Die Online-Krankschreibung hat den altbekannten "Gelben Schein" abgelöst und bringt neue Herausforderungen für Arbeitnehmer mit sich. Damit du bei der Krankmeldung alles richtig machst und keine Probleme mit deinem Arbeitgeber bekommst, ist es wichtig, sich mit den aktuellen Regelungen und Vorschriften vertraut zu machen.
In diesem Artikel bieten wir dir praxisnahe Informationen und eine leicht verständliche Zusammenfassung der wichtigsten Aspekte rund um die Online-Krankschreibung. Im Fokus stehen dabei:
- Ablauf und Voraussetzungen der Online-Krankschreibung
- Rechtliche Grundlagen und Pflichten bei Krankmeldungen
- Datenschutz und Sicherheit bei der digitalen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Lies die folgenden Informationen aufmerksam und beherzige sie, damit die nächste Krankschreibung ganz entspannt funktioniert.
Was ist eine Krankmeldung?
Eine Krankmeldung ist ein vom Arzt ausgestelltes Dokument, das bestätigt, dass der Arbeitnehmer aufgrund von gesundheitlichen Problemen nicht in der Lage ist, seiner Arbeit nachzugehen. Sie beinhaltet in der Regel den Beginn und die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit.
Willkommen in der Digitalisierung: Online-Krankschreibung statt Gelber Schein
Die bisherigen Krankenscheine in Papierform wurden 2023 nach Beratung im Bundesausschuss durch die Online-Krankschreibung abgelöst. Doch was bedeutet das für Arbeitnehmer und Arbeitgeber? Hier erfährst du alles Wichtige rund um die digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und ihre Anwendung.
Voraussetzungen für die Nutzung der Online-Krankschreibung
Seit 2023 ist die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) in Deutschland digitalisiert und der Papierausdruck der klassischen Krankmeldung wird langsam abgelöst. Dies betrifft unter anderem gesetzlich Versicherte, Privatversicherte, Beihilfeberechtigte, Minijobber und Eltern kranker Kinder. Die Umstellung auf die Online-Krankschreibung sorgt für eine Entlastung von Arbeitnehmern, Arbeitgebern und Kassen, indem die bisher verwendeten Scheine in Papierform ersetzt werden.
Bei einer Krankmeldung in der Arztpraxis erhältst du nach wie vor einen Papierausdruck der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zur persönlichen Dokumentation, während die Praxis die Information über die Arbeitsunfähigkeit elektronisch an die Krankenkasse und den Arbeitgeber übermittelt. Eine Speicherung der Krankmeldung in der elektronischen Patientenakte ist in Planung. Zwar nehmen Krankenhäuser am Digitalverfahren teil, Privatärzte allerdings nicht.
So läuft der Prozess
Als Arbeitnehmer bist du verpflichtet, deinen Arbeitgeber sofort über deine Erkrankung zu informieren, wenn du deine Arbeitszeit nicht erfüllen kannst. Üblicherweise benötigst du eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab dem vierten Tag deiner Arbeitsunfähigkeit. Achte hier jedoch auf Sonderregelungen deines Arbeitgebers und informiere dich bei Bedarf rechtzeitig.
Wenn es zu technischen Problemen bei der Online-Übermittlung kommt, kann ersatzweise eine Ausfertigung in Papierform an die Krankenkasse gesendet werden. Die digital übermittelten Daten werden mittels Barcode erfasst und den Arbeitgebern bereitgestellt. Dabei erfahren sie nur den Namen des Versicherten, Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit sowie ob es sich um einen Erst- oder Folgeantrag handelt. Der Name des Arztes und die Diagnose bleiben ungenannt.
Die Daten stehen dem Arbeitgeber nach der erfolgten Krankschreibung zur Verfügung und werden verschlüsselt über Kommunikationsserver übermittelt. Vor der Weitergabe der Daten an den Arbeitgeber findet ein Datenabgleich mit dem Datenstand der Krankenkasse statt.
Die Krankmeldung: Rechtliche Grundlagen
In diesem Abschnitt erhältst du einen Überblick über die rechtlichen Grundlagen der Krankmeldung und die damit verbundenen Pflichten von Arbeitnehmern und Arbeitgebern.
Gesetzliche Regelungen und Fristen für eine Krankmeldung
Die Pflicht zur Krankmeldung bei Arbeitsunfähigkeit ergibt sich aus dem sogenannten Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG). Es regelt die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und schreibt vor, dass Arbeitnehmer ihren Arbeitgeber unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer informieren müssen.
Reicht die Arbeitsunfähigkeit über drei Kalendertage hinaus, ist eine ärztliche Bescheinigung (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) erforderlich. Diese soll spätestens am darauffolgenden Arbeitstag beim Arbeitgeber vorliegen. Es liegt in der Verantwortung des Arbeitnehmers, die Fristen einzuhalten und die Arbeitsunfähigkeitsdaten fristgerecht dem Arbeitgeber mitzuteilen. Laut dem Bundesarbeitsgericht entfällt ansonsten der Anspruch auf eine Lohnfortzahlung.
Pflichten des Arbeitnehmers bei einer Krankmeldung
Als Arbeitnehmer hast du bei Arbeitsunfähigkeit folgende Pflichten:
- Arbeitgeber unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer informieren
- Bei Arbeitsunfähigkeit von mehr als drei Kalendertagen: ärztliche Bescheinigung (AU) beschaffen und dem Arbeitgeber vorlegen
- Einhalten gesetzlicher Fristen und Anforderungen in Bezug auf die Arbeitsunfähigkeitsdaten
Die Rolle des Arbeitgebers bei einer Krankmeldung
Der Arbeitgeber hat bei einer Krankmeldung seines Arbeitnehmers die Pflicht, die Entgeltfortzahlung gemäß EntgFG zu leisten, sofern alle gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Dazu zählt die Prüfung der vorgelegten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und die Berücksichtigung der gesetzlich vorgesehenen Fristen.
Des Weiteren hat der Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsdaten in der Lohnabrechnung zu berücksichtigen und für den Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit die korrekte Berechnung der Lohnfortzahlung zu gewährleisten.
Rechtliche Aspekte der Online-Krankschreibung
In der digitalen Welt der heutigen Zeit treten auch rechtliche Aspekte in den Vordergrund, vor allem bei der Online-Krankschreibung. Befassen wir uns genauer mit der Gültigkeit, den möglichen Auswirkungen von Missbrauch und den Datenschutzaspekten.
Gültigkeit der digitalen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Die digitale AU ist rechtlich genauso anerkannt wie die traditionelle Papierform. Sie gewährleistet einen reibungslosen Austausch zwischen Arbeitnehmer, Arbeitgeber und Krankenkasse bei der Meldung von krankheitsbedingter Abwesenheit. Allerdings gibt es einige Anforderungen, die Arbeitnehmer beachten sollten:
- Arztbesuch: Die Untersuchung bei einem zugelassenen Arzt sollte nach mehr als drei Krankheitstagen durchgeführt werden.
- Krankenschein: Du erhältst vom Arzt eine analoge Ausfertigung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, die du nicht mehr an deinen Arbeitgeber und deine Krankenkasse weiterleiten musst.
- Folgebescheinigung: Falls die Erkrankung länger andauert, kann eine Folgebescheinigung notwendig sein. Hierbei gelten die gleichen Fristen und Rechte wie bei der Papierform.
Es ist wichtig zu wissen, dass diese Regelungen sowohl für Minijobber als auch für Privatversicherte gelten.
Lesetipp
Du warst länger krank und nun steht ein BEM-Gespräch bei der Arbeit an? Keine Sorge, unser Leitfaden bietet dir Orientierung und hilft bei der Vorbereitung. Hier weiterlesen: BEM-Gespräch: Der ultimative Arbeitnehmer-Leitfaden für eine erfolgreiche Vorbereitung
Missbrauch und Konsequenzen
Ein Missbrauch der digitalen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kann sowohl rechtliche als auch finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen. Die Behörden und Krankenkassen haben Möglichkeiten, Missbräuche aufzudecken und entsprechende Maßnahmen einzuleiten. Falschangaben bei der Online-Krankschreibung können zu einer Strafanzeige durch den Arbeitgeber führen und den Krankengeldanspruch gefährden.
Lesetipp
Datenschutz und Datenübermittlung
Die Sicherheit und der Schutz der personenbezogenen Daten sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber stehen bei der Online-Krankschreibung an erster Stelle. Die Datenübermittlung erfolgt verschlüsselt und unter Einhaltung strenger Datenschutzgesetze. Des Weiteren ist es erforderlich, dass Arbeitnehmer und Arbeitgeber jeweils über eine sichere elektronische Identifikation verfügen, um den Zugriff auf die digitalen Bescheinigungen zu gewährleisten.
Die Vertraulichkeit der übermittelten Informationen wird durch die entsprechenden Datenschutzvorschriften sichergestellt, und ein Missbrauch der Daten kann ebenso rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Fazit
Nun solltest du ein besseres Verständnis davon haben, welche Schritte für eine Online-Krankschreibung notwendig sind, welche rechtlichen Aspekte du berücksichtigen und wann du zum Arzt gehen solltest. Auch wenn die Digitalisierung erst einmal ungewohnt sein mag, erleichtert sie den Alltag jedoch langfristig.
Dieser Beitrag ist nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig zusammengestellt. Es wird kein Anspruch auf Vollständigkeit und Ausschließlichkeit der Inhalte gestellt. Die in diesem Beitrag zur Verfügung gestellten Informationen sind unverbindlich, ersetzen keine juristische Beratung und stellen keine Rechtsauskunft dar.
FAQ
Hier finden sich die Antworten auf häufig gestellte Fragen.
Wie funktioniert das jetzt mit der Krankmeldung?
Bei der Krankmeldung informierst du deinen Arbeitgeber unverzüglich über deine Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer. Ab dem dritten Krankheitstag benötigst du eine Bescheinigung deiner Arztpraxis, die deinem Arbeitgeber automatisch vorliegt. So stellst du deinen Entgeltfortzahlungsanspruch sicher.
Bis wann geht eine Krankmeldung?
Das hängt von der Dauer der Arbeitsunfähigkeit ab. Grundsätzlich muss der Arbeitnehmer spätestens am dritten Tag, an dem er nicht arbeiten kann, eine ärztliche Bescheinigung vorlegen, im Sonderfall auch früher. Informiere deinen Arbeitgeber jedoch schon am ersten Krankheitstag über deine Abwesenheit.
Was passiert, wenn man nach 3 Tagen keine Krankmeldung abgibt?
Wenn du nach drei Tagen keine Krankmeldung abgibst, können arbeitsrechtliche Konsequenzen drohen, etwa Abmahnung oder sogar Kündigung. Um dies zu vermeiden, kümmere dich rechtzeitig um eine AU. Kommuniziere proaktiv zu Beginn der Krankheitsphase, um Missverständnisse zu verhindern.
Kann man telefonisch krankgeschrieben werden?
Ja, bei leichten Erkrankungen wie Erkältungen können Ärzte ein Attest auch telefonisch ausstellen. Voraussetzung ist, dass keine schweren Symptome vorliegen und du der behandelnden Praxis bereits bekannt bist. Die Regelung, die während Corona eingeführt wurde, wurde nun vom Bundesausschuss dauerhaft beschlossen.
Wird die AU automatisch an den Arbeitgeber geschickt?
Ja, die Online-AU wird automatisch an den Arbeitgeber geschickt. Du solltest ihn lediglich darüber informieren, dass du krankgeschrieben bist und deiner Arbeit nicht nachkommen kannst. Beachte, dass Privatärzte ggf. nicht an dem Programm teilnehmen.
Kann ich mich per WhatsApp krankmelden?
Ja, du kannst dich per WhatsApp krankmelden, jedoch solltest du sicherstellen, dass der Empfänger, z. B. dein Vorgesetzter, die Nachricht erhält und akzeptiert. Beachte betriebliche Regeln und melde dich bei Unsicherheit lieber telefonisch krank, um Missverständnisse bei der Arbeit zu vermeiden.
Wie viele Tage im Jahr krank zu sein ist normal?
Die Anzahl krankheitsbedingter Fehltage im Jahr variiert meist zwischen 10 und 15 Tagen. Die persönliche Gesundheit, das Immunsystem, das Arbeitsumfeld und getroffene Vorsorgemaßnahmen können die Zahl der Krankheitstage positiv wie negativ beeinflussen.
Thomas Sesli
Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.
