Digitale Revolution meets Gesundheitssektor: Seit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) hat sich im deutschen Arbeitsalltag etwas maßgeblich verändert. Vor einigen Jahren galt jede Form von papierfreier Verwaltung schließlich noch als unerreichbar. Doch alle Modernisierungen bringen Herausforderungen mit sich.
In diesem Artikel gehen wir daher detailliert auf die Grundlagen und Vorteile der eAU ein und geben dir konkrete Informationen zu:
- Ablauf und Funktionsweise der eAU in der Praxis
- Rechten und Pflichten im Umgang mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
- Umgang mit bestimmten Situationen (zum Beispiel mehrere Krankschreibungen)
Dein Interesse ist geweckt? Dann begleite uns auf dem Weg ins digitale Gesundheitswesen.
Was ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?
Sie ist die digitale Version der herkömmlichen Krankschreibung. Anstatt Papier nutzen Ärzte hierfür eine Software, um die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an die Krankenkasse zu übermitteln, die diese Info dann elektronisch an die Arbeitgeber weiterleitet. Ziel ist es, Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen.
Grundlagen der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Bevor wir uns der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung widmen, ist es wichtig, dass du die Grundlagen der klassischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verstehst. Lass uns also einen kurzen Blick auf die Basics werfen und klären, warum und wann diese benötigt wird.
Bedeutung und Funktionen im Arbeitsverhältnis
Arbeitsunfähigkeit tritt ein, wenn ein Arbeitnehmer aufgrund von Krankheit oder einem Unfall seine vertraglich vereinbarte Leistung nicht erbringen kann.
In diesem Fall ist die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) – auch bekannt als Krankschreibung beziehungsweise Krankmeldung – das Dokument, das seine arbeitsrechtliche Position während der Erkrankung schützt. Das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) regelt dabei die Lohnzahlungen im Krankheitsfall, sodass er auch bei Arbeitsunfähigkeit finanziell abgesichert ist.
Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hat für beide Seiten diverse Funktionen. Mit ihr erfüllt der Arbeitnehmer die Nachweispflicht, indem sie über das Fernbleiben aufgrund von Krankheit informiert und die Rechtfertigung für das Fehlen zu liefert. Andererseits ermöglicht sie dir die Planung und gegebenenfalls. Umverteilung von Arbeitsaufgaben unter Berücksichtigung der voraussichtlichen Abwesenheitsdauer.
Darüber hinaus ist die AU auch für die Krankenkasse relevant, um eventuelle Ansprüche auf Krankengeld bei einer längeren Erkrankungsdauer zu prüfen.
Arten von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird oft umgangssprachlich als "Krankenschein" oder "Gelber Schein" bezeichnet. Es gibt zwei unterschiedliche Formen dieser Bescheinigung:
- Die Erstbescheinigung, die bei Beginn der Arbeitsunfähigkeit durch den behandelnden Arzt ausgestellt wird. Sie enthält die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit.
- Folgebescheinigungen, die bei einer fortbestehenden Arbeitsunfähigkeit nach Ablauf der ursprünglich prognostizierten Dauer ausgestellt werden. Hierbei wird die Dauer der Arbeitsunfähigkeit fortlaufend aktualisiert und die neue Prognose entsprechend dokumentiert.
Unabhängig von der Art der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist es wichtig, sie zeitnah an dich und die Krankenkasse zu übermitteln, um fristgerecht alle Rechte und Pflichten im Krankheitsfall zu erfüllen.
Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
Die eAU ist eine innovative Weiterentwicklung, die de Prozess rund um die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung optimieren soll. Im Folgenden stehen Gründe und Ziele der Umstellung sowie die Schritte und Bestandteile der Einführung im Fokus.
Gründe und Ziele der Umstellung
Die Einführung der eAu resultiert aus dem Wunsch, den bisherigen, oft papierbasierten Prozess zu digitalisieren und zu vereinfachen. Ziel dieser Umstellung ist es, die Kommunikation zwischen den beteiligten Akteuren, wie Ärzten, Arbeitnehmern und Arbeitgebern, effizienter und sicherer zu gestalten. Dadurch soll eine schnellere und unkompliziertere Bearbeitung von Arbeitsunfähigkeitsfällen ermöglicht werden.
Eine weitere Motivation zugrunde liegt dem Umweltaspekt, da Papierverbrauch und -verschwendung durch die eAU reduziert werden können.
Schritte und Bestandteile der Einführung
Die Einführung der eAU umfasst verschiedene Schritte und Bestandteile. Ein essenzieller Baustein ist die Integration der eAU in das Praxisverwaltungssystem der Ärzte. Dieses ermöglicht die reibungslose Erstellung und Übermittlung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.
Der elektronische Heilberufsausweis (eHBA) ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil in der Einführung der eAU. Dieser Ausweis ist ein spezieller elektronischer Identitätsnachweis für medizinisches Personal und ermöglicht eine sichere Kommunikation zwischen Arzt und Arbeitgeber. Zudem stellt der eHBA sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung haben.
Vorteile der eAU für Arbeitnehmer und Arbeitgeber
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bietet gegenüber der Papierbescheinigung zahlreiche Vorteile, die für beide Parteien relevant sind. Im Folgenden zeigen wir die wichtigsten Aspekte in Bezug auf Zeit- und Ressourceneinsparungen, Datensicherheit und -verwaltung sowie Kommunikation.
Zeit- und Ressourceneinsparungen
Mit der eAU profitierst du von erheblichen Zeit- und Ressourceneinsparungen. Der Verzicht auf die bisherige Bescheinigung reduziert den Verwaltungsaufwand, da weniger Papierkram und manuelle Tätigkeiten erforderlich sind. Außerdem entfallen der Versand und der physische Transport der Bescheinigung, wodurch du Zeit und Kosten sparst. Weitere Vorteile ergeben sich durch:
- Schnellere Verfügbarkeit von Arbeitsunfähigkeitsdaten
- Automatisierte Auswertung und Verarbeitung der Daten
- Geringere Fehleranfälligkeit durch weniger manuelle Eingriffe
Bessere Datensicherheit und -verwaltung
Die eAU bietet auch Vorteile hinsichtlich Datensicherheit und -verwaltung. Da die Daten elektronisch übermittelt werden, besteht eine geringere Gefahr, dass Informationen verloren gehen oder in falsche Hände geraten. Zudem sind elektronische Systeme in der Regel besser gegen unbefugten Zugriff geschützt. Weitere Pluspunkte sind:
- Einfacheres Auffinden und Organisieren von Arbeitsunfähigkeitsdaten
- Beweiswert der eAU bleibt erhalten: Manipulationen sind schwieriger
- Umweltfreundlichkeit durch Reduzierung des Papierverbrauchs
Effektive und unkomplizierte Kommunikation
Die eAU verbessert die Kommunikation zwischen Arbeitnehmer, Arbeitgeber und Krankenkasse. Durch den digitalen Austausch der Informationen entsteht eine transparentere Situation. Du behältst den Überblick über die Fehltage deiner Mitarbeiter und kannst bei Bedarf frühzeitig reagieren. Die eAU ermöglicht außerdem:
- Eine schnellere Information über Anzahl und Grund von Fehltagen
- Automatisierte Benachrichtigungen und Erinnerungen für relevante Parteien
- Optimierung von Arbeitsabläufen und Prozessen im Zusammenhang mit Arbeitsunfähigkeit
Ablauf der eAU in der Praxis
Die eAU bringt einige Änderungen im Prozess der Krankschreibung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber mit sich. Du erfährst nun, wie die einzelnen Schritte der eAU-Abwicklung gestaltet sind und welche Faktoren dabei eine wichtige Rolle spielen.
Arztbesuch und Diagnose bei Arbeitsunfähigkeit
Bei gesundheitlichen Beschwerden, die eine Arbeitsunfähigkeit vermuten lassen, suchst du wie gewohnt einen Arzt auf. Nach der Untersuchung und Diagnose entscheidet der Arzt, ob eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausgestellt wird. Weist der Arzt darauf hin, dass eine Folgebescheinigung notwendig ist, sind zudem Folgemeldungen einzureichen. Der Prozess bleibt hierbei für Arbeitnehmer unverändert.
Erstellung und Übermittlung der eAU an Arbeitnehmer und Arbeitgeber
Der größte Unterschied zur bisherigen Praxis besteht in der Erstellung und Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Der Arzt erstellt die eAU elektronisch und übermittelt sie direkt an die Krankenkasse. Diese informiert dich als Arbeitnehmer in einem elektronischen Postfach über die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer. Zusätzlich kannst du einen Papierausdruck der eAU für deine Unterlagen anfertigen.
Deine Mitarbeiter sind weiterhin verpflichtet, dich unverzüglich über ihre Arbeitsunfähigkeit zu informieren. Eine gesonderte Mitteilung der eAU-Daten an ist jedoch nicht mehr erforderlich, da diese Information automatisch an dich weitergeleitet wird, sobald sie der Krankenkasse die Zustimmung zur Datenübermittlung erteilt haben.
In Fällen, in denen das elektronische Verfahren nicht angewendet werden kann, kommt ein sogenanntes Ersatzverfahren zum Einsatz. Hierbei erhalten Arbeitnehmer eine klassische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auf Papier, die sie verschicken müssen. Privatversicherte sind von der eAU ausgenommen und verfahren weiterhin wie gewohnt mit der Papierform.
Authentifizierung und elektronische Identitätsnachweise
Ärzte verwenden hierfür ihre elektronische Heilberufskarte, um ihre Identität zu bestätigen und auf die notwendigen Daten zuzugreifen. Arbeitnehmer und Arbeitgeber nutzen elektronische Identitätsnachweise im Rahmen ihrer jeweiligen Online-Services bei der Krankenkasse, um auf Informationen zur eAU zuzugreifen. Dadurch gewährleistet die eAU eine sichere Kommunikation zwischen den beteiligten Parteien und schützt sensible Daten vor unberechtigtem Zugriff.
Rechte und Pflichten im Umgang mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Bei der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) sind die Rechte und Pflichten von Arbeitnehmern und Arbeitgebern zu beachten. In diesem Kapitel beschäftigen wir uns mit den Rechten und Pflichten der Beteiligten und dem Umgang mit besonderen Situationen, wie mehreren Krankschreibungen.
Pflichten und Rechte von Arbeitnehmern und Arbeitgebern
Arbeitnehmer sind verpflichtet, ihre Arbeitsunfähigkeit unverzüglich dem Arbeitgeber zu melden und eine eAU oder, in Ausnahmefällen, eine Ausfertigung in Papierform vorzulegen. Bei längerer Krankheitsdauer müssen sie außerdem die krankenkassenindividuellen Vorgaben zur Beantragung von Krankengeld beachten. Minijobber haben dieselben Rechte und Pflichten bezüglich der eAU wie alle anderen Arbeitnehmer.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die eAU anzunehmen und die Fristen für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall einzuhalten. Die eAU erleichtert ihm die Attest-Verwaltung und unterstützt bei der korrekten Berechnung der Entgeltfortzahlung.
Umgang mit besonderen Situationen
Mehrere aufeinanderfolgende Krankschreibungen Fragen aufwerfen. Die eAU ermöglicht eine einfachere und schnellere Kommunikation zwischen Arzt, Arbeitnehmer und Arbeitgeber und erleichtert die Klärung solcher Situationen. Bei Zweifeln steht es dir frei, dich an die zuständige Krankenkasse zu wenden, um rechtliche oder administrative Fragen zu klären.
Fazit
Die eAU stellt einen bedeutenden Fortschritt in der Digitalisierung der Arbeitswelt dar. Sie hat das Potenzial, Prozesse massiv zu vereinfachen und deutlich effizienter zu gestalten. Vom direkten Datenaustausch zwischen Arzt, Krankenkasse und Arbeitgeber profitieren letztlich alle Seiten – Verzögerungen, Fehler durch manuelle Übertragung oder Verlust der Bescheinigungen gehören der Vergangenheit an. Dazu kommt:
- Effizienz: Die eAU reduziert den Verwaltungsaufwand und vereinfacht die Kommunikation zwischen Arzt, Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
- Datenschutz: Die Umsetzung der eAU garantiert eine sichere Datenübermittlung und -verwaltung und entspricht den geltenden Datenschutzbestimmungen.
- Rechte und Pflichten: Die Einführung der eAU ändert nichts an den grundsätzlichen Rechten und Pflichten von Arbeitnehmern und Arbeitgebern im Umgang mit Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, sondern unterstützt lediglich deren technische Handhabung.
Arbeitnehmer und Arbeitgeber können also gleichermaßen von der eAU profitieren, wobei der Datenschutz im Vordergrund steht und sichergestellt bleibt.
FAQ
Noch Fragen zum Thema? Hier sind die Antworten.
Wer schickt die AU an den Arbeitgeber?
Die AU (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) schickt in der Regel der Arbeitnehmer an den Arbeitgeber. Denk daran, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung fristgerecht einzureichen, um möglichen Problemen vorzubeugen.
Was ist der Unterschied zwischen einer Krankschreibung und einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?
Der Unterschied zwischen Krankschreibung und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist folgender: Krankschreibung bezeichnet umgangssprachlich den Prozess, während die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung das offizielle Dokument des Arztes ist. Sie dient als Nachweis für Arbeitgeber und Krankenkasse.
Wird die AU automatisch an den Arbeitgeber geschickt?
Nein, die AU wird nicht automatisch an den Arbeitgeber geschickt. Als Arbeitnehmer bist du verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung selbständig einzureichen. Kümmere dich frühzeitig darum, um möglichen Konsequenzen vorzubeugen.
Wie schnell muss die AU beim Arbeitgeber sein?
Die AU muss dem Arbeitgeber spätestens am dritten Tag der Arbeitsunfähigkeit vorliegen. Informiere ihn sofort, um Konsequenzen zu vermeiden. Übermittle die AU digital oder postalisch.
Kann der Arbeitgeber die Online-AU ablehnen?
Der Arbeitgeber kann die Online-AU grundsätzlich nicht ablehnen, solange sie von einem offiziellen Arzt ausgestellt und gültig ist. Bei Zweifeln an der Authentizität sollte der Arbeitgeber jedoch Klärung einfordern. Für einen reibungslosen Ablauf empfiehlt es sich, vorab klare Regelungen zu vereinbaren.
Kann man sich nachträglich einen Krankenschein holen?
Ja, einen Krankenschein kannst du nachträglich holen, jedoch muss der Arztbesuch unverzüglich erfolgen. Kläre die Situation mit deinem Arbeitgeber und beachte die bestehenden Regeln zur Krankschreibung. Klare Kommunikation ist entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden.
Was passiert, wenn man die AU nicht abgibt?
Wenn du die AU nicht abgibst, riskierst du arbeitsrechtliche Konsequenzen, möglicherweise Lohnfortzahlungsstopp oder Kündigung. Setze deinen Arbeitgeber unverzüglich in Kenntnis und übermittle die AU schnellstmöglich. So vermeidest du negative Folgen.
Kann der Arbeitgeber ab dem ersten Tag eine Krankmeldung verlangen?
Ja, der Arbeitgeber kann ab dem ersten Tag eine Krankmeldung verlangen. Informiere deinen Chef rechtzeitig über deine Krankheit und reiche die ärztliche Bescheinigung ein. So vermeidest du arbeitsrechtliche Konsequenzen.
Wer zahlt die ersten 3 Tage bei Krankheit?
Die ersten drei Tage bei Krankheit zahlt in der Regel der Arbeitgeber das Entgelt fort. Achte darauf, deine Krankmeldung fristgerecht einzureichen. Gesetzliche Regelungen findest du im Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG).
Ist die elektronische Krankschreibung Pflicht?
Die elektronische Krankschreibung ist Pflicht seit dem Jahr 2022. Ärzte übermitteln seitdem die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung direkt an die Krankenkassen.
Thomas Sesli
Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.
