. Achte darauf, frühzeitig …

  • … die Führungskräfte und Prozessverantwortlichen einzubinden.
  • … die Mitarbeiter über den Zweck und den Ablauf des Audits zu informieren.
  • … Möglichkeiten zur Zusammenarbeit und Rückmeldung zu geben.

Vor-Audit: Relevante Dokumente und Prozesse prüfen

Vor dem eigentlichen Audit empfiehlt es sich, intern eine vorbereitende Prüfung durchzuführen, um herauszufinden, ob alle Anforderungen erfüllt sind, und mögliche Schwierigkeiten im Vorfeld zu erkennen. Dabei gilt es besonders, auf Normkonformität und mögliche Abweichungen oder Herausforderungen zu achten.

Folgende Aspekte sind bei der Durchführung des Vor-Audits zu berücksichtigen:

  • Überprüfung der internen Prozesse auf Normkonformität
  • Identifizierung von Verbesserungspotenzialen in den Arbeitsabläufen
  • Prüfung der Dokumentation auf Vollständigkeit und Richtigkeit
  • Weitergabe von Erkenntnissen und Vorbereitungen für das eigentliche Audit
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Lesetipp

Für die Vorbereitung auf das Audit lohnt es sich, einen Blick in dein QM-Handbuch zu werfen. Falls du noch keines für dein Unternehmen erstellt hast, zeigen wir dir in unserem Artikel QM-Handbuch: So geht leistungsstarkes Qualitätsmanagement im Unternehmen, worauf es dabei ankommt.

Systematische Audit-Durchführung

Die Durchführung eines Audits ist der wesentliche Schritt, um die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems zu bewerten. Dabei müssen verschiedene Aspekte beachtet und bewährte Methoden angewendet werden. Wir helfen dir Schritt für Schritt.

Eröffnungsbesprechung: Erwartungen und Ziele klarstellen

Die Eröffnungsbesprechung ist der Auftakt. In diesem Termin erläuterst du das Auditprogramm mit den Zielen und dem Umfang des Audits und klärst die Erwartungen aller beteiligten Parteien. Folgende Themen sollten behandelt werden:

  • Vorstellung des Auditteams
  • Präsentation des Auditplans und der Prüfkriterien
  • Besprechung von Zeitplan und Ressourcen
  • Klärung von Fragen und Bedenken der Auditierten

Datenerhebung: Methoden und Techniken

Bei der Datenerhebung geht es darum, Informationen über die auditierten Prozesse, Systeme und Produkte zu sammeln. Hierfür können verschiedene Auditmethoden angewendet werden, zum Beispiel:

  • Überprüfung von Handbüchern, Richtlinien, Berichten, Aufzeichnungen und anderen relevanten Dokumenten
  • Interviews von Mitarbeitern, Führungskräften und Stakeholdern
  • Beobachtung von Prozessabläufen und Prüfung von Produkten
  • Auditierungsarten wie Verfahrensaudit, Prozessaudit, Produktaudit, Zertifizierungsaudit, Systemaudit und Lieferantenaudit

Bewertung von Prozessen und Dokumenten

Auf die Datenerhebung folgt die Bewertung der gesammelten Informationen. Hierbei werden unter anderem die Übereinstimmung mit den dokumentierten Verfahren und die Wirksamkeit von Prozessen überprüft. Besondere Aufmerksamkeit gilt dabei der Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten und Risiken.

Erfassen von Abweichungen und Nichtkonformitäten

Abweichungen und Nichtkonformitäten müssen während des Audits systematisch erfasst und dokumentiert werden. Diese treten auf, wenn Vorgaben und Standards nicht eingehalten werden. Die kontinuierliche Erfassung ermöglicht eine strukturierte Analyse und später die Entwicklung von Korrekturmaßnahmen.

Feedback und Kommunikation während des Audits

Klare Kommunikation und regelmäßiges Feedback sind während der gesamten Auditdurchführung essenziell. Dies umfasst:

  • Logbuchführung: Dokumentation von Beobachtungen, Befragungen und Ergebnissen
  • Statusberichte: Regelmäßige Updates über den Fortschritt des Audits an das Management und die verantwortlichen Stakeholder
  • Einbindung der Auditierten: Aktive Beteiligung der auditierten Mitarbeiter und Führungskräfte bei der Identifikation von Herausforderungen und möglichen Lösungen
Audit im Qualitätsmanagement: In vier Phasen zum Erfolg
Gern darfst du diese Infografik auf deiner Website einbinden.

Nach dem Audit: Verbesserungsmaßnahmen und Nachverfolgung

Ein erfolgreiches Audit im Qualitätsmanagement endet nicht mit der eigentlichen Durchführung. Im Anschluss ist es wichtig, die gewonnenen Erkenntnisse zu nutzen, um das Qualitätsmanagementsystem fortwährend zu optimieren.

Erstellung des Auditberichts

Nach dem Abschluss erstellt der Auditor einen ausführlichen Bericht, der alle relevanten Informationen enthält. Hierzu zählen:

  • Abweichungen und Nichtkonformitäten in den Prozessen
  • Identifizierte Verbesserungspotenziale
  • Empfehlungen für die Optimierung der Abläufe und Prozesse

Der Auditbericht dient als Grundlage für die Weiterentwicklung des Managementsystems und kann für zukünftige Audits oder eine etwaige Zertifizierung hilfreich sein.

Durchführung einer Abschlussbesprechung

In einer Abschlussbesprechung werden die Ergebnisse des Audits gemeinsam mit den prozessverantwortlichen Auditteilnehmern und relevanten Stakeholdern diskutiert. Dabei werden …

  • … die wichtigsten Erkenntnisse präsentiert.
  • … Abweichungen und Nichtkonformitäten besprochen.
  • … mögliche Verbesserungsmaßnahmen diskutiert.
  • … Verantwortlichkeiten für die Umsetzung von Initiativen festgelegt.

So stellst du sicher, dass alle Beteiligten über die Ergebnisse des Audits informiert sind und an einem Strang ziehen, um die Qualität in deinem Unternehmen zu steigern.

Entwicklung eines Korrekturmaßnahmenplans

Basierend auf den Ergebnissen des Audits und der Abschlussbesprechung entwickelt das Auditteam einen Korrekturmaßnahmenplan. Dieser sollte folgende Aspekte enthalten:

  • Maßnahmen zur Behebung von Abweichungen und Nichtkonformitäten
  • Zeitliche Umsetzungsziele für die Verbesserungsmaßnahmen
  • Verantwortlichkeiten für die Realisierung

Eine strukturierte Planung unterstützt die kontinuierliche Verbesserung des Qualitätsmanagementsystems und hilft dabei, zukünftige Audits zu bestehen.

Überwachung der Umsetzung und Fortschrittskontrolle

Um den Erfolg der Maßnahmen zu gewährleisten und den Fortschritt des Qualitätsmanagementsystems zu überwachen, solltest du regelmäßig den Umsetzungsstand der Verbesserungsmaßnahmen kontrollieren. Dafür ist es wichtig, dass du …

  • … den Korrekturmaßnahmenplan regelmäßig aktualisierst.
  • … Rückmeldung von den Verantwortlichen zu aktuellen Maßnahmen erhältst.
  • … auftretende Probleme zeitnah identifizierst und anpasst.

Mit kontinuierlicher Überwachung und Fortschrittskontrolle sicherst du die positive Entwicklung deines Qualitätsmanagementsystems und stellst eine erfolgreiche Umsetzung der ermittelten Verbesserungsmaßnahmen sicher.

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Lesetipp

Du wünschst dir noch mehr hilfreiche Infos für ein perfekt funktionierendes Qualitätsmanagement? Kein Problem! Hier gehts lang: Qualitätsmanagement-Methoden: Wie du mit den richtigen Werkzeugen deinen Geschäftserfolg steigerst

Fazit

Ein erfolgreiches Qualitätsaudit fördert Verbesserungen und erfüllt zugleich spezifische Ziele. Entscheidend sind dabei die sorgfältige Auswahl von Auditoren, eine den Anforderungen entsprechende Planung sowie eine systematische Durchführung und Nachverfolgung. Wichtig ist während des Prozesses:

  • Ziele: festlegen von klaren Zielen für Qualitätsaudits und Verfahrensaudits, um gezielt Verbesserungspotenziale zu identifizieren und das Qualitätsmanagement überprüfbar zu gestalten
  • Vorbereitung: ein umfassendes Auditteam zusammenstellen, einen präzisen Auditplan entwickeln und konstruktive Kommunikation mit den Stakeholdern pflegen
  • Nachbereitung: detaillierte Berichterstattung sicherstellen, Korrekturmaßnahmen einleiten und kontinuierliche Fortschrittskontrolle gewährleisten, um die Umsetzung der Verbesserungsmaßnahmen zu überprüfen

Die Beachtung dieser Erfolgsfaktoren hilft dabei, den besten Nutzen aus einem Audit im Qualitätsmanagement zu ziehen und dein Unternehmen nachhaltig positiv zu beeinflussen. Dadurch wird die Qualität in Prozessen und Leistungen verbessert und Kundenanforderungen werden erfüllt.

FAQ

Antworten zu häufig auftretenden Fragen liest du im Folgenden.

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