Im Herbst 2022 haben mindestens 56 Prozent der Deutschen eine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt. Egal, was die Gründe dafür sind: Für Unternehmen kann das einen ernstzunehmenden Liquiditätsengpass bedeuten.
Damit du trotzdem an dein Geld kommst, zeigen wir dir in diesem Artikel, wie du eine freundliche Zahlungserinnerung formulierst, die auf den offenen Rechnungsbetrag hinweist, ohne das Kundenverhältnis zu sehr zu belasten.
Wir behandeln folgende Aspekte:
- Die Unterschiede zwischen Zahlungserinnerungen und Mahnungen
- Gestaltungstipps für höfliche und professionelle Zahlungserinnerungen
- Rechtliche Grundlagen und Fristen im Zusammenhang mit ausstehenden Zahlungen
Natürlich kann es unangenehm sein, auf ausstehende Zahlungen hinzuweisen – damit möchte sich niemand gerne beschäftigen. Doch du wirst sehen, mit unseren Tipps geht dir die richtige Formulierung leicht von der Hand. Schauen wir uns also gemeinsam an, wie du Zahlungserinnerungen einsetzen kannst, um den Geldeingang zu beschleunigen und deinen Umsatz zu sichern.
Was ist eine Zahlungserinnerung?
Eine Zahlungserinnerung ist ein Dokument, das du an einen Kunden sendest, um ihn freundlich darauf hinzuweisen, dass eine Rechnung fällig ist und die Zahlung noch aussteht. Sie dient dazu, Verzögerungen bei der Zahlung zu minimieren und den Cashflow deines Unternehmens zu verbessern.
Grundlegende Aspekte einer Zahlungserinnerung
Im Folgenden betrachten wir zunächst grundlegende Elemente des Vorgehens und klären den Unterschied zur Mahnung.
Zweck und Ziel einer Zahlungserinnerung
Die Zahlungserinnerung dient dazu, den säumigen Kunden freundlich an die ausstehende Zahlung einer Rechnung zu erinnern. Dabei geht es darum, den Zahlungseingang zu beschleunigen und somit Zahlungsausfälle zu reduzieren. Das Hauptziel ist, die Zahlungsmoral des Schuldners anzusprechen, um eine schnelle und unkomplizierte Begleichung der Forderung zu erreichen.
Lesetipp
Wusstest du, dass es Unterschiede im Zahlungsverhalten zwischen den Generationen gibt? In unserem Artikel Zahlverhalten: Von den Babyboomern bis zur Generation Z – so unterschiedlich bezahlen die Generationen kannst du allerlei interessante Informationen dazu nachlesen.
Abgrenzung von Mahnung und Zahlungserinnerung
Obwohl Mahnung und Zahlungserinnerung beide den Zweck verfolgen, den Schuldner zur Begleichung einer offenen Rechnung zu bewegen, unterscheiden sie sich in einigen Punkten. Eine Zahlungserinnerung ist ein höfliches, unverbindliches Schreiben, das meist nach dem ersten Zahlungsverzug und ohne rechtliche Folgen verschickt wird. Dadurch belastet eine Zahlungserinnerung die Geschäftsbeziehung weniger als eine Mahnung.
Die Mahnung hingegen hat einen formellen Charakter, kann den Schuldner in Verzug setzen und rechtliche Konsequenzen androhen. Im alltäglichen Geschäftsbetrieb werden häufig zunächst eine oder mehrere Zahlungserinnerungen versendet, bevor zu einer Mahnung gegriffen wird.
Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung
Alle Unterschiede zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung sind in dieser Tabelle noch einmal übersichtlich zusammengetragen.
| Zahlungserinnerung | Mahnung | |
|---|---|---|
| Form | freundlich, unverbindlich | formell, verbindlich |
| Ziel | Erinnerung an ausstehende Zahlung | Forderung von ausstehender Zahlung |
| Rechtliche Konsequenzen | in der Regel keine | setzt den Schuldner in Verzug |
| Wirkung auf Zahlungsmoral | weist freundlich auf Zahlungsverzug hin | betont Dringlichkeit der Zahlung |
| Einsatz | vorrangig bei ersten Zahlungsverzügen | bei wiederholtem oder längerem Verzug |
Gestaltung einer gelungenen Zahlungserinnerung
Eine gelungene Zahlungserinnerung kombiniert Bestimmtheit und Freundlichkeit. Hier erfährst du, wie du Struktur, Layout und Formulierungen gestalten kannst und welche relevanten Informationen nicht fehlen dürfen.
Struktur und Layout der Zahlungserinnerung
Die Gestaltung deiner Zahlungserinnerung sollte dem Design deiner Rechnungen entsprechen und einen professionellen Eindruck machen. Achte darauf, dass alle wichtigen Angaben wie Empfänger, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum gut sichtbar und geordnet dargestellt sind. Daneben kann es hilfreich sein, eine klar definierte Struktur in mehreren Mahnstufen zu entwickeln, um bei wiederkehrenden Zahlungsrückständen den Prozess zu erleichtern.
Formulierungstipps für eine höfliche und professionelle Ansprache
Eine freundliche und respektvolle Formulierung ist der Schlüssel für eine wirksame Zahlungserinnerung. Vermeide aggressive oder patzige Bemerkungen und setzte stattdessen auf einen wertschätzenden Ton. Schreibe in klaren, einfachen Sätzen und finde die richtige Balance zwischen Nachdruck und Verständnis für den Schuldner.
Angabe relevanter Informationen
Um den Zahlungsprozess für den Schuldner so einfach wie möglich zu gestalten, sollte jedes Zahlungserinnerungsschreiben alle relevanten Informationen enthalten. Füge die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und das Fälligkeitsdatum für den offenen Geldbetrag hinzu.
Achte darauf, nicht nur die Bankverbindung und die Zahlungsfrist anzugeben, sondern auch alternative Zahlungsarten wie PayPal oder Kreditkarte zu ermöglichen.
Vorlagen für unterschiedliche Situationen
Je nach Fortschritt des Zahlungsverzugs sind unterschiedliche Ansätze für Zahlungserinnerungen angebracht. Im Folgenden erhältst du Vorlagen für verschiedene Situationen, die jeweils einen anderen Ton und Fokus in der Kommunikation aufweisen.
Lesetipp
In unserem Artikel Erinnerungsmail: 5 Tipps und 9 Vorlagen für tolle Reminder-E-Mails findest du außerdem Anregungen für Erinnerungen per Mail – nicht nur bei Zahlungsverzögerungen.
Erste freundliche Erinnerung
Die erste Zahlungserinnerung sollte freundlich und höflich formuliert sein. Gehe zunächst davon aus, dass dein Kunde die Zahlung möglicherweise nur versehentlich vergessen hat. Gestalte das Mahnschreiben als Erinnerung ohne fordernde oder drohende Untertöne. Hier ein Beispiel:
Sehr geehrter Herr Muster,
wir hoffen, dass es Ihnen gutgeht. Uns ist aufgefallen, dass die Rechnung Nr. 12345 noch nicht beglichen wurde. Das angegebene Fälligkeitsdatum ist der 01.07.20XX.
Wir gehen davon aus, dass es sich um ein Versehen handelt, und möchten Sie bitten, den offenen Betrag von 250 Euro bis zum 14.07.20XX zu überweisen. Unsere Bankverbindung und die Rechnungsnummer finden Sie nochmals im Fuß dieser E-Mail.
Sollten Sie Fragen zur Rechnung haben oder weitere Informationen benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
[Deine Firma inklusive Bankverbindung]
Zweite nachdrückliche Erinnerung
Sollte die erste freundliche Zahlungserinnerung keine Wirkung zeigen, kann in der zweiten mehr Nachdruck in das Mahnschreiben eingebaut werden. Hierbei bleibt der Ton freundlich, aber der Fokus liegt darauf, dass es wichtig ist, die Zahlung baldmöglichst vorzunehmen. Hier ist ein Beispiel:
Sehr geehrter Herr Muster,
wir wurden bisher leider nicht über einen Zahlungseingang für die Rechnung Nr. 12345 informiert. Das Fälligkeitsdatum war der 01.07.20XX.
Wir möchten Sie höflich darauf hinweisen, dass der offene Betrag von 250 Euro nun umgehend zu begleichen ist. Bitte nutzen Sie die beigefügte Bankverbindung und geben Sie die Rechnungsnummer im Verwendungszweck an.
Sollten Unklarheiten oder Probleme bezüglich der offenen Zahlung bestehen, wenden Sie sich bitte an uns, damit wir gemeinsam eine Lösung finden können.
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
[Deine Firma inklusive Bankverbindung]
Dritte und letzte Erinnerung
Wenn beide bisherigen Erinnerungen erfolglos waren, sollte das dritte Mahnschreiben klar und fordernd formuliert werden. Hierbei wird der Kunde explizit auf die möglichen rechtlichen Folgen hingewiesen. Dazu ein Beispiel:
Sehr geehrter Herr Muster,
wir müssen leider feststellen, dass unsere bisherigen Zahlungserinnerungen bezüglich der Rechnung Nr. 12345 ohne Erfolg geblieben sind. Das Fälligkeitsdatum war der 01.07.20XX.
Wir fordern Sie hiermit letztmalig auf, den offenen Betrag von 250 Euro innerhalb von sieben Tagen zu begleichen. Sollte bis dahin keine Zahlung eingehen, sehen wir uns gezwungen, weitere rechtliche Schritte einzuleiten und die Forderung ggf. an ein Inkassobüro abzugeben.
Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass damit verbundene Zusatzkosten und Verzugszinsen zu Ihren Lasten gehen. Um dies zu vermeiden, begleichen Sie den offenen Betrag bitte umgehend.
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
[Deine Firma inklusive Bankverbindung]
Rechtliche Grundlagen bei Zahlungserinnerungen
In diesem Abschnitt möchten wir uns auf die rechtlichen Aspekte von Zahlungserinnerungen konzentrieren – einschließlich gesetzlicher Fristen, Verzugszinsen, Inkassomaßnahmen und Datenschutzerfordernisse.
Gesetzliche Fristen und Verzugszinsen
Bei einer nicht fristgerecht bezahlten Rechnung kann ein Gläubiger dem Schuldner Verzugszinsen berechnen. Der Zahlungsverzug tritt ein, wenn eine der folgenden Situationen zutrifft:
- Der Kunde erhält eine Mahnung.
- Die Rechnungsfrist wird überschritten.
- 30 Tage nach Empfang der Fälligkeitsrechnung sind verstrichen.
Ab dem ersten Tag der Überschreitung der Zahlungsfrist werden die Verzugszinsen berechnet.
Bei Geschäften mit Verbrauchern liegt der Verzugszinssatz fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Handelsgeschäften neun Prozentpunkte darüber. Die Zinsen können auf den Brutto- oder Nettobetrag der Rechnung erhoben werden, abhängig von der Soll-Versteuerung des Gläubigers. In jedem Fall muss der Schuldner jedoch darauf hingewiesen werden, dass er bei Überschreiten der Fälligkeit beziehungsweise der Zahlungsfrist automatisch in Verzug gerät.
Eine Verzugsschadenspauschale ist zulässig und beträgt 40 Euro. Verzugszinsen können nicht vertraglich ausgeschlossen werden. Sie können auch abweichend berechnet werden, aber maximal bis zur gesetzlich festgelegten Höhe.
Inkassomaßnahmen und rechtliche Schritte
Wenn Kunden ihre Rechnungen nicht rechtzeitig oder überhaupt nicht begleichen, kannst du Probleme bekommen. Hierdurch entstehen beispielsweise höhere Verwaltungskosten. Inkasso umfasst alle Maßnahmen zum Eintreiben von überfälligen Forderungen und gliedert sich in drei Phasen: vorgerichtlich, gerichtlich und nachgerichtlich.
Ein Inkassounternehmen unterstützt dich beim Eintreiben offener Forderungen, kann aber auch von Privatpersonen beauftragt werden. Das Inkassoverfahren beginnt unabhängig vom Schuldner und es gibt keine Mindestbetragsgrenze. Die Dauer des Verfahrens ist individuell und variiert je nach Fall und Umständen.
Der Schuldner trägt die Kosten des Inkassoverfahrens, wobei zusätzliche Leistungen von dir als Gläubiger bezahlt werden müssen. Es gibt jedoch keine Garantie für den Erfolg eines Inkassoverfahrens. Uneinbringliche Forderungen entstehen, wenn das Verfahren erfolglos bleibt. In solchen Fällen empfiehlt es sich, eine gütliche Einigung mit dem Kunden anzustreben, um Kosten und Aufwand zu vermeiden.
Datenschutz und Kommunikationsrichtlinien
Bei der Kommunikation mit Kunden bezüglich Zahlungserinnerungen und Mahnungen muss der Datenschutz berücksichtigt werden. Achte darauf, persönliche Daten wie den Rechnungsbetrag und den fälligen Zahlungszeitpunkt nur per E-Mail oder Brief zu übermitteln, um den Schutz der Privatsphäre zu gewährleisten.
Halte dich im Schriftverkehr stets an professionelle Kommunikationsrichtlinien und formuliere höflich und respektvoll, ohne den Kunden unnötig zu verärgern oder unter Druck zu setzen. Eine sensible Kommunikation kann dazu beitragen, das Verhältnis zwischen Unternehmen und Kunden zu verbessern und letztendlich helfen, offene Forderungen schneller zu begleichen.
Lesetipp
Datenschutz ist in unserer digitalisierten und globalisierten Welt wichtig wie nie. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, ob es für dein Unternehmen sinnvoll wäre, einen eigenen Datenschutzbeauftragten zu haben, lies unbedingt unseren Artikel Datenschutzbeauftragter: Aufgaben, Voraussetzungen und Kosten für Uternehmen.
Fazit
Eine durchdachte Zahlungserinnerung hilft dabei, offene Forderungen freundlich und zeitnah einzufordern, ohne die Geschäftsbeziehung unnötig zu belasten. Dabei gibt es einige entscheidende Aspekte, auf die dein Unternehmen achten sollte:
- Zweck und Ziel: Eine Zahlungserinnerung dient als freundlicher Hinweis auf ausstehende Zahlungen. Im Gegensatz dazu ist eine Mahnung ein rechtlich verbindlicher Schritt zur Einforderung einer Bezahlung.
- Gestaltung: Strukturiere die Zahlungserinnerung übersichtlich, formuliere sie höflich und nenne alle relevanten Informationen wie Rechnungsnummer, Fälligkeitstermin und Zahlungsart.
- Rechtliche Grundlagen: Kenne und beachte gesetzliche Fristen, den Einsatz von Verzugszinsen, eventuelle Inkasso-Maßnahmen sowie Datenschutz- und Kommunikationsrichtlinien.
Indem du diese Kriterien berücksichtigst, wirst du in der Lage sein, Zahlungserinnerungen zu erstellen, die sowohl zu einer schnelleren Bezahlung beitragen als auch zu nachhaltigen und wertschätzenden Kundenbeziehungen. Unsere passenden Vorlagen für unterschiedliche Situationen unterstützen dich zusätzlich beim sachgerechten Umgang mit offenen Forderungen.
Dieser Beitrag ist nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig zusammengestellt. Es wird kein Anspruch auf Vollständigkeit und Ausschließlichkeit der Inhalte gestellt. Die in diesem Beitrag zur Verfügung gestellten Informationen sind unverbindlich, ersetzen keine juristische Beratung und stellen keine Rechtsauskunft dar.
FAQ
Nachfolgend sind die wichtigsten Fragen und Antworten zusammengefasst.
Wie schreibe ich eine freundliche Zahlungserinnerung?
Eine freundliche Zahlungserinnerung verfasst du, indem du höflich auf die fällige Rechnung verweist, den Betrag und das Fälligkeitsdatum nennst und um zeitnahe Begleichung bittest. Achte auf einen respektvollen Ton und biete Hilfe bei Rückfragen an.
Ist eine Mahnung gleich eine Zahlungserinnerung?
Eine Mahnung ist strenger als eine Zahlungserinnerung, denn sie erfolgt aufgrund eines verstrichenen Zahlungstermins und setzt Fristen, während die Zahlungserinnerung lediglich an die Fälligkeit erinnert. Setze vor eine Mahnung lieber eine freundliche Erinnerung.
Wie schreibt man eine Mahnung für eine Rechnung?
Eine Mahnung für eine Rechnung schreibst du, indem du als Erstes die offene Rechnungsnummer und das Fälligkeitsdatum nennst. Danach bittest du höflich um eine umgehende Zahlung und setzt eine angemessene Frist. Schließlich weist du auf mögliche Folgen weiterer Verzögerungen hin.
Was passiert nach der ersten Mahnung?
Nach der ersten Mahnung beginnt das Mahnverfahren. Reagiert der Kunde nicht, folgen weitere Mahnungen, erhöhte Mahngebühren und eventuell ein gerichtliches Mahnverfahren. Um das zu vermeiden, sollte die Zahlung schnellstmöglich geleistet oder ein Zahlungsplan vereinbart werden.
Wie formuliere ich Zahlungsbedingungen?
Zahlungsbedingungen formulierst du klar und präzise, indem du Fälligkeit, Zahlungsarten und mögliche Vereinbarungen angibst. Achte auf Verständlichkeit und Transparenz. Setze Fristen, um Missverständnisse zu vermeiden.
Sind Mahngebühren bei Zahlungserinnerung zulässig?
Mahngebühren bei Zahlungserinnerungen sind zulässig, allerdings müssen sie angemessen sein und den tatsächlichen Verzugsschaden widerspiegeln. Um möglichen Problemen vorzubeugen, achte darauf, klare Zahlungsbedingungen zu vereinbaren und transparente Mahnverfahren einzuhalten.
Sind Zahlungserinnerungen per Mail gültig?
Zahlungserinnerungen per Mail sind grundsätzlich gültig, sofern sie den offenen Betrag, das Fälligkeitsdatum und die Zahlungsfrist klar benennen. Es empfiehlt sich, auch eine postalische Mahnung zu versenden, um rechtliche Sicherheit zu gewährleisten.
Wie viel Zeit sollte zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung liegen?
Zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung sollten etwa 10–14 Tage liegen, um dem Kunden genügend Zeit zur Überweisung einzuräumen. Verfasse freundliche Erinnerungen und leite gegebenenfalls einen strukturierten Mahnprozess ein. Kommuniziere klar und professionell, um Missverständnisse zu vermeiden.
Wie formuliere ich eine erste Mahnung?
Die erste Mahnung formulierst du höflich und sachlich, indem du den Schuldner auf den offenen Betrag, die Rechnungsnummer und das Fälligkeitsdatum hinweist. Setze eine angemessene Frist zur Zahlung, zum Beispiel 14 Tage. Biete eventuell Ratenzahlung sowie eine Kontaktaufnahme für Rückfragen an.
Wie viel Mahngebühren darf man verlangen?
Mahngebühren dürfen in angemessenem Rahmen verlangt werden. Üblich sind 2,50 Euro bis 5 Euro für die erste Mahnung, bei weiteren Mahnungen kann der Betrag steigen. Der genaue Betrag hängt vom Einzelfall ab.
Wie lange muss eine Mahnfrist sein?
Eine Mahnfrist beträgt üblicherweise 14 Tage ab Zahlungserinnerung. Um pünktliche Zahlungen zu gewährleisten, setze klare Zahlungsziele und Fristen. Bei Verzögerungen leite zügig Mahnprozesse ein. Mit einer Rechnungssoftware wie Lexoffice behältst du den Überblick.
Wie viele Mahnungen sind erforderlich, bevor Forderungen an ein Inkasso-Unternehmen abgetreten werden können?
Die Anzahl der Mahnungen vor Abtretung an ein Inkasso-Unternehmen ist gesetzlich nicht festgelegt. Üblich sind jedoch zwei bis drei Mahnungen. Prüfe individuelle Vertragsbedingungen und agiere stets rechtssicher.
Thomas Sesli
Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.
