Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ab 2024: Was Arbeitnehmer und Arbeitgeber wissen müssen

Von Thomas Sesli
Aktualisiert am 05.01.2024 | Lesezeit ca. Min.

Digitale Revolution meets Gesundheitssektor: Seit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) hat sich im deutschen Arbeitsalltag etwas maßgeblich verändert. Vor einigen Jahren galt jede Form von papierfreier Verwaltung schließlich noch als unerreichbar. Doch alle Modernisierungen bringen Herausforderungen mit sich.

In diesem Artikel gehen wir daher detailliert auf die Grundlagen und Vorteile der eAU ein und geben dir konkrete Informationen zu:

  • Ablauf und Funktionsweise der eAU in der Praxis
  • Rechten und Pflichten im Umgang mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
  • Umgang mit bestimmten Situationen (zum Beispiel mehrere Krankschreibungen)

Dein Interesse ist geweckt? Dann begleite uns auf dem Weg ins digitale Gesundheitswesen.

Grundlagen der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Bevor wir uns der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung widmen, ist es wichtig, dass du die Grundlagen der klassischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verstehst. Lass uns also einen kurzen Blick auf die Basics werfen und klären, warum und wann diese benötigt wird.

Bedeutung und Funktionen im Arbeitsverhältnis

Arbeitsunfähigkeit tritt ein, wenn ein Arbeitnehmer aufgrund von Krankheit oder einem Unfall seine vertraglich vereinbarte Leistung nicht erbringen kann.

In diesem Fall ist die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) – auch bekannt als Krankschreibung beziehungsweise Krankmeldung – das Dokument, das seine arbeitsrechtliche Position während der Erkrankung schützt. Das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) regelt dabei die Lohnzahlungen im Krankheitsfall, sodass er auch bei Arbeitsunfähigkeit finanziell abgesichert ist.

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hat für beide Seiten diverse Funktionen. Mit ihr erfüllt der Arbeitnehmer die Nachweispflicht, indem sie über das Fernbleiben aufgrund von Krankheit informiert und die Rechtfertigung für das Fehlen zu liefert. Andererseits ermöglicht sie dir die Planung und gegebenenfalls. Umverteilung von Arbeitsaufgaben unter Berücksichtigung der voraussichtlichen Abwesenheitsdauer.

Darüber hinaus ist die AU auch für die Krankenkasse relevant, um eventuelle Ansprüche auf Krankengeld bei einer längeren Erkrankungsdauer zu prüfen.

Arten von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird oft umgangssprachlich als "Krankenschein" oder "Gelber Schein" bezeichnet. Es gibt zwei unterschiedliche Formen dieser Bescheinigung:

  • Die Erstbescheinigung, die bei Beginn der Arbeitsunfähigkeit durch den behandelnden Arzt ausgestellt wird. Sie enthält die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit.
  • Folgebescheinigungen, die bei einer fortbestehenden Arbeitsunfähigkeit nach Ablauf der ursprünglich prognostizierten Dauer ausgestellt werden. Hierbei wird die Dauer der Arbeitsunfähigkeit fortlaufend aktualisiert und die neue Prognose entsprechend dokumentiert.

Unabhängig von der Art der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist es wichtig, sie zeitnah an dich und die Krankenkasse zu übermitteln, um fristgerecht alle Rechte und Pflichten im Krankheitsfall zu erfüllen.

Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Die eAU ist eine innovative Weiterentwicklung, die de Prozess rund um die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung optimieren soll. Im Folgenden stehen Gründe und Ziele der Umstellung sowie die Schritte und Bestandteile der Einführung im Fokus.

Gründe und Ziele der Umstellung

Die Einführung der eAu resultiert aus dem Wunsch, den bisherigen, oft papierbasierten Prozess zu digitalisieren und zu vereinfachen. Ziel dieser Umstellung ist es, die Kommunikation zwischen den beteiligten Akteuren, wie Ärzten, Arbeitnehmern und Arbeitgebern, effizienter und sicherer zu gestalten. Dadurch soll eine schnellere und unkompliziertere Bearbeitung von Arbeitsunfähigkeitsfällen ermöglicht werden.

Eine weitere Motivation zugrunde liegt dem Umweltaspekt, da Papierverbrauch und -verschwendung durch die eAU reduziert werden können.

Schritte und Bestandteile der Einführung

Die Einführung der eAU umfasst verschiedene Schritte und Bestandteile. Ein essenzieller Baustein ist die Integration der eAU in das Praxisverwaltungssystem der Ärzte. Dieses ermöglicht die reibungslose Erstellung und Übermittlung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.

Der elektronische Heilberufsausweis (eHBA) ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil in der Einführung der eAU. Dieser Ausweis ist ein spezieller elektronischer Identitätsnachweis für medizinisches Personal und ermöglicht eine sichere Kommunikation zwischen Arzt und Arbeitgeber. Zudem stellt der eHBA sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung haben.

Vorteile der eAU für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bietet gegenüber der Papierbescheinigung zahlreiche Vorteile, die für beide Parteien relevant sind. Im Folgenden zeigen wir die wichtigsten Aspekte in Bezug auf Zeit- und Ressourceneinsparungen, Datensicherheit und -verwaltung sowie Kommunikation.

Zeit- und Ressourceneinsparungen

Mit der eAU profitierst du von erheblichen Zeit- und Ressourceneinsparungen. Der Verzicht auf die bisherige Bescheinigung reduziert den Verwaltungsaufwand, da weniger Papierkram und manuelle Tätigkeiten erforderlich sind. Außerdem entfallen der Versand und der physische Transport der Bescheinigung, wodurch du Zeit und Kosten sparst. Weitere Vorteile ergeben sich durch:

  • Schnellere Verfügbarkeit von Arbeitsunfähigkeitsdaten
  • Automatisierte Auswertung und Verarbeitung der Daten
  • Geringere Fehleranfälligkeit durch weniger manuelle Eingriffe

Bessere Datensicherheit und -verwaltung

Die eAU bietet auch Vorteile hinsichtlich Datensicherheit und -verwaltung. Da die Daten elektronisch übermittelt werden, besteht eine geringere Gefahr, dass Informationen verloren gehen oder in falsche Hände geraten. Zudem sind elektronische Systeme in der Regel besser gegen unbefugten Zugriff geschützt. Weitere Pluspunkte sind:

  • Einfacheres Auffinden und Organisieren von Arbeitsunfähigkeitsdaten
  • Beweiswert der eAU bleibt erhalten: Manipulationen sind schwieriger
  • Umweltfreundlichkeit durch Reduzierung des Papierverbrauchs

Effektive und unkomplizierte Kommunikation

Die eAU verbessert die Kommunikation zwischen Arbeitnehmer, Arbeitgeber und Krankenkasse. Durch den digitalen Austausch der Informationen entsteht eine transparentere Situation. Du behältst den Überblick über die Fehltage deiner Mitarbeiter und kannst bei Bedarf frühzeitig reagieren. Die eAU ermöglicht außerdem:

  • Eine schnellere Information über Anzahl und Grund von Fehltagen
  • Automatisierte Benachrichtigungen und Erinnerungen für relevante Parteien
  • Optimierung von Arbeitsabläufen und Prozessen im Zusammenhang mit Arbeitsunfähigkeit

Ablauf der eAU in der Praxis

Die eAU bringt einige Änderungen im Prozess der Krankschreibung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber mit sich. Du erfährst nun, wie die einzelnen Schritte der eAU-Abwicklung gestaltet sind und welche Faktoren dabei eine wichtige Rolle spielen.

Arztbesuch und Diagnose bei Arbeitsunfähigkeit

Bei gesundheitlichen Beschwerden, die eine Arbeitsunfähigkeit vermuten lassen, suchst du wie gewohnt einen Arzt auf. Nach der Untersuchung und Diagnose entscheidet der Arzt, ob eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausgestellt wird. Weist der Arzt darauf hin, dass eine Folgebescheinigung notwendig ist, sind zudem Folgemeldungen einzureichen. Der Prozess bleibt hierbei für Arbeitnehmer unverändert.

Erstellung und Übermittlung der eAU an Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Der größte Unterschied zur bisherigen Praxis besteht in der Erstellung und Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Der Arzt erstellt die eAU elektronisch und übermittelt sie direkt an die Krankenkasse. Diese informiert dich als Arbeitnehmer in einem elektronischen Postfach über die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer. Zusätzlich kannst du einen Papierausdruck der eAU für deine Unterlagen anfertigen.

Deine Mitarbeiter sind weiterhin verpflichtet, dich unverzüglich über ihre Arbeitsunfähigkeit zu informieren. Eine gesonderte Mitteilung der eAU-Daten an ist jedoch nicht mehr erforderlich, da diese Information automatisch an dich weitergeleitet wird, sobald sie der Krankenkasse die Zustimmung zur Datenübermittlung erteilt haben.

In Fällen, in denen das elektronische Verfahren nicht angewendet werden kann, kommt ein sogenanntes Ersatzverfahren zum Einsatz. Hierbei erhalten Arbeitnehmer eine klassische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auf Papier, die sie verschicken müssen. Privatversicherte sind von der eAU ausgenommen und verfahren weiterhin wie gewohnt mit der Papierform.

Authentifizierung und elektronische Identitätsnachweise

Ärzte verwenden hierfür ihre elektronische Heilberufskarte, um ihre Identität zu bestätigen und auf die notwendigen Daten zuzugreifen. Arbeitnehmer und Arbeitgeber nutzen elektronische Identitätsnachweise im Rahmen ihrer jeweiligen Online-Services bei der Krankenkasse, um auf Informationen zur eAU zuzugreifen. Dadurch gewährleistet die eAU eine sichere Kommunikation zwischen den beteiligten Parteien und schützt sensible Daten vor unberechtigtem Zugriff.

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: 4 Tipps für smartes Handling

Rechte und Pflichten im Umgang mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Bei der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) sind die Rechte und Pflichten von Arbeitnehmern und Arbeitgebern zu beachten. In diesem Kapitel beschäftigen wir uns mit den Rechten und Pflichten der Beteiligten und dem Umgang mit besonderen Situationen, wie mehreren Krankschreibungen.

Pflichten und Rechte von Arbeitnehmern und Arbeitgebern

Arbeitnehmer sind verpflichtet, ihre Arbeitsunfähigkeit unverzüglich dem Arbeitgeber zu melden und eine eAU oder, in Ausnahmefällen, eine Ausfertigung in Papierform vorzulegen. Bei längerer Krankheitsdauer müssen sie außerdem die krankenkassenindividuellen Vorgaben zur Beantragung von Krankengeld beachten. Minijobber haben dieselben Rechte und Pflichten bezüglich der eAU wie alle anderen Arbeitnehmer.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die eAU anzunehmen und die Fristen für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall einzuhalten. Die eAU erleichtert ihm die Attest-Verwaltung und unterstützt bei der korrekten Berechnung der Entgeltfortzahlung.

Umgang mit besonderen Situationen

Mehrere aufeinanderfolgende Krankschreibungen Fragen aufwerfen. Die eAU ermöglicht eine einfachere und schnellere Kommunikation zwischen Arzt, Arbeitnehmer und Arbeitgeber und erleichtert die Klärung solcher Situationen. Bei Zweifeln steht es dir frei, dich an die zuständige Krankenkasse zu wenden, um rechtliche oder administrative Fragen zu klären.

Fazit

Die eAU stellt einen bedeutenden Fortschritt in der Digitalisierung der Arbeitswelt dar. Sie hat das Potenzial, Prozesse massiv zu vereinfachen und deutlich effizienter zu gestalten. Vom direkten Datenaustausch zwischen Arzt, Krankenkasse und Arbeitgeber profitieren letztlich alle Seiten – Verzögerungen, Fehler durch manuelle Übertragung oder Verlust der Bescheinigungen gehören der Vergangenheit an. Dazu kommt:

  • Effizienz: Die eAU reduziert den Verwaltungsaufwand und vereinfacht die Kommunikation zwischen Arzt, Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
  • Datenschutz: Die Umsetzung der eAU garantiert eine sichere Datenübermittlung und -verwaltung und entspricht den geltenden Datenschutzbestimmungen.
  • Rechte und Pflichten: Die Einführung der eAU ändert nichts an den grundsätzlichen Rechten und Pflichten von Arbeitnehmern und Arbeitgebern im Umgang mit Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, sondern unterstützt lediglich deren technische Handhabung.

Arbeitnehmer und Arbeitgeber können also gleichermaßen von der eAU profitieren, wobei der Datenschutz im Vordergrund steht und sichergestellt bleibt.

FAQ

Noch Fragen zum Thema? Hier sind die Antworten.

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