Krankmeldung: Darauf müssen Arbeitnehmer bei der Online-Krankschreibung jetzt achten

Aktualisiert am 29.02.2024
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Die Online-Krankschreibung hat den altbekannten "Gelben Schein" abgelöst und bringt neue Herausforderungen für Arbeitnehmer mit sich. Damit du bei der Krankmeldung alles richtig machst und keine Probleme mit deinem Arbeitgeber bekommst, ist es wichtig, sich mit den aktuellen Regelungen und Vorschriften vertraut zu machen.

In diesem Artikel bieten wir dir praxisnahe Informationen und eine leicht verständliche Zusammenfassung der wichtigsten Aspekte rund um die Online-Krankschreibung. Im Fokus stehen dabei:

Lies die folgenden Informationen aufmerksam und beherzige sie, damit die nächste Krankschreibung ganz entspannt funktioniert.

Willkommen in der Digitalisierung: Online-Krankschreibung statt Gelber Schein

Die bisherigen Krankenscheine in Papierform wurden 2023 nach Beratung im Bundesausschuss durch die Online-Krankschreibung abgelöst. Doch was bedeutet das für Arbeitnehmer und Arbeitgeber? Hier erfährst du alles Wichtige rund um die digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und ihre Anwendung.

Voraussetzungen für die Nutzung der Online-Krankschreibung

Seit 2023 ist die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) in Deutschland digitalisiert und der Papierausdruck der klassischen Krankmeldung wird langsam abgelöst. Dies betrifft unter anderem gesetzlich Versicherte, Privatversicherte, Beihilfeberechtigte, Minijobber und Eltern kranker Kinder. Die Umstellung auf die Online-Krankschreibung sorgt für eine Entlastung von Arbeitnehmern, Arbeitgebern und Kassen, indem die bisher verwendeten Scheine in Papierform ersetzt werden.

Bei einer Krankmeldung in der Arztpraxis erhältst du nach wie vor einen Papierausdruck der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zur persönlichen Dokumentation, während die Praxis die Information über die Arbeitsunfähigkeit elektronisch an die Krankenkasse und den Arbeitgeber übermittelt. Eine Speicherung der Krankmeldung in der elektronischen Patientenakte ist in Planung. Zwar nehmen Krankenhäuser am Digitalverfahren teil, Privatärzte allerdings nicht.

So läuft der Prozess

Als Arbeitnehmer bist du verpflichtet, deinen Arbeitgeber sofort über deine Erkrankung zu informieren, wenn du deine Arbeitszeit nicht erfüllen kannst. Üblicherweise benötigst du eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab dem vierten Tag deiner Arbeitsunfähigkeit. Achte hier jedoch auf Sonderregelungen deines Arbeitgebers und informiere dich bei Bedarf rechtzeitig.

Wenn es zu technischen Problemen bei der Online-Übermittlung kommt, kann ersatzweise eine Ausfertigung in Papierform an die Krankenkasse gesendet werden. Die digital übermittelten Daten werden mittels Barcode erfasst und den Arbeitgebern bereitgestellt. Dabei erfahren sie nur den Namen des Versicherten, Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit sowie ob es sich um einen Erst- oder Folgeantrag handelt. Der Name des Arztes und die Diagnose bleiben ungenannt.

Die Daten stehen dem Arbeitgeber nach der erfolgten Krankschreibung zur Verfügung und werden verschlüsselt über Kommunikationsserver übermittelt. Vor der Weitergabe der Daten an den Arbeitgeber findet ein Datenabgleich mit dem Datenstand der Krankenkasse statt.

Die Krankmeldung: Rechtliche Grundlagen

In diesem Abschnitt erhältst du einen Überblick über die rechtlichen Grundlagen der Krankmeldung und die damit verbundenen Pflichten von Arbeitnehmern und Arbeitgebern.

Gesetzliche Regelungen und Fristen für eine Krankmeldung

Die Pflicht zur Krankmeldung bei Arbeitsunfähigkeit ergibt sich aus dem sogenannten Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG). Es regelt die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und schreibt vor, dass Arbeitnehmer ihren Arbeitgeber unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer informieren müssen.

Reicht die Arbeitsunfähigkeit über drei Kalendertage hinaus, ist eine ärztliche Bescheinigung (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) erforderlich. Diese soll spätestens am darauffolgenden Arbeitstag beim Arbeitgeber vorliegen. Es liegt in der Verantwortung des Arbeitnehmers, die Fristen einzuhalten und die Arbeitsunfähigkeitsdaten fristgerecht dem Arbeitgeber mitzuteilen. Laut dem Bundesarbeitsgericht entfällt ansonsten der Anspruch auf eine Lohnfortzahlung.

Pflichten des Arbeitnehmers bei einer Krankmeldung

Als Arbeitnehmer hast du bei Arbeitsunfähigkeit folgende Pflichten:

  • Arbeitgeber unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer informieren
  • Bei Arbeitsunfähigkeit von mehr als drei Kalendertagen: ärztliche Bescheinigung (AU) beschaffen und dem Arbeitgeber vorlegen
  • Einhalten gesetzlicher Fristen und Anforderungen in Bezug auf die Arbeitsunfähigkeitsdaten

Die Rolle des Arbeitgebers bei einer Krankmeldung

Der Arbeitgeber hat bei einer Krankmeldung seines Arbeitnehmers die Pflicht, die Entgeltfortzahlung gemäß EntgFG zu leisten, sofern alle gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Dazu zählt die Prüfung der vorgelegten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und die Berücksichtigung der gesetzlich vorgesehenen Fristen.

Des Weiteren hat der Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsdaten in der Lohnabrechnung zu berücksichtigen und für den Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit die korrekte Berechnung der Lohnfortzahlung zu gewährleisten.

Krankmeldung: 4 Praxis-Tipps für deine nächste Erkrankung
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Rechtliche Aspekte der Online-Krankschreibung

In der digitalen Welt der heutigen Zeit treten auch rechtliche Aspekte in den Vordergrund, vor allem bei der Online-Krankschreibung. Befassen wir uns genauer mit der Gültigkeit, den möglichen Auswirkungen von Missbrauch und den Datenschutzaspekten.

Gültigkeit der digitalen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Die digitale AU ist rechtlich genauso anerkannt wie die traditionelle Papierform. Sie gewährleistet einen reibungslosen Austausch zwischen Arbeitnehmer, Arbeitgeber und Krankenkasse bei der Meldung von krankheitsbedingter Abwesenheit. Allerdings gibt es einige Anforderungen, die Arbeitnehmer beachten sollten:

  • Arztbesuch: Die Untersuchung bei einem zugelassenen Arzt sollte nach mehr als drei Krankheitstagen durchgeführt werden.
  • Krankenschein: Du erhältst vom Arzt eine analoge Ausfertigung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, die du nicht mehr an deinen Arbeitgeber und deine Krankenkasse weiterleiten musst.
  • Folgebescheinigung: Falls die Erkrankung länger andauert, kann eine Folgebescheinigung notwendig sein. Hierbei gelten die gleichen Fristen und Rechte wie bei der Papierform.

Es ist wichtig zu wissen, dass diese Regelungen sowohl für Minijobber als auch für Privatversicherte gelten.

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Lesetipp

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Missbrauch und Konsequenzen

Ein Missbrauch der digitalen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kann sowohl rechtliche als auch finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen. Die Behörden und Krankenkassen haben Möglichkeiten, Missbräuche aufzudecken und entsprechende Maßnahmen einzuleiten. Falschangaben bei der Online-Krankschreibung können zu einer Strafanzeige durch den Arbeitgeber führen und den Krankengeldanspruch gefährden.

Datenschutz und Datenübermittlung

Die Sicherheit und der Schutz der personenbezogenen Daten sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber stehen bei der Online-Krankschreibung an erster Stelle. Die Datenübermittlung erfolgt verschlüsselt und unter Einhaltung strenger Datenschutzgesetze. Des Weiteren ist es erforderlich, dass Arbeitnehmer und Arbeitgeber jeweils über eine sichere elektronische Identifikation verfügen, um den Zugriff auf die digitalen Bescheinigungen zu gewährleisten.

Die Vertraulichkeit der übermittelten Informationen wird durch die entsprechenden Datenschutzvorschriften sichergestellt, und ein Missbrauch der Daten kann ebenso rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Fazit

Nun solltest du ein besseres Verständnis davon haben, welche Schritte für eine Online-Krankschreibung notwendig sind, welche rechtlichen Aspekte du berücksichtigen und wann du zum Arzt gehen solltest. Auch wenn die Digitalisierung erst einmal ungewohnt sein mag, erleichtert sie den Alltag jedoch langfristig.

Disclaimer

Dieser Beitrag ist nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig zusammengestellt. Es wird kein Anspruch auf Vollständigkeit und Ausschließlichkeit der Inhalte gestellt. Die in diesem Beitrag zur Verfügung gestellten Informationen sind unverbindlich, ersetzen keine juristische Beratung und stellen keine Rechtsauskunft dar.

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