Mahnung schreiben: So verfasst du einen korrekten Mahnbrief

Von Thomas Sesli
Aktualisiert am 20.02.2024 | Lesezeit ca. Min.

Mahnschreiben sind nicht nur unangenehm, sondern leider auch unverzichtbar, um offene Forderungen einzutreiben. Um den Zahlungseingang sicherzustellen und langwierige Rechtsstreitigkeiten mit s├Ąumigen Kunden zu vermeiden, kommt es auf die korrekte Formulierung und den angemessenen Umgang mit dem Mahnwesen an.

In unserem Artikel bieten wir dir umfassende Informationen zu diesen wichtigen Themenbereichen:

  • Rechtliche Anforderungen und Fristen f├╝r wirksame Mahnschreiben
  • Optimale Gestaltung der verschiedenen Stufen des Mahnwesens
  • Elementare Bestandteile und Formulierungshilfen f├╝r Mahnungen

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Mahnung schreiben: Grundlagen und Voraussetzungen

Um Mahnungen erfolgreich zu verfassen, ist es unerl├Ąsslich, die rechtlichen Anforderungen zu kennen und sowohl Fristen als auch Zahlungsziele stets im Blick zu haben.

Rechtliche Anforderungen an Mahnungen

Ein funktionierendes Mahnwesen ist f├╝r Unternehmen von gro├čer Wichtigkeit, um offene Forderungen von Kunden einfordern zu k├Ânnen. Im deutschen B├╝rgerlichen Gesetzbuch (BGB) sind die ma├čgeblichen Rahmenbedingungen f├╝r Mahnungen festgelegt.

Damit eine Mahnung rechtswirksam ist, m├╝ssen bestimmte Voraussetzungen erf├╝llt sein:

  • Der geschuldete Betrag muss unstrittig und zur Zahlung f├Ąllig sein.
  • Die F├Ąlligkeit der Zahlung muss auf einer ordnungsgem├Ą├čen Rechnung oder einer ausdr├╝cklichen F├Ąlligkeitsvereinbarung beruhen.
  • Die Mahnung sollte schriftlich erfolgen und eindeutig als solche erkennbar sein.
  • Bis zum Zeitpunkt der Mahnung darf kein Zahlungseingang erfolgt sein.

Fristen und Zahlungsziele beachten

Bei der Verfolgung offener Forderungen spielen die Einhaltung von Zahlungsfristen und das Setzen von Zahlungszielen eine wichtige Rolle. Grunds├Ątzlich gilt eine gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung.

Es k├Ânnen jedoch auch individuelle Zahlungsfristen zwischen Unternehmen und Kunden vereinbart werden. Ist bis zum F├Ąlligkeitsdatum kein Zahlungseingang zu verzeichnen, befindet sich der Schuldner ab dem darauffolgenden Tag in Verzug (Verzugstag).

Der n├Ąchste Schritt ist die Festlegung einer angemessenen Frist innerhalb der Mahnung, innerhalb dieser der K├Ąufer den ausstehenden Betrag begleichen sollte. Die Frist sollte klar definiert sein und den pr├Ązisen F├Ąlligkeitstermin beinhalten. Erst nach Ablauf dieser Frist kann die erste Stufe des Mahnwesens in Gang gesetzt werden.

Die verschiedenen Stufen des Mahnwesens

Um Zahlungsausf├Ąlle zu minimieren und eine gute Kommunikation mit deinen Kunden zu gew├Ąhrleisten, empfiehlt es sich, ein dreistufiges Mahnwesen einzuf├╝hren.

Die folgenden Abs├Ątze zeigen dir, wie du dieses System in deinem Unternehmen umsetzen kannst.

Zahlungserinnerung: Die erste Mahnstufe

Nach ├ťberschreitung des Zahlungsziels ist es Zeit f├╝r die erste Stufe im dreistufigen Mahnwesen: die Zahlungserinnerung.

In einer solchen Erinnerung sollte die Person freundlich auf die ausstehende Zahlung hingewiesen und dazu angehalten werden, die offene Rechnung zu begleichen. Dabei ist es ratsam, von einer Unwissenheit oder einem Versehen auszugehen.

Folgende Informationen k├Ânnten im Text der Erinnerung enthalten sein:

  • Bankverbindung
  • Rechnungsbetrag
  • Datum der Rechnung
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Lesetipp

Bei acquisa findest du einen ausf├╝hrlichen Artikel zu diesem Thema: Zahlungserinnerung: Vorlagen, Tipps und rechtliche Grundlagen.

Ausdr├╝ckliche Mahnung: Die zweite Mahnstufe

Sollte die Zahlungserinnerung nicht zum gew├╝nschten Erfolg f├╝hren, wird es Zeit f├╝r die zweite Mahnstufe: die ausdr├╝ckliche Mahnung.

In diesem Schreiben ist es wichtig, die Begleichung der offenen Forderung deutlich einzufordern.

Dabei sollten folgende Aspekte beachtet werden:

  • Setze eine realistische und angemessene Frist f├╝r den ausstehenden Betrag.
  • Bleibe verst├Ąndlich und bestimmt, ohne dabei respektlose T├Âne anzuschlagen.
  • Informiere den Schuldner ├╝ber m├Âgliche weitere Schritte bei Nichtzahlung.

Androhung weiterer Schritte: Die dritte Mahnstufe

Wird der ausstehende Betrag auch nach der zweiten Mahnung nicht beglichen, folgt die dritte und letzte Mahnstufe: die Androhung weiterer Schritte.

Hierbei ist es wichtig, im Schreiben klar und unmissverst├Ąndlich die n├Ąchsten Schritte aufzuzeigen.

Gehe im Text auf folgende Punkte ein:

  • Setze eine letzte Frist f├╝r den ausstehenden Betrag.
  • Erl├Ąutere die m├Âglichen Konsequenzen, z. B. Eintritt des Verzugs, damit verbundene Mahngeb├╝hren, Verzugszinsen oder rechtliche Schritte.

Sollte der Schuldner auch nach dieser letzten Mahnung die Zahlung nicht leisten, ist das Einleiten eines gerichtlichen Mahnverfahrens eine Option, um deine Forderungen durchzusetzen.

Inhalt und Formulierung der Mahnung

Die sorgf├Ąltige Gestaltung einer Mahnung beeinflusst ma├čgeblich den Erfolg des Mahnverfahrens. In diesem Abschnitt lernst du, welche Elemente eine Mahnung enthalten muss und wie du sie sowohl formell als auch inhaltlich korrekt verfassen kannst.

Unverzichtbare Elemente einer Mahnung

Ein Mahnschreiben sollte die folgenden Elemente beinhalten:

  • Dein Name oder Firmenname sowie Adresse als Gl├Ąubiger
  • Name und Adresse des Schuldners
  • Rechnungsnummer und -datum der ausstehenden Rechnung
  • Exakter Betrag der offenen Forderung
  • Zahlungsaufforderung mit Fristsetzung
  • Information ├╝ber m├Âgliche Konsequenzen bei weiterer Nichtzahlung (z. B. juristische Schritte, Verzugszinsen, etc.)
  • Ort, Datum und Unterschrift (bei Schriftform)

Unterst├╝tzung bei der Formulierung und Beispiele f├╝r Mahnschreiben

F├╝r eine ad├Ąquate Formulierung einer Mahnung k├Ânnen Mahnungsvorlagen oder Musterschreiben hilfreiche Orientierung bieten. Dabei solltest du stets h├Âflich, aber bestimmt auftreten.

Beginne zum Beispiel mit einer freundlichen Erinnerung an die ausstehende Zahlung und erw├Ąhne die relevanten Rechnungsdetails. Anschlie├čend folgt die konkrete Zahlungsaufforderung inklusive der gesetzten Frist.

Beachte dabei, dass die Formulierungen je nach Mahnstufe angepasst werden sollten. In der ersten Mahnstufe ist es ratsam, auf eine freundliche und sachliche Tonalit├Ąt zu setzen.

Im Verlauf des Mahnwesens sollte die Bestimmtheit und Klarheit der Formulierungen gesteigert werden, um auf die Dringlichkeit und potenzielle Folgen der Nichtzahlung hinzuweisen.

Hier ein Beispiel f├╝r eine zweite Mahnung:

Sehr geehrter Herr [Name des Schuldners],
wir haben festgestellt, dass die Zahlung der Rechnungsnummer [Nr.] vom [Datum] in H├Âhe von [Betrag] bisher noch nicht bei uns eingegangen ist. Wir bitten darum, den offenen Betrag innerhalb der n├Ąchsten 7 Tage auf unser unten angegebenes Konto zu ├╝berweisen. Sollte die Zahlung bis zum [Ende der Frist] weiterhin ausbleiben, sehen wir uns gezwungen, rechtliche Schritte einzuleiten sowie Verzugszinsen und Mahngeb├╝hren in Rechnung zu stellen. Wir danken f├╝r Ihr Verst├Ąndnis und Ihre z├╝gige R├╝ckzahlung.
Mit freundlichen Gr├╝├čen [dein Name/Firmenname]

Nutze derartige Beispiele und Vorlagen als Grundlage f├╝r dein eigenes Mahnschreiben, aber passe sie stets individuell an den jeweiligen Fall und deine pers├Ânlichen Umst├Ąnde an.

Mahngeb├╝hren und Verzugszinsen

F├╝r einen Gl├Ąubiger, der Mahnkosten und Verzugszinsen vom s├Ąumigen Schuldner einfordern m├Âchte, sind bestimmte Bedingungen zu beachten. In diesem Kapitel werden die rechtlichen Grundlagen und die Berechnung dieser Kosten dargelegt.

Wie Mahngeb├╝hren und Verzugszinsen berechnet werden

Ein Schuldner ist verpflichtet, Mahngeb├╝hren und Verzugszinsen zu zahlen, sobald er sich in Verzug befindet. Diese Kosten setzen sich aus zwei Komponenten zusammen: Mahnkosten und Verzugsschaden.

Die Mahnkosten umfassen alle Aufwendungen, die dem Gl├Ąubiger durch das Mahnschreiben und die damit verbundenen B├╝roarbeiten entstehen. Dazu z├Ąhlen etwa Portokosten oder Kosten f├╝r den Schriftverkehr.

Der Verzugsschaden hingegen beinhaltet die Verzugszinsen. Diese werden gew├Âhnlich als Prozentsatz eines bestimmten Basissatzes errechnet. Die H├Âhe der Verzugszinsen variiert je nach dem jeweiligen Prozentsatz ├╝ber dem Basiszinssatz der Europ├Ąischen Zentralbank (EZB).

Es ist wichtig zu beachten, dass f├╝r Unternehmen und Verbraucher unterschiedliche Verzugszinsen gelten:

  • Unternehmen untereinander: 9 Prozentpunkte ├╝ber dem Basiszinssatz
  • Unternehmen gegen├╝ber Verbrauchern: 5 Prozentpunkte ├╝ber dem Basiszinssatz

Rechtliche Vorgaben zu Mahngeb├╝hren und Verzugszinsen

Mahngeb├╝hren und Verzugszinsen k├Ânnen nicht unbegrenzt eingefordert werden. Sie d├╝rfen den tats├Ąchlich entstandenen Schaden nicht ├╝bersteigen. Eine Mahnpauschale, die den Gl├Ąubiger unangemessen benachteiligt, kann unwirksam sein. Daher sollte bei Mahngeb├╝hren darauf geachtet werden, dass sie angemessen sind und in nachvollziehbarer Relation zu den entstandenen Kosten stehen.

Um Mahngeb├╝hren und Verzugszinsen einfordern zu k├Ânnen, muss der Schuldner in Verzug sein.

Daf├╝r m├╝ssen zwei Voraussetzungen erf├╝llt sein:

  1. Es liegt ein wirksamer und f├Ąlliger Zahlungsanspruch vor.
  2. Der Schuldner wurde durch eine Mahnung in Verzug gesetzt.

Falls jedoch keine konkreten Zahlungsziele vereinbart wurden, tritt der Verzug auch ohne Mahnung 30 Tage nach Zugang der Rechnung oder Bekanntgabe des Zahlungsanspruchs ein.

Mahnung schreiben: 4 Schl├╝sselstrategien f├╝r erfolgreiches Mahnverfahren

Vor dem Mahnschreiben: Proaktive Ma├čnahmen

Bevor wir uns mit der Erstellung von Mahnschreiben befassen, lohnt es sich, zun├Ąchst proaktive Schritte in Betracht zu ziehen, die dazu beitragen k├Ânnen, Zahlungsausf├Ąllen vorzubeugen oder sie zumindest zu minimieren.

Wie man Zahlungsausf├Ąlle und Verz├Âgerungen vermeiden kann

Um Zahlungsschwierigkeiten fr├╝hzeitig zu erkennen oder gar zu verhindern, sind verschiedene Ma├čnahmen sinnvoll, die dir im Alltag helfen k├Ânnen:

  • Erstelle eine klar strukturierte, detaillierte und fehlerfreie Ausgangsrechnung, um Missverst├Ąndnisse und dadurch bedingte Verz├Âgerungen bei der Zahlung zu vermeiden.
  • Achte darauf, dass das Rechnungsdatum und das Zahlungsziel deutlich auf der Rechnung vermerkt sind
  • Lege im Idealfall feste Zahlungstermine und -fristen fest, beispielsweise durch eine schriftliche Zahlungsaufstellung oder mithilfe einer automatisierten Buchhaltungssoftware wie Lexoffice.
  • Biete flexible Zahlungsmethoden an, die dem Kunden die Begleichung der Rechnung erleichtern.
  • Kommuniziere fr├╝hzeitig und effektiv L├Âsungen f├╝r den Fall, dass es Probleme bei der Zahlung gibt, um ein Mahnverfahren vermeiden zu k├Ânnen.

Kommunikation und Kundenbeziehung im Zusammenhang mit Mahnungen

Offene und ehrliche Kommunikation mit dem Schuldner kann entscheidend dazu beitragen, m├Âgliche Probleme fr├╝hzeitig zu erkennen und L├Âsungen zu finden:

  • F├╝hre regelm├Ą├čige Gespr├Ąche mit dem Kunden, um dessen finanzielle Situation im Blick zu behalten und aufkommende Zahlungsschwierigkeiten rechtzeitig zu identifizieren.
  • Zeige Verst├Ąndnis f├╝r die Situation, um auch in finanziell angespannten Phasen eine gute Gesch├Ąftsbeziehung aufrechtzuerhalten.
  • Verwende freundliche Musterschreiben f├╝r Zahlungserinnerungen, die den Kunden h├Âflich und respektvoll daran erinnern, offene Betr├Ąge zu begleichen, ohne dass er sich angegriffen f├╝hlt.

Integriere diese proaktiven Ma├čnahmen in deine t├Ąglichen Gesch├Ąftsabl├Ąufe, um Zahlungsausf├Ąllen entgegenzuwirken und somit den Bedarf an Mahnschreiben sowie gerichtlichen Mahnverfahren zu reduzieren.

Wenn der Kunde nicht zahlt: das gerichtliche Mahnverfahren

S├Ąumige Kunden stellen f├╝r Unternehmen eine besondere Herausforderung dar: Sie reagieren nicht auf Mahnungen und lassen Fristen verstreichen. In solchen F├Ąllen kann ein gerichtliches Mahnverfahren Abhilfe schaffen.

Ablauf und Voraussetzungen f├╝r ein gerichtliches Mahnverfahren

Bevor du ein gerichtliches Mahnverfahren einleitest, solltest du alle au├čergerichtlichen Ma├čnahmen aussch├Âpfen. Dazu geh├Ârt in der Regel das Versenden von mindestens zwei Mahnungen sowie die Androhung von gerichtlichen Schritten, falls die Forderung weiterhin ausbleibt.

Bleibt die Zahlung dennoch aus, kannst du einen Mahnantrag beim zust├Ąndigen Mahngericht einreichen. F├╝r diesen Antrag gibt es Muster und Vorlagen, die den formalen Anforderungen entsprechen.

In deinem Antrag m├╝ssen alle wichtigen Informationen zur Forderung und zum Schuldner enthalten sein, wie zum Beispiel:

  • Name und Anschrift des Schuldners
  • Forderungsbetrag (Rechnungsbetrag)
  • Zahlungsaufstellung (wie setzt sich der Betrag zusammen)
  • Mahngeb├╝hren und Verzugszinsen (falls angefallen)

Nach ├ťberpr├╝fung des Mahnantrags durch das Mahngericht wird ein Mahnbescheid an den Schuldner zugestellt. Der Schuldner hat dann 14 Tage Zeit, um den geforderten Betrag zu begleichen oder Widerspruch gegen den Mahnbescheid einzulegen.

Reagiert der Schuldner weiterhin nicht und legt keinen Widerspruch ein, kannst du einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Mit dem Vollstreckungsbescheid hast du die M├Âglichkeit, einen Gerichtsvollzieher zu beauftragen oder ein Inkassob├╝ro mit der Eintreibung der Forderung zu betrauen.

Kosten und Erfolgsaussichten eines gerichtlichen Mahnverfahrens

Ein gerichtliches Mahnverfahren zieht Kosten nach sich, die sich nach dem Streitwert des Verfahrens richten. Die entstandenen Geb├╝hren werden in der Regel dem Schuldner gegen├╝ber geltend gemacht, wenn die Forderung im Gerichtsverfahren anerkannt und rechtskr├Ąftig festgestellt wird.

Die Erfolgsaussichten eines solchen Verfahrens h├Ąngen von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel der Solvenz des Schuldners oder dem Bestehen eines berechtigten Widerspruchs.

Daher ist es ratsam, die Entscheidung f├╝r ein gerichtliches Mahnverfahren sorgf├Ąltig abzuw├Ągen und m├Âglicherweise alternative Wege in Betracht zu ziehen, wie zum Beispiel eine erneute Kontaktaufnahme oder das Einholen von Informationen ├╝ber die wirtschaftliche Lage des Schuldners.

Fazit: Erfolgreiches Mahnwesen f├╝r offene Forderungen

Offene Forderungen erfolgreich und professionell einfordern gelingt durch ein fundiertes Verst├Ąndnis der rechtlichen Anforderungen und das Befolgen eines dreistufigen Vorgehens im Mahnwesen.

Die folgende Zusammenfassung stellt dir die wesentlichen Elemente vor, um wirkungsvolle Mahnbriefe zu verfassen und ansprechend in Mahnschreiben zu kommunizieren.

Die wichtigsten Erkenntnisse aus diesem Artikel lauten:

  • Rechtliche Grundlagen: Mahnungen unterliegen gem├Ą├č dem deutschen B├╝rgerlichen Gesetzbuch (BGB) bestimmten Anforderungen und m├╝ssen Fristen sowie Zahlungsziele ber├╝cksichtigen.
  • Dreistufiges Vorgehen: Durch ein dreistufiges Mahnwesen, bestehend aus Zahlungserinnerung, eindeutiger Mahnung und Androhung weiterer Ma├čnahmen, l├Ąsst sich die Eintreibung offener Forderungen erleichtern, w├Ąhrend gleichzeitig der Kundenkontakt gewahrt bleibt.
  • Mahngeb├╝hren und Verzugszinsen: Mahngeb├╝hren und Verzugszinsen sind unter gewissen Bedingungen einzufordern, und ein gerichtliches Mahnverfahren stellt eine letzte Option dar, wenn zahlungsunwillige Personen weiterhin im R├╝ckstand bleiben.

Ausgehend von diesen Erkenntnissen hast du nun das R├╝stzeug, um das Mahnwesen in deinem Unternehmen zu optimieren und offene Forderungen effektiver einzutreiben.

Denke dabei immer ├╝ber proaktive Ma├čnahmen nach, wie du Zahlungsausf├Ąlle minimieren und gute Kundenbeziehungen auch in anspruchsvollen Zeiten aufrechterhalten kannst.

Disclaimer

Dieser Beitrag ist nach bestem Wissen und Gewissen sorgf├Ąltig zusammengestellt. Es wird kein Anspruch auf Vollst├Ąndigkeit und Ausschlie├člichkeit der Inhalte gestellt. Die in diesem Beitrag zur Verf├╝gung gestellten Informationen sind unverbindlich, ersetzen keine juristische Beratung und stellen keine Rechtsauskunft dar.

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