Presseverteiler aufbauen und pflegen: Best Practices und Tipps für ein starkes PR-Netzwerk

Ein guter Presseverteiler ist das Herzstück erfolgreicher PR – ohne ihn verpuffen selbst die besten Geschichten. Doch einfach nur eine Liste mit Kontakten anzulegen, reicht nicht: Du musst dein Netzwerk gezielt aufbauen, aktuell halten und mit relevanten Inhalten füttern.

In unserem Artikel erfährst du, wie du einen Presseverteiler systematisch erstellst und pflegst, um optimale Ergebnisse in der Unternehmenskommunikation zu erzielen. Diese Themenschwerpunkte erwarten dich:

• Effektive Strategien zur Zusammenstellung zielgruppen- und themenspezifischer Presseverteiler
• DSGVO-Konformität bei der Pflege und Nutzung von Presseverteilern
• Auswirkungen von Social Media auf den Presseverteiler und das Erreichen einer größeren Reichweite

In unserem Artikel findest du detaillierte Informationen und praktische Beispiele und Tipps, durch die du wertvolle Impulse zur Optimierung deiner PR-Arbeit gewinnen kannst.

Was ist ein Presseverteiler?

Ein Presseverteiler ist ein Instrument der PR und Pressearbeit, um Pressemitteilungen gezielt an Medienvertreter zu senden und so Nachrichten zielgruppengerecht zu platzieren. Er enthält Kontaktdaten, Ressort sowie Themenschwerpunkte der Journalisten und ggf. Erscheinungsweisen der Publikationen, für die sie arbeiten.

Best Practices: Presseverteiler zusammenstellen

Ein Presseverteiler ist ein wichtiges Instrument in der Unternehmenskommunikation, denn er ermöglicht dir, Informationen gezielt und effizient an ausgewählte Medienvertreter und Journalisten weiterzugeben.

Um die volle Wirkung deines Presseverteilers zu entfalten, solltest du bei der Zusammenstellung zielgruppenorientiert, unternehmensspezifisch und themenbezogen vorgehen. Im Folgenden zeigen wir dir praxisnahe Beispiele und geben dir wertvolle Tipps für den Aufbau deines Presseverteilers.

Medienauswahl für Presseverteiler

Die Auswahl der Medien ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg deines Presseverteilers. Eine ausgewogene Mischung aus Print- und Online-Medien ist empfehlenswert. Dabei solltest du sowohl renommierte Tageszeitungen als auch Fachmagazine berücksichtigen, die thematisch zu deinem Unternehmen passen.

Achte bei der Auswahl besonders auf den thematischen Schwerpunkt und die Erscheinungsweise der Medien, um gezielt zielgruppenrelevante Journalistenkontakte aufzunehmen. Warum die Zielgruppenrelevanz so wichtig ist? Laut dem State of the Media-Report für Deutschland hielten 2022 ganze 77,5 Prozent der Journalisten nur einen Bruchteil der PR-Themenvorschläge für relevant. Und selbst wenn eine Story gut zum Medium passt, scheitert sie oft daran, dass sie gerade nicht in den Redaktionsplan passt.

Start-ups: Besonderheiten bei der Presseverteiler-Erstellung

Gerade für Start-ups ist es ratsam, den Presseverteiler mit besonderer Sorgfalt aufzubauen. Setze gezielt auf Fachmagazine und Medien, die sich auf die Gründer- oder Start-up-Szene bzw. dein Themengebiet spezialisiert haben. Dabei solltest du im Hinterkopf behalten, dass dein Presseverteiler ein fortlaufender Prozess ist: Er muss ständig erweitert und aktualisiert werden, um am Puls der Zeit zu bleiben.

Journalistenkontakte in den Presseverteiler integrieren

Ein leistungsfähiger Presseverteiler sollte sowohl allgemeine Kontaktdaten der ausgewählten Redaktionen als auch persönliche Journalistenkontakte umfassen. Eine individuelle Ansprache von passenden Medienvertretern signalisiert, dass du dich mit ihrer Arbeit auseinandergesetzt hast und die Zusammenarbeit wertschätzt.

Erfasse in deinem Presseverteiler alle relevanten Informationen wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Zuständigkeitsbereich und bisherige Veröffentlichungen der Pressevertreter, um eine effiziente und persönliche Kommunikation zu gewährleisten.

Drei Schritte zum perfekten Presseverteiler

Wir erklären dir, wie du in nur drei Schritten einen effektiven und zielgerichteten Presseverteiler erstellst.

Schritt 1: Zielgruppe und geeignete Medien definieren

Der erste Schritt besteht darin, die Medienlandschaft zu sondieren und passende Medien für deinen Presseverteiler zu identifizieren. Unter die Lupe zu nehmende Medienformate sind sowohl regional als auch überregional, Print, Online oder Radio. Berücksichtige dabei, welche Medien und Publikationen deine Zielgruppe bevorzugt konsumiert. Durch eine Umfrage kannst du die Präferenzen deiner Kunden ermitteln und herausfinden, welche Blogs deine Kundschaft gerne liest oder welche Zeitschriften sie abonniert.

Spezialisierte Branchenmedien und Fachmagazine solltest du ebenfalls nicht außer Acht lassen. Mithilfe von Mediendatenbanken findest du gezielt relevante Medien in deinem Fachgebiet. Dafür musst du aber in aller Regel zahlen.

Schritt 2: Geeignete Kontakte für den Presseverteiler recherchieren

Der nächste Schritt besteht darin, die konkreten Ansprechpartner bei den ausgewählten Medien und deren Kontaktdaten zu recherchieren. Bei Online-Magazinen findest du oft unter dem Link Redaktion bereits die konkreten Kontaktdaten der verschiedenen Ansprechpartner.

Bei Print-Publikationen sind die Namen der für die unterschiedlichen Ressorts zuständigen Journalisten im Impressum aufgelistet. Dort ist meist nur ein allgemeiner Kontakt der Redaktion angegeben. Rufe dort an oder schreibe eine E-Mail, um die konkreten Kontaktdaten deines Ansprechpartners in der Redaktion zu erfragen. Die wichtigsten Informationen, die du dabei sammeln solltest, sind Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

Schritt 3: Persönlichen Kontakt herstellen

Bevor du die ermittelten Kontakte in deinen Presseverteiler integrierst, empfiehlt es sich, erst einmal den direkten Kontakt mit ihnen zu suchen. Das schafft eine persönliche Beziehung und zeigt zugleich, dass du ihre Arbeit wertschätzt.

Schreib den für dich relevanten Journalisten eine E-Mail oder ruf sie an. Frag sie bei der Gelegenheit, ob sie mit der Datenspeicherung und Zusendung von Pressemeldungen aus deinem Unternehmen einverstanden sind.

Presseverteiler pflegen und aktualisieren

Ein Presseverteiler ist nur so gut wie die Aktualität seiner Kontaktdaten von Journalisten und Medienvertretern. Deshalb ist es unerlässlich, den Verteiler sorgfältig zu pflegen und entsprechend zu aktualisieren.

Wichtigkeit der Kontaktpflege

Die Pflege persönlicher Beziehungen zu Journalisten ist für die PR-Arbeit von entscheidender Bedeutung. Daher ist es wichtig, die Kommunikation mit den Pressekontakten aufrechtzuerhalten und auf Anfragen zeitnah und professionell zu reagieren. Dabei gilt es auch, relevante persönliche Informationen wie Adress- oder Positionsänderungen im Presseverteiler auf dem neuesten Stand zu halten.

Daten archivieren und regelmäßig überprüfen

Ein gut geführter Presseverteiler sollte stets aktuelle und korrekte Daten enthalten. Um dies sicherzustellen, ist es ratsam, die Kontaktliste in regelmäßigen Abständen zu überprüfen und ungenaue Informationen zu korrigieren. Speichere für jeden Journalisten oder Medienvertreter folgende Basis-Informationen:

• Name
• Redaktion oder Medium
• Anrede, entsprechend dem Geschlecht oder geltendem Standard
• Funktion oder Fachbereich
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer

Zusätzlich kannst du auch weitere relevante Informationen wie Redaktionsschlüsse und bevorzugte Kommunikationswege in deiner Kontaktliste erfassen, um den Versand deiner Aussendungen optimal zu timen und die Wahrscheinlichkeit einer Veröffentlichung zu maximieren.

Ein strukturiertes Format erleichtert dabei den schnellen Zugriff auf die Kontaktinformationen und hilft, ein übersichtliches Archiv aufzubauen.

DSGVO-Konformität beim Presseverteiler

Die Einhaltung der DSGVO-Konformität ist beim Aufbau und bei der Pflege von Presseverteilern unerlässlich. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie den Datenschutzbestimmungen gerecht werden, um rechtlichen Schwierigkeiten vorzubeugen. In diesem Abschnitt untersuchen wir die Anforderungen der DSGVO an Presseverteiler und zeigen dir, wie du sie erfüllen kannst.

Eine überaus humorvolle Einführungs ins Thema DSGVO bietet dieser Vortrag:

DSGVO-Anforderungen an Presseverteiler

Ein Presseverteiler enthält personenbezogene Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen, ggf. Telefonnummern) – deshalb greift die DSGVO. Für den Aufbau und die Pflege gelten insbesondere folgende Anforderungen:

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

• Es muss eine Rechtsgrundlage bestehen. Bei Presseverteilern wird meist auf das berechtigte Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verwiesen, da die berufliche Tätigkeit von Journalisten den Empfang relevanter Pressemeldungen erwarten lässt. Wichtig: Eine Abwägung zwischen Unternehmensinteressen und den Rechten der Betroffenen ist notwendig.

Datenerhebung und -pflege

• Es dürfen nur öffentliche, berufliche Kontaktdaten (z. B. aus Impressum, Journalistendatenbanken) oder Daten, die der Journalist selbst angegeben hat, genutzt werden.
• Daten müssen aktuell und zweckgebunden sein – nur für Pressearbeit, nicht für Marketing oder Werbung.

Informationspflichten

• Journalisten müssen über die Verarbeitung ihrer Daten informiert werden (Art. 13 DSGVO). In der Praxis geschieht das oft über einen Hinweis beim Erstkontakt oder im Footer von Pressemitteilungen mit Link zur Datenschutzerklärung.

Transparenz und Widerspruchsrecht

• Jeder Empfänger muss die Möglichkeit haben, sich problemlos abzumelden. Ein einfacher Hinweis („Wenn Sie unsere Pressemitteilungen nicht mehr erhalten möchten, …“) reicht.
• Der Widerspruch ist unverzüglich umzusetzen.

Datensicherheit und Dokumentation

• Verteilerlisten sollten vor unbefugtem Zugriff geschützt sein.
• Unternehmen müssen dokumentieren, wie die Daten erhoben und verarbeitet werden.

Zusatz: Auftragsverarbeitung

• Wird ein externer Versanddienstleister genutzt, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO erforderlich.

Damit gilt: Presseverteiler dürfen genutzt werden, aber nur unter klaren Voraussetzungen – mit Transparenz, Zweckbindung und einfachem Opt-out.

Einsatz von Journalistendatenbanken für den Presseversand

Journalistendatenbanken wie zimpel können für den Presseversand genutzt werden. Solche Datenbanken verfügen über einen Pool von vorselektierten Kontakten und ermöglichen eine gezielte Ansprache von Journalisten. Viele dieser Datenbanken sind DSGVO-konform, da sie die Einwilligung der aufgeführten Kontakte einholen und deren Daten schützen.

Bevor du eine solche Datenbank verwendest, solltest du allerdings sicherstellen, dass sie tatsächlich den DSGVO-Anforderungen entspricht.

Einfluss von Social Media auf Presseverteiler

Social Media hat den klassischen Presseverteiler stark verändert – sowohl in seiner Funktion als auch in der Art, wie PR-Profis Beziehungen zu Journalisten und Multiplikatoren pflegen. Die wichtigsten Einflüsse:

1. Erweiterung des Netzwerks: Früher bestand ein Verteiler fast ausschließlich aus Journalisten klassischer Medien. Heute gehören auch Blogger, Influencer, Podcaster und spezialisierte Content-Creator dazu – viele sind primär über Social Media erreichbar.

2. Direkter Kontakt statt nur E-Mail: Journalisten und Multiplikatoren sind oft über LinkedIn, Twitter/X oder Instagram ansprechbar. Das ergänzt den klassischen Verteiler und ermöglicht eine persönlichere Ansprache.

3. Schnellere Aktualisierung: Social Media macht es leichter, Karrieren und Positionswechsel zu verfolgen. Ein Verteiler bleibt damit aktueller, wenn man Profile regelmäßig checkt, statt nur auf Datenbanken oder Adresslisten zu vertrauen.

4. Inhaltliche Orientierung: Die Interessen von Journalisten lassen sich über ihre Posts, Likes oder geteilte Inhalte besser einschätzen. Das erhöht die Chance, Themenvorschläge relevanter und passgenauer zu gestalten.

Fazit: Presseverteiler erfolgreich aufbauen und nutzen

Ein sorgfältig aufgebauter und stets aktualisierter Presseverteiler ist ein wesentliches Instrument für eine zielgerichtete Unternehmenskommunikation. Eine ausgewogene Mischung aus Print- und Online-Medien, das Pflegen persönlicher Beziehungen zu den Medienvertretern und die Integration von Social-Media-Kontakten sind die Grundlage für ein effektives PR-Netzwerk.

Hier haben wir die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Artikel noch einmal zusammengefasst:

• Zielgruppenorientierung: Definiere deine Zielgruppe präzise und wähle darauf abgestimmte Medien für deinen Presseverteiler, um ein zielgruppenspezifisches PR-Netzwerk aufzubauen.
• Journalistenkontakte: Vertiefe deine Pressearbeit durch persönliche Kontakte zu Medienvertretern und pflege diese aktiv, um langfristig erfolgreiche PR-Arbeit zu gewährleisten.
• DSGVO-Konformität: Achte stets auf die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Umgang mit Kontaktdaten von Journalisten und Medienvertretern, um rechtlichen Schwierigkeiten vorzubeugen.

Mit den gewonnenen Erkenntnissen kannst du deinen Presseverteiler gezielt und systematisch aufbauen. Dabei wirst du feststellen, wie deine Unternehmenskommunikation effektiver und erfolgreicher wird.

FAQ

Nachfolgend sind die wichtigsten Fragen und Antworten zusammengefasst.

Wie erstelle ich einen Presseverteiler?

Einen Presseverteiler erstellst du, indem du passende Journalisten und Redaktionen identifizierst und deren Kontaktdaten recherchierst. Organisiere die Kontakte in einer Tabelle und aktualisiere sie regelmäßig. Nutze diese Liste, um Pressemitteilungen zielgerichtet zu versenden.

Welche Bestandteile sollte ein Presseverteiler haben?

Ein Presseverteiler sollte aus den Kontaktdaten der Journalisten mit folgenden Basis-Informationen bestehen: Name, Redaktion oder Medium, Anrede, Funktion oder Fachbereich, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Zusätzlich kannst du weitere Informationen wie Redaktionsschlüsse und bevorzugte Kommunikationswege erfassen.

Wie finde ich die richtigen Kontakte für meinen Presseverteiler?

Die richtigen Kontakte für deinen Presseverteiler findest du unter anderem durch Recherche in Fachmedien, auf Online-Portalen und Social Media. Vernetze dich gezielt mit Journalisten, Influencern und Branchenexperten. Achte auf ihre Fachgebiete, um relevante Adressaten zu identifizieren.

Kann ich einen Presseverteiler kostenlos nutzen?

Ja, du kannst einen Presseverteiler kostenlos nutzen, indem du einen eigenen Verteiler erstellst oder auf kostenlose Online-Portale zurückgreifst. Suche gezielt nach passenden Journalisten, Medienkontakten und pflege diese Beziehungen, um erfolgreiche Pressearbeit zu betreiben.

Gibt es Presseverteiler-Software oder Tools, die mir helfen?

Ja, es gibt Presseverteiler-Software und Tools, die bei der Verbreitung von Pressemitteilungen unterstützen. Beliebte Optionen sind Cision, Meltwater und PresseBox. Sie ermöglichen einen gezielten Versand sowie die Analyse und Erfolgskontrolle deiner Pressearbeit.

Wie pflege und aktualisiere ich meinen Presseverteiler?

So pflegst und aktualisiert du deinen Presseverteiler: 1. Regelmäßig Kontakte überprüfen und veraltete E-Mails entfernen. 2. Thematische Segmente für eine gezielte Kommunikation erstellen. 3. Netzwerke nutzen, um neue relevante Kontakte hinzuzufügen.

Wie oft sollte ich meinen Presseverteiler nutzen?

Wie oft du deinen Presseverteiler nutzen solltest, hängt von deiner Kommunikationsstrategie und den aktuellen Neuigkeiten ab. Vermeide jedoch zu häufige Aussendungen, damit deine Empfänger nicht überfordert werden. Sende relevante Informationen im Idealfall alle ein bis zwei Monate.

Wie kann ich meine Pressemitteilungen gezielt über einen Presseverteiler versenden?

Um Pressemitteilungen gezielt über einen Presseverteiler zu versenden, erstelle eine Liste relevanter Medienkontakte, nutze professionelle Verteilerdienste und personalisiere deine Ansprache. Achte auf aussagekräftige Betreffzeilen, fokussiere dich auf Kernbotschaften und zeige einen Mehrwert auf.

Wie messe ich den Erfolg meiner Pressearbeit mit einem Presseverteiler?

Den Erfolg deiner Pressearbeit mit einem Presseverteiler misst du durch Auswertung von Veröffentlichungen, Medienecho und Reichweiten. Analysiere die Resonanz auf deine Pressemitteilungen, indem du Anzahl und Qualität der Veröffentlichungen sowie Traffic und Conversions auf deiner Website betrachtest.

Wie finde ich die besten Presseverteiler für meine Nische oder Branche?

Die besten Presseverteiler für deine Nische oder Branche findest du, indem du branchenspezifische Medien analysierst, Zielgruppen-relevante Influencer recherchierst und Fachverbände abklapperst. Passe dann deine Pressmitteilungen an die ermittelten Ansprechpartner an.

Steffen Grigori

Steffen Grigori ist fest im modernen Marketing und Vertrieb etabliert und Experte für die Themenbereiche Marketing und Social Media. Als CvD bei acquisa gewinnt er tiefe Einblicke in die sich ständig wechselnden Trends und Best Practices. Sein Ziel ist es, der Marketinggemeinschaft konkreten Mehrwert zu bieten, und er ist stolz darauf, aktiv zur Weiterbildung und zur Steigerung der Fachkompetenz in der Branche beizutragen.