Mahnung schreiben: So verfasst du einen korrekten Mahnbrief

Mahnschreiben sind nicht nur unangenehm, sondern leider auch unverzichtbar, um offene Forderungen einzutreiben. Um den Zahlungseingang sicherzustellen und langwierige Rechtsstreitigkeiten mit säumigen Kunden zu vermeiden, kommt es auf die korrekte Formulierung und den angemessenen Umgang mit dem Mahnwesen an.

In unserem Artikel bieten wir dir umfassende Informationen zu diesen wichtigen Themenbereichen:

• Rechtliche Anforderungen und Fristen für wirksame Mahnschreiben
• Optimale Gestaltung der verschiedenen Stufen des Mahnwesens
• Elementare Bestandteile und Formulierungshilfen für Mahnungen

Erkunde jetzt unsere praxiserprobten Tipps und Tricks, um souverän und zügig offene Zahlungen mittels des Mahnwesens einzufordern!

Was ist eine Mahnung?

Eine Mahnung ist ein Mahnschreiben, das an einen Schuldner gerichtet wird, um ihn an eine ausstehende Zahlung zu erinnern. Mahnungen können unterschiedliche Mahnstufen haben und enthalten meist Zahlungsfristen, Mahngebühren und eventuell Verzugszinsen.

Mahnung schreiben: Grundlagen und Voraussetzungen

Um Mahnungen erfolgreich zu verfassen, ist es unerlässlich, die rechtlichen Anforderungen zu kennen und sowohl Fristen als auch Zahlungsziele stets im Blick zu haben.

Rechtliche Anforderungen an Mahnungen

Ein funktionierendes Mahnwesen ist für Unternehmen von großer Wichtigkeit, um offene Forderungen von Kunden einfordern zu können. Im deutschen Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) sind die maßgeblichen Rahmenbedingungen für Mahnungen festgelegt.

Damit eine Mahnung rechtswirksam ist, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:

• Der geschuldete Betrag muss unstrittig und zur Zahlung fällig sein.
• Die Fälligkeit der Zahlung muss auf einer ordnungsgemäßen Rechnung oder einer ausdrücklichen Fälligkeitsvereinbarung beruhen.
• Die Mahnung sollte schriftlich erfolgen und eindeutig als solche erkennbar sein.
• Bis zum Zeitpunkt der Mahnung darf kein Zahlungseingang erfolgt sein.

Fristen und Zahlungsziele beachten

Bei der Verfolgung offener Forderungen spielen die Einhaltung von Zahlungsfristen und das Setzen von Zahlungszielen eine wichtige Rolle. Grundsätzlich gilt eine gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung.

Es können jedoch auch individuelle Zahlungsfristen zwischen Unternehmen und Kunden vereinbart werden. Ist bis zum Fälligkeitsdatum kein Zahlungseingang zu verzeichnen, befindet sich der Schuldner ab dem darauffolgenden Tag in Verzug (Verzugstag).

Der nächste Schritt ist die Festlegung einer angemessenen Frist innerhalb der Mahnung, innerhalb dieser der Käufer den ausstehenden Betrag begleichen sollte. Die Frist sollte klar definiert sein und den präzisen Fälligkeitstermin beinhalten. Erst nach Ablauf dieser Frist kann die erste Stufe des Mahnwesens in Gang gesetzt werden.

Die verschiedenen Stufen des Mahnwesens

Um Zahlungsausfälle zu minimieren und eine gute Kommunikation mit deinen Kunden zu gewährleisten, empfiehlt es sich, ein dreistufiges Mahnwesen einzuführen.

Die folgenden Absätze zeigen dir, wie du dieses System in deinem Unternehmen umsetzen kannst.

Zahlungserinnerung: Die erste Mahnstufe

Nach Überschreitung des Zahlungsziels ist es Zeit für die erste Stufe im dreistufigen Mahnwesen: die Zahlungserinnerung.

In einer solchen Erinnerung sollte die Person freundlich auf die ausstehende Zahlung hingewiesen und dazu angehalten werden, die offene Rechnung zu begleichen. Dabei ist es ratsam, von einer Unwissenheit oder einem Versehen auszugehen.

Folgende Informationen könnten im Text der Erinnerung enthalten sein:

• Bankverbindung
• Rechnungsbetrag
• Datum der Rechnung

Lesetipp

Bei acquisa findest du einen ausführlichen Artikel zu diesem Thema: Zahlungserinnerung: Vorlagen, Tipps und rechtliche Grundlagen.

Ausdrückliche Mahnung: Die zweite Mahnstufe

Sollte die Zahlungserinnerung nicht zum gewünschten Erfolg führen, wird es Zeit für die zweite Mahnstufe: die ausdrückliche Mahnung.

In diesem Schreiben ist es wichtig, die Begleichung der offenen Forderung deutlich einzufordern.

Dabei sollten folgende Aspekte beachtet werden:

• Setze eine realistische und angemessene Frist für den ausstehenden Betrag.
• Bleibe verständlich und bestimmt, ohne dabei respektlose Töne anzuschlagen.
• Informiere den Schuldner über mögliche weitere Schritte bei Nichtzahlung.

Androhung weiterer Schritte: Die dritte Mahnstufe

Wird der ausstehende Betrag auch nach der zweiten Mahnung nicht beglichen, folgt die dritte und letzte Mahnstufe: die Androhung weiterer Schritte.

Hierbei ist es wichtig, im Schreiben klar und unmissverständlich die nächsten Schritte aufzuzeigen.

Gehe im Text auf folgende Punkte ein:

• Setze eine letzte Frist für den ausstehenden Betrag.
• Erläutere die möglichen Konsequenzen, z. B. Eintritt des Verzugs, damit verbundene Mahngebühren, Verzugszinsen oder rechtliche Schritte.

Sollte der Schuldner auch nach dieser letzten Mahnung die Zahlung nicht leisten, ist das Einleiten eines gerichtlichen Mahnverfahrens eine Option, um deine Forderungen durchzusetzen.

Inhalt und Formulierung der Mahnung

Die sorgfältige Gestaltung einer Mahnung beeinflusst maßgeblich den Erfolg des Mahnverfahrens. In diesem Abschnitt lernst du, welche Elemente eine Mahnung enthalten muss und wie du sie sowohl formell als auch inhaltlich korrekt verfassen kannst.

Unverzichtbare Elemente einer Mahnung

Ein Mahnschreiben sollte die folgenden Elemente beinhalten:

• Dein Name oder Firmenname sowie Adresse als Gläubiger
• Name und Adresse des Schuldners
• Rechnungsnummer und -datum der ausstehenden Rechnung
• Exakter Betrag der offenen Forderung
• Zahlungsaufforderung mit Fristsetzung
• Information über mögliche Konsequenzen bei weiterer Nichtzahlung (z. B. juristische Schritte, Verzugszinsen, etc.)
• Ort, Datum und Unterschrift (bei Schriftform)

Unterstützung bei der Formulierung und Beispiele für Mahnschreiben

Für eine adäquate Formulierung einer Mahnung können Mahnungsvorlagen oder Musterschreiben hilfreiche Orientierung bieten. Dabei solltest du stets höflich, aber bestimmt auftreten.

Beginne zum Beispiel mit einer freundlichen Erinnerung an die ausstehende Zahlung und erwähne die relevanten Rechnungsdetails. Anschließend folgt die konkrete Zahlungsaufforderung inklusive der gesetzten Frist.

Beachte dabei, dass die Formulierungen je nach Mahnstufe angepasst werden sollten. In der ersten Mahnstufe ist es ratsam, auf eine freundliche und sachliche Tonalität zu setzen.

Im Verlauf des Mahnwesens sollte die Bestimmtheit und Klarheit der Formulierungen gesteigert werden, um auf die Dringlichkeit und potenzielle Folgen der Nichtzahlung hinzuweisen.

Hier ein Beispiel für eine zweite Mahnung:

Sehr geehrter Herr [Name des Schuldners],
wir haben festgestellt, dass die Zahlung der Rechnungsnummer [Nr.] vom [Datum] in Höhe von [Betrag] bisher noch nicht bei uns eingegangen ist. Wir bitten darum, den offenen Betrag innerhalb der nächsten 7 Tage auf unser unten angegebenes Konto zu überweisen. Sollte die Zahlung bis zum [Ende der Frist] weiterhin ausbleiben, sehen wir uns gezwungen, rechtliche Schritte einzuleiten sowie Verzugszinsen und Mahngebühren in Rechnung zu stellen. Wir danken für Ihr Verständnis und Ihre zügige Rückzahlung.
Mit freundlichen Grüßen [dein Name/Firmenname]

Nutze derartige Beispiele und Vorlagen als Grundlage für dein eigenes Mahnschreiben, aber passe sie stets individuell an den jeweiligen Fall und deine persönlichen Umstände an.

Mahngebühren und Verzugszinsen

Für einen Gläubiger, der Mahnkosten und Verzugszinsen vom säumigen Schuldner einfordern möchte, sind bestimmte Bedingungen zu beachten. In diesem Kapitel werden die rechtlichen Grundlagen und die Berechnung dieser Kosten dargelegt.

Wie Mahngebühren und Verzugszinsen berechnet werden

Ein Schuldner ist verpflichtet, Mahngebühren und Verzugszinsen zu zahlen, sobald er sich in Verzug befindet. Diese Kosten setzen sich aus zwei Komponenten zusammen: Mahnkosten und Verzugsschaden.

Die Mahnkosten umfassen alle Aufwendungen, die dem Gläubiger durch das Mahnschreiben und die damit verbundenen Büroarbeiten entstehen. Dazu zählen etwa Portokosten oder Kosten für den Schriftverkehr.

Der Verzugsschaden hingegen beinhaltet die Verzugszinsen. Diese werden gewöhnlich als Prozentsatz eines bestimmten Basissatzes errechnet. Die Höhe der Verzugszinsen variiert je nach dem jeweiligen Prozentsatz über dem Basiszinssatz der Europäischen Zentralbank (EZB).

Es ist wichtig zu beachten, dass für Unternehmen und Verbraucher unterschiedliche Verzugszinsen gelten:

• Unternehmen untereinander: 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz
• Unternehmen gegenüber Verbrauchern: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz

Rechtliche Vorgaben zu Mahngebühren und Verzugszinsen

Mahngebühren und Verzugszinsen können nicht unbegrenzt eingefordert werden. Sie dürfen den tatsächlich entstandenen Schaden nicht übersteigen. Eine Mahnpauschale, die den Gläubiger unangemessen benachteiligt, kann unwirksam sein. Daher sollte bei Mahngebühren darauf geachtet werden, dass sie angemessen sind und in nachvollziehbarer Relation zu den entstandenen Kosten stehen.

Um Mahngebühren und Verzugszinsen einfordern zu können, muss der Schuldner in Verzug sein.

Dafür müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Es liegt ein wirksamer und fälliger Zahlungsanspruch vor.
2. Der Schuldner wurde durch eine Mahnung in Verzug gesetzt.

Falls jedoch keine konkreten Zahlungsziele vereinbart wurden, tritt der Verzug auch ohne Mahnung 30 Tage nach Zugang der Rechnung oder Bekanntgabe des Zahlungsanspruchs ein.

Vor dem Mahnschreiben: Proaktive Maßnahmen

Bevor wir uns mit der Erstellung von Mahnschreiben befassen, lohnt es sich, zunächst proaktive Schritte in Betracht zu ziehen, die dazu beitragen können, Zahlungsausfällen vorzubeugen oder sie zumindest zu minimieren.

Wie man Zahlungsausfälle und Verzögerungen vermeiden kann

Um Zahlungsschwierigkeiten frühzeitig zu erkennen oder gar zu verhindern, sind verschiedene Maßnahmen sinnvoll, die dir im Alltag helfen können:

• Erstelle eine klar strukturierte, detaillierte und fehlerfreie Ausgangsrechnung, um Missverständnisse und dadurch bedingte Verzögerungen bei der Zahlung zu vermeiden.
• Achte darauf, dass das Rechnungsdatum und das Zahlungsziel deutlich auf der Rechnung vermerkt sind
• Lege im Idealfall feste Zahlungstermine und -fristen fest, beispielsweise durch eine schriftliche Zahlungsaufstellung oder mithilfe einer automatisierten Buchhaltungssoftware wie Lexoffice.
• Biete flexible Zahlungsmethoden an, die dem Kunden die Begleichung der Rechnung erleichtern.
• Kommuniziere frühzeitig und effektiv Lösungen für den Fall, dass es Probleme bei der Zahlung gibt, um ein Mahnverfahren vermeiden zu können.

Kommunikation und Kundenbeziehung im Zusammenhang mit Mahnungen

Offene und ehrliche Kommunikation mit dem Schuldner kann entscheidend dazu beitragen, mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und Lösungen zu finden:

• Führe regelmäßige Gespräche mit dem Kunden, um dessen finanzielle Situation im Blick zu behalten und aufkommende Zahlungsschwierigkeiten rechtzeitig zu identifizieren.
• Zeige Verständnis für die Situation, um auch in finanziell angespannten Phasen eine gute Geschäftsbeziehung aufrechtzuerhalten.
• Verwende freundliche Musterschreiben für Zahlungserinnerungen, die den Kunden höflich und respektvoll daran erinnern, offene Beträge zu begleichen, ohne dass er sich angegriffen fühlt.

Integriere diese proaktiven Maßnahmen in deine täglichen Geschäftsabläufe, um Zahlungsausfällen entgegenzuwirken und somit den Bedarf an Mahnschreiben sowie gerichtlichen Mahnverfahren zu reduzieren.

Wenn der Kunde nicht zahlt: das gerichtliche Mahnverfahren

Säumige Kunden stellen für Unternehmen eine besondere Herausforderung dar: Sie reagieren nicht auf Mahnungen und lassen Fristen verstreichen. In solchen Fällen kann ein gerichtliches Mahnverfahren Abhilfe schaffen.

Ablauf und Voraussetzungen für ein gerichtliches Mahnverfahren

Bevor du ein gerichtliches Mahnverfahren einleitest, solltest du alle außergerichtlichen Maßnahmen ausschöpfen. Dazu gehört in der Regel das Versenden von mindestens zwei Mahnungen sowie die Androhung von gerichtlichen Schritten, falls die Forderung weiterhin ausbleibt.

Bleibt die Zahlung dennoch aus, kannst du einen Mahnantrag beim zuständigen Mahngericht einreichen. Für diesen Antrag gibt es Muster und Vorlagen, die den formalen Anforderungen entsprechen.

In deinem Antrag müssen alle wichtigen Informationen zur Forderung und zum Schuldner enthalten sein, wie zum Beispiel:

• Name und Anschrift des Schuldners
• Forderungsbetrag (Rechnungsbetrag)
• Zahlungsaufstellung (wie setzt sich der Betrag zusammen)
• Mahngebühren und Verzugszinsen (falls angefallen)

Nach Überprüfung des Mahnantrags durch das Mahngericht wird ein Mahnbescheid an den Schuldner zugestellt. Der Schuldner hat dann 14 Tage Zeit, um den geforderten Betrag zu begleichen oder Widerspruch gegen den Mahnbescheid einzulegen.

Reagiert der Schuldner weiterhin nicht und legt keinen Widerspruch ein, kannst du einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Mit dem Vollstreckungsbescheid hast du die Möglichkeit, einen Gerichtsvollzieher zu beauftragen oder ein Inkassobüro mit der Eintreibung der Forderung zu betrauen.

Kosten und Erfolgsaussichten eines gerichtlichen Mahnverfahrens

Ein gerichtliches Mahnverfahren zieht Kosten nach sich, die sich nach dem Streitwert des Verfahrens richten. Die entstandenen Gebühren werden in der Regel dem Schuldner gegenüber geltend gemacht, wenn die Forderung im Gerichtsverfahren anerkannt und rechtskräftig festgestellt wird.

Die Erfolgsaussichten eines solchen Verfahrens hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel der Solvenz des Schuldners oder dem Bestehen eines berechtigten Widerspruchs.

Daher ist es ratsam, die Entscheidung für ein gerichtliches Mahnverfahren sorgfältig abzuwägen und möglicherweise alternative Wege in Betracht zu ziehen, wie zum Beispiel eine erneute Kontaktaufnahme oder das Einholen von Informationen über die wirtschaftliche Lage des Schuldners.

Fazit: Erfolgreiches Mahnwesen für offene Forderungen

Offene Forderungen erfolgreich und professionell einfordern gelingt durch ein fundiertes Verständnis der rechtlichen Anforderungen und das Befolgen eines dreistufigen Vorgehens im Mahnwesen.

Die folgende Zusammenfassung stellt dir die wesentlichen Elemente vor, um wirkungsvolle Mahnbriefe zu verfassen und ansprechend in Mahnschreiben zu kommunizieren.

Die wichtigsten Erkenntnisse aus diesem Artikel lauten:

• Rechtliche Grundlagen: Mahnungen unterliegen gemäß dem deutschen Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) bestimmten Anforderungen und müssen Fristen sowie Zahlungsziele berücksichtigen.
• Dreistufiges Vorgehen: Durch ein dreistufiges Mahnwesen, bestehend aus Zahlungserinnerung, eindeutiger Mahnung und Androhung weiterer Maßnahmen, lässt sich die Eintreibung offener Forderungen erleichtern, während gleichzeitig der Kundenkontakt gewahrt bleibt.
• Mahngebühren und Verzugszinsen: Mahngebühren und Verzugszinsen sind unter gewissen Bedingungen einzufordern, und ein gerichtliches Mahnverfahren stellt eine letzte Option dar, wenn zahlungsunwillige Personen weiterhin im Rückstand bleiben.

Ausgehend von diesen Erkenntnissen hast du nun das Rüstzeug, um das Mahnwesen in deinem Unternehmen zu optimieren und offene Forderungen effektiver einzutreiben.

Denke dabei immer über proaktive Maßnahmen nach, wie du Zahlungsausfälle minimieren und gute Kundenbeziehungen auch in anspruchsvollen Zeiten aufrechterhalten kannst.

FAQ

Häufig gestellte Fragen und entsprechende Antworten sind im Weiteren aufgelistet.

Welche Fristen sollte man bei einer Mahnung setzen?

Bei der Fristsetzung für Mahnungen empfiehlt es sich, mindestens 14 Tage ab Rechnungsdatum für die Zahlungserinnerung einzuplanen. Sollte die Zahlung ausbleiben, kann nach 14 weiteren Tagen eine Mahnung versendet werden. Beachte stets gesetzliche Regelungen und branchenspezifische Gepflogenheiten.

Sollte man in der Mahnung auf mögliche rechtliche Schritte hinweisen?

In der Mahnung auf mögliche rechtliche Schritte hinzuweisen, ist empfehlenswert, um Dringlichkeit zu verdeutlichen. Es signalisiert, dass bei Nichtzahlung Konsequenzen folgen. Eine höfliche, aber bestimmte Formulierung sollte genutzt werden.

Kann man eine Mahnung auch telefonisch durchgeben?

Eine Mahnung telefonisch durchzugeben, ist zwar möglich, jedoch rechtlich nicht bindend. Schriftliche Mahnungen bieten rechtliche Sicherheit und gewährleisten eine nachweisbare Dokumentation. Setze auf korrekte Rechnungsstellung und schriftliche Zahlungserinnerungen, um Forderungen durchzusetzen.

Wie lange sollte man nach der ersten Mahnung warten, bevor man die zweite schickt?

Nach der ersten Mahnung empfiehlt es sich, etwa 10 bis 14 Tage zu warten, bevor die zweite Mahnung versendet wird. Durch diesen zeitlichen Abstand gibst du dem Schuldner genügend Raum, um auf die Forderung zu reagieren. Beachte dabei gesetzliche Vorgaben und individuelle Vertragsklauseln.

Thomas Sesli

Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.