Ohne ein geregeltes Audit im Qualitätsmanagement bleibt jedes fortschrittliche Unternehmen auf der Strecke. In einer wettbewerbsintensiven Wirtschaft stellt das Qualitätsmanagement ein Muss dar und Audits sind der Schlüssel zur Identifizierung von Optimierungspotenzialen.
Ob du ein erfahrener Auditor bist oder gerade in die Welt der Qualitätsmanagement-Audits einsteigst, dieser Artikel hilft dir dabei, praxisnahe Lösungen für die dir begegnenden Herausforderungen zu finden. Folgende Punkte stellen wir dir vor:
- Wesentliche Erfolgsfaktoren für QM-Audits
- Die Rolle der Audit-Vorbereitung für ein erfolgreiches Ergebnis
- Möglichkeiten der Nachverfolgung von Verbesserungsmaßnahmen und den Umgang mit Abweichungen
Entdecke alle relevanten Aspekte, die du für den Erfolg deiner Qualitätsaudits benötigst, und profitiere von unseren Best Practices, um nachhaltige Veränderungen in deinem Unternehmen zu bewirken.
Was ist ein Audit im Qualitätsmanagement?
Ein Audit im Qualitätsmanagement ist die systematische Überprüfung von Prozessen, Arbeitsabläufen und Anforderungen innerhalb eines Qualitätsmanagementsystems. Ziel ist es, die Einhaltung von Normvorgaben, etwa ISO, zu gewährleisten und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
Erfolgsfaktoren für Audits im Qualitätsmanagement
Audits helfen Unternehmen dabei, ihre Managementsysteme zu verbessern und interne Qualitätsziele zu erreichen. Wir betrachten zunächst verschiedene Aspekte, die zum Erfolg eines Audits beitragen.
Wichtige Ziele von Qualitätsaudits
Qualitätsaudits verfolgen verschiedene Ziele, die das Qualitätsmanagement und das Managementsystem eines Unternehmens kontinuierlich optimieren sollen. Zu prüfende Aspekte könnten sein:
- Einhaltung von Normvorgaben und anderen Anforderungen, z. B. ISO 9001 oder eine qm-Norm im Baugewerbe
- Ermittlung von Verbesserungspotenzial in Prozessen und Systemen
- Abweichungen und Nichtkonformitäten
- Aufrechterhaltung und Verbesserung der Produkt- und Dienstleistungsqualität
- Unterstützung bei der Realisierung von Qualitätszielen
Arten von Audits
Es gibt verschiedene Arten von Audits im Qualitätsmanagement:
- Interne Audits: Überprüfung von Prozessen und Systemen innerhalb des Unternehmens durch eigene Mitarbeiter
- Lieferantenaudits: Bewertung der Qualitätsmanagement-Systeme von Lieferanten und Dienstleistern durch das beauftragende Unternehmen
- Externe Audits: Untersuchung durch externe Auditoren, oft im Rahmen von Zertifizierungen, oder Kundenaudits
Lesetipp
Strebst du für dein Unternehmen eine QM-Zertifizierung an? Wir haben alles Wissenswerte dazu in einem Artikel aufgeschrieben. Schau doch mal vorbei: QM-Zertifizierung: Ablauf und Anforderungen für ein erfolgreiches Qualitätsmanagement im Unternehmen
Benötigte Qualifikationen und Anforderungen an Auditoren
Auditoren sollten über bestimmte Qualifikationen und Erfahrungen verfügen, um professionelle und aussagekräftige Audits durchzuführen. Dazu zählen:
- Ausbildung und Fortbildung im Bereich Qualitätsmanagement und/oder auf dem Gebiet des zu auditierenden Systems
- Kenntnisse der relevanten Normen (z. B. ISO) und Anforderungen
- Erfahrung in der Durchführung von Auditierungen
- Soziale und kommunikative Kompetenzen, z. B. Einfühlungsvermögen, Konfliktlösungsfähigkeit, Moderationsfähigkeit
Ressourcenplanung und Zeitmanagement für gelungene Audits
Die richtige Planung von Ressourcen und Zeit trägt maßgeblich zum Erfolg eines Audits bei. Ein sinnvoll strukturiertes Vorgehen umfasst:
- Aufstellen eines Auditprogramms, das den Umfang, die Ziele und die zeitliche Dimension des Audits definiert
- Entwicklung eines detaillierten Auditplans, der die Prüfkriterien, die betrachteten Prozesse und die beteiligten internen und externen Personen festlegt
- Bereitstellung der notwendigen personellen und technischen Ressourcen für die Durchführung des Audits
- Planung von ausreichend Zeit für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Audits – inklusive Bearbeitung von Korrekturmaßnahmen und Nachverfolgung der Ergebnisse
Individuelle Verantwortung während der Audit-Vorbereitung
Um das Beste aus einem Qualitätsmanagement-Audit herauszuholen, ist persönliches Engagement und eine sorgfältige Vorbereitung unerlässlich. Hier geben wir dir Tipps und Anregungen, um dieser individuellen Verantwortung gerecht zu werden.
Auswahl des Auditteams und Aufgabenzuteilung
Ein unschlagbares Auditteam besteht aus qualifizierten Mitarbeitern, die sowohl fachliches Wissen als auch Erfahrung im Umgang mit Prozessen und Normen mitbringen. Du solltest bei der Auswahl des Teams darauf achten, dass …
- … jeder Mitarbeiter ein Verständnis für die relevanten Normen hat.
- … jeder zuständig für die Überprüfung bestimmter Bereiche oder Prozesse ist.
- … alle Mitglieder des Teams gut miteinander zusammenarbeiten können.
Entwicklung eines Auditplans und Festlegung von Prüfkriterien
Um systematisch und zielgerichtet vorzugehen, entwickle einen Auditplan, der Folgendes berücksichtigt:
- Die Normanforderungen und deren Umsetzung in den Arbeitsabläufen
- Die zu prüfenden Prozesse oder Bereiche
- Die Prüfung der internen und externen Dokumente
- Einen Zeitplan für die Durchführung des Audits
Durch die Festlegung klarer Prüfkriterien stellst du sicher, dass alle Mitglieder des Auditteams die gleiche Grundlage haben und zeitliche Verzögerungen durch Unklarheiten vermieden werden.
Kommunikation mit relevanten Stakeholdern
Ein offener Dialog mit den beteiligten Stakeholdern ist entscheidend, um ein erfolgreiches Audit durchzuführen und nachhaltige Verbesserungen im Qualitätsmanagement voranzutreiben. Achte darauf, frühzeitig …
- … die Führungskräfte und Prozessverantwortlichen einzubinden.
- … die Mitarbeiter über den Zweck und den Ablauf des Audits zu informieren.
- … Möglichkeiten zur Zusammenarbeit und Rückmeldung zu geben.
Vor-Audit: Relevante Dokumente und Prozesse prüfen
Vor dem eigentlichen Audit empfiehlt es sich, intern eine vorbereitende Prüfung durchzuführen, um herauszufinden, ob alle Anforderungen erfüllt sind, und mögliche Schwierigkeiten im Vorfeld zu erkennen. Dabei gilt es besonders, auf Normkonformität und mögliche Abweichungen oder Herausforderungen zu achten.
Folgende Aspekte sind bei der Durchführung des Vor-Audits zu berücksichtigen:
- Überprüfung der internen Prozesse auf Normkonformität
- Identifizierung von Verbesserungspotenzialen in den Arbeitsabläufen
- Prüfung der Dokumentation auf Vollständigkeit und Richtigkeit
- Weitergabe von Erkenntnissen und Vorbereitungen für das eigentliche Audit
Lesetipp
Für die Vorbereitung auf das Audit lohnt es sich, einen Blick in dein QM-Handbuch zu werfen. Falls du noch keines für dein Unternehmen erstellt hast, zeigen wir dir in unserem Artikel QM-Handbuch: So geht leistungsstarkes Qualitätsmanagement im Unternehmen, worauf es dabei ankommt.
Systematische Audit-Durchführung
Die Durchführung eines Audits ist der wesentliche Schritt, um die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems zu bewerten. Dabei müssen verschiedene Aspekte beachtet und bewährte Methoden angewendet werden. Wir helfen dir Schritt für Schritt.
Eröffnungsbesprechung: Erwartungen und Ziele klarstellen
Die Eröffnungsbesprechung ist der Auftakt. In diesem Termin erläuterst du das Auditprogramm mit den Zielen und dem Umfang des Audits und klärst die Erwartungen aller beteiligten Parteien. Folgende Themen sollten behandelt werden:
- Vorstellung des Auditteams
- Präsentation des Auditplans und der Prüfkriterien
- Besprechung von Zeitplan und Ressourcen
- Klärung von Fragen und Bedenken der Auditierten
Datenerhebung: Methoden und Techniken
Bei der Datenerhebung geht es darum, Informationen über die auditierten Prozesse, Systeme und Produkte zu sammeln. Hierfür können verschiedene Auditmethoden angewendet werden, zum Beispiel:
- Überprüfung von Handbüchern, Richtlinien, Berichten, Aufzeichnungen und anderen relevanten Dokumenten
- Interviews von Mitarbeitern, Führungskräften und Stakeholdern
- Beobachtung von Prozessabläufen und Prüfung von Produkten
- Auditierungsarten wie Verfahrensaudit, Prozessaudit, Produktaudit, Zertifizierungsaudit, Systemaudit und Lieferantenaudit
Bewertung von Prozessen und Dokumenten
Auf die Datenerhebung folgt die Bewertung der gesammelten Informationen. Hierbei werden unter anderem die Übereinstimmung mit den dokumentierten Verfahren und die Wirksamkeit von Prozessen überprüft. Besondere Aufmerksamkeit gilt dabei der Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten und Risiken.
Erfassen von Abweichungen und Nichtkonformitäten
Abweichungen und Nichtkonformitäten müssen während des Audits systematisch erfasst und dokumentiert werden. Diese treten auf, wenn Vorgaben und Standards nicht eingehalten werden. Die kontinuierliche Erfassung ermöglicht eine strukturierte Analyse und später die Entwicklung von Korrekturmaßnahmen.
Feedback und Kommunikation während des Audits
Klare Kommunikation und regelmäßiges Feedback sind während der gesamten Auditdurchführung essenziell. Dies umfasst:
- Logbuchführung: Dokumentation von Beobachtungen, Befragungen und Ergebnissen
- Statusberichte: Regelmäßige Updates über den Fortschritt des Audits an das Management und die verantwortlichen Stakeholder
- Einbindung der Auditierten: Aktive Beteiligung der auditierten Mitarbeiter und Führungskräfte bei der Identifikation von Herausforderungen und möglichen Lösungen
Nach dem Audit: Verbesserungsmaßnahmen und Nachverfolgung
Ein erfolgreiches Audit im Qualitätsmanagement endet nicht mit der eigentlichen Durchführung. Im Anschluss ist es wichtig, die gewonnenen Erkenntnisse zu nutzen, um das Qualitätsmanagementsystem fortwährend zu optimieren.
Erstellung des Auditberichts
Nach dem Abschluss erstellt der Auditor einen ausführlichen Bericht, der alle relevanten Informationen enthält. Hierzu zählen:
- Abweichungen und Nichtkonformitäten in den Prozessen
- Identifizierte Verbesserungspotenziale
- Empfehlungen für die Optimierung der Abläufe und Prozesse
Der Auditbericht dient als Grundlage für die Weiterentwicklung des Managementsystems und kann für zukünftige Audits oder eine etwaige Zertifizierung hilfreich sein.
Durchführung einer Abschlussbesprechung
In einer Abschlussbesprechung werden die Ergebnisse des Audits gemeinsam mit den prozessverantwortlichen Auditteilnehmern und relevanten Stakeholdern diskutiert. Dabei werden …
- … die wichtigsten Erkenntnisse präsentiert.
- … Abweichungen und Nichtkonformitäten besprochen.
- … mögliche Verbesserungsmaßnahmen diskutiert.
- … Verantwortlichkeiten für die Umsetzung von Initiativen festgelegt.
So stellst du sicher, dass alle Beteiligten über die Ergebnisse des Audits informiert sind und an einem Strang ziehen, um die Qualität in deinem Unternehmen zu steigern.
Entwicklung eines Korrekturmaßnahmenplans
Basierend auf den Ergebnissen des Audits und der Abschlussbesprechung entwickelt das Auditteam einen Korrekturmaßnahmenplan. Dieser sollte folgende Aspekte enthalten:
- Maßnahmen zur Behebung von Abweichungen und Nichtkonformitäten
- Zeitliche Umsetzungsziele für die Verbesserungsmaßnahmen
- Verantwortlichkeiten für die Realisierung
Eine strukturierte Planung unterstützt die kontinuierliche Verbesserung des Qualitätsmanagementsystems und hilft dabei, zukünftige Audits zu bestehen.
Überwachung der Umsetzung und Fortschrittskontrolle
Um den Erfolg der Maßnahmen zu gewährleisten und den Fortschritt des Qualitätsmanagementsystems zu überwachen, solltest du regelmäßig den Umsetzungsstand der Verbesserungsmaßnahmen kontrollieren. Dafür ist es wichtig, dass du …
- … den Korrekturmaßnahmenplan regelmäßig aktualisierst.
- … Rückmeldung von den Verantwortlichen zu aktuellen Maßnahmen erhältst.
- … auftretende Probleme zeitnah identifizierst und anpasst.
Mit kontinuierlicher Überwachung und Fortschrittskontrolle sicherst du die positive Entwicklung deines Qualitätsmanagementsystems und stellst eine erfolgreiche Umsetzung der ermittelten Verbesserungsmaßnahmen sicher.
Lesetipp
Du wünschst dir noch mehr hilfreiche Infos für ein perfekt funktionierendes Qualitätsmanagement? Kein Problem! Hier gehts lang: Qualitätsmanagement-Methoden: Wie du mit den richtigen Werkzeugen deinen Geschäftserfolg steigerst
Fazit
Ein erfolgreiches Qualitätsaudit fördert Verbesserungen und erfüllt zugleich spezifische Ziele. Entscheidend sind dabei die sorgfältige Auswahl von Auditoren, eine den Anforderungen entsprechende Planung sowie eine systematische Durchführung und Nachverfolgung. Wichtig ist während des Prozesses:
- Ziele: festlegen von klaren Zielen für Qualitätsaudits und Verfahrensaudits, um gezielt Verbesserungspotenziale zu identifizieren und das Qualitätsmanagement überprüfbar zu gestalten
- Vorbereitung: ein umfassendes Auditteam zusammenstellen, einen präzisen Auditplan entwickeln und konstruktive Kommunikation mit den Stakeholdern pflegen
- Nachbereitung: detaillierte Berichterstattung sicherstellen, Korrekturmaßnahmen einleiten und kontinuierliche Fortschrittskontrolle gewährleisten, um die Umsetzung der Verbesserungsmaßnahmen zu überprüfen
Die Beachtung dieser Erfolgsfaktoren hilft dabei, den besten Nutzen aus einem Audit im Qualitätsmanagement zu ziehen und dein Unternehmen nachhaltig positiv zu beeinflussen. Dadurch wird die Qualität in Prozessen und Leistungen verbessert und Kundenanforderungen werden erfüllt.
FAQ
Antworten zu häufig auftretenden Fragen liest du im Folgenden.
Was ist mit Audit gemeint?
Ein Audit bezeichnet eine systematische Prüfung von Prozessen, Systemen oder Organisationen, um deren Qualität, Effektivität und die Einhaltung von Standards und Normen wie ISO sicherzustellen. Bei diesem Vorgehen werden Schwachstellen identifiziert und Verbesserungsmaßnahmen empfohlen.
Wie führt man ein Audit im Qualitätsmanagement durch?
Ein Audit im Qualitätsmanagement führst du durch, indem du zunächst Prozesse und die Dokumentation analysierst. Dann begutachtest du die Umsetzung von Richtlinien und Normen (z. B. ISO) sowie die Effektivität der Qualitätssicherungssysteme. Implementiere Verbesserungen basierend auf den ermittelten Schwachstellen.
Wozu dient ein Qualitätsmanagement-Audit?
Ein Qualitätsmanagement-Audit dient dazu, interne Prozesse und Verfahren eines Unternehmens zu überprüfen und Verbesserungspotenziale aufzudecken. Durch das Audit wird die Effektivität des Qualitätsmanagementsystems sichergestellt und die Kunden- sowie Mitarbeiterzufriedenheit erhöht.
Welche Arten von Audits gibt es im Qualitätsmanagement?
Im Qualitätsmanagement gibt es drei Hauptarten von Audits. Interne Audits dienen der Selbstüberprüfung und Optimierung firmeninterner Prozesse. Externe Audits bewerten die Qualität von Lieferanten oder Dienstleistern, während Zertifizierungsaudits die Einhaltung von Standards überprüfen.
Wer kann ein Audit im Qualitätsmanagement durchführen?
Ein Audit im Qualitätsmanagement kann von internen Auditoren, externen Zertifizierungsstellen oder unabhängigen Beratern durchgeführt werden. Dabei prüfen sie Prozesse, Systeme und Abläufe auf Übereinstimmung mit Standards wie ISO 9001. Die Wahl des Auditors hängt von den betrieblichen Anforderungen und Zielen ab.
Wie bereitet man sich auf ein Qualitätsmanagement-Audit vor?
Um dich auf ein Qualitätsmanagement-Audit vorzubereiten, analysiere zuerst deine internen Prozesse, Dokumente und Mitarbeiterqualifikationen. Setze Verbesserungsmaßnahmen um und halte die Kommunikation mit den Auditoren aufrecht. Schaffe Transparenz und dokumentiere die Fortschritte.
Wie oft sollte ein Audit im Qualitätsmanagement stattfinden?
Ein QM-Audit sollte mindestens jährlich stattfinden. Zur Sicherstellung von kontinuierlichen Verbesserungen empfehlen wir eine regelmäßige interne und externe Überprüfung. Überlege auch, regelmäßige Prozessaudits und Produktaudits durchzuführen.
Thomas Sesli
Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.
