Stornorechnung erstellen: Diese Details müssen rein

Stornorechnungen stellen im Geschäftsalltag eine unvermeidbare Herausforderung dar, deren korrekte Abwicklung von enormer Bedeutung ist, um rechtliche Schwierigkeiten zu vermeiden. Oftmals fragen sich Unternehmer, wie sie eine solche Rechnung angemessen erstellen und welche Anforderungen dabei besonders wichtig sind.

In diesem Artikel erfährst du:

• Wann eine Stornorechnung erforderlich ist und welche Fristen einzuhalten sind
• Wie du eine Stornorechnung Schritt für Schritt korrekt erstellst
• Rechtliche und steuerliche Besonderheiten im Umgang mit Stornorechnungen

Los geht's!

Was ist eine Stornorechnung?

Eine Stornorechnung ist eine Rechnungskorrektur, die eine ursprüngliche, fehlerhafte Rechnung neutralisiert.

Stornorechnung richtig erstellen: Notwendigkeit und Anwendungsfälle

In welchen Fällen ist die Ausstellung von Stornorechnungen erforderlich?

• Du hast eine Rechnung mit inkorrekten Angaben verschickt – zum Beispiel falsche Rechnungspositionen oder Preise.
• Der Kunde widerruft eine bereits bezahlte Rechnung oder storniert die vereinbarte Leistung.
• Eine Rechnung wurde aus Versehen doppelt erstellt oder versendet.

Gesetzliche Fristen für die Erstellung von Stornorechnungen gibt es nicht. Dennoch solltest du stets darauf achten, sie umgehend auszustellen, um mögliche Probleme oder Missverständnisse mit deinen Kunden oder dem Finanzamt zu vermeiden.

Stornorechnung: Der korrekte Ablauf

Um die Stornorechnungen fachgerecht abzuwickeln, ist ein effizienter Prozess der Rechnungskorrektur und ein Verständnis für unterschiedliche Zahlungssituationen unerlässlich.

Rechnungsstorno: Schritt für Schritt

Bei der Rechnungskorrektur zur richtigen Stornierung einer Rechnung sind folgende Schritte zu beachten:

1. Prüfe zuerst, ob im vorliegenden Fall eine Stornorechnung tatsächlich notwendig ist und alle Bedingungen erfüllt sind.
2. Erstelle danach die Stornorechnung, welche die ursprünglich ausgestellte Rechnung neutralisiert. Verwende hierbei dieselben Pflichtangaben wie in der Originalrechnung und verweise eindeutig auf die stornierte Rechnung. Mehr dazu weiter unten.
3. Wenn nötig, nutze eine Korrekturrechnung, zum Beispiel in Form einer Gutschrift. Diese dokumentiert alle bereits gutgeschriebenen Beträge sowie eventuell veränderte Positionen.
4. Übermittle die Stornorechnung oder Korrekturrechnung an deinen Kunden und achte dabei auf die Einhaltung der gesetzlichen Fristen.
5. Verbuche die Stornorechnung korrekt in deiner Buchhaltung und berücksichtige die steuerlichen Aspekte.
6. Bewahre alle relevanten Dokumente wie die ursprüngliche Rechnung, Stornorechnung und Rechnungskorrektur gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf.

Zahlungssituationen: Verbuchte und nicht verbuchte Zahlungen

Beim Stornieren einer Rechnung können sich unterschiedliche Zahlungssituationen ergeben.

Grundsätzlich lassen sich zwei Fälle unterscheiden:

• Verbuchte Zahlungen: Hat der Kunde die ursprüngliche Rechnung bereits beglichen, muss der Betrag entweder zurückgezahlt oder als Gutschrift verrechnet werden. Dies hängt von der Vereinbarung zwischen dir und dem Kunden ab. In deiner Buchhaltung ist es wichtig, sowohl die Stornorechnung als auch die ursprüngliche Rechnung und eventuelle Gutschriften sorgfältig zu erfassen.
• Nicht verbuchte Zahlungen: Hat der Kunde die ursprüngliche Rechnung noch nicht bezahlt, genügt es, die Stornorechnung zu erstellen und sie zusammen mit der neuen, korrigierten Rechnung zu übermitteln. Auch in diesem Fall ist es erforderlich, alle zugehörigen Dokumente ordnungsgemäß zu erfassen und aufzubewahren.

Die Bestandteile einer Stornorechnung: Was gehört dazu?

via Giphy

Bevor wir ins Detail gehen, verschaffen wir dir zunächst einen Überblick über die elementaren Bestandteile einer Stornorechnung. Dabei klären wir, welche Pflichtangaben du beachten musst und welche Besonderheiten bei der Erstellung vorkommen können.

Inhalte einer Stornorechnung: Pflichtangaben und Aufbau

Um rechtlich korrekt zu sein, muss eine Stornorechnung bestimmte Angaben enthalten.

Die wichtigsten Pflichtangaben für eine Stornorechnung sind:

• Ausstellungsdatum der Stornorechnung
• Rechnungsnummer der Stornorechnung (muss eindeutig sein und der fortlaufenden Nummerierung entsprechen)
• Rechnungsdatum und Nummer der ursprünglichen Rechnung
• Name und Anschrift des Rechnungsausstellers und des Rechnungsempfängers
• Leistungsbeschreibung der damaligen Originalrechnung
• Gesonderte Ausweisung der zu stornierenden Umsatzsteuer, falls zutreffend
• Nettobetrag, Umsatzsteuer und Bruttobetrag der Stornierung
• Mindestens ein deutlicher Hinweis darauf, dass es sich um eine Stornorechnung handelt

Stelle sicher, die Informationen der Originalrechnung korrekt in der Stornorechnung wiederzugeben, um eine eindeutige Verknüpfung zwischen beiden zu gewährleisten. Bei den Beträgen sollte das Minuszeichen vor dem Nettobetrag und der Umsatzsteuer erkennbar sein, um klar zu verdeutlichen, dass die Summe gutgeschrieben werden soll.

Besonderheiten und Hinweise bei Stornorechnungen

Je nach Situation und Kontext können bei Stornorechnungen einige Besonderheiten auftreten:

• Bei einer Teil-Stornierung sollte der noch offenstehende Betrag der Originalrechnung entsprechend angepasst werden.
• Wenn du eine Stornorechnung ausstellst, denke auch daran, den Umsatzsteuerbetrag an das Finanzamt zurückzuführen. Vergiss nicht, dies in der Buchhaltung entsprechend zu berücksichtigen.
• Stornorechnungen haben keine direkten Auswirkungen auf den Zahlungsfluss. Daher müssen bereits gezahlte Beträge gegebenenfalls zurückgezahlt werden, was eine gesonderte Zahlung vom Rechnungsaussteller an den Rechnungsempfänger erfordert.

Muster und Vorlagen für Stornorechnungen

Damit du bei der Erstellung einer Stornorechnung Fehler vermeidest, stellen wir in diesem Beitrag eine Mustervorlage sowie Ratschläge für deren Anpassung und Verwendung bereit.

Stornorechnung Mustervorlage: Anpassung und Verwendung

Die Mustervorlage für eine Stornorechnung unterstützt dich dabei, eine fehlerhafte Rechnung zu korrigieren und alle erforderlichen Angaben gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zu treffen. Sie beinhaltet alle Pflichtangaben und weist dir eine Grundstruktur auf, die du an deinen individuellen Fall anpassen kannst.

Führe die folgenden Schritte aus, um die Mustervorlage an deinen Bedarf anzupassen:

• Ergänze die Adressinformationen deines Unternehmens sowie des Rechnungsempfängers.
• Gib die korrekte Rechnungsnummer sowohl der Originalrechnung als auch der Stornorechnung an.
• Füge sämtliche Zahlungsinformationen hinzu, zum Beispiel Bankverbindung, Zahlungsziel und eventuelle Skonti.
• Stelle eine eindeutige Beschreibung der Positionen und Leistungen zur Verfügung, für die die Stornierung vorgenommen wird.

Nach der Anpassung der Vorlage ist es ratsam, die Stornorechnung dem Rechnungsempfänger zukommen zu lassen, um ihm Kenntnis von der Korrektur zu geben. Bewahre eine Kopie der Stornorechnung für deine eigene Buchhaltung auf und trage die entsprechenden Vorgänge in dein Rechnungssystem oder deine Buchhaltungssoftware ein.

via Giphy

Stornorechnung mit Rechnungsprogrammen erstellen und verwalten

Rechnungssoftware kann den Prozess der Stornierung und Verwaltung von Rechnungen vereinfachen. Im Folgenden zeigen wir dir die Vorteile und Funktionen solcher Software und wie die Integration von Stornorechnungen in die Buchhaltung gelingt.

Vorteile und Funktionen von Rechnungssoftware

Rechnungsprogramme bieten einige Vorteile und Funktionen, die dir bei der Erstellung und Verwaltung von Stornorechnungen helfen können:

• Zeitersparnis: Rechnungssoftware ermöglicht eine schnelle und einfache Erstellung von Stornorechnungen durch automatisierte Prozesse und vorgefertigte Vorlagen.
• Fehlerminimierung: Die Mustervorlagen und automatische Berechnungen reduzieren die Wahrscheinlichkeit von Fehlern beim Erstellen von Stornorechnungen.
• Zentralisierte Verwaltung: Behalte den Überblick über alle erstellten Stornorechnungen sowie verbuchte oder noch offene Zahlungen.
• Einfache Archivierung und Zugriff: Durch digitale Speicherung hast du schnellen Zugriff auf alle relevanten Informationen und kannst diese bei Bedarf einfach ausdrucken oder versenden.
• Rechtssicherheit: Eine gute Rechnungssoftware hilft dir, alle gesetzlichen Anforderungen und Pflichtangaben bei der Erstellung von Stornorechnungen einzuhalten.

Integration von Stornorechnungen in die Buchhaltung

Um den Prozess rund um Stornorechnungen effektiv zu gestalten, ist es wichtig, diese korrekt in dein Buchhaltungssystem zu integrieren.

Ein Rechnungsprogramm kann dabei hilfreich sein:

• Automatische Verbuchung: Die Software kann sämtliche Stornorechnungen automatisch in die Buchhaltung eintragen und verbuchen, sodass der Überblick gewährleistet ist und du sicherstellen kannst, dass alles korrekt erfasst ist.
• Übersichtlich und ordentlich: Eine Rechnungssoftware ermöglicht dir, alle Stornorechnungen in einer zentralen Datenbank zu verwalten und nach Ausstellungsdatum, Kunde oder Betrag zu sortieren und zu filtern.
• Umsatzsteuer-Anpassungen: Die Software kann automatisch die Umsatzsteuerbeträge anpassen, die durch Stornorechnungen beeinflusst werden, um sicherzustellen, dass du die richtigen Angaben in deiner Umsatzsteuer-Voranmeldung machst.
• Auswertungen und Berichte: Nutze die integrierten Berichtsfunktionen des Rechnungsprogramms, um Analysen und Berichte über Stornorechnungen zu erstellen.

Indem du ein Rechnungsprogramm nutzt, kannst du den Vorgang der Stornierung und Verwaltung von Rechnungen effizienter gestalten, sodass du mehr Zeit hast, um dein Geschäft voranzutreiben.

Rechtliche Aspekte und steuerliche Behandlung von Stornorechnungen

via Giphy

In diesem Abschnitt werden wir die rechtlichen und steuerlichen Aspekte von Stornorechnungen erörtern, wobei insbesondere die Umsatzsteuer sowie die Erfordernisse der Dokumentation und Aufbewahrung von Stornorechnungen im Mittelpunkt stehen.

Stornorechnungen und Umsatzsteuer

Stornorechnungen fungieren als Gutschrift, die den ursprünglichen Steuerbetrag korrigiert. Deshalb ist es unerlässlich, diesen Vorgang in der Buchhaltung angemessen zu erfassen. Dabei kann die Umsatzsteuer auf der Stornorechnung in deinem Fall rückgängig gemacht und somit als Vorsteuer abgezogen werden. Für die Vorsteuer gelten selbige Steuersätze wie für die Umsatzsteuer, also ein Regelsteuersatz von 19 %.

Schau dir dazu am besten dieses Video an:

Die Angabe des korrigierten Umsatzsteuerbetrags in der Stornorechnung soll die ursprüngliche Rechnung steuerlich anpassen. Um den steuerlichen Anforderungen gerecht zu werden, müssen sowohl die Stornierung der ursprünglichen Rechnung als auch die Erstellung der Stornorechnung korrekt verbucht werden.

Dokumentation und Aufbewahrung von Stornorechnungen

Bezüglich der Dokumentation und Aufbewahrung müssen die ursprüngliche Rechnung und die zugehörige Stornorechnung gleichermaßen in der Buchhaltung erfasst und archiviert werden. Stornorechnungen unterliegen denselben rechtlichen Vorgaben wie reguläre Rechnungen.

Daher empfiehlt es sich, sie über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren – gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung ausgestellt wurde – aufzubewahren. Ob es sich dabei um eine elektronische oder eine Papierrechnung handelt, spielt keine Rolle. Beide Formate sind zulässig und erfordern eine ebenso sorgfältige Verwaltung.

Durch präzise Aufbewahrung und Dokumentation bist du in der Lage, eventuelle Prüfungen oder Anfragen von Finanzbehörden oder Geschäftspartnern problemlos zu beantworten.

Fazit: Rechnungen souverän stornieren und korrigieren

Ein fundiertes Verständnis für die Erstellung und Verwaltung von Stornorechnungen ist für Unternehmer unerlässlich. Dieser Artikel bietet wertvolle Informationen zur Thematik und beleuchtet dabei wichtige Aspekte, wie den korrekten Ablauf, unterschiedliche Zahlungssituationen sowie rechtliche und steuerliche Rahmenbedingungen.

Die wesentlichen Erkenntnisse aus diesem Artikel lassen sich wie folgt zusammenfassen:

• Anwendungsfälle: Stornorechnungen sind erforderlich, wenn etwa fehlerhafte Daten auf einer Rechnung enthalten sind, ein Kunde seine Leistung widerruft oder eine Rechnung versehentlich doppelt erstellt wurde.
• Prozess: Stornorechnungen sollten nach Prüfung der Voraussetzungen erstellt, an den Kunden versendet und korrekt in der Buchhaltung erfasst werden. Dabei gilt es, gesetzliche Fristen und Aufbewahrungspflichten zu beachten.
• Mustervorlagen und Software: Die Nutzung von Mustervorlagen und Rechnungsprogrammen erleichtert die Erstellung und Verwaltung von Stornorechnungen, indem sie Fehler vermeiden helfen und den Prozess effizienter gestalten.

Ausgestattet mit diesen Erkenntnissen bist du bestens vorbereitet, um Rechnungen professionell zu stornieren und zu korrigieren. Damit sorgst du für Transparenz und Nachvollziehbarkeit für deine Kunden und das Finanzamt, wodurch potenzielle Probleme und Missverständnisse vermieden werden können. Nutze dieses Wissen, um dein Geschäft weiterhin erfolgreich zu führen und gleichzeitig dein Rechnungswesen zu optimieren und im Griff zu behalten.

FAQ

Nachfolgend sind einige Antworten auf häufig vorkommende Fragen zusammengestellt.

Was ist bei einer Stornorechnung zu beachten?

Bei einer Stornorechnung solltest du darauf achten, dass sie dieselben Angaben wie die ursprüngliche Rechnung enthält, jedoch mit negativen Beträgen. Eine klare Bezugnahme zur Originalrechnung ist notwendig, zum Beispiel die ursprüngliche Rechnungsnummer.

Was ist der Unterschied zwischen Gutschrift und Stornorechnung?

Der Unterschied liegt in ihrem Zweck und ihrer Wirkung: Eine Gutschrift dient dazu, einen bereits bezahlten Betrag zurückzuerstatten oder einem Kunden einen Rabatt zu gewähren, während eine Stornorechnung eine ursprüngliche Rechnung aufgrund eines Fehlers oder einer Änderung im Auftrag annulliert.

Sind Stornorechnungen umsatzsteuerfrei?

Stornorechnungen sind in Deutschland umsatzsteuerfrei, da sie keine Leistungen beinhalten. Sie dienen lediglich der Korrektur vorausgegangener Rechnungen. Bei Abwicklung ist auf korrekten Ausweis der Umsatzsteuerbeträge zu achten.

Wann sollte ich eine Stornorechnung ausstellen?

Eine Stornorechnung solltest du ausstellen, wenn eine bereits gestellte Rechnung fehlerhaft ist oder rückgängig gemacht werden muss. Korrigiere die Fehler mittels Stornorechnung und erstelle anschließend eine korrekte, neue Rechnung. Beachte dabei gesetzliche Regelungen und Fristen.

Welche Informationen müssen auf einer Stornorechnung enthalten sein?

Auf einer Stornorechnung müssen folgende Informationen enthalten sein: Absender, Empfänger, Rechnungsnummer, Stornonummer, Rechnungsdatum, Stornodatum, Grund der Stornierung und Angaben zu den zurückgenommenen Positionen. Diese Details ermöglichen eine korrekte Verbuchung und Nachvollziehbarkeit.

Kann ich eine Stornorechnung elektronisch versenden?

Ja, eine Stornorechnung kannst du elektronisch versenden. Achte darauf, dass die Rechnung formale Anforderungen erfüllt und deine Kunden zustimmen. Nutze PDF-Dateien und gängige Übertragungswege wie E-Mail.

Wie verbuche ich eine Stornorechnung in meiner Buchhaltung?

Um eine Stornorechnung in der Buchhaltung zu verbuchen, storniere zunächst die ursprüngliche Rechnung durch Gegenbuchung der Konten. Erfasse danach die Stornorechnung als separaten Geschäftsvorfall. Belege sorgfältig und kontrolliere regelmäßig alle Buchungen.

Wie lange muss ich Stornorechnungen aufbewahren?

Stornorechnungen musst du 10 Jahre aufbewahren, da sie zur steuerrechtlichen Dokumentation zählen. Um den Überblick zu behalten, empfehlen wir, eine übersichtliche Ablagestruktur anzulegen. So kannst du die Fristen problemlos einhalten und bei Bedarf schnell darauf zugreifen.

Gibt es gesetzliche Vorgaben für Stornorechnungen?

Gesetzliche Vorgaben für Stornorechnungen existieren, sie müssen korrekte Angaben enthalten und den bereits gestellten Rechnungen entsprechen. Beachte die erforderlichen Pflichtangaben wie Steuer- und Rechnungsnummer sowie das Aufheben der Umsatzsteuer. Vermerke die Stornierung deutlich.

Muss eine Stornorechnung eine fortlaufende Rechnungsnummer haben?

Ja, eine Stornorechnung muss eine fortlaufende Rechnungsnummer haben. Laut deutschem Umsatzsteuergesetz ist dies erforderlich, um eine lückenlose Dokumentation der Geschäftsvorfälle sicherzustellen. Stornorechnungen tragen entscheidend zur ordnungsgemäßen Buchführung bei.

Thomas Sesli

Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.